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（一）干部人事档案的定义
干部人事档案是干部档案的全称，干部档案在类别属性上属于人事档案，干部人事档案与干部档案是通用词汇。
干部人事档案是组织人事等有关部门在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料。
干部人事档案定义有以下几方面的内涵：
1.干部人事档案形成主体是组织人事等有关部门。干部是指在国家机关和公共团体中担任一定的领导或管理工作，起骨干作用的公职人员。干部人事档案是党政机关、国有企事业单位、人民团体中从事干部人事工作的组织人事等有关部门在培养、选拔和任用干部等工作中形成的干部个人档案。
2.干部人事档案内容构成是干部人事档案材料。干部人事档案材料是指组织人事等有关部门在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料。组织人事等有关部门在培养、选拔和任用干部等工作中往往会形成许多记载干部个人有关情况的文件材料，但作为干部人事档案的文件材料必须是已经完成文书处理程序，内容客观真实，文字清楚、对象明确，符合体式和撰写方面的要求，记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容，具有一定保存价值，以纸张为物质载体、文字为符号的原始记录材料。
3.干部人事档案是以干部个人为立卷单位的专门案卷。组织人事部门或干部人事档案管理部门按照有关规定和要求，收集记载和反映干部个人德、能、勤、绩、廉及个人经历的干部人事档案材料；经过审核整理，以个人为单位立卷，最后形成能集中反映干部个人基本情况的以干部个人姓名为基本特征的专门案卷，即干部人事档案。通常可以用“文件材料→干部人事档案材料→干部人事档案”来表现文件材料到干部档案内容的转化过程。
（二）干部人事档案的范围
干部人事档案是记录和反映干部个人情况的人事档案，干部人事档案的范围与干部的人员范围相一致。干部人事档案的范围就是指需要建立干部人事档案的干部人员范围。干部一词最早于1539年第一次在法国大作家拉伯雷的作品中出现，法文为CADRE，意为框架、军官、高级管理人员等。后来作为军队官员、社会团体和企事业首脑等含义，逐步为许多国家所通用。但“干部”一词的外延和内涵在各国并不一致。中国使用的“干部”一词源于日本，日本人在明治前后用汉字译一些西方基本的词汇，如干部、物理、数学、化学、经济等等。中国从日本接受并沿用了干部这个词。1922年7月，中国共产党第二次全国代表大会制定的党章中，首次使用了“干部”一词。“干部”一词最早沿用时，便有狭义和广义之分。狭义的干部是指党的骨干和指挥人员；广义干部是指为党从事政治、文化、经济活动等方面的工作人员和军队排以上的军政人员。中国共产党执政以后，继续沿用、强化和扩大了这一历史概念，在国家公职人员不断发展分化的过程中，干部的范围越来越广。包括各级各类领导人员、党政机关、群众团体的一般公务人员、企事业单位专业技术人员，以及记者、编辑、教师、医生、警察、法官、税务员、工商人员、银行职员、文艺工作者等等均属于干部范围；20世纪60年代到80年代初因缺乏正常的吸收、录用干部制度，党政机关、群众团体、厂矿企业和事业单位，出现了未办提干手续，选调工人从事干部岗位工作的“以工代干”现象，“文化大革命”期间，干部使用混乱，“以工代干”现象更加严重，干部的范围越来越宽，甚至于出现了干部门卫、干部司机、干部厨师等怪异现象。党的十一届三中全会后开始建立干部分类管理体制，规范干部人事管理。中共中央组织部、劳动人事部1983年2月下发了《关于整顿“以工代干”问题的通知》（中组发〔1983〕2号），妥善解决了“以工代干”的历史遗留问题，决定以后不再搞“以工代干”；2001年8月14日，中共中央组织部、国家人事部《关于进一步加强管理严肃干部人事工作纪律有关问题的通知》（人发〔2001〕88号）再次重申：“严格执行不准‘以工代干’、‘转干’的规定”。