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在体制内工作，要始终牢记四个字：心细嘴严。心细要细到什么程度？前文讲了标准的公文格式，比如正文三号仿宋等，类似这些细节，一定注意不要出错。但是 在工作过程中要善于变通，不可以思维僵化 。比如，给单位领导写重要会议的讲话稿，如果领导的年纪比较大，在反复沟通定稿后，最好跟问一句：“请问打印时需要把字设置成二号大字吗？”
如果领导视力不佳，因为在主席台上极亮的灯光照射下看不清讲话稿上的字，导致现场发挥失常，你的讲话稿写得再好，也很难让领导满意。
除此之外，还有一些情形需要注意，以免莫名其妙地触怒领导。
在公文写作中，最不可以犯的错误，就是把领导的出席顺序、姓名写错。不管你是新人还是骨干，这样的错误，足以让你为了写稿付出的所有辛苦都“竹篮打水，一场空”。
出席活动时，领导排位的先后顺序有着严格的规则，需要结合领导的职务层次、实职虚职、任职单位的大小、任职岗位的高低、同一职级的任职时间，以及年龄、姓氏笔画等要素来确定。对于刚参加工作的职场新人来说，难以确定领导排位的先后顺序时，一定不要自行研究、擅自排序，因为即便你是对照规则排的，依然可能会因为理解不到位而导致出错，专业的事情，要请教专业的人。
（1）沟通组织部门确认
在写公文材料的过程中，如果参会领导较多，难以确定领导的出席顺序，可以沟通询问组织部门的意见。在类似的事情上，他们往往是经验丰富且更加专业的。
（2）查阅内网信息
确定本单位领导的出席顺序时，可以查阅内网信息。内网中，有两部分信息可以参考：一是领导动态，二是任命文件。如果不清楚领导所任职务的全称，可以参考内网刊登的领导动态中的表述；而任命文件中，通常会有部分领导的职务全称和职级排序。
（3）请教本单位办会部门
上级领导莅临本单位检查工作，随行人员特别多且均为领导干部时，所写公文材料中的领导出席顺序就成了易被踩中的“坑”，一旦写错，就是重大工作失误。在这种情况下，切忌独自去网上搜索，因为你大概率会发现，搜索后依然确定不了顺序。最简单的方法是直接请教本单位办会部门，毕竟，术业有专攻。
完成以上三步就万无一失了吗？对于重要活动来说，即使将前三步都做到位了，依然有可能出错，还需要执行下一步。
（4）沟通上级随行人员
这本质上是一个交叉复核的过程。沟通过本单位办会部门后，一定要联系一下上级领导随行人员中的办事员，因为即便本单位办会部门已经很专业了，也可能存在信息延迟的问题，比如一众领导中刚刚有人发生了岗位调整但暂未公布，基层单位尚不知情。向上级领导随行人员中的办事员进行二次确认后，基本可以避免因信息不对称导致重大疏漏。
确认领导姓名的正确写法，也是公文写作中极其重要的一步。
领导到基层单位调研工作，科长叫小白一起去，便于撰写上网信息。
调研活动结束当天，小白就加班加点地把通讯稿写完了，本以为如此积极的工作态度，会得到科长的表扬，没想到得到的是科长的一通批评，原因是小白忙中出错，居然写错了调研领导的姓名。
经此一事，小白记住了：不管公文材料写得如何，如果把领导姓名写错了，就犯了职场的大忌！
为了避免出现写错领导姓名的情况，一定要关注以下几点。
（1）切忌思维定式
有的领导姓名中间的字是“小”，比如“党委书记、局长张小辉”，很多粗心的执笔人会在思维定式的影响下写为“党委书记、局长张晓辉”。
（2）切忌直接输入“输入法默认词语”
比如“党委书记、局长李建康”，写公文材料时，输入法很可能会默认输入“李健康”。又如，领导的姓名是“王峰”，输入法很可能会默认输入当红歌手的名字。
（3）切忌相近字混淆
比如“党委书记、局长王锟”，“锟”字不是常见字，容易混淆成“琨”“崐”“坤”等字。
