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应用文体的审美要因文而异，不能千篇一律。实用美、真实美、典型美、鲜明美等可以作为统一的审美标准，而快速美、新颖美、创新美、简明美等审美标准就要因文种而异。不能拿新闻、会议记录与法律、规章比成文的快速美，不能拿通知、通告与新闻、调查报告比材料的新颖美，不能拿学术论文、科技报告与命令、判决书比主旨的创新美，不能拿一副对联、一则广告去与工作总结、调查报告比语言的简明美……
应用文体的语言美要注意得体性。列宁指出：“文体应与内容相呼应，文章的语气应适合文章的论旨。”（克鲁普斯卡娅《向列宁学习工作方法》）刘勰在《文心雕龙·诏策》中作过这样的论述：“治戎燮伐，则辞有荐雷之威；眚灾肆赦，则文有春露之滋；明罚敕法，则辞有秋霜之烈。”意思是发兵打仗的诏令，须有雷霆的声威；赦免罪人的诏令，文笔有如春天雨露一样滋润；表明惩罚实施法律的诏令，言辞有如秋霜那样猛烈。从这里我们可以看出，实用文体语言的得体，是溢于言表的感情色彩与它所表述的内容的相得益彰。
应用文体的审美要因时而异，不可古今一体。譬如应用文体中运用对偶的修辞手法，就不能用传统的对联写作要求来死板要求。一条标语中的两句话，文章标题中的两个词组，如果能够字数、句子结构、词性、平仄都相对，自然是锦上添花，但以不损害内容的准确表达为原则，做到字数相等、结构相似也就可以了。
古代保留至今一些脍炙人口的应用文在语言上大都具有优美生动的特征，而且较多地借用了赋体的句式。如冯梦龙《禁溺女告示》中有：
为父者你自想，若不收女，你妻从何而来？为母者你自想，若不收女，你身从何活？况且生男未必孝顺，生女未必忤逆。若是有家的收养此女，何损家财？若是无家的收养此女，到八九岁过继人家，也值银数两，不曾负你怀抱之恩。
李斯《谏逐客书》中有：
臣闻地广者粟多，国大者人众，兵强则士勇。是以太山不让土壤，故能成其大；河海不择细流，故能就其深；王者不却众庶，故能明其德。是以地无四方，民无异国，四时充美，鬼神降福，此五帝、三王之所以无敌也。今乃弃黔首以资敌国，却宾客以业诸侯，使天下之士退而不敢西向，裹足不入秦，此所谓“藉寇兵而赍盗粮”者也。
夫物不产于秦，可宝者多；士不产于秦，而愿忠者众……
今天，我们写通告、写请示、写意见等，如果也用这一审美标准来指导写作，那就只能是东施效颦、买椟还珠了。
在今天我们写作应用文时，要因时因地而异。参加一个座谈会，做一个即席发言，在笔记本上写一个发言提纲就可以了，记忆力好的、掌握了说话技巧的，打个腹稿，不写发言提纲也成。没必要把发言内容整体形成文章，更没必要一定得形成铅字，再三斟酌推敲。打一个领条或借条之类，用随身钢笔几分钟写准确、写清楚就行，字写得一般完全不必计较。非要回办公室打开电脑、打字机，送个美美观观的一段楷体文字过来才成，或干脆去参加个书法培训班，把字练美了再来打借条或领条，那岂不误了正事？
应用文体的审美要因人而异，不可“千人一面”。小学生开始学写日记，你要求他写得准确、简明、生动，对写作不仅不能促进，反而促退。一个刚脱盲的大爷、大娘写个学习心得，写出了真体会、真感情就行了，语法与修辞就不要过高要求了……但是，作为一个科技工作者，连个科技报告都写不通顺；作为一名秘书，连机关常用文书都写不规范；作为一名教师，连教案都写不合格，如此种种情况是绝对不能原谅的。当然作为科技工作者、作为秘书、作为教师等，也允许有从不会到会，从会到美的过程。即从不知不会到应知应会，从应知应会到行家里手，从行家里手到专家权威。
汉代思想家王充在《论衡·自纪》中指出：“为世用者，百篇无害；无为用者，一章无补。如皆为用，则多用者为上，少者为下。”这一要求，对实用性、工具性很强的应用文体来说，十分重要。尤其是公务文书，规范着人们的言论行为，滥发公文势必造成人们忙于学习、贯彻，无法一一落实，打的雷大，下的雨小。文山会海，干实际工作的往往苦不堪言，造成文件传达成重要，制定措施成次要，落实行动成不要。滥发公文，可能造成部门与部门间公文的矛盾，部门内前后公文的矛盾，上下级公文之间的矛盾，让人莫衷一是，无所适从。所以历史上有朝令夕改、民不聊生的教训。
