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工作中，很多职场新人总是处于一种“紧张”状态，紧张的原因通常有两种，一种急于表现，另一种是情绪焦虑。急于表现的人一领到任务就想又快又好地完成，以便得到表扬，结果常因为忙中出错导致返工；情绪焦虑的人接受任务则像接受了一块烫手山芋，不完成就坐立不安，只想赶紧交差了事，结果经常出现粗制滥造的情况。无论是哪一种，看似“快”了，其实最后都“慢”了。
为了表现自己积极的工作态度，小白一领到任务就恨不得当天完稿，无论是写简报还是写讲话稿，是写长篇材料还是写短篇材料，是写发在本单位内网上的公文材料还是写报送上级单位的公文材料，没有弄清楚就一通狂敲。本来想通过写公文材料博好感，结果留下把柄在人间——“又快又错”的标签，在小白完稿时就牢牢地贴在了他身上。
小白任职的单位近期开展普法宣传教育工作，组织了培训、进行了知识竞赛、制作分发了宣传海报。活动告一段落后，科长对小白交代道：“小白，单位做普法宣传教育工作有一段时间了，你写一篇稿子出来。”
小白欣喜，心想，领导终于注意到我了，给我布置了一个这么重要的工作！于是，他加班写了一个长达三页的工作方案交给科长，满心期待地等着获得领导的肯定。
结果可想而知，科长将工作方案原封不动地退回，说小白没明白他的意思，需要重写。
科长说“单位做普法宣传教育工作有一段时间了，你写一篇稿子出来”，意思是这项工作已经开展一段时间了，单位做了不少事，你汇总梳理一下，形成工作简报，刊登在内网上或报送上级单位。既然工作已经开展了一段时间，方案肯定早就下发过了，这时再写一个工作方案出来，有什么用呢？小白反思了一下，自己为什么没有正确领会科长的意图。
小白上周刚写完一个工作方案，听完科长的安排，下意识地套用现成的模板，往工作方案方向去写了。这种现象在职场新人身上比较常见，即上一项工作影响对下一项工作的审题；熟悉的工作影响对陌生的工作的审题；低难度工作影响对高难度工作的审题。
三种心态的本质都是趋利避害——人总是更愿意做自己擅长的事情，因此，对于领导交代的工作，会不自觉地往有利于自己的方向上去理解。
小白刚参加工作，同一批入职的还有八个人，领导难得安排一项容易出彩的工作给他，他急于表现邀功，结果心急吃不到热豆腐。
在这里，我要多说几句。很多在学生时代很优秀的人，进入职场后，最容易出现的问题就是用力过猛，导致出现高开低走的局面。这在职场中是大忌，很容易因此导致领导不断失望，进而影响自己的前程。
在校园中一向优秀的学生，很容易把校园规则套用在职场上，凡事争先恐后、争强好胜，殊不知这样很容易陷入“完美陷阱”，大大降低领导对自己的容错率。
金里藏铜和铜里藏金是截然不同的发展思路，顺序错了，结果会大相径庭。我的第一任领导曾教过我一个道理：想要让领导重视你，就要让领导有成就了你的成就感，这会让他非常欣慰。将这种成就感套用在公文写作工作上，就是每次写公文材料的质量都在领导的指导下比上次进步一点，而不是每次写公文材料的速度都比上次的速度“快”一点。
错别字问题一直是很多职场新人的“老大难”问题，如果说格式出错是因为工作软件使用不熟练导致不会设置，尚可以理解，出现错别字问题就属于“低级错误”，需要自我反省了。写公文材料的过程中出现错别字，通常有以下两个方面的原因。
对于这种情况，可以使用本书5.2.3小节中讲的复核技巧进行解决。在没有帮手的情况下，通过五步自查，自己轻松找出错别字。
这种情况属于执笔人的语文基础不扎实，写错了而不自知。