无论出于什么原因，粗心也好，大意也罢，只要写错领导的姓名，整篇公文材料“满盘皆输”，而且，执笔人一定会被贴上“严重不靠谱”的标签。
只要公文材料中出现领导的职务和姓名，就算所有内容都懒得复核，也要把领导的职务和姓名复核一遍。
单位开例会，科长交代小白旁听会议，散会后写一篇会议纪要。
散会后，小白认认真真地写完了会议纪要，没想到，科长看后勃然大怒。
小白的会议纪要如下。
2022年3月16日，局党委书记、局长张正义同志组织召开第6次局长办公会。会议研究了开展普法安全宣传周活动、内控风险自查、民主生活会筹备工作。
看上去好像挺严谨的，句子也很通顺，问题出在哪里呢？问题在于没有掌握好“同志”的用法。
在日常工作中，我们经常听到“局长××同志”的说法，其实这是非常不规范的口语化用法，在公文写作中出现“职务+姓名+同志”的表述是大忌之一。大家可以参考党政媒体对领导的介绍，职务和姓名后并无“同志”二字。
“职务+姓名+同志”常见于讣告、悼词。
此外，党的十八届中央委员会第六次全体会议审议通过的《关于新形势下党内政治生活的若干准则》规定：“坚持党内民主平等的同志关系，党内一律称同志。”如印发本单位领导张正义同志在某次工作会议上的讲话，标题可直接拟为《关于印发张正义同志在全省经济工作会议上的讲话的通知》，“姓名+同志”的写法既符合要求，又有助于淡化“官位”意识。
2022年3月16日，张正义同志组织召开第6次局长办公会。会议研究了开展普法安全宣传周活动、内控风险自查、民主生活会筹备工作。
我们可以再分析一个更为综合的案例。
科长通知小白，为今天上午副区长到企业视察的情况写篇动态信息。小白梳理了一下素材，要点如下。
3月21日，几位领导到光明街道重点企业智慧星设计院视察，视察工作涉及以下几位领导。
王振华：大美区委常委、副区长，兼任中心西区管委会主任；
刘建国：中心西区管委会常务副主任，兼任光明街道党工委书记；
李博：中心西区管委会办公室主任；
赵超：中心西区科技城管委会规划处处长。
要点清晰后，小白迅速动笔，写出了如下开头。
今天上午，区委常委、副区长王振华同志、管委会副主任刘建国同志一行4人，到光明街道智慧星设计院视察企业相关工作。
小白的初稿涉及哪些有关领导的“职场大忌”呢？大家可以先盖住表2.11，尝试自己分析。我的分析过程如表2.11所示。
表2.11 案例错误分析
续表
小白根据修改意见，写了第二稿，如下。
3月21日，大美区委常委、副区长、中心西区管委会主任王振华，中心西区管委会副主任、光明街道党工委书记刘建国一行到光明街道重点企业智慧星设计院视察企业相关工作，中心西区管委会办公室主任李博及中心西区科技城管委会规划处处长赵超陪同视察。
这样写，比初稿严谨规范很多，但是依然存在个别问题，比如出现了两处“视察”，略显重复。如果想突出主要领导的工作，同时解决用词重复的问题，可以换一个写法，如下。
3月21日，大美区委常委、副区长、中心西区管委会主任王振华带队走访光明街道重点企业智慧星设计院。中心西区管委会副主任、光明街道党工委书记刘建国，中心西区管委会办公室主任李博，中心西区科技城管委会规划处处长赵超等一行人陪同视察。
前文讲到，在体制内工作，要心细嘴严，除此之外，还要慎言。在公文写作中，无论是有意还是无意，给领导“戴高帽”的行为不可取——不但不会拉近与领导之间的距离，而且有可能给领导带来麻烦。
我们来看一个情境。
小白跟随处长到乡镇调研工作，调研结束后，需要撰写一则动态信息。
调研结束后，小白立刻开始撰写动态信息，其中有这样一段内容。
王胜利处长亲自深入一线，就进一步做好市场监管工作开展调研。
