第二节
无时不文

一 概述

“中国的重大决策活动已经形成了一整套相对稳定的程序与方式，即宣传、试验、计划、组织、协调和总结等基本方式，构成了完整的依次递进的基本程序（朱光磊，1997）。”在这些完整的程序当中，都离不开文件的作用，可以说文件从头到尾都贯彻始终。于是，文件就与现实政治生活产生了密切的联系，甚至可以这样说“一文国动，一文国定”。

如果根据文件级别进行划分的话，我们发现在当前中国的政治生活当中，党的文献是指导全党全国各项工作的重要依据，其中人民日报的社论和评论员文章就是是分析判断形势的重要方向标，一份文件对一个地区的发展发挥关键性作用。如2011年5月24日17时08分，国家发改委签出一份公文，湛江钢铁项目正式获得核准批复，市长王中丙手持批文从国家发改委走出来时难抑激动亲吻批复文件，在门外苦候多时的湛江市发改局以及驻京办的工作人员们群情振奋，早已顾不得周围的人来人往，握拳、叫好、击掌、拥抱、欢笑……（人民网，2012），足见这份文件的重要性。文件通常以命令、指示、建议、要求等形式在行政等级中传递，其功用是要求下级能够按照上级文件所表达的意图及时行动起来。尤其对职能部门来讲，文件所表达的政务信息几乎成为它的行政决策和行政实施所依凭的重要基础之一（周庆智，2004）。正是在这个意义上，人们称之为“文件中国”，“现今中国的政治体制还保留着一种在许多方面反映了从前中华帝国官僚制度的广泛的文件制度。每个部都有自己的内部文件系列，这些文件从每个公历年的第一份起，按顺序编号。文件制度决定着各种文件被处理的方式，每份文件都有一个分类的标签，专业人员把文件分类，文件类别包括：命令，要求收文者准确执行，不容有丝毫偏离；指示，可根据当地情况做修改，但修改须得到上一级机构的批准；通知，提供可供参考的信息，其含义是鼓励利用其中合适的东西；信息，表达某位官员现时的观点。在严格的命令和非约束性的信息之间，还有许多其他的文件等级”（李侃如，2010）。

正是因为文件的重要性，所以政府一直非常强调干部的文字能力。早在1951年6月6日《人民日报》开始连载吕叔湘、朱德熙的《语法修辞讲话》，当天发表经毛泽东修改的社论“正确地使用祖国的语言，为语言的纯洁和健康而斗争”。关于文字重要地位，邓小平（1994）有过这样的描述：开会虽然是一种必需的领导方法，但是无论是不是重要的报告会，缺席的人总是很多，就算出席的人能听进去的也很少了。所以学会拿笔杆子就非常重要了，经过笔杆子的磨练可以提高思想。所以用笔领导是领导的主要方法。不懂得用笔杆子，这个领导本身就是很有缺陷的。所以，在政府运行中，如何运用合适的文字来表达政策行为传递的意义就显得非常重要了，进而构成了政府实际运行能力的重要组成部分。一些实际工作部门领导的说法也验证这一点，从某种意义上说，文稿质量决定机关的工作水平（王焕承，2010）。某市委常委、秘书长认为，对一个机关而言，机关工作没有一定的文字能力就不可能进行正常的工作，不准确的文字并不能把党政的政策方针等表达完善，就无法及时、全面地反映群众的意见和呼声。足见文字工作在政治中的重要地位。

对政府运行和公务员工作而言，除了正式文件，还有大量的其他文字，这些文字工作甚至有时候比正式文件占的比重更大，根据本书进行相关的问卷调查也说明这一点，在回答“您认为文字工作对公务员有什么重要性？”问题时，回答核心能力和重要能力的占据到有效问卷的96.4%。

在实际的政治生活当中，公务员对文字工作重要性的认知，往往从进入体制即有体会，很多人正是具有一定的文字能力才被体制认可，很多干部甚至高级干部都是因为文字功底过硬而得到重用。一位市委常委、秘书长说，在机关工作需要多方面的才能，但过硬的文字功夫是最为重要的。只有具有相匹配的文化知识的人才能拥有良好的表达能力。所以进步快有前景的同志都是知识扎实的人。在公务员的政治文字生涯中，几乎每个人都有几篇得意之作，而个人的提拔、进步往往得益于这些文字给他们的级别晋升提供的机会。有一位从乡村教师做到市委办公厅副主任的干部回忆每一次进步都与写文章有关：23岁被评为市级优秀教师，得益于我在学校一次班主任经验交流会上的发言给大家留下了深刻印象；25岁被调到县教育局，因为局领导觉得我“能写点东西”；28岁被调到县委办公室从事文稿写作工作，还得益于我的文笔。我深切地感到，以文立身，受用终生（秘书工作编辑部，2008）。因文字能力受领导赏识得到培养锻炼重用，几乎可以算得上是一些地区乡镇主职干部产生的一种模式（吴毅，2007）。所以说，写作能力是机关干部的“看家本领”，没有这个本领，在机关工作是没有发展余地的，起码是不合格的机关干部（黄挺拔，2008）。

