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公文是应用文的重要内容。应用文是一种特殊的文体，它不是诗歌、小说、散文、戏剧之类的文学文体，也不是议论文、记叙文、抒情文之类的文体。它属于在工作、学习、生活中应对实际需要和具体用途一类文体，即应用文书（或称实用文书）或应用文体，俗称应用文。应用文根据行文主体和内容性质分为公务文书和私务文书，而公务文书即公文。公文是历代国家机关、政党、团体和企事业单位用于处理公共事务的文体，它由不同历史阶段（或时期）的多个文种组成，形成一个体系。“公文”一词的出现，最早见于西晋陈寿的《三国志·魏·赵俨传》：“辄白曹公，公文下郡，绵绢悉以还民。”《后汉书·刘陶传》也有“但更相告语，莫肯公文”之语。从“公文”一词出现起，其在社会管理中的枢纽作用——公文的基本职能便已出现。除了使用“公文”这一概念外，各朝各代的公文还有着不同的名目：殷商时称“典册”，周代称“中”，秦时称“典籍”，汉称“文书”，“文案”，三国称“公文”，唐宋称“文卷”“案卷”，元称“文卷”“簿籍”，明称“文牍”“案牍”，清称“牌子”“本章”等，而近代称得最多的是“文牍”“文书”“应用文”等词。其中，“文书”最早出自西汉贾谊的《新书·过秦（下）》，这里的“文书”泛指古代文集图册。东汉时期，班固在《汉书·刑法志》中提出：“文书盈于几阁，典者不能遍睹。”此处的文书指公务文书。“公文”一词的出现大约在三国以后，晚于“文书”。在古代，公文又称为公牍或文牍。所谓牍，因其字从片部，而片为半木，所以出之于版者为牍。中华民国时期，徐望之所著《公牍通论》，即为“公文通论”。“文件”这一称谓在清朝末期开始使用。在如今的机关公文处理工作中，文件既可作为单独概念使用，也可作为集合概念使用。从狭义上来讲，文件既指专门的头版公文，也可指个别文件，如“国务院文件”或“×××发送的文件”。从广义的几个概念来讲，文件即公务文书，指的是机关公务文书的总称。
探讨公文传播学之际，一个不可避免的问题是如何理解“传播”这个基本概念。据考证，“传播”一词起源于拉丁语的communicatio和communis, 14 世纪在英语中写作comynycacion,15 世纪后逐渐演变为现代词形，其含义包括“会话”“交流”“通信”等。通过这些日常用语，我们可以发现，传播一词指的是人类传递或交流消息、观点、感情等与此有关的交往活动。
“传播”何时作为理论语言开始使用尚待考证，但根据现有文献我们可以判断，早在20 世纪初，一些学者就已经将传播列入学术考察的范畴。例如，美国社会学家库利在1909 年出版的《社会组织》一书中专门开设了《传播》一章加以论述，皮尔士也在 1911 年出版的《思想的法则》中对“传播”进行了论述。库利和皮尔士对传播的描述开创了界定传播概念的两个传统，一个是社会学传统，一个是符号学或语义学传统。随着信息科学的诞生，许多传播学家在界定传播概念之际突出强调传播的信息属性。著名传播学家施拉姆在《传播是怎样运行的》中提出传播至少有三个要素：信源、讯息和信宿。另一位传播学家阿耶尔则更明确地提出：传播在广义上指的是信息的传递，其不仅包括新闻、还包括表达感情、期待、命令或其他任何什么。
经过以上分析，我们可以将传播界定为社会信息的传递或社会信息系统的运行。这样一个定义，有助于我们更客观地认识和把握人类社会传播的客观规律。此外，传播是通过一定的媒介、手段和工具进行的，语言的产生是真正意义上的人类传播的开端。根据媒介产生和发展的历史脉络，我们可以把迄今为止的人类传播活动分为口语传播时代、文字传播时代、印花传播时代和电子传播时代 4 个阶段。值得注意的是，这个历史进程并不是各种媒介依次取代的过程，而是一个依次叠加的进程。因此，公文传播学就是研究公文作为社会信息传递或社会信息系统运行的历史、特征、规律、价值等各个基本问题的学科。