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互联网上有一个段子流传甚广，大意是人和人之间的交往，始于五官，终于三观。写公文材料时同样如此，如果拿过来一篇公文材料，有很多格式错误，说明执笔人不认真、不专业，阅稿人对材料内容的质量预期就会大打折扣。那么，问题来了，为什么简单的格式问题，反复提及、反复强调，依然会有很多职场新人出错呢？我观察发现，主要有以下三个方面的原因。
①职场新人不知道正确的格式规范是什么；
②即使知道正确的格式规范，职场新人也不会操作电脑进行正确设置；
③职场新人的工作习惯不好，经常匆忙下笔写稿，把格式设置忘一边。
有的职场新人接到工作任务后，会立刻陷入紧张、焦虑的状态，只想赶紧写完赶紧交差。在这里，我要分享一个好的工作习惯——准备写稿时，新建文档后立刻按照格式规范设置页边距、文档网格等页面格式， 养成不设置格式不动笔的习惯。
写公文材料时，如无特殊要求，页边距一般设置为上3.7厘米、下3.5厘米、左2.8厘米、右2.6厘米。
设置路径为在Word文档中单击“页面布局”—“页面设置”按钮，打开“页面设置”对话框，选择“页边距”选项卡。在“页面距”选项卡界面，可以看到各边距值的设置框。
写公文材料时，如无特殊要求，每行字符为28个，每页为22行。
设置路径为在Word文档中单击“页面布局”—“页面设置”按钮，打开“页面设置”对话框，切换到“文档网格”选项卡，选中“指定行和字符网格”单选按钮，设置界面如图2.1所示。
图2.1 设置文档网格
实际操作过程中，我发现，有的职场新人按照如图2.1所示的方式设置完成后，字间距特别大，呈现如图2.2所示的效果。大家数一数就会发现，每行根本不是28个字，而是21个字。
图2.2 设置错误案例
问题出在哪里呢？在于设置文档网格前，没有正确设置文字的字体、字号。调整步骤如图2.3至图2.6所示。
第一步：打开“页面设置”对话框，单击“字体设置”按钮，如图2.3所示。
第二步：打开“字体”对话框，依次设置字体、字形、字号等字体格式，设置完成后单击“确定”按钮，如图2.4所示。
图2.3“字体设置”入口
图2.4“字体设置”步骤
第三步：返回“页面设置”对话框，切换到“文档网格”选项卡，在“文档网格”界面中，大家可以发现，“字符数”并不是每行28个字，而是每行21个字，如图2.5所示。
图2.5“文档网格”界面
第四步：修改图2.5中用框框住的文本框，将“字符数”修改为“每行28”，将“行”修改为“每页22”，即可完成对文档网格的设置，正确的设置效果如图2.6所示。
图2.6 正确设置效果
设置完成后，可以自己数一数，是不是每行28个字，每页22行。这是最基本的公文写作要求，很简单，不要在这里出现错误。
公文写作对文档内容的字体、字号有着严格的规定，但是在工作过程中，我经常在同事们提交的稿件中看到五花八门的字体，正文中甚至有宋体、微软雅黑等字体的出现，字号也时常被设置为五号。有些人可能会疑惑，编辑Word文档时，不是默认用五号宋体写正文吗？为什么在公文写作中就不行了？因为作为一种特殊的写作文体，公文写作有着其特殊的要求。公文写作中的规范字体、字号是什么呢？如表2.1所示。
表2.1 公文写作字体、字号要求
①关于仿宋和仿宋 GB2312。 《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）中规定：“如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。”并无具体规定到必须使用仿宋GB2312的程度，但由于历史原因及系统兼容原因，各单位使用仿宋GB2312为公文写作字体的居多，楷体和楷体GB2312的关系同上。需要注意的是，如果任职单位有特殊规定，则以本单位的公文办理相关规定为准。此外， Windows系统中并不自带GB2312字体，需要大家自行从网络上下载。
②关于小标宋体 。小标宋体不是普通的宋体，二者的对比如图2.7所示。
图2.7 小标宋体和普通宋体的对比
③关于标题是否加粗。 《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）中并未对标题是否需要加粗做出明确规定，大家可以根据任职单位公文办理相关规定执行，一般情况下，为了层次分明，习惯对二级、三级标题进行加粗处理。
页码设置是职场新人非常容易忽视的细节之一，即便记得要加注页码，设置的时候也经常因为页码的类型和可居位置太多了，不知道应该选哪一种。
我们来看看官方文件的规定。
2012版《党政机关公文格式》对公文中的页码设置做出如下规定：
一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
看完之后，职场新人大多发现自己很难完全理解。接下来，我逐一拆解细节，只要你关注以下几个问题，页码设置基本不会出错，如表2.2所示。
表2.2 页码设置要求
如果觉得文字叙述难以理解，可以通过图片进行直观了解，如图2.8所示。
图2.8 页码的位置
通过以上表格、图片，我们对正确的页码外观有了初步了解，那么，正确的页码格式是如何设置出来的呢？分步骤讲解如下。
第一步：插入页码。在Word文档中单击“插入”—“页码”—“页面底端（靠右）”—“普通数字”选项。
第二步：设置“页码格式”，选择“-1-”选项。
第三步：设置页码的字体、字号。双击页码，切换到“开始”选项卡，设置字体为“宋体”，字号为“四号”。
