下载掌阅APP，畅读海量书库
立即打开
纳入管理与非纳入管理是高校教职工人事档案管理的两种基本模式。两种模式各有利弊，各高校应对其加以优化，扬其优点，弃其不足，创造适合本校实际的最佳人事档案管理模式，提高人事档案管理水平和人事档案资源利用率。
高校教职工人事档案由管理人员、专业技术人员、工勤人员等三部分人员的人事档案构成。管理人员、专业技术人员的人事档案属于干部档案，工勤人员的人事档案属于工人档案。因此，高校教职工人事档案大致可分为干部档案和工人档案两大类别。
高校教职工人事档案管理模式按不同的分类标准可以分为不同的类型。探讨高校教职工人事档案管理模式，创造适合本校实际、具有本校特点的最佳管理模式，提高人事档案管理水平和人事档案资源利用率，具有积极的现实意义。
高校教职工人事档案管理以是否纳入综合档案室、档案馆等综合档案管理机构管理为标准，可分为纳入管理与非纳入管理两种基本模式。纳入管理即将教职工人事档案纳入综合档案室或档案馆等综合档案管理机构管理，组织人事部门对其进行领导与指导的管理模式；非纳入管理即教职工人事档案不纳入综合档案管理机构管理，直接由组织人事部门设立人事档案管理工作机构进行管理的管理模式。自 20 世纪 90 年代以来，高校教职工人事档案管理领域始终存在这两种管理模式，部分高校实行纳入管理，多数高校实行非纳入管理管理。
（一）非纳入管理的优点与不足
1.非纳入管理便于高校组织人事部门履行对人事档案工作的领导与指导职能，管理和使用教职工人事档案。
教职工人事档案工作是干部人事工作的重要组成部分，组织人事部门对人事档案工作负有领导与指导职责；教职工人事档案材料主要是在组织人事部门管理活动中形成，教职工人事档案又是组织人事部门从事管理活动的重要依据和凭证，使用教职工人事档案最多的也是组织人事部门。因此，组织人事部门从事教职工人事档案管理工作，既便于管理，也方便使用，更有利于履行组织人事部门对人事档案工作的领导与指导职能，发挥教职工人事档案的作用，实现教职工人事档案工作服务于组织人事工作的宗旨和目的。
2.非纳入管理在一定程度上不利于高校人事档案与综合档案之间资源互补和增值，容易导致高校档案管理机构、人员以及设施设备等资源重复配置和不均衡配置，造成不必要的资源闲置浪费和高校教职工人事档案与高校综合档案管理水平不平衡等问题的产生。
（二）纳入管理的优点与不足
1.纳入管理有利于精简和减少档案管理机构和管理人员，充分利用高校综合档案管理部门的保管场所和管理设备，实现人事档案信息和其他档案信息资源共享。
高校组织人事部门在教职工人事档案纳入综合档案管理机构管理后，可不再设置人事档案管理工作机构和配备人事档案管理人员，集中有限地人力、物力和财力进行人事档案的制度化、规范化和现代化建设，提高人事档案的管理水平；教职工人事档案材料收集的某些缺口和难点，可以直接从党群、行政、教学、科研等十一类综合档案中查找和补充；档案部门在进行编研时，也可以使编研成果在广度和深度上得到强化，提高教职工人事档案和综合档案的质量。
2.纳入管理容易导致人事档案使用不便以及将教职工人事档案与其他综合档案等同管理等问题的产生，影响组织人事部门履行对教职工人事档案工作的领导与指导职能以及教职工人事档案利用率和管理水平的提高。
高校组织人事部门在干部人事工作中随时都要使用教职工人事档案，纳入综合档案机构管理后，感觉没有自己管理使用方便，同时也不便于组织人事部门履行对教职工人事档案工作的领导与指导职能；教职工人事档案工作是一项政治性、政策性、保密性、专业性、服务性很强的工作，教职工人事档案管理不仅在管理人员配备上有特殊要求，而且在档案材料的收集整理、鉴别归档、接收转递、管理利用等方面都有一套不同于综合档案管理的制度。因此，教职工人事档案管理不能等同于综合档案管理；某些高校的组织人事部门不愿意将教职工人事档案交给综合档案管理机构管理，综合档案管理机构也不愿意接受教职工人事档案管理工作。
两种管理模式的利弊双重性，说明两种管理模式都不是最理想的管理模式。但两种管理模式都有其存在的法规依据。
1.现行人事档案法规明确规定领导与指导人事档案工作，管理人事档案是各级组织人事部门的法定职责。
《干部档案工作条例》规定：干部档案管理按照干部管理权限，由组织人事部门建立相应的干部档案管理工作机构进行集中或相对集中管理；干部档案工作纳入全国档案工作管理体系后，各级档案行政管理部门按《档案法》等有关规定，进行宏观管理、组织协调和监督指导工作，但“干部档案的具体管理和干部档案工作的领导与指导，仍以各级党委组织部门为主”
