传统的图书馆是以书、刊两条龙的模式分别组建流通部和阅览部,流通纸质资源是根据本馆入藏情况,且具有多个复本数的书、刊。阅览纸质资源仅限典藏室(如样本书、刊库),且无复本的书刊。有的图书馆还将书、刊阅览室分得很细,如理科图书或期刊阅览室、社科图书或期刊阅览室、人文类图书或期刊阅览室、外文期刊阅览室等。这样的书、刊阅览模式,人为地将资源分割,也将读者对象分割,不能充分体现“一切为了读者”的服务理念。因此改变传统的书、刊两条龙的流通阅览模式,加强传统信息资源的整合,拓宽流通、阅览服务方式,将静态的纸质文献资源与电子型、网络信息资源有机地结合,形成一种多功能综合典型流通、阅览模式,即藏、借阅一体化,是现代图书馆的必然发展趋势。
藏、借、阅一体化,是指文献布局按学科、知识的门类进行组织,使读者在同一空间就能获取相同专业学科的各种载体的文献信息资源,是集收藏、外借、阅览、咨询为一体的新型服务管理模式。藏、借、阅一体化不再强调出版物的类型,也不再过分突出语言文种的差异,融中外文书、刊、报纸、电子文献、网络资源于一体,集收藏、阅览、咨询、导读于一身。这种管理化模式改变了传统分散型服务的格局,能较好地满足用户对信息内容新颖性、广泛性、信息获取方式的便捷性以及信息载体多样性的需求。目前藏、借、阅一体化由于具有极大地方便读者、大大提高图书馆的利用率和工作效率的优势,因此被越来越多的图书馆推广。
藏、借、阅一体化的发生和发展具有现实的客观必然。首先是由于教学体制、教学方式的变化。在高校,选修课的大量开设,打破了过去严格按照统一教学计划和教学大纲进行教育的模式,代之以生动活泼的,多样化的教育方式。教学方面由原来的灌输式逐渐向启发式转变,学生自学时间较以前大大增加。同时教师为适应形式的发展,必须不断更新知识。由此而来就使得师生的阅读要求范围和需求内容出现多样化趋势,文献需求量也大幅度增加,使图书馆面临一种新的需求情况。第二,阅读方式的多样化。读者有各种阅读方式和阅读习惯,大多数读者都是摘要阅读,有目的地选择其中精华部分或自己需要的部分。学生在阅读参考书时,大多与教学同步进行。因此用不了多长时间就可以读完,即在书库“内阅”就可以解决问题,不需“外借”。除此之外,读者需要细读、通读、反复阅读的就可以用外借形式借回阅读。第三,中外文书刊大幅度提价,抵消或超过了图书经费的增长。尽管许多图书馆经费在不断增加,但增长幅度和书刊涨幅指数不相适应,购置量也不得不减少。在这种情况下,多数图书馆只能保证品种,减少复本。而复本少的状况又与读者需求量极不相适应。第四,学生上课历来无固定的课室,课时松散程度较大,学生课外时间将图书馆作为第二课堂。这一变化也说明读者对图书馆的要求提高了。为解决以上类似的一些供求矛盾,图书馆实行全开架,藏、借、阅一体化也就应运而生。“藏、借、阅”并重,既可“外借”,又可“内阅”;既是书库,又是阅览室。营造了“人在书中”,“书在人中”的良好环境,是满足读者需求,提高书刊利用率和周转率的客观环境模式。
藏、借、阅之间具有不可分割的内在联系。“藏”,要做好读者服务工作,必须不断优化馆藏。图书馆要深入环境教学,科研整体改革的需要,做好各种文献资源的补充工作,努力满足读者的信息需求。要达到这一目的,就需要采用多渠道、多途径、多方式优化馆藏。“借”,在文献流通上,由于传统手工变为现代自助化及以全开架借阅为主。读者通过网络即可达到最佳借阅效果。读者服务工作将会走向远程、网络、查询、预约、馆际互借、上网浏览等新的开放之路。馆员的服务内容是加强对读者、文献的管理和导读,并解答读者的咨询,引导和教育读者用数字时代的新技术、新手段获取知识。“阅”,当前读者的阅读倾向体现了阅读的多样性和专业性。辅导读者阅读是读者服务的一项重要工作内容,也是帮助读者学习、研究的一项重要活动。它包括指导读者熟悉图书馆,了解图书馆各种文献的检索知识与技能,向读者宣传和推荐新书和有价值的文献,达到吸引更多读者利用图书馆的目的。