滥发公文，可能是“三个和尚没水吃”；不发公文，政令不畅，国无国法，家无家规，同样导致国将不国，民将不民。没有正确的思想路线作指导，没有明确的工作目标与工作重点，没有严格科学的工作管理，人心不齐、软弱涣散、一盘散沙，干什么工作都会失败，干什么事业都要垮台。该发的法规、公文不仅要发，而且要及时发，必要时还要结合新的情况，继续发。只有这样，才能引起有关部门、有关单位对政策、法规等的高度重视，做到认真贯彻、加强检查、彻底落实、办出成效。
乱作为、不作为、错作为，对于行政首长来说，都属于履职不当。滥发文、不发文、错发文，对于应用写作来说，都有损于应用文的实用美、工具美。何谓错发文？错发文指发文内容错误，发文时间错误，发文对象错误等。
违背客观事物发展规律的决策，是最大的人力、物力、财力浪费，既挫伤了群众的积极性，又影响了党和政府的号召力、凝聚力，影响恶劣、危害极大。
领导部门的决策本身并未违背客观事物的发展规律，但决策的下发时间或者过早，时机还不成熟，或者过晚，已时过境迁，其结果是也会造成或大或小的经济损失和不良的社会影响。
决策本身正确、时机把握也准确，但决策下达的对象全部错误或部分错误，也会给党和政府的工作带来损失和不良的影响。比如，大力发展生猪生产，并不是每一个民族都要大力发展生猪生产；禁止放鞭炮，并不是任何地方、任何时候都不能放鞭炮一样。
熟能生快、熟能生巧，这个规律适用于任何工作。曹操死后，长子曹丕继位。曹丕唯恐几个弟弟与他争位，便先下手为强，夺了二弟曹彰的兵权；又逼四弟曹熊上了吊。此时就剩下老三曹植，曹丕深恨之。故命曹植在大殿之上走七步，然后以“兄弟”为题即兴吟诗一首，但诗中却不能出现“兄弟”二字，成则罢了，不成便要痛下杀手。曹植不假思索，立刻脱口而出：“煮豆燃豆萁，豆在釜中泣。本是同根生，相煎何太急！”——这便是赫赫有名的“七步成诗”。曹丕听了以后潸然泪下，没下得了手，只是把曹植贬为安乡侯。曹植出口成诗的本领救了自己一命，试想如果曹植平日从不作诗，对怎样作诗一窍不通；或者作诗极少，别说七步成诗，就是七十步、七百步，也只能望诗兴叹。
刘义庆《世说新语·文学》：“桓宣武北征，袁虎时从，被责免官，会须露布文，唤袁倚马前令作，手不掇笔，俄得七纸，殊可观。”袁虎，即袁宏，字彦伯，小字虎，东晋时人。有奇才，文思敏捷，曾任大司马桓温的记室（主管起草表章、檄文等）。太和四年（369 年），桓温北伐，袁宏随军，当时他因犯错误而免去了官职。行军途中正好需要一份紧急文书，其他人都不能胜任操笔，只得把袁宏叫来，让他立即写成。袁宏倚在马背上，手不停笔，文不加点，一挥而就，一会儿的工夫就写了七张纸。袁宏如果从未写过作战类文书，别说倚马可等，就是睡在马厩里三天三夜也未必能写出。
熟从何来，就是要多写多练。“纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行。”实践出智慧、出能力、出技巧，应用写作也不例外。
有这样一个真实的故事，1960 年到 1962 年，披头士到汉堡去了 5 次。第一次，他们演了 106 晚，每晚 5 个小时以上。第二次，他们演了 92 次。第三次，他们演出 48 次，在台上待了 172 小时。最后两次汉堡之行在 1962 年 11 月和 12 月，一共是 90 个小时的演出。加起来，他们在一年半的时间内演出了 270 晚，到他们1964 年一鸣惊人时，他们大概现场演出了 12000 小时。你知道这个数字有多么惊人吗？今天的很多乐队，整个职业生涯也没有演出过 12000 小时。如果我们学写公文，一天平均 3 小时左右，持之以恒，10 年时间，我们应该是公文写作的行家了。