为了降低出现错别字带来不良影响的概率，我汇总了一些公文写作中容易出现的错别字，如表2.9所示，供大家参考。大家可以在此基础上，建立、充实自己的“错字库”。
表2.9 易错字实例及解析
续表
①表中“的”的错误使用来自实际工作，我特地请教了犯错的同事，为什么会出现这么多类似的错误？她告诉我，她从小就学不明白“的”“地”“得”的使用方法，改了好几遍，还是用错了。这里，我分享一个小窍门——当你无法确定应该用哪个“de”时，把存疑的短语放在网络上搜索一下，比如搜索“热烈地祝贺”，就可以找到和自己写作内容相似的场景，从而判断使用是否准确。
②对于“狙击战”及与之类似的词，不仅容易用错，还容易读错，职场新人应尽量避免使用这类容易“双错”的词语。领导讲话稿中应避免使用的词语见“6.1.6 慎用易错字，领导读错你‘背锅’”。
写不好公文材料往往还有一个重要原因，即不管不问，偏爱“闷头写”。不知道写什么，不敢问；不会写了，不敢说。这里，我要分享一个正确的职场观——问与不问，和你的工作能力没有关系。也就是说，如果你的工作能力强，不会因为你总是张口询问、确认各种事项，影响你在领导心目中的形象；如果你的工作能力差，也不会因为你从来不叨扰领导，领导对你的印象就有所改观。事实上，工作中，领导最怕的就是下属不懂装懂、“闷头写”，遇到问题不说话，拖到截稿日，领导连安排熟手救急的余地都没有，最终导致领导着急、同事被迫连夜赶工，做一项工作，得罪两个人。
我采访了很多职场新人，为什么明明不会却不愿意张口询问，发现主要是以下几点原因。
（1）学生思维，以为完成工作就是写作业
毕业生刚步入职场，遇到领导布置工作，会立刻启动“写作业”思维——作业来了，不管三七二十一，赶紧写，写完就可以休息了。殊不知校园环境和职场环境有很大不同，写作业和完成工作任务是完全不同的两件事。
学校老师布置作业时必须清楚明了，比如今天做几张试卷，什么时候交，交电子稿还是纸质稿，甚至会以通知的形式下发。因为老师面对的是几十个，甚至上百个学生，如果没有交代清楚，学生纷纷提问，会给双方带来很大负担。
但是安排工作不同，领导安排工作是临时的、一对一的、口语化的，有时候可能刚刚结束一个会议，领了一个“大活儿”，在楼道里遇到了你，就立刻交代重点，来不及细说，便匆匆忙忙地去参加下一个会。
明白了这一差别，职场新人就知道了，领导没有把工作要求交代清楚，不是你的问题。接到任务后，自己记挂着，等领导忙完，立刻针对自己不理解的点请教领导，这属于正常工作沟通，领导不会怪罪的。
相反，在什么情况下，领导会责怪你？就是既没听懂，也不问，导致耽误了工作进度，或者虽然写了，但写得南辕北辙。问题多了，领导即便口上不说，心里也会有意见： 不懂也不知道问 ！
（2）担心提问是辜负领导的信任和期待
有的职场新人“光环包袱”太重，领导有任务交代下来，他立刻“受宠若惊”，赶紧允诺一定保质保量地完成任务，不让领导有“看错了人”的感觉。随后，他就开始闭门造车——大话说出去了，再带着各种问题去问领导，太丢面子了。但人的领悟能力有高有低，如果闭门造车的结果是花费了大量的精力，却因为悟错了领导的意思而写得不尽如人意，会适得其反。
我给大家分享一下自己在工作中的做法——接到工作任务后，通常情况下，我不会说“保证完成任务”等承诺式的话，而是用“好的领导，我尽快完成，有不懂的地方再向您请教”来回答，这样就给自己遇到写作瓶颈时沟通请教留下了余地。
（3）担心提问会导致领导觉得自己工作能力不行