其实不仅是在基层政治当中，而且在较高级别的政治生态中也是如此。如作为重要国家部委之一的外交部，尽管工作各不相同，但是无论如何都要从最基本的文字开始（陈伟雄，2011）。而曾担任过国务院研究室主任的王梦奎（2009）则说，几个部长向他反映，现在最缺的，是懂业务、文笔又好，能写点东西的人。某部委有位年轻干部参加了一次演讲比赛，主题是讲奉献，一位部长认为这篇讲稿写得真挚感人，后来换秘书时部长就将这位干部选做自己的新秘书。足见文字对公务员的重要性。由于文字工作对于政府公务员的重要性，所以公务员每天花在文字上时间占据上班时间的重要部分，无论是从事文字工作的公务员，还是从事实务工作的公务员。根据我们的问卷调查，在回答“平均每天花在文字上的时间”时，答案是2-3小时及其以上的占到64%以上。甚至在特殊时间段，政府公务员主要的工作就是加班写稿子，这一度成为机关工作中的常态，如某市委信息处编刊的同志，连续三年时间基本上没有节假日、没有礼拜天，每天晚上都工作至10点、11点，甚至凌晨，加班加点对他们来讲，是平常的事。

由此可见，文件及其相关的文字工作在政府运行和公务员日常行为中具有的重要性。下面对这些文字进行类型学的划分，对其运作的流程进行整体性的诠释，从而更好理解文字工作在公务员日常生活中地位和作用。

二 文字工作的分类

1.已有的分类

从目前来看，不同分类角度可以将机关公文做如下的划分，具体如表2-4所示。

虽然从公文写作理论来看有以上很多种类，但在从政府机关的实际运行过程来看，经常是各种类型杂揉在一起的。如中央国家机关“当好主力军、建功十二五、迎接十八大”首届公文写作技能大赛分类为：经验材料、计划方案、领导讲话、学习体会、信息简报、公函便函、通知通报、请示报告、总结报告、规章制度共10类。在公务员文字行为中，通过文字履行政府职能的主要是各种文件（公文）（张林华，2007），除此，还有很多非法定的文字，甚至比法定文字还重要。比如党委（政府）工作报告、工作要点、重要会议决议、干部考察材料、领导批示落实情况汇总、常委会议纪要、调研方案、接待方案制定等。也有学者将政府文件划分为三种类型：政治文件、管理文件和信息文件。

2.本书的分类

在本书的研究中，根据研究导向，对机关文字分类主要考虑以下几点：一是范围上的包容性，囊括公务员所有的文字工作，而不局限于红头文件之类；二是有利于分析文字工作的复杂性，有利于分析文字行为的过程、动因、成效，能从这种分析中看出公务员工作和政府运行过程。三是分类，主要是从现实的逻辑出发，而不是局限于具体的文种形式。基于此，本书提出对政府文件及其文字分类标准：以文对人，以文对文，以文对事三类，其标准是文字的来源，因为人、文、事也对应着文字的对象和文字的功能，而来源、对象、功能是决定文字工作的三个最主要因素。因此，本书拟从这三个维度对文字类别进行具体分析。

（1）以文对人 ^[1]

这里的以文对人中的“人”主要是指领导 ^[2] ，即文字的需求来自于领导，文字主要服务于领导，这种文字的功能主要是领导表达意志和意志向领导表达。

第一，领导要说，即作为某个机关的代表，领导需要对有关问题进行表态，对工作进行部署，对意图进行强调，对思路进行提示，对下属进行激励约束，等等，都需要领导表达意志，而表达领导意志的典型文种是讲话稿。正如有人总结的，党的领导人讲话是具有不可替代作用，传达的是党的意志，重要讲话结束后，《人民日报》的评论紧随新华社的新闻通稿，人民出版社出版发行单行本，对领导讲话的重要精神推出相对应的辅导读物，帮助其快速全面的理解重要精神。省级领导的讲话紧跟其后，积极把思想贯彻落实在整个过程中。在这个过程中，各级机关组织集体学习、开展专题辅导、联系实际贯彻落实（何新国，2011），可以说学习贯彻中央高层领导讲话精神是各级机关一项重要的日常工作。如果按照讲话的内容和效用来划分，讲话稿大致可分为六种。一是总结性讲话，回顾一个时期、一定阶段或某项工作的情况；二是指示性讲活，对今后工作作指示并提出意见、要求和希望；三是综合性讲话，既有总结也有指示；四是动员性讲话，主要是就某些活动的性质、意义进行阐述以鼓励斗志和信心；五是祝贺性讲话，对某项活动或成果表示祝贺、感谢和慰问；六是其他讲话，如通报性、说明性的讲话（周政华，1989）。此外还有很多即时性讲话，比如开幕词、闭幕词、欢迎词等。无论是正式讲话，还是临时讲话，都需要下级提供正式讲话稿或讲话提纲。比如，从事外事工作的人员都有一项重要的文字工作是给上级领导准备谈话参考要点，简称“谈参”。其中最难一点是在遇到若干位领导接待同一批外宾时，谈参不能一稿通用，千人一面，要根据不同级别的领导做必要的调整。即使没有内容的更新，但是要有新词汇的替换，即使没有创新点，也要有新的表达方式，就算连内容都没有新词汇替换，那就需要更新框架的搭建（陈伟雄，2011）。

