实现资源共享、最大限度地满足用户的信息需求一直是图书馆界追求的目标。为了实现这一目标,图书馆界组建图书联盟。图书馆联盟的共享不仅包括信息资源的共享,而且还包括人力资源的共享、技术资源的共享。图书馆联盟的组建扩大了单个图书馆服务的能力。
参加图书馆联盟的各联盟成员的资源状况、工作水平、工作传统、管理制度不可能完全一样,其参加联盟的目的可能不完全一致。联盟成员之间在遵循公开、平等的原则下进行充分的交流与平等的对话,维护各联盟成员在联盟事务认识上的一致性。联盟成员不论大小,各项权利与义务一律平等,他们有权独自决定参加或退出联盟。联盟成员在联盟中事务中有平等的发言权,平等地享有联盟的资源,尤其是信息资源。
图书馆联盟要在统一规划、统一布局、统一管理下进行整体化构建。联盟内部要明确分工,联盟成员既要各司其职、又要发挥各自特性,发挥联盟的整体效益和联合保障优势。在信息资源建设中最大的弊端是重复建设而造成巨大浪费。图书馆联盟要在整体性原则的指导下进行信息资源建设,防止重复建设和资源浪费。
图书馆联盟是网络化组织,是各个图书馆为了信息资源共享的目的而组建的图书馆联合体。各成员馆之间不存在上下级的隶属关系,是平等的伙伴关系。每个图书馆都有自己的目标和利益,因此需要联盟内各个成员之间进行协调工作和信息交流,以建立良好的交流环境,共同实现联盟的目标。
图书馆联盟是由多个有共同利益的图书馆组成的松散的联合体,是依赖合同契约发展的柔性组织。各联盟成员是平等关系、不存在行政命令和指令,通常通过合同契约承诺来协调各方关系。在参加联盟之前,联盟成员要明确联盟的目标、功能。弄清参加联盟后的利益、责任和义务,不要盲目参加。参加联盟后,联盟成员就要认真履行承诺以保证联盟事务的正常进行。
图书馆联盟的竞争优势源于各联盟成员核心资源、能力的互补性和集成性。因此,图书馆联盟形成过程中联盟成员的选择是至关重要的。影响图书馆联盟多方协同工作的因素是多方面的,图书馆联盟联盟成员的选择在某种程度上关系到它的成败。核心资源、服务能力是图书馆满足用户需求、参与竞争所依赖的能力。只有具备这一能力的图书馆,才有可能成为图书馆联盟的成员。
徐晓琳、王春华
认为可以从信息资源学科特色与学术性、信息服务业绩、系统支持等三个方面进行评价。第一、信息资源学科结构与特色。信息资源学科结构与特色包含内容有信息资源学科优势、继承性、数字化数据库种类、外文资源量、文献保障率、用户利用率。它是最重要的评价指标,是评价指标体系的第一层面,只有通过这一层次的评价,才有进一步评价的意义。第二、信息服务能力。指候选图书馆信息服务状况以及用户的各种评价。信息服务状况有信息服务人员服务意识、学科专业结构、用户获取所需等待的时间等。用户的各种评价有用户类型、信息用户总量、社会信息用户量、查全率、查准率、用户满意度等。该层面从图书馆取得的绩效和用户反应对候选图书馆作进一步的考察。第三、系统支持能力。该层次的指标包括候选图书馆内在环境和合作柔性。图书馆联盟强调的是图书馆间的团队合作关系,只有建立了良好的合作协调关系,才能使图书馆联盟发挥作用。而这种关系的建立需要双方在组织结构、人事安排、协商交流环境等方面的支持。这种支持也需要对候选图书馆内在组织进行评价。只有在合理有效的图书馆内部系统支持下,才能使得对系统支持得以保持并且提高,系统支持是合作关系得以长久的保证。候选图书馆内在环境有图书馆的管理水平、组织结构、技术保障、经营理念以及对创新活动的支持等。合作柔性有快速响应能力、支持体系、组织结构、信息交流、人员合作程度。支持体系即是否建立有管理体系;组织结构就是为服务合作关系在机构组织、人事安排、工作流程等方面的调整改善;信息交流就是信息化程度、有效交流的环境;人员即员工对建立合作关系的态度、参与交流的意愿以及相应的培训。欧亮
又补充了一些指标,结合他们的观点,形成了下表的图书馆联盟中联盟成员选择的评价指标体系。
表3-1 图书馆联盟中成员馆选择的评价指标体系
续表