“兵马未到，粮草先行”。写作任务不会天天有，写作准备却要时时留心。未雨绸缪，有备无患，这是一种态度，也是一种科学的工作方法。作家秦牧说过：“一个作家应该有三个仓库。一个直接材料的仓库装从生活中得来的材料；一个间接仓库装书籍和资料中得来的材料；另一个就是日常收集的人民语言的仓库。有了这三种，写作起来就比较容易。”秦牧这里讲的是文学写作只有各方面的材料准备丰富，才有可能写作起来比较顺手，写得既快又好。应用写作同理，作为一名秘书，要立志把公文写得又快又好，也必须建立三个仓库：第一个装党和国家的最新方针政策，上级领导机关的文件、讲话精神；一个装本单位领导最近的工作思路与重点，本单位有关部门和个人的典型（正反两方面）材料；第三个装国内外同行业的先进改革管理经验等。有了这三个仓库，可为我们的公文写作提供极大的方便。
要做到整装待发、箭在弦上，一旦接到写作命令，就能很快进入写作状态，一气呵成，写得又好又快。
应用文章要写得迅速、写得及时，必须有较高的的语言文字表达能力。提笔忘字，常用的汉字都不熟悉不行；造句忘词，常用的词汇似是而非不行；句子表达不讲语法，句群之间不讲逻辑也不行。
2007 年温家宝在访问欧洲前接受英国《泰晤士报》采访，用了六段诗章来回答记者所提出的“最近读什么书”、“思考一些什么问题”：
他引用的第一例是左宗棠 23 岁在新房门口贴的一副对联：“身无半亩，心忧天下；读破万卷，神交古人。”
第二例是屈原《离骚》中的诗勉励：“长太息以掩涕兮，哀民生之多艰”；
第三例是郑板桥的《竹》：“衙斋卧听萧萧竹，疑是民间风雨声”；
第四例是宋朝张载的座右铭：“为天地立心，为生民立命，为往圣继绝学，为万世开太平”；
第五例是艾青 1938 年写的诗句：“为什么我眼里含着泪水？因为我对这土地爱得深沉”；
第六例是德国哲学家康德在《实践理性批判》里的话，后来作为他的座右铭，死后刻在他的墓碑上：“有两种东西，我对他们的思考越是深沉和持久，它们在我心中唤起的惊奇和敬畏就会日新月异，不断增长，这就是我头上的星空和心中的道德定律”。
温家宝总理的回答避实就虚，巧妙机智，既简洁明了又思想深刻，显示出丰富的文化底蕴。
我们不仅要学会从网络、报刊上快速获取写作材料，学会从上级、下级、本部门的文件中快速获取写作材料，有时还要学会从眼前的人、景、事中快速捕捉写作材料，特别是在即兴演讲中，这种能力显得十分重要。如：
就现场及时取材。一名解放军战士在一次欢迎军嫂来部队时的即兴演讲中讲道：
随着今年第 8 号台风“天鹅”掠过雷州半岛，两只“人间白天鹅”也携真情而来，飞临南中国海，栖息在军营的屋檐下，在我们这个阳盛阴衰的大家庭，在咱们兄弟的眼球里刮起一股晃眼而美丽的爱情飓风！
在座的军嫂不仅漂亮而且贤慧，战友们看，她们深情的目光多像战舰上的航标灯，示意老公在军旅道路上与时俱进；她们飘逸的秀发多像粗壮结实的钢缆绳，牢牢地把老公系在自己心坎上；她们灿烂的笑脸多像那南国绽开的木棉啊，点缀着和平繁荣昌盛、与时俱进的青春中国。有位诗人比喻军嫂是一轮皎洁的中国月亮，充满光辉，充满温馨，充满思念。而我要说，军嫂如同一张光盘，虽然瘦小，虽然羸弱，虽然单薄，虽然无语，但把你们放入军营这台特殊的影碟机里，就会从你们的心灵深处解读出缤纷多彩、感人至深的壮美画面：关于爱情与婚姻、关于家庭与事业，关于责任与道德，关于信念与理想……关于万里长城，关于我泱泱大中华！
就演讲情境取材。上海新闻工作者协会主席，原《解放日报》总编辑王维同志，一次出席上海市企业报新闻工作者协会成立大会，这次会议是在上钢三厂新建的俱乐部会议厅召开的。他即兴演讲的开头是这样的：
我来参加会议，没有想到有这么好的会场，这个会场不要说是市企业报记者协会成立大会，就是市记协成立大会也可以在这里召开。没有想到有这么多企业报记者、编辑参加这个大会，它说明企业报的同仁热爱自己的组织、支持这个组织。没有想到今天摆在主席台上的杜鹃花这么美丽。鲜花盛开，这标志着企业报记者协会也会像杜鹃花一样兴旺、发达。
他的演讲激起阵阵掌声。