为了突显领导对工作的重视程度以及事必躬亲的工作态度，初级执笔人经常会使用“亲自深入一线”“亲自调研”“亲自检查工作”“亲自讲话”“百忙之中”等表述，希望借此增加公文材料的分量，但是，完成这些工作本身就是领导的职责所在，不亲自做，难道让他人代劳或者闭门造车吗？这类表述不符合当前作风建设的内涵和要求，会有溢出纸面的“官本位”感，给领导打造一个“稍做分内之事，便觉劳苦功高”的负面人设。
与此同理的还有出言必称“重要”，如“重要指示”“重要批示”“重要讲话”等。对于这类词汇，要综合考虑领导的行政职务及所在单位的行政层级，谨慎使用。
如果为了讨好领导，擅自给领导戴高帽，等于为领导在民主生活会上的发言提供自我批评的素材，弄巧成拙。
我们同样通过一个情境来说明这一问题。
小白陪同单位副局长调研，调研结束后需要撰写一篇工作简报。
调研结束后，小白撰写了一篇工作简报，准备报送市政府，简报正文中有这样一段话。
一、深入一线调研春运交通安全保障工作
副局长王胜利先后多次到安全执法站、客运站、火车站进行督导检查，详细了解春运期间的交通流量和突发事件的应对保障措施。
小白在副局长分管的部门工作，因此全篇内容都是对副局长分管的交通工作的介绍，这本来没有什么问题，但是如果这篇工作简报要报送市政府，也就是上级单位，全文没有出现本单位正职领导，就不符合逻辑层次了。正职领导是单位的第一责任人，全面主持工作，代表单位对外报送文件，尤其是向上报送时，一定要体现正职领导的工作，展示领导班子各负其责、通力合作的工作状态。
小白的写法，属于以一己之力帮副局长越位，局长看到肯定会大为不悦，副局长看到也会感觉尴尬。
这个问题处理起来并不难，在工作简报的帽段中加上几句话，如“局长组织召开了专题会议，就春运交通安全保障工作进行研究部署”等，就会有截然不同的效果。
公文之所以被称为严谨的典范，有一个很重要的原因是“轻重有分寸”，尤其是在指出问题、通报负面情况的时候，往往是字斟句酌的。作为执笔人，笔尖轻轻落下，看似无足轻重，但对涉及的领导、单位及当事人，可能有千斤重，搞不好会引起行政问责。
小白在公共应急管理部门工作，每天都要向上级部门汇报春节期间各站点工作检查存在的问题。在一次汇报中，小白这样写：“部分单位未按照应急预案工作要求严格落实重点区域安排人员值班值守。”领导批注：“语句不通，修改。”
于是，小白换了一种表述：“无视应急预案工作要求，遗漏安排重点区域的值班值守工作。”没想到，领导看完更加生气了。
领导生气的原因是什么呢？
这是一篇要报送上级单位的例行材料，目的是督促各基层单位落实工作，及时发现问题，防患于未然。小白的稿件中，“无视”“ 遗漏 ”两个词，明显下笔过重了。“无视”说明存在主观故意，“ 遗漏 ”说明有过失，甚至造成了负面结果。将有如此表述的公文材料交上去，至少会给领导领回一个记过处分——领导履职不力，造成了重大防控隐患，需要承担责任。
初稿1：部分单位未按照应急预案工作要求严格落实重点区域安排人员值班值守。
初稿2：无视应急预案工作要求，遗漏安排重点区域的值班值守工作。
出现问题的根本原因在哪里呢？在于对文字分寸的驾驭能力不足，不熟悉不同词汇的使用场合。“无视”“性质”“影响”“恶劣”等词汇通常出现在通报批评或违法违纪的警示通稿里，使用这类词汇要慎之又慎。
情境中，领导批注的意思是主谓宾错乱，梳理一下句子结构，简单修改就可以了。
检查发现，个别人员未按照应急预案工作要求，严格落实重点区域值班值守制度。
在查摆问题、批评和自我批评、廉政教育、警示教育、通报情况等“找问题”的场景中，执笔人一定要高度严谨，下笔时字斟句酌，因为执笔人的选词、用词，有时会影响上级单位对负责人工作称职与否的判断。