第四步：设置“右侧缩进1字符”，具体步骤如图2.9所示。
第五步：设置“奇偶页不同”和“一字线上距版心下边缘7mm”（将“页脚底端距离”设置为2.5厘米，可以满足“一字线上距版心下边缘7mm”的要求），具体设置方法如图2.10所示。
第六步：设置偶数页页码。双击偶数页页码数字，位置选择“页面底端（靠左）”，其余操作同上。
图2.9 设置页码第四步
图2.10 设置页码第五步
①如果所写公文是领导讲话稿等日常事务性公文，领导习惯单面打印，设置文档格式时就不需要设置奇偶页，按照前文规范，统一在页面底端（靠右）插入页码即可。
②插入页码，选择普通数字后，会出现如图2.11所示的画面，一定要删除多余的回车，否则会影响页码与正文之间的距离。
图2.11 页码设置细节
辅导职场新人写公文材料的过程中，我强调过很多次，一定要注意，不可以报送格式错乱的公文材料。因为不管你写得有多好，如果格式不对，可能上级单位的阅稿人连看内容的心情都没有。但是即便反复强调，我仍然会时不时地收到有格式错误的公文材料，请教了部分同事才得知，原来职场新人写公文材料时，写到最后，大多处于用脑过度、精力透支、天晕地转的状态，别说对页码等细节之处进行设置，所有格式问题都会被抛之脑后。
所以，我建议大家，动笔前先设置格式， 养成不设置格式不动笔的工作习惯 。这样可以有效防止写完公文材料后没有多余的精力处理格式问题的情况发生。
很多职场新人感到困惑，为什么工作后发现，自己连基本的标点符号使用方法都不了解呢？这些年上了那么多堂语文课，竟然没学过如此基础的知识？其实，公文写作中的标点符号使用规则在初中和高中的语文课本中都有体现，只是因为很多细节规则不常在作文写作中使用，久而久之，大家就出现了用错而不自知的情况。
公文写作中的短篇材料，以两级或三级结构居多，长篇材料有时会出现四级甚至五级结构，标题序号的书写规则如表2.3所示。
表2.3 标题序号的书写规则
从一级序号到五级序号，分别为“一、”“（一）”“1.”“（1）”“①”，从外观上看，这五级序号可以简单分为两类，其一，被括起来（圈起来）的序号，如“（一）”“（1）”“①”；其二，没有被括起来（圈起来）的序号，如“一、”“1.”。
对于被括起来（圈起来）的序号来说，切记序号后不要跟顿号、逗号、点号，加上这些标点符号，就属于画蛇添足了。对于需要在其后加标点符号的序号来说，根据级别的不同，所用的标点符号也不同，比如“一”“二”“三”后面要加顿号（“、”），“1”“2”“3”后面则使用点号（“.”），如表2.4所示。
表2.4 序号后标点符号使用案例
为了便于初学者记忆，我总结了一句“口诀”。
这句话的意思是，如果标题单独成段，那么标题后一般没有标点符号，尤其是句号（特别情况下，问号可以保留）；如果标题后紧跟句子，那么标题与句子之间需要加标点符号。换言之，标题后，“句号”和“回车”二选一，不能两者共存，如表2.5所示。
表2.5 标题末尾的标点符号使用方法
书名号之间是否有顿号，分为两种情况，如表2.6所示。
表2.6 书名号之间的顿号使用方法
续表
如果公文材料中出现图表，图表下方需要加“注”进行说明，即便句子较长且中间夹杂了逗号或句号，“注”部分的结尾都不需要加句号，如表2.7所示。
表2.7“注”部分的标点符号使用方法
下发通知、活动方案等公文材料时，结尾处通常有附件，附件名称后不需要添加任何标点符号。
附件：1.××区“最美志愿者”获奖名单；（×）
附件：1.××区“最美志愿者”获奖名单（√）
如果是表示时间的起点和终点，通常情况下用“—”线，而不是“-”线。
如果是表示数值的范围，一般用波浪线“~”。
（1）表示时间的起点和终点
A市发布了《××区实施创新驱动发展战略三年实施纲要（2022-2024年）》。（×）
A市发布了《××区实施创新驱动发展战略三年实施纲要（2022～2024年）》。（×）
A市发布了《××区实施创新驱动发展战略三年实施纲要（2022—2024年）》。（√）
（2）表示数值的范围
A市出台了《××市人民政府关于建设数字智慧城市的实施意见》，提出3-5年内实现智慧城市建设的目标。（×）
A市出台了《××市人民政府关于建设数字智慧城市的实施意见》，提出3—5年内实现智慧城市建设的目标。（×）
A市出台了《××市人民政府关于建设数字智慧城市的实施意见》，提出3~5年内实现智慧城市建设的目标。（√）
为了便于大家操作，下面补充介绍输入数字间标点符号的具体方法。
①长横线和短横线，可以使用Shift键+减号键进行切换。
②波浪线的插入有两种操作方法，其一是同时按下键盘上的“V”键和“1”键，翻到符号列表第二页，找到波浪线并单击选择；其二是在电脑中安装第三方输入法，输入“波浪线”三个字的首字母“blx”，即可快速找到波浪线并单击插入。
《党政机关公文格式》（GB/9704-2012）中，对公文标题格式做出了明确规定：
（标题）分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
那么，问题来了，如果公文材料的标题较长，需要分两行或三行列示，应该怎样切割回行呢？如表2.8所示。
表2.8 标题回行正误案例
①标题排版要掌握两个原则，其一是不割裂原则，即完整的词汇不可以跨行，回行时需要注意同一行词汇的完整性；其二是回行美观原则，可以选择使用梯形或者菱形等标题排版形式。
②写完标题后记得回行，标题和正文之间需要空一行。