中国的现有“干部”大体上可分为6大类：1.党的机关工作人员；2.国家机关工作人员，又可分为国家权力机关、行政机关、审判机关、检察机关工作人员；3.军队排以上的军政人员；4.国有企业管理人员；5.国有事业单位工作人员，可分为科、教、文、卫、体及新闻、出版等工作人员；6.群众团体工作人员。其中，按照干部分类管理的干部人事管理体制改革目标，在《中华人民共和国公务员法》、《中华人民共和国公司法》、《中华人民共和国劳动法》等法律法规颁布实施以及事业单位分类改革目标实现后，政府工作人员建立国家公务员制度进行管理；国家权力机关、审判机关和检察机关的领导人员和工作人员，建立类似国家公务员的制度进行管理；群众团体的领导人员和工作人员，企事业单位的管理人员，原则上是由所在组织或单位依照各自的章程和条例进行管理。干部分类管理体制的建立，改变的是党管干部的方式，党管干部的原则及干部的范围没有改变。干部人事档案的范围包括上述6类人员的人事档案。即党的机关工作人员的人事档案；国家机关工作人员的人事档案；军队排以上军政人员的人事档案；国有企业管理人员的人事档案；国有事业单位工作人员的人事档案；群众团体工作人员的人事档案。
（一）干部人事档案的形式
形式是指某物的样子和构造，区别于该物构成的材料，即为事物的外形。《干部档案工作条例》第九条规定“各级组织、人事部门对所管理干部都要建立干部档案。”构成干部人事档案的内容成分是干部人事档案材料，干部人事档案的形式是指干部人事档案的外在形态和内部结构，讲的是按照什么样的结构和方式将干部人事档案材料组合成干部人事档案。
1.干部人事档案形式的历史演变
干部人事档案的形式经历了一个演变过程。任何事物的形式都会因自然和社会的影响而不断发生变化的过程。在党的干部人事档案工作历史上，干部人事档案的形式也经历了一个从零散、杂乱到完整、正规的演变过程。这个过程大致可以分为以下几个阶段。
零散杂乱阶段。干部人事档案自抗日战争时期产生到建国初期，基本上是以袋为单位的零散的干部人事档案材料的堆集，材料规格不一，存放没有条理。抗日战争时期的干部人事档案仅仅保存了反映干部情况的一些零散材料，没有固定的格式；建国初期的干部人事档案多以干部姓名为特征，每人一袋，按袋进行保管和利用。
探索尝试阶段。1956年8月中组部召开了第一次全国干部档案工作座谈会，制定了《干部档案管理工作暂行规定》，首次明确规定：干部档案要用特制的干部档案封皮、目录、隔页纸等装订成内容条理的以干部姓名为特征的专门案卷，档案材料较多的专门案卷可以装订成两册或数册。会后，各地按照《干部档案管理工作暂行规定》对干部人事档案普遍进行了整理，将干部人事档案装订成专门案卷；根据工作需要，地委以上管理的干部还建立了干部人事档案正本和副本，正本又分成主件和附件；1964年前后，各地还建立了干部人事档案简本。“文化大革命”以后，根据十一届三中全会精神，对“文化大革命”期间受迫害的干部普遍进行了复查，又形成了复查卷。这一系列干部人事档案形式上的探索和尝试，在一定历史条件下，推动了干部人事档案工作的发展。但干部人事档案的形式仍欠规范和科学。例如，将干部的新、旧人事档案材料，结论和结论所依据的证明材料分放在干部人事档案的主件和附件里，不尽科学，使用也很不方便；干部人事档案里簿册名目繁多杂乱；有的干部人事档案里同时有正本的主件和附件、附本、简本、复查卷等，既不利于使用，也不便于保管。
规范统一阶段。1980年2月中组部召开了第二次全国干部档案工作座谈会，会议讨论分析了干部人事档案工作中出现的新情况和新问题，总结和汲取了干部人事档案工作的经验和教训，研究制定了《关于加强干部档案工作的意见》、《干部档案工作条例》等重要文件，进一步确定了干部人事档案的基本形式就是以现职干部个人为单位、干部姓名为特征整理装订起来的能够历史地全面地反映干部情况的专门案卷（专册或叫专卷）。《干部档案工作条例》明确肯定正本和副本是干部人事档案的两种具体形式，明确规定了正本和副本的材料归档范围，取消了主件、附件、简本、复查卷；在《干部档案工作条例》附件里面，对干部人事档案封皮（封面与封底）、目录、档案袋的样式、规格、颜色、质地及字体等都做了统一规范的具体规定，干部人事档案封皮、目录和档案袋应做到规格统一、样式一致。凡新制印的，一律按统一规格样式制作。