就演讲者自身取材。在即兴演讲中，演讲者自身就潜藏着即兴讲话的素材。比如自己的姓名、外貌、兴趣爱好以及自身经历和见闻等方面。因此，如果即兴演讲者以自身为触点，抓住了“我”这一话题，将其讲好讲巧，那么既能自我介绍，又能吸引听众，营造一种轻松和谐的演讲气氛，不失为一种行之有效、简单易行的演讲技巧。例如“新东方”创始人俞敏洪先生在上海新东方总部的一次即兴演讲：
上海我已经一年没来了，所以今天很多同学来不是来听我的讲座的，而是来看我长什么样的。我在新东方算是长得比较难看的，但是，自从陈向东来到新东方以后，我就比较自信了。我在新东方讲英语也算讲得最差的，但是，自从陈向东老师来了，我也自信了。我相信，这次他从哈佛回来，他的英语口语到今天依然排在我后面。当然我与陈向东老师两人都是从农村出来的，陈向东老师更加保持了乡村的淳朴风味。
我想说的是，其实外表并不重要，真正重要的是一个人的知识、技能、生活经验、工作经验、判断力，以及最后把这一切加起来，上升成你这个人的智慧。当拥有智慧以后，这个世界就会变得非常美好，当你没有智慧，你会发觉这个世界处处与你作对，甚至有的时候你连生存下去都不可能。
材料真实美的第一要求是，作者要努力掌握真实的材料。调查研究要深入实际，不道听途说；要学会分析研究，去粗取精、去伪存真。运用第二手资料要查明出处，有原作的要以原作为准。
材料真实美的第二要求是，作者要负责运用真实的材料。为追求材料典型，随意夸大、随意缩写是要害之一；为追求符合观点，断章取义、添枝加叶是要害之二；为追求某种目的，无中生有，报喜不报忧是要害之三。
材料科学美的要求之一是必须掌握典型材料。搜集材料要“博采”，多方了解和积累；选择材料“贵约”，要有代表性有说服力。与主题有密切关系的材料如果都写入文章，就会出现堆砌的毛病，影响文章主题的表达。在与主题有关的材料中，应选最典型、最有代表性、最能反映事物本质的材料。只有典型的材料才能以一当十，底气十足，具有说服力；只有典型的材料才能突出主题，增强文章的应用效果；只有典型的材料才能节约作者的写作时间，节约读者的阅读时间。
材料科学美的要求之二是必须巧妙运用材料。把小材料放在节点上，巧妙烘托，写出重大意义；把旧材料变换角度、反弹琵琶写出新意，这就是材料运用的科学、材料运用的技巧。能举一反三的，不多费口舌；需反复强调的，不吝啬笔墨。妇孺皆知的，点到即止；富有新意的详尽叙述。用于衬托补充的材料，无需细述；突出主旨的材料，简略不得。
俗话说，“巧妇难为无米之炊”，没有“米”，再高明的厨师也做不出可口的饭菜。应用文要达到生动的目标，不但要占有丰富的材料，而且占有材料的新颖程度也很重要。一是要有敏锐目光，善于发现新材料。五彩斑斓的现实生活，为应用文写作提供了丰富的材料。长期的写作实践，使有些应用文写作者炼就了“火眼金睛”，在平凡的生活中收集、整理材料，以独特的目光洞察材料的新意，特别是那些代表新的发展方向、有着强大生命力的新事物，是写作者着意捕捉的对象。抓住了新事物，材料就能很好地表现主旨，读者就会对文章感兴趣，文章的生动性也就得到了增强。要引导学生懂得，自己不仅要具有敏锐的目光，善于发现，善于积累，而且要根据写作意图从中选出富于时代气息的、曲折而有情趣的材料。例如：改革新气象、科技新成果、环保新举措等等。新鲜生动的材料写入文章，才能虎虎有生气，有贴切感，有可读性。如果文章中用的多是陈谷子、烂芝麻，只会死水一潭，味同嚼蜡。二是善于发现旧材料中的新意。材料是支撑主旨的重要基础，新材料固然能够使文章新意显现，而有时旧材料也能起到较好的辅助作用，用得好，可以使文章异彩纷呈。运用旧材料，使之出新意，需要作者求异的思维和独特的视角，并着意挖掘深藏在材料背后的现实意义，从而映射出新事物的活力。
例：江泽民在一次讲话中论人才培养：“我要用三句话来表述：第一句是‘我劝天公重抖擞，不拘一格降人才’；第二句是‘千磨万击还坚劲，任尔东南西北风’；第三句是‘等闲识得春风面，万紫千红总是春’。就是说培养中青年领导干部，一要不拘一格，二要加强磨炼，三要人才辈出。”如此论述人才培养，让古诗放发出新的光彩。