上表为图书馆联盟的发起者寻找和选择良好的合作图书馆有利于图书馆联盟的发起者做出正确的选择。当然,对于一个潜在的合作伙伴,仅考虑这些因素还是不够的。联盟组织者需要在实践中具体分析候选联盟成员是否符合合作伙伴的标准,从而使联盟目标一致,顺利完成联盟的各项共享活动。
组织结构是指对于工作任务如何进行分工、分组和协调合作。组织结构是表明组织各部分排列顺序、空间位置、聚散状态、联系方式以及各要素之间相互关系的一种模式,是整个管理系统的“框架”。组织结构是组织的全体成员为实现组织目标,在管理工作中进行分工协作,在职务范围、责任、权利方面所形成的结构体系。组织结构是组织在职、责、权方面的动态结构体系,其本质是为实现组织战略目标而采取的一种分工协作体系,组织结构必须随着组织的重大战略调整而调整。
表3-2 图书馆联盟组织结构统计表
续表
国内外现有的组织结构模式主要有理事(董事)会模式、实体组织机构模式和协议联盟模式三种。
(1)理事会模式。理事会是联盟机构管理的上层,而且这种模式有利于打破因行政管理体制导致的系统条块分割的局面,从而推进各系统之间的协调合作。具有代表性的联盟有美国数字图书馆联盟(DLF)、联机计算机图书馆中心(OCLC)、博硕士学位论文网络数字图书馆(NDLTD)、美国国家医学图书馆网(NN/LM)、俄亥俄合作网(OhioLINK)、国家科技图书文献中心(NSTL)、中国高等学校数字图书馆联盟( CADLA)和吉林省图书馆联盟(CLJ)。理事会模式从机构形式上又可划分为虚拟管理和现实管理两种,虚拟管理模式的典型代表有DLF、 NSTL、 CADLA、 OhioLINK和NDLTD等,虽然它们都由理事会等从事管理工作,但是它们都没有设置专门的文献收藏部门和信息服务部门。理事会从联盟的全局发展出发,考虑联盟的整体发展战略,不会片面地考虑某些部门或联盟成员的局部发展而影响联盟整体的发展。该模式的缺点是它全靠联盟成员对联盟进行管理和协调,同时,由于联盟成员又要对本馆进行管理和协调,所以,这就要求联盟的管理者具有很高的素质,能理智地把整体利益和局部利益分开,但在具体实践中联盟成员往往会把自己的利益考虑较多,很难把本馆的具体目标与联盟的整体目标完全协调一致起来,这样就求加强对联盟成员的约束。现实管理模式的特点是除了理事会外,要么有专门的管理部门,要么有专门的信息服务部门或文献收藏部门等,代表性的联盟有NN/LM、 OCLC等。
(2)实体组织机构模式。此模式的特点是组织的管理结构完整,功能较为完善,但比较容易造成各系统间条块分割。具有代表性的联盟是中国高等教育文献保障系统(CALIS)和江苏省高等学校文献信息保障系统( JALIS)。CALIS设有管理中心,下设联机编目中心、技术中心、引进资源工作组、研究开发部业务发展部和系统运行部等部门,专门负责全国文献信息资源的采购、联合编日、资源共享和宣传等的组织和协调工作。 JALIS设管理中心管理作为常设的管理机构,接受JALIS领导小组和省图情委的双重领导,其下有 8个地区学科中心和四个书刊采编中心等部门,他们按照省高校的地域布局和专业特色布局,依托各地区和学科的中心馆,各个学科、地区中心面向本地区和学科群的基层馆提供服务。
(3)协议联盟模式。协议联盟模式是指联盟的形成是以成员之间签署协议形式构建的,此种联盟模式比较特别,它组织的管理模式没有统一模式,既没有统一采用理事模式,也没有统一采用实体组织机构管理模式,它的成员单位就是一个独立的联盟。协议联盟模式的管理模式与具体成员单位采用的管理模式密切相关,成员单位采用理事会管理模式,则该联盟与该成员单位的管理模式就是理事会模式;成员单位采用实体组织机构管理模式,则该联盟与该成员单位的管理模式就是实体组织机构模式,该模式代表性的联盟是国际图书馆联盟(ICOLC)。协议联盟模式的优势在于联盟管理方式比较灵活,能够促使各种类型的成员单位加入联盟,便于构成比较大的联盟,但其不足之处就是联盟整体管理松散。总的来说,协议联盟模式适合于有联盟发展战略需求和标准化建设需求等方面需求的联盟成员。联盟与成员之间的关系联盟与成员之间的关系有成员关系和会员关系两种,具有成员关系的联盟之间是平等关系。