；纳入综合档案机构管理的单位，要固定专人管理，业务工作要接受组织人事部门的领导与指导。《流动人员人事档案管理暂行规定》规定：流动人员人事档案由县以上（含县）党委组织部门和政府人事行政部门所属的人才流动服务机构统一管理，接受同级党委组织部门、政府人事行政部门的监督和指导；《企业职工档案管理工作规定》规定：企业职工档案由所在企业的劳动（组织人事）职能机构管理。
2.现行人事档案法规明确肯定人事档案可以纳入单位综合档案管理机构管理。
《干部档案工作条例》就有关于“干部档案被纳入综合档案室管理的单位”如何进行干部档案管理工作的相关规定，说明干部档案可以纳入单位综合档案室管理；国家教育行政部门、国家档案局制定的高校档案工作法规，既没有明确肯定也没有明确否定高校教职工人事档案可以实行纳入管理；在一些省级教育和档案行政部门制定的高校档案工作文件中，则明确规定高校教职工人事档案可以实行纳入管理。
国家教委 1993 年发布的《高等学校档案实体分类法》中确定的十个一级类目虽然没有人事档案类，但在实体分类的几个问题处理中，专门提出了关于纳入管理的人事档案的分类编号如何处理问题，说明高校教职工人事档案可以实行纳入管理。国家教育部、国家档案局 2008 年颁布的《高等学校档案管理办法》虽然也没有明确规定高校职工人事档案是否可以实行纳入管理，但《办法》中明确规定：“需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。”高校教职工人事档案显然可以按“需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案”处理，在组织人事部门设立档案馆分室或在档案馆设教职工人事档案科室单独保管。
某些省、市、自治区教育行政管理部门提倡、鼓励高校人事档案纳入综合档案管理机构管理。四川省教委 1995 年颁发的《四川省高等学校人事档案工作规范》规定：“高校人事档案，在条件成熟时一般应纳入综合档案管理机构。已建馆的院校，人事档案是档案馆的组成部分，统一安排管理，同时在业务上接受组织、人事部门的指导。”四川省教育厅、四川省档案局 2009 年制定的《四川省〈高等学校档案管理办法〉实施细则（试行）》明确将人事档案作为人事类列入高校档案一级类目，纳入高校档案机构管理范围。
纳入管理和非纳入管理都有自己的优点和不足，都有其存在的法规性依据；现行人事档案法规并未规定只能实行某一种管理模式而不能实行另一种管理模式。各高校应以是否有利于提高人事档案管理水平，有利于学校档案设施设备、管档人员、管档经费等人财物资源的合理配置，有利于以提高人事档案利用率为出发点，按照有利管理，方便利用，便于指导的原则，对所选择的管理模式进行优化，扬其优点和长处，弃其弊端和不足，创造适合本校实际、具有本校特点的最佳管理模式，实现各类档案资源信息共享和增值，使高校的教职工人事档案管理始终处在一个最佳的运行状态，以提高人事档案管理水平和人事档案资源利用率。
1.成立院校级档案工作委员会，负责全校（院）各类档案工作的领导与指导、监督和检查工作，协调和处理教职工人事档案工作与综合档案工作之间出现的问题和矛盾，统筹优化机构设置、人员以及设施设备等档案资源的配置，确保组织人事部门领导与指导人事档案工作职能的实现。“高校可以成立由校长为主任委员、主管校领导和相关校领导为副主任委员、相关职能部门负责人组成的学校档案工作委员会，作为学校档案工作的组织、协调和咨询机构。”
2.建立覆盖全校（院）的档案材料收集机制和工作机制，确保教职工人事档案材料和综合档案材料收集的完整性；整合档案信息资源，建立校级档案管理信息系统，实现档案信息资源互补和增值，解决教职工人事档案移交综合档案机构管理后不方便组织人事部门利用问题，弥补非纳入管理不利于高校档案资源相互补充和增值的不足，提高档案信息资源利用率。
3.完善教职工人事档案和综合档案管理制度，确保各类档案管理特性和管理目标的实现。教职工人事档案和综合档案各有其特殊性，管理办法、要求、目标等各不相同，教职工人事档案中的查借阅制度、转递制度、保管保密制度，与高校十一大类档案有明显区别。因此，无论是纳入管理还是非纳入管理都需要建立两类不同性质的档案管理制度，确保教职工人事档案和综合档案管理目标的实现。