麦肯锡公司曾经得到过一次沉痛的教训：该公司曾经为一家重要的大客户做咨询。咨询结束的时候，麦肯锡的项目负责人在电梯里见到了对方的董事长，该董事长问麦肯锡的项目负责人能不能说一下现在的结果。由于该项目负责人没有准备，无法在电梯从 30 层到 1 层运行的 300 秒内把结果说清楚。最终，麦肯锡失去了这一重要客户。从此，麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚，凡事要直奔主题，直奔结果。麦肯锡认为，一般情况下人们最多记住一二三，记不住四五六，所以凡事要归纳在三条之内。这就是如今在商界流传甚广的“300 秒电梯理论”或称“电梯演讲”。
应用文章的立意美主要指文章的意蕴美，包括文章的思想内涵深、精神境界高、审美意味新，这三者是密不可分且相互促进的。文章的意蕴对于文章立意来说，就像是一棵树：以思想内涵为根，以精神境界为干，以审美意味为枝叶，三者齐备，就是一棵茁壮的树。为此，我们必须在不断提高个人文化素质的基础上来增进文章的思想内涵，以保障文章立意具有丰厚的思想基础；必须在不断健全作者人格情操的前提下来提升文章的精神境界，以保障文章立意具有健康的精神保障；必须在不断充实作者艺术修养的条件下来丰富文章的审美意味，以保障文章立意具有优美的表现形式。
马克思的女儿曾向当时著名的历史学家维特克请教能否将古今历史缩成一本小小册子，教授说他用四句谚语就能够概括了古今历史：第一句是当上帝要灭亡某人时，往往先令其有炙人的权势；第二句是时间是筛子，最终会淘去一切历史的陈渣；第三句是蜜蜂盗花，结果反使花更荣盛；第四句是暗透了便能望见星光。
应用文是用于实务的，能否具有深刻的思想内容、新颖的见解和主张，决定着文章的实用效果。现在的应用文多为例行文书，很多撰文者只是“抄书匠”，今年抄去年，下级抄上级，人云亦云，毫无新意，读来味同嚼蜡。要做到立意新颖，一是需要写作者有较高的政策水平和思想境界，要善于在具体的事务性工作中深入思考，从而挖掘出深刻的思想内涵。一些高层决策文章的撰拟者，很多都是有着丰富管理经验的学者、专家，他们长期从事政策研究，具有很高的理论水平，对客观世界和社会现象有着独到的见解，用这些理论去指导现实工作，往往能够高屋建瓴，所撰写的应用文也就内涵深刻，主题新颖，达到事半功倍的效果。二是要投身实践，在实践中检验真理，发现新颖命题。很多应用文的作者都深居机关，大门不出，二门不迈，两眼向上，莫管众生，或作传声筒，或闭门造车，这就难以写出符合实际，操作性强，富有建设性的文章来。三是要善于研究，在比较鉴别中有所创新、有所发现。应用文的写作是复杂的脑力劳动，要想主题出彩，必须深入研究获取的材料，在综合归纳的基础上，提升文章主旨，做到平凡中见不凡，普遍中显规律。
宝贝——我的儿子，今天是你 18 周岁的生日，感谢你 18 年的成长过程给我们带来了酸甜苦辣的感受。
孩子，来吧，妈妈陪你喝几杯酒，为你即将要远离父母到千里之外去开创自己人生新的一页，也为你 18 岁就是成年人了，从此，属于你的社会责任都是你背负了，我们的监护人的责任没有了。
来吧，干了这杯酒，这杯是敬你的嘴巴的。今后，你的嘴巴不但有喝酒的资格，还有去酿造生活之酒的责任了。至于你酿造的是苦酒还是美酒，那要看你今后自己付出汗水的多或少。生活中有美酒也有苦酒，你都要勇敢去面对。你以后的漫漫人生必定有起有伏，你都必须去承受。你的嘴巴不可能永远只有香甜，必然有苦辣等着你品尝。喝了这杯酒后，你的嘴巴所说的每句话，别人都当真了，别人把你当成人了。你要信守诺言，做个有诚信的人。你所说的话，希望尽量能带给别人愉快，而不是牢骚和抱怨，牢骚和抱怨只是逃避现实的借口，不是积极的人生态度。