一位刚考上公务员的职场新人告诉我，他担心如果自己的问题很低级，领导会觉得他很“差”。我反问他：“你不问，领导就不会觉得你‘差’了吗？”其实，站在领导的角度，你是差还是优秀，不是由你是否提问决定的。领导判断一个下属的工作能力、写作功底如何，往往是通过他开会发言的逻辑、回复信息的方式和措辞、写作公文材料的质量等进行综合判断。
因此，不要把是否提问这件事看得太过严重，在你提问之前，你的工作能力如何，领导心里早就有了预估。把心思专注地用在更快更有效地完成工作上，更有助于提高工作能力及工作效率。
既然有问题一定要问，那么，如何提问才不会惹领导生气？
虽然我鼓励大家大胆地向领导提问，但不是什么问题都可以提，也不是什么时间都可以问。对于自己可以轻松地通过网络、书籍检索解决的问题，不要去问领导。比如，以下问题要坚决杜绝。
“领导，公文材料正文应该设置为几号字？”
“领导，公文材料是在侧面装订还是在左上角订一个钉？”
“领导，我没写过函，格式是什么？”
“领导，‘分析问题’这部分怎么写？我也不知道有什么问题……”
对于前三个格式类问题，你可以通过自主学习、向办文办会部门请教解决，不要向领导开口。对于“‘分析问题’这部分怎么写”等内容类问题，你可以这样问：“领导，‘分析问题’这一部分，我担心自己把握不好尺度，想请教您，从哪几个角度进行阐述会好一些？”
关于提问的时间，也要加以把握，根据我的经验，以下两个关键时间节点是提问的好时机。
（1）安排工作的当时
领导安排工作时，你不仅要快速记录，还要立刻对不清楚的要求进行提问，尽量一次问清楚。比如，领导让你写一篇讲话稿，只告知了主题，你要紧跟着把讲话背景与主要受众、活动规格与预计时长问清楚，以免开始写稿时无从下手。
（2）遇到写作瓶颈的时候
我在写长篇材料时，经常在写到一半或者遇到写作瓶颈时跟领导沟通一次。
进行这次沟通时，一定要带着自己的理解和方案，谈一谈自己是怎么想的，询问领导自己的想法是否有跑偏了的情况。如果领导发现你写偏了，会及时帮你调整方向，这样，可以有效避免你耗费精力做大量无用功，同时也节省了领导的审修时间。
及时提问是双赢的事情，没有必要战战兢兢、如履薄冰。
通讯稿等上网动态信息是在基层单位工作的执笔人最常写的事务性材料之一。因为篇幅较短、难度较小、时效性较强，很多职场新人写多了通讯稿之后，会觉得写这些公文材料是“小菜一碟”，对进一步提高写作能力意义不大。这是职场新人非常容易进入的一个误区，因为你以为的“好”，有时候并不是真的“好”。以小白的一篇通讯稿为例。
近半年，大美区100%完成了“开商通”平台市场主体注册工作。同时，紧紧围绕“合规发展，稳健经营”等主题，组织开展多次宣讲和培训活动，均取得圆满收效。
对于各类活动，市场主体参与积极性不高，这暴露出我们主办方一些亟待解决的问题：活动细节把控不严，形式内容不吸引人；活动主题含义不凸显，宣传效果不达标。望各位同志吸取教训，再接再厉。
读完这段话，大家可能就能理解什么叫“大材料写不了，小材料写不好”了。如果你刚好存在类似的问题，可以先把表2.10遮住，自己分析一下这段话中存在的问题，分析的过程就是自我识别和精进的过程。具体分析情况如表2.10所示。
表2.10“小材料写不好”实例分析
续表
通过列表分析可以看出，写好一篇“小材料”是不容易的。语感、词感、句感，都是通过一个个“小材料”慢慢打磨出来的，如果缺少这个过程，就会“基础不牢，地动山摇”，想驾驭长篇材料的结构和站位，更是难上加难。因此，对于初级执笔人来说，能写出“小而美”的通讯稿，才算是完成了公文写作的原始积累。