藏、借、阅一体化管理与服务不失为“一切为了读者”的一种优化模式。但在具体实施中也会呈现一些问题。如一些读者对这一模式不了解,不懂得怎样利用图书馆;一些读者在获取信息时,存在一定盲目性;有的读者违反借阅制度,不听从馆员管理和指导,随意乱架;个别读者在书刊上乱涂乱画、折角撕页,破坏磁性材料、偷窃书刊等等。针对这些模式转变中的问题,不要认为这些都是由“藏、借、阅一体化”的管理方法造成的,更不能因噎废食,问题的关键是如何加强管理,如何改进服务的问题。
加强对文献、读者、职工的科学管理。在对文献的科学管理方面:为了有效地利用资源,又要保持文献的完整性,可对一些工具书、绝版文献、独立文献、大型画册等采取不外借,可视读者需要暂借复印;针对乱架的问题,文献排架时可采取细分粗排,使读者使用方便,也减少馆员整架负担。在对读者进行科学管理方面:一是重教育培训。对新读者可通过入馆教育、讲座、板报、电子指南等各种方式宣传如何使用图书馆。对老读者,可通过培训班,文献检查深入等方式,增强他们的信息素质和检查技能及获取资源的能力;二是重制度。对于损坏文献、偷窃行为要以严明、可行、奖罚分明的制度进行约束,起到教育他人的目的。特别是对于性质较恶劣的问题,除经济惩罚外,还可通过上一级进行通报直至处分;在对职工的科学管理方面,要始终把学习、育人和服务贯穿于员工的日常工作和生活中,鼓励支持员工的继续教育和学历教育;强调馆内、馆外育人,鼓励服务创新,做到服务专业化、知识化和个性化。
文献资源的数字化和非数字文献辅以全开架方式构成了具有现代意义的文献流通阅览服务工作,与传统服务方式相比发生了质的变化,其具体变化表现在以下方面:
1. 工作人员在流通阅览工作中地位的变化
传统阶段,在某种程度上流通阅览对图书馆整体工作影响较大。而在数字时代,在工作人员中产生出了“技术贵族”和“技术平民”。岗位技术密集人员,如系统(网络)管理人员、数据库管理员、信息咨询服务人员、系统开发人员等对整个图书馆的服务水平和服务质量影响变大。因工作性质原因,加之个人技术能力偏低,辅以为读者服务的部门,对整个图书馆工作影响变小。因此,对流通阅览工作人员,在数字化、网络化、虚拟化的发展进程中的影响力、发言权都显得较小,相对地位降低。
2. 流通阅览手段的变化
传统以手工为主,采用闭架管理模式,除能完成基本借阅功能外,其自动化能力,开放功能低下。而现代流通阅览,采用藏、借、阅一体化模式,其开放程度和个性化功能不断提高,为服务读者,实行科学管理提高了优化环境和条件。
3. 读者教育内容的变化
传统阶段,除集中的读者教育外,随时的读者辅导过程也是随时的交流过程。而现代阶段,读者教育重点从对图书馆历史、人文环境、文献状况等的介绍转向对图书馆现代化设施技术、系统及使用方法、文献体系等的介绍。在工作过程中,由于实现了藏、借、阅一体化及OPAC和WEBPAC系统中人机交互,读者的辅导工作事实上弱化。
4. 读者需求的变化
在传统流通阅览服务方式下,读者对文献的需求较为单一,他们借阅的文献仅集中在本研究领域内。而现代流通阅览服务条件下,他们借阅的文献除了本专业外,还涉及交叉领域和其他领域。并且读者利用文献的要求突破了时间、地域上的概念。此外读者获取信息资源的手段也有很大改变,除了图书馆的文献资源外,还能通过网络、虚拟图书馆获取、阅读大量所需信息。
5. 学术研究的变化
传统阶段,图书馆的一些部门中,侧重学术研讨的是情报和采编,而流通阅览重在强调服务。现阶段由于图书馆自动化、数字化和网络化技术的不断发展,图书馆实行了分级文献保障体制,馆际协作、馆际互借、资源共建共享,网上传递共享业务的产生等,都对流通阅览产生了积极的影响,促使从事流通阅览工作的馆员开展学术探究。
6. 馆员与读者间情感和心态变化