孩子，再干一杯，这杯是敬你耳朵的。你有两只耳朵，一边是听好话的，一边是听难听的话。今后，当你听到好听的话时要掌握分寸，不要自己飘起来。当你听到难听的话时，请不要跳起来。好话坏话都请你冷静，好话是否真实？坏话是否属实？请思量自己是不是真的有欠缺？干了这一杯，希望你能坦然接受好话坏话。
孩子，这一杯是敬你的眼睛的。请你的眼睛能够学会看到“看不见”的东西。什么是看不见的东西？就如面前这丰盛的酒菜你是看得见的；而爸爸妈妈在厨房辛苦了一上午去做的，却是在客厅的你没看见的。就如别人的成功和荣誉、财富，这是我们一下就看得见的；而别人的奋斗、汗水、努力，却是你看不见的。何况，并不是每滴汗水都有收获。但是没付出汗水，那就绝对没有收获。可是，付出汗水，即使没有收获也无悔。所以，请你学会用汗水换取收获，明白“看不见”的道理。
孩子，这一杯是敬你的“心”的。你要有孝心，父母、长辈在你的成长过程中倾注了无数的心血，你应该孝敬。你要有责任心，你将来的角色肯定会多起来，家庭责任、社会责任都不轻，你都要尽心尽力去做好。你要有爱心，爱别人，别人才会爱你，付出了爱，才有爱的回报。
孩子，干了这杯酒，意味着你长大了，你自己要学会思考，学会怎么做人，学会怎么和人相处……
孩子，干了这杯酒，妈妈在这里祝你在今后的人生路上一路走好，一切进步！！！
台湾倡导年轻人过“新丰富生活”有这样的宣传语：
同一条裙子，可以演绎多种风格；
同一个女子，可以有多种面貌；
同一个夜晚，可以有多种选择；
同一个梦想，可以有多种方式；
同一个人生，可以有多种过法。
我们说，同样的问题可以有多种角度，可以选择多种回答。2001 年 7 月，《机会》杂志在意大利美兰创刊。为了能一炮打响，董事长亨利·肯德里提议，请比尔盖茨来写发刊词。最后，比尔终于答应了在纽约开往内罗比的飞机上可以接受一刻钟的采访。记者为采访草拟了三个问题：第一，您认为最不能等待的事情是什么？第二，您认为谁不会第二次来敲门？第三，您认为现在最需要抓住的是什么？只要比尔·盖茨回答了这些问题，《机会》杂志就有了世界最绝妙的发刊词了。针对三个问题，比尔盖茨说，根据我的经验，我认为天下最不能等待的事是孝顺；第二个问题，对一位 40 岁的男人来说，不会第二次来敲门的只有一件事，那就是初恋。至于第三个问题是行善。采访结束记者始终没有听到机会二字。你看，比尔盖茨的回答另辟蹊径，不落俗套，既简洁又让人耳目一新。
应用文章不仅要言之有物，言之有理，还要言之有序。布局美指起承转合严谨自然，层次波澜照应得当，“行所不得不行，止所不得不止”。古人对文章的布局美有十分形象的说法，即“凤头、猪肚、豹尾”。文章的开头要漂亮，先声夺人，引人注目；文章的主体要充实，言之有物，理正情真；结尾要短而有力，忌虎头蛇尾，与“虎头”不相称，使文章趴下。当然，更不能没有结尾，使文章残缺不全。古代文章家认为“章有章法”，认真按章法办事，能使文章“首尾开阖，繁简奇正，各极其度。”（清·王世贞）这就表明，文章的结构，主要与具体文本的内在秩序有关，又与写作意图有密切的相关性。
应用文固有的结构模式，是人们在长期的使用过程中逐渐总结积累的结果，是人类精神财富的结晶。随着社会发展，交流需要不断增加，速度加快，这些固定的写作模式也受到了一定挑战。在写作中，要以独特的眼光，寻找新颖的角度，达到“远近高低各不同”的效果。另外，结构是为表达的需要而采取的使文章材料有机连接的方式，为了不拘泥于一种模式，可以根据需要适当变换，给人以新的面孔，防止出现千文一面的现象，使应用文结构灵活，表达活泼。下面这则启事的思路就颇有新意：
我的配偶昨晚不知去向，令我好不伤心。我俩一向臭味相投，对待生活从来脚踏实地。谁曾想，昨晚我们沐浴后去阳台看风景，一不留神，她随风而去。说实话，我俩谁也离不开谁。望好心人见后劝其完璧归赵。
最后请大家注意，我的配偶是一只“狼”牌足球袜。
寻觅者：另一只袜子
