识别干系人是指要识别出每个干系人对项目的需求和期望,并预估他们对项目的作用和贡献,让他们多参与进来。我们要在关键的路径上找准关键的人,尽可能多识别出干系人。
1.干系人分类
干系人分为两类,一类是直接参与项目的干系人,如项目研发、测试、产品、运维、运营相关人员及项目经理、项目发起人等;另一类是没有直接参与项目,但其利益会受项目影响的干系人,如公司高层、客户、用户、供应商等。
此外,干系人还可以分为内部干系人和外部干系人。
2.干系人地图
干系人地图是从全局角度分析和理解问题域涉及的所有干系人,如图3-1所示。干系人地图可以展示干系人之间的关系,更好地发现影响其他干系人的方式。通过绘制干系人地图,更容易发现风险,从而更好地、设身处地地理解业务上下文,达成业务目标。
图3-1 干系人地图
可以使用便签条记录角色、姓名、职责、目标、期望、交付物等,还可以直接在白板纸上绘制干系人地图,如图3-2所示。
图3-2 在白板纸上绘制的干系人地图
资料来源:摘自uxdict网站。
3.权力-利益矩阵
权力-利益矩阵根据干系人权力、利益对干系人进行分类,如图3-3所示。权力-利益矩阵指明了项目与各干系人建立何种关系。
图3-3 权力-利益矩阵
(1)象限Ⅰ:位高权重或影响力巨大,相关利益大,如项目的客户和项目经理的主管领导,必须“重点管理”,及时报告,尽量满足其需求。
(2)象限Ⅱ:位高权重或影响力巨大,相关利益小,对项目结果关注度低,如财务总监、关键人物,需要投其所好,按照规矩办事,“令其满意”。
(3)象限Ⅲ:位低权轻或影响力小,相关利益大,关注项目的结果,因此要“随时告知”项目状况。例如,团队内的开发人员或者测试人员要及时沟通,凡事好好商量。在大多数情况下,要全面考虑象限Ⅲ干系人对项目可能的、长期的对特定事件的反应。
(4)象限Ⅳ:位低权轻,相关利益小。对项目结果的关注度低,因此主要通过“花最少的精力”来“监督”他们即可。但有些干系人可以影响更有权力的干系人,他们对项目发挥的是间接作用,如上下游团队成员,因此,对他们的态度也应该好一些,以争取他们的支持,降低他们的敌意。
4.RACI矩阵
RACI 矩阵也称为责任分配矩阵(RAM)或线性责任图(LRC)。RACI的含义如下。
(1)Responsible(谁负责):负责执行任务的角色,具体负责操控项目、解决问题。
(2)Accountable(谁批准):对任务负全责的角色,只有经其同意或签署之后,项目才能进行。
(3)Consulted(咨询谁):在任务实施前或实施中提供指导性意见的人员。
(4)Informed(通知谁):及时被通知结果的人员,不必向其咨询、征求意见。
通过RACI 矩阵,可以简单明确地划分好职责和任务,使干系人在责任的分配上达成共识,有利于干系人参与到项目中。RACI 任务与角色映射如图3-4所示,这是一个将RACI应用于任务与角色的例子。
图3-4 RACI任务与角色映射