传统阶段,馆员和读者关系相对密切,如果某些服务不能完全满足读者要求,通过双方沟通,也可获得读者的理解与支持。而现阶段,开放式的服务模式和现代获取信息资源手段的变化,使得效率成了第一位的考虑因素和追求目标,人与人中间竖起了一垛无形的墙。馆员与读者间情感沟通在逐渐削弱。同时,馆员的心态随环境、社会、服务等的变革也有不同程度的变化。如在图书馆竞聘上岗工作中,大多馆对自动化、信息咨询、编目等部门进行倾斜,理所当然处于机械、繁重、工作环境艰苦的流通阅览人员心理会产生一定动荡。
首先要爱岗敬业,以高度的责任感立足于流通阅览岗位。图书馆流通阅览工作直接面对读者,读者要求日趋多样化,常年在这个岗位上工作有一种疲倦感,要做好这一工作就得不辞辛苦、甘于奉献,把读者第一和服务第一作为自己事业成就的目标,真心热爱这一岗位,乐于在这一岗位上凸显自己的人生价值。
其次要更新知识,强化动力。数字时代,对图书馆流通阅览人员的业务知识和服务能力提出了更高的要求。面对浩繁、立体、多元、混杂的文献信息资源,必须进行大量的、高质量的、高效率的过滤、分析、加工、整序等工作。这些工作不仅需要掌握图书情报学的基本理论和方法,而且需要广泛猎取其他各主要学科知识,掌握各学科之间相互交叉渗透情况和学科发展动向。同时,还要具备网络认识能力和运用能力、信息处理能力、综合分析能力等。只有这样才能得心应手地开展服务工作。
再次要建立良好的社会公众形象。图书馆作为公益服务行业,只有用良好的服务才能造成社会和读者对图书馆的依赖。为此必须坚持“一切为了读者”的服务宗旨,馆员要摆正与读者的位置,想读者之所想,不断改善服务意识、服务态度,提高服务质量,深化服务内容,改善流通阅览工作在读者心目中的地位,提高流通阅览工作的知名度和荣誉度,树立流通阅览人员在社会中的公众形象。
最后要在馆内或部门内建立合理的竞争机制和激励机制。图书馆在调节内部技术人员和非技术人员之间的关系时,应遵循平等相待、团结协作、善意竞争、互惠互利等原则。主要着眼于建立图书馆专业队伍努力向上的激励机制,并在公平合理的前提下,确立现代化工作条件下的岗位聘任、分配、培训、奖惩等制度。新的制度要有利于保持传统图书馆道德体系中合理成分,以利于队伍的稳定。在流通阅览部门内部,也可以实行诸如岗位责任目标管理和工作量量化管理等机制。通过岗位责任目标和工作量量化,对工作人员进行服务质量、服务数量及总体业绩进行考核,激励工作人员潜心做好本职工作。
流通阅览资源结构变化及其影响主要表现在三个方面:一是书刊媒体的整合产生的影响;二是网络媒体的发展产生的影响;三是采访倾向和热门书刊文献资源的变化产生的影响。
数字时代书刊媒体的整合呈现两大特点:一是内容整合,与读者真正互动;二是低成本扩张为客户提供一体化服务。所谓内容整合就是根据网络的特点和网上读者的需求,同时结合内容特色,从结构、读者界面、编辑等方面将平面媒体和网络媒体进行整合。在“内容整合,与读者真正互动”这一特点上又呈现三大趋势:即建立以书刊数据为核心的内容结构、以互动服务拉近读者与书刊的距离和整合编辑流程,适合跨平台媒体的需求。在低成本扩张为客户提供一体化服务这一特点上,又强调整合营销、品牌延伸和转变经营策略。
电子书刊数据库和网络书刊的发展对传统书刊市场带来了严峻挑战。但二者并非水火不容。首先前者并不是后者的杀手,而是后者的竞争良伴。就某些类型的书刊而言,比如纯信息类、行情报告类等,有可能慢慢被网络媒体取代,但主流的书刊,具有长期可读性和适宜传统阅读的永远可能无法取代。第二,前者绝非是与后者无关的媒介,传统书刊出版商一旦找到与网络或电子资源生产商的有机结合点,便将发挥全新的生命力。进而进入一个媒体整合的全新时代。第三,传统书刊出版商与网络或电子资源生产商的结合不是一个简单易就的过程。二者的整合需要各自发挥自身的优势,在有机结合的基础上才能体现出新性格与新形态。
网络媒体的发展无形中推动着传统书刊的发展。传统书刊出版商可以借助网络的优势,提升选题质量,不断扩大书刊的市场占有率。同时利用网络捕捉信息快速、及时的特点,可以加快书刊的组稿、审稿、编辑出版工作,以便书刊能及时与读者见面,提高竞争力。再则,传统书刊可以借助著作权和版权法的权威,维护自己的商业利益。