完善提高阶段。1990年12月中组部召开了第三次全国干部档案工作座谈会，会议讨论、制定了《干部档案整理工作细则》和《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》等重要文件。1991年4月中共中央组织部、国家档案局印发的《干部档案工作条例》（一九九〇年修订）根据形势发展的需要对干部人事档案正本和副本的内容以及干部人事档案卷皮、档案袋的规格、样式等略做了些修订和完善。1.干部人事档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔，或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。2.干部人事档案卷皮（卷面、卷底各一页）规格、样式如下。①卷皮规格：长27. 4厘米，宽20. 5厘米；左边设三个装订线眼，眼距（从眼中心算起）8. 3厘米；线眼中心距左侧边沿1. 5厘米，上、下眼线中心距上、下边沿均为5. 4厘米。②卷面标签：由装订线处向左设“标签”两个，供填写编号、姓名、籍贯用。规格为上下高6. 5厘米，左右长9厘米。两个“标签”距卷面上、下边沿各为6厘米，并与卷面装订相连接。③卷皮材料：一般可采用三百克左右的单面白板纸加包布面，或只用布包边角，也可以用纸裱糊，但不宜过厚，以减轻档案重量。④卷皮颜色：应采用浅淡色，如浅黄、乳黄色等，不要用大红、大绿，或黑、兰、紫等深色。⑤卷面上的字，一律用红字。⑥卷面项目：“干部档案”、“正本”（或“副本”）、“姓名”。⑦字体与字间距离：“干部档案”用楷体（72磅），字与卷面上边沿距离为7厘米；“正本”（或“副本”）用小初号宋体，在“干部档案”下方，相距2. 5厘米；“姓名”用大一号宋体，与卷面下边沿相距5. 5厘米。⑧卷面里页印“注意事项”：注意保密，不得遗失，不得让无关人员翻阅，爱护档案，不要涂抹、勾画及乱加批注。卷内材料不得拆散，不得随意增加或抽出材料。3.干部档案袋规格、样式如下。①规格：长30厘米，宽23厘米，厚（折叠部分）2. 5厘米。②材料质量：可根据条件选用较好的牛皮纸。③袋面项目：“干部档案袋”、“姓名”、“制作单位”。④字体和字的颜色与档案卷面同。“单位”在“姓名”下边，各项目字间距离参照档案卷面安排。
干部人事档案工作实践中产生了一种新的档案装具即干部人事档案卷盒或叫做新型档案卷夹，中组部在全国进行推广，1996年12月中组部印发的《干部人事档案工作目标管理考评标准》中，将是否使用中组部推荐的新型档案卷夹列为干部人事档案工作“达标升级”二级标准中的一项指标。
2009年7月，中组部印发修订后的《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）修改了《干部档案工作条例》中“干部档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸”的规定，允许干部人事档案材料使用国际标准的公文用纸。明确规定：干部人事档案材料的载体使用16开型（长260毫米，宽184毫米）或国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）的公文用纸，材料左边应当留有20 －25毫米装订边，字迹材料应当符合档案保护要求。