我汇总了一些公文写作中需要仔细揣摩分寸的词汇，供大家参考——
无视、恶劣、擅自、遗漏、疏漏、性质、重大、极大、反思、反省、侥幸、隐患、不力、不当、懈怠、失序、未按规定、流于形式、不良影响、多次出现……
在写公文材料的过程中，很多职场新人最怕的就是找问题。什么公文材料会涉及找问题？巡视组巡视报告、民主生活会材料、风险排查材料等。
（1）深了不是，浅了也不是
问题写深了，说明领导履职不力，不作为、不担当，容易误伤领导；问题写浅了，上级部门很可能会认为执笔人在敷衍应付，查摆问题不深刻，工作浮皮潦草。
（2）提出问题，解决不了
公文写作中，提出问题后必有应对措施。如果第二部分写问题，第三部分一定要写应对措施，且尽量与问题一一对应。但是在实际工作中，很多问题是痼疾顽症，多年没有办法解决，提出来不是，不提出来也不是。
（3）想写一个问题，牵出无数问题
这种情况属于对文字的敏感度不够，笔尖落下去，不知道会不会带来其他问题。
我们通过一个情境，了解一下“找问题”的难点。
小白领到一个任务：根据以下公文材料，提炼问题的标题。
农村与城市社区汛期防控工作完成差异很大，农村汛期防控比较到位，社区工作不够到位。在风险隐患排查上，有的比较严格，有的宽松；有的配备了抢险物资，有的没有。
小白迅速完成标题提炼：“农村防控到位，社区仍需努力。”
读到这里，大家可以先把下面的内容遮住，自行分析一下小白为问题提炼的标题存在哪些不足。
我的分析如下。
（1）没找到问题核心
公文材料中说农村地区防控比较到位，社区工作不够到位。假设你是班主任，班里有的学生学习成绩好，有的学生学习成绩不好，家长会上发言时，你会怎么说呢？不管怎么说，你一定不会仅仅说有的学生学习成绩好，有的学生学习成绩差，因为这是明摆着的事实，用不着你说。
用三个字概括全班的成绩状况是什么？是“不均衡”。
防控工作同样如此，有的地区做得好，有的地区做得差，站在领导的角度，不需要重复明显事实，只需要提炼为“基层单位汛期防汛工作不平衡”。
“不平衡”三个字，才是问题的核心。
在这里，我分享两个写作手法，即呈现和提炼。
写先进事迹类公文材料时，要尽可能地多“呈现”，即把细节展开讲，比如写坚守岗位，要写清克服了什么困难、坚守了多久、在哪里坚守……把“人”“地”“物”“事”展开来写。
但是在写问题类公文材料的时候，最好不要用“呈现”的手法，而要用“提炼”的手法。所谓提炼，即“不重复”，想总结这句话，尽量不用这句话中的任何字，就像写爱情时只字不提“爱”。
提炼，需要一些基础功底，可以在工作中逐步尝试、练习。
（2）一捧一贬
无论是农村的防汛工作，还是社区的防汛工作，都是重要工作，手心手背都是肉。在公文材料的正文部分，可以对农村的防汛工作给予肯定，同时对部分做得不够到位的社区提出批评，但要尽量避免在标题中明确体现褒贬。因为标题重点突出、一目了然，把两个同级主体放在一起，一褒一贬地进行对比，会过于突兀、扎眼。
举个例子，大家可以想象一下熟悉的校园场景。在班会上，老师把班里学习成绩优异和学习成绩不太理想的学生放在一起进行对比时，是不是即便是被夸的学生，心里也会觉得有些别扭？没有人希望自己得到的肯定是建立在矛盾的情境中的。同理，面对“农村防控到位，社区仍需努力”这句话，无论是农村防控负责人还是社区防控负责人，听完都会觉得尴尬。如果非要这样提炼，可以在肯定一方的工作成绩后，对另一方的工作用“有待提高”来表述，语气强度会弱化很多。
（3）话说太满易打脸