“热点冷看”：不凑热闹，不人云亦云。当别人在报道鲜花盛开的时候，你要提醒鲜花不加培育也会凋谢；当别人都在歌颂“到处莺歌燕舞”的时候，你能清醒地看到“道路是曲折的”；当别人都在反对官僚主义的时候，你别忘了“兵僚主义”也会害死人；当别人都在赞扬“不找领导找市场”的时候，你要告之“该找首长的时候还得找”，如此等等。如，1997 年5 月30 日，陕西省某部门组织了一场“别开生面”的现场会：小麦机械化东进西征收获活动开机仪式。新华社记者被邀请仪式现场采访报道。上午 10 时 40 分，仪式开始，几台收割机依次驶入麦田开始收割。30分钟后，参加仪式的人陆续离开，按说这时采访也可以结束了。但记者发现 3 台尚未进地的收割机突然掉头离去后，4 台在麦田的收割机也掉转车头准备打道回府。这反常的举动给记者带来巨大的问号：在龙口夺粮的“三夏”为何不一鼓作气继续收割？于是，他没有按通常惯例发一篇正面报道稿件，而是又进行了追踪采访。原来，仪式上被收割的是尚未成熟的小麦。记者当即写成了《夏收何必搞仪式，小麦未熟遭“剃头”》的批评性消息，给某些地方大搞形式主义的做法曝了光。由于报道突破常规，角度新颖，反映现实真实，有一定代表性，所以这篇消息获1997 年中国新闻奖。
“冷点热看”，指对发生在身边平常、冷门的事情不熟视无睹、漠不关心。多留个心眼，多些分析与思考，在看似冷门、平常的事件中找到给人意外惊喜的新闻热点。如《撤离，提前半小时》，抗洪救灾部队提前半小时撤离灾区。记者和群众都没能赶上欢送。
“小题大做”，指小题材的文章应寓以大主题，小中见大、见微知著，做出新颖、轰动、有影响力的文章来。如《通州日报》2002 年 7 月 24 日头版头条新闻，后获全国县市报好新闻一等奖的《两部手机“打通”一个工业园》，大体内容是：该市开发区马来西亚工业园周老板身上有两部手机，一部手机坏了，“周游列国”未修好，而在通州不仅修好了，而且收费合理；另一部手机丢失在通州的出租车上，失而复得。两件小事，周老板在人生地不熟的通州顿感通州人技高、业精，胜人一筹；诚实、守信，人品更佳。两部手机反映出一个大主题，“通州拥有一流投资环境”。
“大题小做”，大题材能够反映大主题，但由于大题材人们见得多、听得多，缺少新鲜感、吸引力，需要我们挖掘小切口，贴近受众、贴近实际、贴近生活，避免贪大求全，空洞无力的说教。如《新民晚报》1992 年 3 月 25 日的消息《15 斤牛肉干成了难题》，讲四川一名干部到上海联系工作，带了 15 斤牛肉干（土特产），但事情办成了，上海五六个单位没有一家收礼的。
规范写作的要求之一，应用文体结构的组成部分必须完整。像会议通知，时间、地点、人物、主题、有关要求等缺一不可；像行政公文，发文单位标识、公文字号、标题、主送机关、正文、成文时间、生效标识、主题词等不可或缺；像经济合同，立合同人、标的、数量、质量、合同的履行方式、合同的生效日期等双方约定条款要写得周密严谨。
规范写作的要求之二，应用文体的结构形式必须正确。像行政公文，公文的密级分秘密、机密、绝密三种，标题一般由发文机关、发文事由、文种三部分构成，发文字号一般由机关代字、年份、顺序号三部分构成；至于对联，则在句子结构、字数、词性、平仄等方面有严格的要求。
语言美的基本要求之一是真实、准确。孔子早就说过“修辞立其诚”，它指出了写作中语言表达的基本要求：必须是作者对于生活的观察与体验的坚实基础上，在作者的语言感受与语言表达相一致的过程中，在词语、句子、段落、篇章的不同层面上达到真实而准确。从应用文体语言的角度来说，杜绝假话、少说大话和空话是真实的基本要求，假话连篇害死人，华而不实、大而不当也要不得；语言色彩要符合文体特点，表达意思要符合主旨要求，行文前后不矛盾，不生造词语、不错写词语是准确的基本要求。
语言美的基本要求之二是明确、简洁。孔子曾说过“辞达而已”，这表明孔子在注意到语言表达“诚”的同时，还要注意语言表达的明确晓畅，简明扼要。在能够准确充分表情达意的前提下，进行具有个性色彩的简明表达，否则，就会表现出过犹不及这样的语言弊病。只有当一个人能够在其写作中显示出语言基础的牢实、言语表达的简明，才可以说这个人已经确确实实具备了语言表达的扎实功底。简明，就是要“清水出芙蓉，天然去雕饰”；简明，就是要“删繁就简三秋树，领异标新二月花”，简明是作者对美的一种追求，简明是作者对读者的一种负责。