针对具体的图书馆而言,资源数字化给文献采访倾向也产生了深刻影响。由于电子文献在使用上的优越性使图书馆不再需要购买那么多的复本,相应地可以节省大量经费。当然数字资源在各学科的分布不平衡,使得人文社科类学科的研究人员和读者在今后很长一段时间仍需要把图书馆作为基本的研究学习场所。这一点并不是自然科学的书刊不受欢迎了,相反阅读的人数并未减少,只是越来越多的人开始依赖电子资源了。诚然这一点能说明图书馆的流通阅览人次为什么减少的原因。事实上,现在的图书馆总的来说比传统时期更为有活力了。
一、传统图书馆建设
传统图书馆建设是以馆藏为中心的,因而馆藏建设是传统图书馆中最重要的一项工作。即便是今天“以读者为中心”的观念已深入人心,馆藏建设也是向读者提供服务的基础和首要环节,当然其含义、内容、方法、原则等会随时代的变化而发生必然的改变。
对于图书馆馆藏的发展,许多学者有不同的定义。有的认为馆藏发展包含计划、实施和评价三方面活动;有的认为馆藏发展是决定何种资料应该纳入馆藏的智力工作;有的认为馆藏发展是根据读者需求及社区特点来确定馆藏重点,并设法弥补馆藏缺陷的过程;美国图书馆曾将馆藏发展定义为:包含决定及协调选书政策、评估读者及潜在的读者需求、馆藏使用调查、馆藏评估、确认馆藏需求、选择数据、规划资源共享、馆藏维护(复选)以及馆藏淘汰(剔旧)等有关馆藏发展之活动。虽然到目前为止,图书馆界对馆藏发展的定义没有统一,对其内容的看法也不尽相同,但一般而言,馆藏的发展可表述为:图书馆有系统、有计划地根据既定政策建立馆藏,并进行馆藏评估、特色分析、流通阅览统计,以确定利用馆内馆外资源,满足读者信息需求的一种活动。馆藏发展的内容包括:社区分析、馆藏发展政策研究、制定、选择、采访、馆藏评估、馆藏淘汰等活动。
传统馆藏建设的目标是收集读者现在或将来需要的文献资料。传统图书馆更是承担着保存人类文化遗产的重任。传统馆藏收藏范围广,尤其是孤本、善本、名人字画、作家手稿等,具有极高的收藏价值,又是一种文物,散发着传统的文化气息。传统图书馆流通阅览方式的随意性、方便性、老少皆宜性和观赏性,使读者更具亲切感。随着信息的生产量飞速增长,数字馆藏以其独具的优势改变了传统馆藏的格局。但是数字化也不是一方万灵药,曾有一些预言家推测,藏书数字化是解决图书馆藏书难题的灵丹妙药。然而客观实际的发展并非如此,由于科学技术的发展不断翻新,印刷型藏书继续增长,并且它们仍然是图书馆的主要工作对象。从另一角度出发,数字化馆藏要达到完全应用普及阶段,一是需要耗费不少资金;二是还需要有一个发展过程。因此数字时代,改善和改革实体馆藏建设、管理与服务,以数字馆藏与印刷文献并重、实体馆藏与虚拟馆藏共存,按合理的结构比例建设储备性传统馆藏是非常必要的。所以图书馆和业界人士在现阶段必须注重传统馆藏建设的研究,制定传统馆藏建设的政策要求,推动流通阅览工作的开展。
一般而言,完整的传统馆藏建设政策应满足以下要求:一是服务定位清楚。不同类型的书刊具有不同的服务对象,不同性质或不同体制的图书馆读者对象也不一样,每一类图书馆只有根据不同目的细化读者对象和具体要求,才能在一定的条件和规模下更好地提供服务;二是读者身份明确。根据图书馆读者对象环境,弄清读者服务人数、教员程度、职业、年龄层、来馆目的等;三是掌握馆藏基础。了解本馆过去和现在的馆藏学科范围及馆藏量并规划未来馆藏的发展;四是制定有争议文献的处理原则。例如公共图书馆、高校图书馆的购买量、书刊类型、复本原则等都不一样,要以明文制定规定,使读者尽量掌握图书馆的藏书体系;五是确定馆藏复选和剔旧原则;六是确定特殊文献的选购原则。如电子文献、视听资料、地图、手稿、珍本、照片、计算机软件等,可针对图书馆类型及读者需求以及经营手段等方面进行考虑。
二、现代数字馆藏建设
数字馆藏建设以其载体的存储量大、体积小;信息传播距离远、速度快;功能强大的检索引擎;资源使用广泛、利用率高的优势,这些优势是传统馆藏无法比拟的。但也存在保存,软件、设备标准,阅读习惯,安全,建设成本等诸方面问题。