“农村防控到位”，这句话说得过于满了。为人处世中，若说话过满、做事太绝，结果不甚如意时，容易难以收场。写公文材料，尤其是给领导写讲话稿时，同样如此，领导在公众场合讲出的话，一定要留有余地。“农村防控到位”，这一情况是否经过了调研？是否经得起时间的考验？都是执笔人需要帮领导考虑的事情。如果把话说得太满，开会后信息通稿上了网，结果没过两天就出了问题，让领导情何以堪？
（4）口语化
“社区仍需努力”，看到这句话，我的第一反应是“革命尚未成功，同志仍需努力”。问题的提炼要言之有物，“社区仍需努力”这句话，“物”在哪里？社区是主语，不在“物”的范畴里，这句话中什么都没有，因为它是一句口号。
问题的提炼要言之有物，不可以用口号式语言。
那么，言之有物的“物”究竟是什么？举个例子，父母对你说：“你要努力学习。”这是典型的言之无物。目前在学习过程中哪方面不够努力？是态度不端，还是所用时间不够、练习强度不够？只有“言之有物”地提出要求，比如“你要在作文写作方面多加练习”，才能够起到督促的作用。
对于情境中的问题，怎样提炼才“言之有物”呢？比如“基层单位防控工作不平衡，社区需进一步加强网格化管理”。前半句中，“不平衡”的意思是农村落实好，社区推进差，但是给执行不力的单位保留改进的机会，这次就不直接点出来了；后半句则具体指出需要加强的地方。短短一句话，把要表达的意思都表达清楚了。
得奖也有可能出问题？我们一起来看一个情境。
上级单位组织开展写作精品案例培训，要求各基层单位选派优秀的办文人员参会。考虑到小白辛辛苦苦地写公文材料一年了，领导决定把这个参加培训的机会给小白，帮他充充电。
参加培训的过程中，小白认真听课、积极互动，被评为优秀学员。培训结束后，上级单位让小白以学员身份写一篇培训感言，刊登在内网。
本来是一件好事，没想到小白的培训感言在内网发表后，引起了小白领导的极大不满。小白是怎么写的呢？
此次培训极大地提升了我的能力、开拓了我的眼界。参加培训前，因为缺少经验和有效指导，我写公文材料时主要依靠在网上搜索素材、查阅相关书籍和自己摸索，结果不是写错了文种、用错了格式，就是夸大了观点、内容，工作效率堪忧。
参加培训后……
这个案例是在我的工作中发生过的真实事件，大家可以先遮住后面的分析内容，自己思考一下，小白写的这段话中，有哪些内容不合时宜呢？
我的分析如下。
首先，小白在报送上级单位的培训总结中写“参加培训前缺少经验”，明确说明了参加培训前，自己的经验是不足的。上级单位要求各基层单位“选派优秀的办文人员参会”，小白的领导派了一名职场新人，明显犯了落实上级单位要求不力的错误。
其次，“参加培训前缺少有效指导”，传达的意思是小白所在的基层单位不够重视对新人的培养，锻炼新人没有方法、体系，业务培训组织少、效果差，在年轻干部队伍建设方面有严重的不足。
再次，“写公文材料时主要依靠在网上搜索素材、查阅相关书籍和自己摸索”，传达的意思是自己的领导指导新人的方式方法有问题，既没有给素材，又没有提思路，更没有安排“以老带新”，仅让新人自行摸索着工作。
最后，“结果不是写错了文种、用错了格式，就是夸大了观点、内容”，这句就更可怕了，小白作为办文人员，报送的公文材料夸大了观点、内容，是不是说明他所处的基层单位之前汇报的工作数据有水分呢？
其实可以看得出来，小白的本意是说这次培训太好、太有效、太及时了，但是因为表述不够严谨，既得罪了主办方、上级单位，又得罪了本单位领导。
此次培训极大地提升了我的能力、开拓了我的眼界。参加培训后，我掌握了系统的资料检索方法，对于文种、格式的把握更加成熟，工作效率也得到了进一步提升……
以上六小节内容概括了公文写作中与领导相关的常见“雷区”，属于犯一次，“熬”几年才能翻身的问题。对于这些错误，职场新人千万不要因为自己工作经验较少就轻易给自己犯错的空间，建议大家反复揣摩，提高自己对文字的敏感度。