2012年6月，中组部根据中共中央办公厅、国务院办公厅《关于印发＜党政机关公文处理工作条例＞的通知》（中办发〔2012〕14号）关于2012年7月1日起施行党政机关公文统一采用国际标准A4纸型的要求，下发了《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》（组通字〔2012〕28号），对干部人事档案用纸，干部人事档案卷盒规格、干部人事档案袋规格和样式做了新的调整规定：档案名称由原来的“干部档案”改为“干部人事档案”；干部人事档案材料和目录由原来的16开或A4纸型调整为统一采用国际标准A4纸型；干部人事档案卷盒规格、干部人事档案袋规格和样式均按A4纸型作相应调整：1.干部人事档案材料和目录采用国际标准A4纸型（297 ×210 mm），材料左边应留有25 mm的装订边，A4纸型的干部人事档案材料和目录按照靠左下对齐的方式打3孔装订，中间孔距上、下孔（从孔中心算起）83mm，下孔距材料底边54mm，孔中心距左边沿12mm，孔直径为5mm，档案中原有小于A4纸型且已按照要求装订的档案材料，不需要重新打孔和裱糊；2.干部人事档案卷盒规格按照A4纸型相应调整，分为310×225×25mm、310×225×35mm和310×225×45mm三种，卷盒设3个装订立柱，装订立柱中心距左边内沿15mm，下装订立柱距卷盒底边54mm，中间装订立柱距上、下装订立柱，从装订立柱中心算起，83mm装订立柱直径为4mm，卷盒背脊标签规格相应调整为310×22mm、310×32mm和310×42mm三种；3.干部人事档案袋规格按照A4纸型相应调整为：320×235×30mm、320×235×40mm和320×235×50mm三种。
2.干部人事档案的内部结构
干部人事档案的内部结构一般是由干部人事档案卷盒封面、干部人事档案目录和干部人事档案材料等部分构成。每个干部的档案材料，经过审核整理，最后都必须装订成卷。装订后的档案，目录在卷首，材料排列与目录相符。
（三）干部人事档案的内容
内容是指物件里面所包容的东西。世界上任何事物没有无形式的内容，也没有无内容的形式。干部人事档案分为正本和副本，正本和副本是干部人事档案的两种外在的具体形式，干部人事档案的内容指的是干部人事档案正本和副本包含的内容。
1.干部人事档案正本
干部人事档案正本是指由历史地、全面地反映干部情况的材料构成的档案。干部人事档案正本内容及其分类：第一类履历材料；第二类自传材料；第三类鉴定、考核、考察材料；第四类学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料）；第五类政治历史情况的审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料）；第六类参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；第七类奖励材料（包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹）；第八类处分材料（包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见）；第九类录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料；第十类其他可供组织上参考的材料。
2.干部人事档案副本
干部人事档案副本是指由干部人事档案正本主要材料复制件构成的档案。干部人事档案副本的具体内容，由正本中以下主要材料的复制件（或重复件）构成：第一类的近期履历材料；第三类的主要鉴定、干部考核材料；第四类的学历、学位和评聘专业技术职务的材料；第五类的政治历史情况的审查结论（包括甄别、复查结论）材料；第七类的奖励材料；第八类的处分决定（包括甄别、复查结论）材料；第九类的任免呈报表和工资、待遇、出国审批材料。其他类别如有重复的材料，也可归入副本。