数字馆藏的建设必须遵循四个原则:一是“以人为本,读者第一”的原则。在采访、流通阅览中只有坚持这一原则,才能满足读者多元化需求,实施这一原则的基本措施就是读者参与馆藏建设工作;二是“特色化”原则。即以本馆重点学科资源为依托,建立专业特色、类型特色、文种特色数据库,采用高新技术手段使馆藏文献数字化,并建立自己的网上特色资源体系;三是保障“重点读者”原则。创建以“重点读者”学科或专业特色网络,实现学、教、研信息资源网络化,并在此基础上最终完成由馆藏文献建设向馆藏文献与虚拟文献并举跨越;四是“资源共享”原则。资源共享是图书馆传统馆藏和数字馆藏建设的必然趋势。资源共享能最大限度满足读者需求,可提高信息需求保障率,也能提高馆藏资源利用率,还能节省大量人、财、物。
总之,数字时代传统馆藏和数字馆藏建设要同时具有“拥有”和“获取”两个观念。这就要求我们在重视传统馆藏“拥有”的同时,决不忽略对数字馆藏及虚拟馆藏的“获取”。事实上,发达国家更注重获取。当然数字时代条件下,“拥有”和“获取”都是非常重要的,不可偏废。尽管随着数字图书馆技术的发展,“获取”所占的比重越来越大,实际上“获取”也许永远不可能取代“拥有”,而我们应能做到的是处理好“拥有”和“获取”在馆藏建设中的“度”。
流通阅览不仅是图书馆对外的窗口,更是图书馆人精神文明的窗口。担当着借书育人,服务育人的双重任务。因此加强对流通阅览工作的管理,指派有威信,业务素质较强的人担任流通阅览部门的领导,改变流通阅览工作只是简单的、纯服务性工作的看法,让本部人的人员觉得流通阅览工作也是一项具有学术性的服务工作。一个工作在流通阅览一线的人员,在服务上没有任何捷径可循,要做到热情、准确、快速地为读者提供所需信息、文献、资源,除了掌握专业知识外,还必须掌握相关的其他学科的大量文献信息。流通阅览人员在解决认识、更新观念的基础上,如果能通过自己合格的业务服务能力并以饱满的工作热情,认真负责的态度和创新的服务意识去工作、学习,流通阅览的服务内容和服务质量自然也就会得到大幅度提高。
数字时代,每位图书馆人都要有改变传统图书馆现状和迎接各种变革挑战的紧迫感和危机感。根据现代图书馆发展目标和要求,提高馆员素质是图书馆发展的关键。目前流通阅览工作人员素质发展极不平衡,这就要求强化群体素质的提高。要做到高起点地开展流通阅览服务工作,就必须自觉提高馆员自身的文化修养,改变缺乏竞争环境中的惰性所起的惯性作用。目前许多图书馆都引入了定编定岗,竞争上岗机制,并打破了吃大锅饭的传统模式,还有许多图书馆的流通阅览工作采用了量化管理,为体现岗位职责明确,奖惩分明,达到最大限度调动工作人员的积极性,使工作人员充分释放潜在的才能和能力的目的,进一步提高了工作质量和效率,给服务工作的创新起到了积极的作用。
导读是图书馆流通阅览工作最重要的组成部分。流通阅览工作是联系读者与馆藏的桥梁和纽带。为充分发挥图书馆的教育职能、研究职能和传递信息的职能,其首要工作是做好导读。所谓导读就是指导读者进行阅读。导读工作做好了,能使读者在图书馆阅读和学习中,从思想上,知识上乃至情操上都受益,且能得到升华。导读工作的形式多种多样。如新生入馆教育、当面辅导、新书推荐、书评等。导读工作的内容也很丰富,需要我们学会观察、分析读者的借阅倾向,从而引导他们读好书。然而导读工作不是有良好的服务态度就行了,广博的图书馆知识和其他各学科领域知识的积累才是做好导读工作的根本保证。因此流通阅览工作人员除了自身要在思想素质、岗位素质、掌握现代技术素质、获取信息的能力素质上下工夫外,还要努力提高用户利用图书馆的能力和利用数字资源的能力。只有传递者和接受者都形成了沟通、服务的默契,导读工作才能有声有色,更有效,从而发挥其在流通阅览中的重要作用。
