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公正、法制不仅适用于治国安邦，从事涉外商务活动的人士更要懂法、知法，在撰写商务信函的过程中要确保条文的准确性、完整性和合法性。

在撰写商务函电时要格外谨慎，因为它是你和见不到面的对方交流的凭据。中国有句老话叫作：见信如面。事实的确如此，通过称谓、字里行间的行文就能看出来对方的态度和对方合作的诚意。所以，商务函电往往有固定的格式和规范，甚至用词、用句都有一定的模板，所传递的信息必须准确无误。外贸英语函电小到一个标点符号，大到一个段落，都必须严格遵守格式要求。比如，信函开头的称呼语“Dear Sir”，后面就需要有一个逗号。如果因为粗心忽略了，或只是随便点个点，就不符合外贸英语函电的格式规范要求。再比如，在不清楚收信的女士结婚与否时，用Ms．来称呼是最稳妥的方法。此外，外贸信函在某种程度上讲，也等同于合同，具有法律效力。所以我们要秉着规范、严谨的态度来关注每个细节，还要具有敏锐的洞察力，谨防假合同和商业欺诈。

外贸信函的格式特别重要，其正确与否关系到一个进出口企业形象的优劣。格式正确是对外进行形象展示的第一步。只有在书写格式标准的前提下，才能起到外贸信函的作用，才能与对方建立起稳固的业务关系，才能提升企业对外的影响力。我们要掌握外贸信函的写作格式、写作原则，学会如何与外国进出口企业进行业务往来、进行沟通协调，还要自觉接受中华优秀传统文化的熏陶，在国际贸易中主动传播中华优秀传统文化，使传播中国文化成为一种习惯，并挖掘传统文化的内涵，在促进对外交流与合作、提升中国文化的国际影响力中实现人生价值。