3.各级组织、人事部门对所管理干部都要建立干部人事档案正本，副本根据工作需要建立。中组部1956年制定的《干部档案管理工作暂行规定》要求地委以上管理的干部分建正、副本，正本又分主件、附件。在当时的历史条件下，地委以上管理的干部分建正、副本，推动了干部人事档案工作的发展。但存在新、旧档案材料，结论与证明材料分散放在干部人事档案正本的主件和附件里以及同一干部同时拥有干部人事档案正本主件、附件，干部人事档案副本和干部人事档案简本等弊端，影响利用和保管。中组部1980年4月印发的《干部档案工作条例》，对分建干部人事档案正、副本的规定进行了调整，要求“中央管理的干部，每人都应建立正和副本。”取消了正、副本要建立主件和附件规定；至于“省、市、自治区以下各级党委管理的干部，和中央各部委管理的干部是否需要分建正本和副本，由各省、市、自治区和中央各部委自定。”1991年4月，在中组部和国家档案局联合下发的修订后的《干部档案工作条例》中明确规定“干部档案分为正本和副本，副本根据工作需要建立。”没有对需要分建干部人事档案正、副本的干部范围作明确规定。
4.县以上（含县）的组织、人事部门管理干部人事档案的范围，原则上应与干部管理范围相一致。干部人事档案正本由主管干部的部门保管，干部人事档案副本由主管或协管干部的部门保管；军队干部兼任地方职务的，其档案正本由军队保管；地方干部兼任军队职务的，其档案正本由地方保管。
特点是指人或事物所具有的特殊或特出之处。干部人事档案除具备一般档案所共有的本质属性即原始纪录性外，还具有它自身的一些特点，主要表现在以下几个方面：
1.现实性
干部人事档案的现实性是指干部人事档案直接服务于干部人事现实工作的性质。干部人事档案是组织人事部门以现职（含离退休）干部个人为单位建立的专门案卷，由反映干部有关情况的干部人事档案材料构成。反映干部各种情况的干部人事档案材料虽然已经因完成了文书处理程序而成为历史记录，但它通过干部人事档案这种专门案卷形式，形成为一个有机整体，能够概括地揭示和展现干部的全部历史，综合反映干部的各方面情况。组织人事部门通过干部人事档案就能够比较全面的了解干部的历史和现实情况，为正确选拔使用干部提供重要依据。维护干部人事档案的现实性，更好地发挥干部人事档案服务于干部人事现实工作的作用，就要求必须尽可能全面地收集干部多方面的人事档案材料，使干部人事档案能够综合反映干部的各方面情况，能够为干部人事现实工作服务；干部人事档案必须由组织人事部门集中统一管理，便于为干部人事现实工作服务。
2.真实性
干部人事档案的真实性是指干部人事档案信息载体以及信息内容的原始性和可信性。干部人事档案是干部个人经历、思想品德、业务能力、工作表现等情况的真实的原始记录，应力求客观反映干部个人的本来面目。即干部人事档案必须真实地反映干部在现实工作和生活中的实际情况。干部人事档案的真实性要求干部人事档案材料的来源清楚，记载的内容准确可靠，实事求是，没有虚假、想象、夸张的成分。“档如其人”，干部人事档案记载的情况就是干部本人的情况的准确反映。真实性是干部人事档案的生命和干部人事档案能否发挥作用的基础和赖以存在的前提。因为干部人事档案是组织人事部门考察了解和选拔使用干部的重要依据，档案提供的材料信息准确真实，才能正确选拔使用干部。否则，可能会造成埋没人才或用错人的严重后果。维护了干部人事档案的真实性，干部人事档案才能成为正确选拔、使用干部的重要依据。因此，干部人事档案的每一份材料从来源、内容、形式等方面都必须完全可靠和真实。要确保干部人事档案的真实性，组织人事部门或干部人事档案管理部门一定要做到三个必须，即：属归档材料必须经过组织审查和认可；属归档材料必须符合有关政策规定的要求；属归档材料必须经过认真鉴别。凡是来源不明、是非不清、内容不实的文件材料都不能转化为干部人事档案，即使已经归入干部人事档案的，也要清理出去，以保持干部人事档案来源的可靠性和内容的真实性。
3.完整性