“读者第一,主动服务”一直是图书馆做好服务工作的口头禅,它说明了读者的重要,服务的重要。一个图书馆如果因服务失去读者,那就失去了存在的价值。随着社会的进步,科技的发展,新知识不断出现,读者在学习、工作和生活中,多样化需求和要解决的难题越来越多。图书馆馆员如果没有“读者第一,主动服务”的理念,就很难做到“在适当的时候向适当的读者提供适当的书”(杜威语)。所以流通阅览馆员首先应正确认识服务交往中的不平等性,理解尊重读者所享有的特殊权利。馆员只有放下架子,变被动服务为主动服务,才能在不平等性服务中自觉地避免冲突,搞好与广大读者间的人际关系。在此基础上开展多层次、全方位、多渠道的服务就显得顺其自然了。
国内外自动化集成系统在流通阅览管理上都设置了多种类似的功能,如读者事务处理(读者记录管理、借还处理、输出读者若干类别信息、读者统计与检查等);预约、预借事务管理(预约和预借登记与取消、通知等);阅览室专项借阅处理;流通阅览查询(涉及借阅、预约、阅览、续借、预借、文献与读者流通阅览历史、财经等);系统维护(涉及流通阅览的各个库的维护和流通日志查询等)等。这些功能几乎囊括了传统图书馆流通阅览的所有功能,有些还是传统手工无法实现的功能。因此在具有自动化集成系统的图书馆,要结合本馆实际,应用好自动化集成系统所提供的所有功能,有条件的馆还可在熟悉了集成系统接口和系统结构的基础上开发新的应用,使流通自动化功能更强,内容更丰富。
前节已述,尽管流通阅览工作有了自动化集成系统管理,但书刊的剔旧、丢失处理、文献保护等工作是自动化集成系统无法完全完成的工作,需要人工结合自动化集成系统提供的一些相关信息来完成。
为提高纸质文献的馆藏质量,剔旧工作必须引起重视。剔旧不是剔除旧书刊,而是馆藏质量的审查。剔旧工作要有明确的指导思想和切实可行的原则,要组成专门的剔旧班子,在有计划、有组织、有步骤、有办法的情况下实施这项工作。具体作法可以从下面几个方面去考虑:一是查书刊质量。书刊的质量不是以新旧而论,有些书籍出版较早,不一定就质量低,有些书籍一版再版并经过多次修改,就需要对以前的版本大部分剔除,但也应看具体情况。如“文革”期间有很多书进行了修订,但路线和观点不一定正确,相比之下还不如以前版本。另外,针对本馆服务对象,有些过于陈旧,无人问津的书籍可基本全部剔除。二是在剔旧准备时期,要根据自动化集成系统多年的流通阅览统计记录进行调查,流通阅览利用率极低的,甚至有的一次也未流通阅览过的可以确定剔除。三是关于破损的书刊应分情况对待,原则还是以利用率来确定。对于有利用价值的书刊就要尽力修复,只有对于那些破损严重没有利用价值的书刊才予以剔除。当然对欣赏性和文艺画报类等书刊,破损严重的,也可不必保藏。四是对于已剔除的书刊,要进行复审,目的是防止把不该剔除的剔除了。此外对于要剔除的一些声像资料或非纸介质书刊文献随着逐年增加,也存在审剔问题。
藏、借、阅一体化模式一方面体现了流通阅览服务公平性、公开性与主动性,深受广大读者欢迎。但少数读者也存在不爱护书刊,有意撕损,甚至偷窃和盗换书刊。其中这些书刊中大多数是利用率高和有价值的书刊,这就给图书馆文献建设造成了一定损失,给其他读者的流通阅览造成了影响。书刊被撕损、偷窃和盗换的手段包括挟带、变相赔书、偷梁换柱、撕页等。挟带是窃书者将防盗磁条除去,然后将书藏匿在管理人员不易察觉处带出图书馆;变相赔书是把一些出版早,价格低,极具收藏价值的书刊据为己有而声称丢失,主动要求赔付的情形。一般而言,这种书刊即使按 5 ~ 10 倍处罚,读者也划算;偷梁换柱是将好书的条码取下,贴在一本利用价值不大的书上,趁借还高峰期还掉然后贴付一本低价书刊;撕页是将书刊中对自己有用的信息页撕掉。以上这些不良行为导致图书馆新书刊、有利用价值和收藏价值的书刊大量流失,严重影响了正当流通阅览,影响了文献的有效利用和保存,削弱了图书馆教学、科研服务的功能,我们必须采取有效的防范措施加以制止。具体做法有下面几个方面:一是加强对读者进行人文素质教育。通过这项教育引导读者学会“做人”,学会正确处理自己和他人、个人和集体、个人和社会的关系;二是提高流通阅览管理意识,严格管理制度。俗话说“无规矩不成方圆”,流通阅览部门除制定藏书借阅等规定外,有关窃书、撕损等赔偿和处罚规则也是必不可少的,必要时还可制定一些对违者进行行政处罚的规定,给违章者予以约束;三是领导应加强对流通阅览馆员爱岗敬业的教育。使馆员增强责任心,加强库巡,细心、耐心为读者解难释疑,并及时纠正读者的违章行为;四是利用自动化集成系统中读者借还历史记录审查丢书、毁书等事务,一旦发现也要及时处理。
