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变通的开会方法

综上所述,Zoom并没有描绘出一幅非常可观的图景。相反,它令人筋疲力尽。Zoom提供的信息非常贫乏,而且它违背了自然规律,但它已经存在,而且可能继续存在下去。这意味着我们需要一些工作方法,以尽量减少视频沟通带来的负面影响。

我的第一个建议能直截了当地应对Zoom式疲劳:不要每场会议都开启视频。如果只用语音电话参与会议,就没那么累。在日常沟通中,语音电话应该像水雾一样普遍。你也可以考虑采用交错模式:先进行一次视频沟通,然后休息一下,比如去卫生间、吃东西、做运动,不管是什么,只要能暂时中断就可以,接着再进行下一场电话会议,然后重复这种节奏。如果你很难实现这一节奏,那就干脆关闭视频、保留音频,以尽量减少“认知电池”的耗电量。你甚至可以在会议邀请中规定会议将以纯音频举行,所以每个人都要关掉摄像头,大家一起体验一下大型电话会议。

我的第二个建议是,在必须以视频方式沟通的会议上,灵活调整摄像头的启用时间。贝伦森就描述了这样一场会议:在会议中,只有正在说话的人的摄像头处于激活状态,其他人都只开启音频。他说,当他使用这种模式时,他的Zoom式疲劳得到了缓解。

我的最后一个建议是,练习一些技巧,以改善视频会议本身的社交互动。我们讨论过,鉴于信息流的匮乏和扭曲,误解和误读更容易在视频沟通中发生。避免这些信息混乱的方法之一是使用正式的知觉检验。你可以口头重复一下你听到的信息,然后要求对方确认。虽然这样做令人不适,但是在面对面的会议中,这种正式的知觉检验能提高信息交流的清晰度和理解度。在视频会议中,检查并确保你正确地理解了别人所说的内容尤为重要。

此外,你应该在视频会议中养成另外一个习惯,那就是努力实现平等参与。如果在会议期间很长时间没有听到某人的声音,那么你可以不着痕迹地将对话引向沉默的一方。比如,你可以说:“我们已经有一段时间没有听到你的声音了,你对刚才听到的内容有什么看法呢?”然后等待答复。这些看似刻意的行为只要持续执行,很快就会成为常态。

以上建议都是针对参会人员在会议中和会议外的行为,旨在克服视频沟通的一些固有弱点。那会议本身的结构呢?是否有一种会议结构可以提高会议效率?即使是在视频会议中的不自然因素持续拉低会议成效的情况下,也能起效?

这是可能的。这种会议设计已经出现了,而且无论是针对视频会议,还是针对面对面的会议,它都有提高产出、效率和清晰度的潜力。可能会让你感到奇怪的是,它的设计起源于地球上一些最聪明的人所犯的一个错误。 aGaOSoE9EYBLrSzW7HLoJWDnqi9Rw9HspfPiX8t8ryB3KX6XGGBtelal/sKtLg2d

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