干部人事档案的完整性是指干部人事档案的内容必须反映干部的全面情况和全部历史。它包括干部的自然情况（别名、出生年月、学历、工资级别、家庭主要成员、主要社会关系等），履历，考核，政治历史，入党入团，奖励处分，工资升级、职务变动等方面的情况。干部人事档案之所以具有现实性，能够成为正确选拔使用干部的重要依据，为干部人事现实工作服务，就在于它能为组织人事部门提供干部的全面情况，反映干部的全貌。要保证干部人事档案的完整性，使干部人事档案能反映干部的全貌，就要求干部人事档案管理部门必须及时地、经常地将反映干部变化的干部人事档案材料收集归档，做到内容完整、材料齐全。因为干部人事档案所涉及的当事人一般都是现职干部，现职干部本人的各方面情况会随着时间的推移而不断地发生变化，干部人事档案也必须随着干部本人情况的变化而不断增加新的内容，以保持干部人事档案内容的完整。否则，干部人事档案的内容就会因内容残缺或老化，与干部本人的实际情况脱节而大大降低其现实性。
4.动态性
干部人事档案的动态性是指干部人事档案始终处于运动变化状态的性质。干部人事档案的建立并不意味着干部人事档案材料收集整理归档工作的结束，而是要随着干部本人情况的变化而不断地进行收集和整理新产生的干部人事档案材料，补充和完善干部人事档案；干部人事档案检索信息也要随着干部人事档案内容的变化而不断地进行调整；干部本人的职务与工作单位会发生变动，干部人事档案要随着干部工作调动或职务变动转移到新的主管单位，档随人走。
5.涉密性
干部人事档案的涉密性是指干部人事档案是具有秘密性质的档案。秘密是指个人或集团在一定的时间和范围内，为保护自身的安全和利益，需要加以隐蔽、保护、限制、不让外界客体知悉的事项的总称。干部人事档案涉及干部个人一生的经历及重大事件、个人的功过与家庭情况甚至生活隐私，并与国家、社会生活的方方面面相联系，从某个侧面反映了党和国家的组织状况，领导班子状况，干部队伍状况以及其他有关情况，这些都属于党和国家的秘密，尤其是高中级领导干部的人事档案，内容秘密性更强。因此，干部人事档案只能由组织上掌握和保存，任何人都不得泄露档案内容或私自保存他人的档案材料；干部人事档案工作人员必须树立牢固的保密观念，严格执行和遵守干部档案工作的保卫、保密制度，保守干部人事档案的秘密。要对因工作需要查阅和接触干部档案的人员，进行保密教育，严防泄密，确保干部人事档案秘密的安全。
按照中央组织部下发的《组织工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》（中组发〔2001〕14号），根据干部的不同职级，干部人事档案分别划分为绝密级、机密级、秘密级和工作秘密等四个密级，即：党和国家领导人档案中未经批准不得公开的内容属于绝密级事项；中央管理干部的档案中未经批准不得公开的内容属于机密级事项；省、部管理干部和其他中央管理单位管理干部的档案中未经批准不得公开的内容属于秘密级事项；除省、部管理干部和其他中央管理单位管理干部以外的干部的人事档案中未经批准不得公开的内容属于工作秘密，不得擅自扩散和公布。由于干部职务经常变动，其档案密级也会随着职务的变化而变化。
（一）干部人事档案是国家档案的重要组成部分
中组部、国家档案局在《关于印发＜干部档案工作条例＞的通知》（组通字〔1991〕13号）明确指出：干部人事档案“是国家档案的重要组成部分”。
干部人事档案是国家档案的重要组成部分包含两层意思：
1.干部人事档案是国家的专门档案。国家的全部档案又称之为国家档案或国家档案全宗，是指归国家所有，由国家统一管理的具有政治、经济、科学文化或历史意义的一切档案的总和。
国家档案全宗的思想是中华人民共和国建立后，在总结中国档案工作的经验和借鉴苏联档案工作经验的基础上形成的。1955年12月8日国家档案局《关于改“芬特”为“全宗”的通知》第一次提出了国家档案全宗的概念范畴。1956年《国务院关于加强国家档案工作的决定》规定：“国家的全部档案，包括中华人民共和国成立以来各机关、部队、团体、企业和事业单位的档案，中华人民共和国成立以前的革命历史档案和旧政权档案，都是我国社会政治生活中形成的文书材料，都是我们国家的历史财富。”并规定了集中统一地管理国家档案的原则。国家全部档案按历史时期划分为两大部分：一是中华人民共和国建国以后的档案。包括中国共产党和国家机关、部队、团体、企业和事业单位的档案，以及国家征集或个人捐献的著名人物档案。这部分档案还在不断产生。二是中华人民共和国建立以前的档案。这些档案又可以分成两部分，一部分主要是从1919年五四运动到1949年中华人民共和国成立以前，中国共产党及其领导下的人民政权、军队、社会团体和革命活动家所形成的档案；另一部分主要包括历代王朝和中华民国时期的政权机构、政党、社会团体、著名人物以及为国家所接收的外国在华机构的档案。