古籍、线装文献是图书馆的珍藏,极具保存价值。对这类文献要注意包装,包装好后统一存放,并实行专人管理,加强定期通风和除潮。
报纸、期刊文献要分类管理,对于连续收藏的具有保存价值的要分类进行装订,按保护对象进行简装或精装,并要求妥善管理。
对于一般图书、期刊,要视流通率而定。若是利用率较高且损坏较严重的要及时进行包装、修补,定专人具体负责实施并明确加工标准,使这类图书得到进一步利用。
此外针对纸质文献特征,还要做好防潮湿及防高温、防尘与防菌、防虫与防鼠、防火等工作。无论图书馆环境好坏,防潮湿及防高温都是需要做的事情,对比较潮湿的书库经常放置一些干燥剂,采取各种除湿、降温等方法,并注意防止飘雨和阳光直射。为达到防尘防菌效果,书库内要经常保持通风,及时排除库中的废气和杂质,坚持定期打扫书库卫生。害虫和老鼠是毁坏书刊的一大因素,一旦发现老鼠或害虫要及时灭杀,对墙缝、门缝、窗缝也要予以堵塞,防止鼠虫进入。纸质文献非常易燃,防火是图书馆最重要的工作。为了防止火灾,要严禁在书库存放易燃易爆物品,严禁在书库吃烟,并定期检查书库电器设备和线路是否完好,备用足量的灭火器材并定期检查灭火器材是否有效。
流通阅览非纸资源随着数字时代的发展会越来越多,这里只是谈谈关于目前流通阅览频率高的书刊附盘的管理。书刊附盘大致包括:书刊的电子版,计算机类书刊所附属的电子教程、实例,英语书刊的听力与实例等。
(一)书刊附盘的管理
对书刊附盘的管理应把握四个环节,即编目、典藏、流通、利用。书刊附盘的编目可根据《中国机读目录格式手册》、《非书资料著录规则》进行,完善著录可启用 215 载体形态细节,307 载体形态附注项,336 电子资源类型附注项等字段详细著录。书刊附盘可以与书刊同一索取号,也可以依次分别给以专门的索取号,再根据本馆具体情况对书刊与光盘分别加以标识。书刊附盘的典藏有三种方式:一是与书刊一起入流通阅览,读者借阅时,一起流通,但还回时,要细心检查,看有无更换、丢失、损坏等现象;另一种方式是典藏于电子阅览室,把书刊的索取号贴在附盘后面,便于读者对照书刊使用,当然这样会造成书刊与附盘分离;还有一种方式是书刊和附盘都典藏与电子阅览室,但前提是电子阅览室必须有足够的空间。书刊附盘的流通量是一项看起来小,做起来烦的工作,不管书刊附盘典藏于何处,在流通时都要求工作人员有高度的责任心和一定的计算机专业知识,读者归还时一定要检查,看是否完好无损。书刊附盘属非纸介质,虽也是图书馆财产,但不宜记入总的书刊财产账,应另行登记管理。书刊附盘丢失的赔偿制度和相应的补救办法应当建立健全,最好重要的书刊附盘都应有备份母盘,以便光盘丢失或损坏后复制。
(二)书刊附盘的利用
书刊附盘的利用这里主要谈网络共享利用。要实现这一目的,首先要对书刊附盘进行相关数字化处理,尽管书刊附盘也是电子资源,但由于形式多种多样,如在内容方面,有程序实例、源代码、软件等;有社科类、艺术类书刊的图片、声音、视频资料等;有电子工程类辅助教学软件、应用软件插件、软件模块等。在存储格式方面,有自带运行界面的光盘,这种光盘大都有文字、声音、视频、动画等多种类型的内容;有以纯文本方式存放的资料;有以音轨格式存放的音影资料。在相关数字化处理时,对第一种情况可通过Window系统内部的ASPI接口驱动程序去读取光驱将其制作成镜像文件,它在文件里可以记录光盘的启动信息,同时此方式效率和速度都较高,但用户使用文件时需要使用虚拟光驱工具。对于第二种情况,采用普通的文件压缩方式即可。对于第三种情况,可采用各种转换工具,将原文件转换为MP3 等文件格式后,再制作成压缩文件。