曾见过一则短文《二郎庙记》，说四川某地有座二郎庙，庙里有个碑，碑上刻着《二郎庙记》，内容如下：
做好人莫如行善，行善莫如修二郎庙。二郎者，老郎之子、大郎之弟、三郎之兄也。庙前有二棵树，人皆认为树在庙前，我独认为庙在树后。庙内有钟鼓二楼，鼓声咚咚，钟声嗡嗡，因而为之记。
这段碑文，文字可谓简短，意思也可以算明确。不妥之处，读者也自然明白，只能说长而空不好，短而空也不好。
毛泽东同志在《工作方法六十条》中就已经指出：文件、文章应该具有三种性质：准确性、鲜明性、生动性。因此应用文的作者要心中有读者，在观点正确、表达准确的同时，时刻牢记读者都是有血有肉、活生生的人，收起冷冰冰的面孔，放下古板冷酷的架子，采取灵活多样、富有变化的写作技法，提高写作的生动性。
一是感情传递令应用文流光溢彩。应用文表达的感情因素，近来受到很多学者的关注。在一些诸如请示、调查报告、通讯、消息等应用文中，必要的感情表达能增强应用文感染力，更容易引起读者的兴趣和关注。
美国著名的广告人罗宾斯说过：“我坚信一流的情感才能组成一流的广告，所以我们每次都刻意在广告作品中注入强烈的情感。”中央电视台曾播出过一则关爱老年人的公益广告——《常回家看看》：几个子女都打电话回来，都说太忙没空回家，老人一人独自念叨着，她孤零零地守着房子直到深夜，在电视机前孤独地睡去。最后推出广告语：“别让你的父母感到孤独，常回家看看！”
二是必要修辞令应用文生动形象。修辞是运用语言手段提高语言表达效果的重要方法，常见的辞格有比喻、夸张、对偶、双关等。虽然应用文运用辞格的几率较低，但用与不用，在表达效果上差别很大。适当运用辞格，能够避免词不达意，化腐朽为神奇，化抽象为具体，可以增强语言的鼓动性与感染力。
例：父母为儿子十八周岁生日的贺词：
金无足赤，人无完人，但求勤勉，无愧于心。子龙十八，长大成人，为父为母，教诲谆谆：身体康健，立业之本，锻炼有方，快乐永存。中庸智慧，得益终身，上承祖训，下惠子孙。学业有成，技专一门，报国利家，丈夫责任。慎言多思，养性修身，与人为善，不可二心。荣辱成败，不堕精神，俭奢自持，胸有乾坤。王氏家族，诗礼为尊，望子成龙，共享天伦。鲲鹏有志，翔龙腾云，一生平安，全家安心！
三是创新语言令应用文充满生机。邓小平同志的“不管黑猫白猫，只要捉到老鼠就是好猫。”2008 年 12 月，薄熙来在全市“健康重庆”动员大会上的讲话生动活泼，妙语不断。在谈以毕业生健康时，他说：“专业不过硬是次品，身体不健康是废品，如果精神不健康，那就是危险品了。”此话一出，会场一片笑声。谈到身高这个指标时，他说：“咱们重庆人体质不错，能爬山，但个儿不行居然排在广东之后。咱比不上东北和山东大汉，但要有志气和广东的朋友一比高低。”笑声再次在会场响起。
贬词褒用出新意。美国纽约陆军国民警卫队副长官哈兰德少将曾在西点军校毕业典礼上作过演讲，在谈到军队指挥官必须具备的条件时，指出：
一要“懒惰”，以便部下有更多的工作和表现的机会；二要“空想”，想象部下比自己更能尽职尽责，更有能力；三要“轻信”，相信部下能胜任自己的工作，并能圆满地完成任务；四要“蛮干”，去干那些别人真正干不了，而实际上也难以办到的事；五要“无知”，永远把自己当做学生，哪怕问很“傻”的问题；六要“愚蠢”，干的事多于报酬，又不计较；七要“厚颜”，面对别人不愿意做的，自己不怕非议，挺身而出；八要“狂妄”，不盲从“大人物”，有与众不同的想法……
这种密切联系社会实际，切合读者经历感受的创新值得借鉴。但一味为了形象生动而失落了文章主旨也是不好的。新飞电冰箱曾用过的广告词：“春季给您带来沉醉，夏季给您带来欣慰，秋季给您带来甜美，冬季给您带来回味。”就得到消费者“我是来买冰箱的，不是来买诗歌的”回答。