干部人事档案是属于国家全部档案中的一种专门档案，具有国家档案所具有的一切特征。因此，中组部、国家档案局在《干部档案工作条例》（组通字〔1991〕13号）中明确指出：“干部档案……是国家档案的重要组成部分”。
2.干部人事档案是国家所有的档案。即干部人事档案的所有权不属于单位，也不属于个人，而是属于国家，国家拥有干部人事档案的所有权。所有权是所有人依法对自己财产所享有的占有，使用，收益和处分的权利。它是一种财产权，所以又称财产所有权。所有权是物权中最重要也最完全的一种权利，具有绝对性、排他性、永续性三个特征，具体内容包括占有、使用、收益、处置等四项权利。干部人事档案的所有权属于国家，是国家的一种特殊财产，任何单位和个人都无权占有或任意处置干部人事档案；干部人事档案管理部门可以根据有关法规的授权，开展干部人事档案工作，保管和管理干部人事档案；干部人事档案工作不仅是为干部人事工作服务，而且要为国家积累档案史料。
（二）干部人事档案是干部人事工作的重要依据
干部人事档案产生于干部人事工作，同时又服务于干部人事工作。干部人事档案材料都是经过组织、人事部门严格审查、干部人事档案管理部门认真整理过的真实的文件材料，因此，干部人事档案能够客观地综合反映干部的真实情况，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的依据，在干部人事工作中能够发挥重要的依据、凭证和参考作用。
1.依据作用
干部人事档案是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据。干部人事工作的根本任务是知人善任，选贤举能，按照干部“四化”方针和“德才兼备”标准选拔干部，搞好干部队伍建设，为实现党的基本路线，加快建设中国特色社会主义提供组织保证。知人是善任的前提，要真正做到知人，就必须对干部进行历史地、全面地考察了解。干部人事档案收集了干部历史的和现实的德、能、勤、绩、廉以及作风等方面的表现及经历等方面的真实情况的文件材料，能够为考察干部、合理使用干部、配备领导班子、建设后备干部队伍等工作提供重要依据。因此，查阅干部人事档案已经成为干部人事工作中对干部进行任免、调配、考察、审查等的一个重要程序和行之有效的工作制度。
2.凭证作用
干部人事档案是正确解决干部个人切身利益问题的重要凭证。干部人事档案收集了办理干部职务任免、工资待遇、审查政治历史情况的文件、证明材料，在研究干部晋升职级、调整工资、解决生活待遇、落实干部政策和澄清个人有关问题等工作中，起到重要的凭证作用。干部人事档案收集的材料比较广泛，这些材料形成于不同的年代，并且留有组织公章、个人手迹或印鉴等带有法律效力的标志。因此，干部人事档案能够为落实干部政策、变动工资级别和生活待遇、更改参加革命工作时间、确定离退休待遇、澄清个人有关问题提供重要凭证和线索。
3.参考作用
干部人事档案贮存着丰富的人才资源信息，通过对干部人事档案中贮存的性别、年龄、学历等各种数据信息的统计和分析研究，能够从中探索干部队伍的总体变化情况以及干部队伍发展规律，为加强干部队伍宏观管理，建设高素质干部队伍，推动干部人事工作发展，提供准确的有价值的信息参考；干部人事档案是干部个人革命斗争实践的记录，它以独特的方式记载着当事人成长的道路和生平事迹，范围广泛，内容丰富，涉及面广，在政治、经济、军事、文化等各个领域，涉及社会上许多重要事件和重要人物，具有很高的史料价值，可以为总结历史经验，开展历史研究，撰写史志、传记以及进行革命传统教育提供珍贵的历史线索和参考资料。