完成这些预处理后,将文件上传至服务器。为共享服务器上文件资源,一种方式是通过OPAC的链接实现,即在编目时,书后若附带电子资源,可参照UNIMARC电子资源著录标准进行编目,在MARC记录中增加一个 856 字段(存放查找电子资源所需的信息),并在子字段中输入统一资源地址,则该数据便能用于录用Internet协议的电子文献自动检索。另一种方式是利用ASP式Web工具编写访问数据库(先自建一个光盘目录数据库)和光盘镜像文件的程序,读者即可方便地通过浏览器查询、阅读光盘信息和下载光盘文件。如果没有能力开发这方面的应用可购买书刊附盘网络管理与应用的商业软件,这类商业软件集编目、管理、发布、检索为一体,为书刊附盘的资源共享提供了捷径。
流通阅览人力资源管理是整个图书馆人力资源管理的组成部分,宏观性的人力资源管理与整个图书馆人力资源管理是一致的。但从微观上要针对流通阅览部门的性质特点考虑。总体来说主要包括三个方面的管理,即制度管理、质量管理、量化管理。
制度管理实质上是一种行政方法,即根据流通阅览部门实际,制定切实可行具有操作性的制度,如人员应聘制度、奖惩制度、绩效考核制度、员工培训制度、内部业务管理制度等。制度管理具有一定的权威性、执行强制性、相对稳定性、内容具体性、时间有效性等特点。不同部门的制度还具有针对性、相对灵活性等。当然制度管理从根本上讲还是一种“人治”方法,因此存在着不可避免的局限性。主要表现在制度的制定者一般是部门领导和馆领导,开始实施时可能会遇到不同程度的抵触,但制度管理方法到目前仍然是大多数图书馆使用最广泛和使用时间最长的管理方法。
质量管理是以质量为中心,以全员参与为基础,目的在于通过让读者满意和部门所有成员及社会受益而达到长期成功的管理途径。质量管理首先强调的是质量第一,因为只有产品质量和服务质量才是争取读者的关键,才是现代图书馆在未来社会中参与竞争的基础;其二是强调读者第一,因为质量以读者的愿望和满意程度为衡量标准;其三是强调全员管理,即这种管理途径需要全员参与,还需要部内各不同业务类别,不同层次间的相互协调,共同努力才能实现;其四是强调以预防为主,即质量管理是一种事前管理,流通阅览质量工作的重点是产品和服务,是事先制定的一种控制手段和措施,是在提供产品和服务的过程中,在第一环节发现问题和解决问题;最后是强调听取读者反馈意见。每个馆员都有自身的服务对象,都能经常、直接地听到读者反馈意见从而有利于提高质量。
在流通阅览部门做好质量管理一是要确定读者要求,从不同途径了解读者对产品服务的满意度,明确读者需求的特点,内容方式,并以此作为质量管理开展的基础;二是根据读者需求确定质量方针和目标,质量方针偏向于宏观,质量目标偏向于微观;三是建立完善的质量体系,它至少应包括组织结构、业务工作过程、质量体系文件等。其中质量体系文件是最重要的,它的内容涉及质量方针、目标、体系要素、业务过程、工作程序的具体运行方式、方针,各个环节中每个工作人员的职责和规范等;四是开展质量审核,即通过审核,评估质量管理体系的有效性和质量提高程度,并及时发现问题,不断完善和改进质量体系。
量化管理(本节前也有提及)是通过本馆各部门所属工作强度和工作性质的横向比较,以及根据本部门各书库或阅览室共同接纳的读者量、书刊借还、阅览量和各类书刊的利用率状况,划分所承担的工作任务。并对其规定一定的工作数量和质量。量化管理由全体内部人员参与制定,具有管理的公开性、公证性和科学性。它对于工作人员的每一份工作内容都进行了量化,从容而具有评价的客观性。并且由于工作质量要求从主观评分转向权值计算,服务态度参考读者评价,这更趋于管理的合理性。此外,量化管理不仅对工作人员分内的工作数量和质量进行量化,还对分外的工作数量和质量进行量化。如额外工作的量化、科研成果的量化、服务态度与效果的量化、改革创新成果的量化等。这对全面评价每个职工的能动作用,加快图书馆管理与服务建设无疑具有非常积极的作用。