第二，领导要看。在以文对人中，除了领导有话要说体现自己的意志，还有领导想了解下级部门和地区的情况，下级希望让领导了解以更好支持自己的这类文字，简而言之就是领导想知道和需要让领导知道的情况，这类文字的主要表现形式是各种信息和情况报告。信息就是领导的“兴奋点”，就是领导关心的、看重的、需要掌握的内容（杨勇，2010）。一般来讲，让领导看的信息主要通过以下几种文字来表达，一是下级机关向上级机关报送文电；二是开展调查研究并上报调查报告；三是党政机关的工作总结和工作报告；四是紧急情况和重大、突发事件报告；五是利用内部刊物来反映情况和传递信息。这些形式在各级党政机关被普遍采用、经常使用，且一般都由专门的组织形式和固定的流程来负责这项工作（刘耀国，2009）。从日常运行中来看，文字工作中最大的就是内部信息。有公务员谈到进入领导办公室时，首先印入他眼帘的就是桌子上堆着的各类信息，大概有1.5米高，而这只是一天时间内各单位报上来的各类信息材料。内部刊物的名称多种多样，有各种“简报”，有各种“通信”，有各种“动态”，有各种“摘要（报）”，还有党刊和政报，等等。比如西安市委创办了《每日情况汇报》，当年共出刊161期，市委、市政府领导批示共计86期181条，领导批示期数占到了总期数的54%，足见领导的关注程度。这种信息除了使领导了解下级工作，还可以起到同级领导之间互通情况的作用。

（2）以文对事

这里所讲的事主要是指业务工作，即由于本部门、本岗位的业务工作需要而产生的文字工作，这些文字包括工作计划、调研报告、批复，计划方案、通知通报、总结报告、规章制度，等等。以文对事的文字可以分为两类：一是请求协商类，如公函便函、请示报告等。其主要目的和功能是希望获得收文单位的帮助、支持、指导。大部分涉及上级单位和外单位，而且往往有求于人，在行文语气上要求很高。比如向上级机关写请示，不要跟上级讲大政策、大道理，以免给人一种鲁班门前耍大斧的感觉，切忌以政策压人、以文件压人。那样不但达不到请示的目的，还会让上级反感。态度要诚恳，语气要谦虚、委婉，尽量使用打算、准备、建议、可否等带有商量口吻的词语（胡海鹏，2007）。

二是解决问题类，针对业务工作中的特定问题而提出的解决方案。如规划纲要、计划方案、意见批复、规章规定等。这类文字是机关和岗位职能的集中体现，是工作人员水平和能力的集中体现，考验着起草人员的知识积累和思维能力。

比如工作要点是各单位用于部署和安排年度工作的一种专用文种。每年的伊始以及岁末都是笔杆子们忙碌的时候，为了有更高的质量，这些人必须要掌握计划的写作特点。自然而然的年度、季度、月工以及周工计划便成了笔杆子们的常用计划。计划类文书包括“计划”“规划”“纲要”“方案”“预案”“工作安排”“工作要点”“工作设想”等。具体如表2-5所示（付传、林爽，2009）。

（3）以文对文

以文对文的含义是与岗位业务工作没有直接关联，由于外部的各种需求才产生了文字工作。比如各种文件转发、专题报告、综合总结，等等。

机关处理这些文字工作的形式主要有两类。一是转发。文件转发是政府命令下达和信息传递的重要方式之一（周庆智，2010），其指导思想是，领导机关制发的文件，是认真考究过的，照办就行（王影聪，2011）。机关文字工作中，转发的比例有多少呢，据某县民政局统计，转发上级机关来文所占比例为66.90%，其余为县委、政府来文，所占比例为33.10%（周庆智，2010）。这种转发，也要经过拟制、审核、签发等一系列严格的程序。但是，在内容上却基本照搬即可。因此，在实践中产生了大量的“接力文”，以文件贯彻文件，有的党政机关一字不漏地照抄照转上级机关文件，“照葫芦画瓢”，造成发文机关名称重复、一大串“关于”的现象。还有一种“季节文”，制发公文不动脑筋、不求创新，把往年的文件拿出来修修补补、改头换面。如某县委办中秋节前发一个通知，通知中仍出现“端午节”的字眼（刘文森，2011）。甚至在20世纪90年代某税务所接到一份上级转发文件，文件是在复印的基础上再复印的，由于复印机性能欠佳，文件字迹不清楚，该税务所将5%的税率误作为3%的税率执行（彭检珠，1994）。从对这类转发文字分析来看，重复性套语过多，上下级文件的用语及所在位置、章法结构都很相似，不管是对中央规定的评价还是对下级工作的部署，都由类似话语组成，下级文件只进行了有限的局部改写，口径与上级保持高度一致，越到下级，越变本加厉地使用套语，“有力依据”或“重要举措”，表明下级对上级的重视，“认真学习，深刻理解”，“把握重点，深入开展”，“加强领导，合力推进”则体现了布置工作时不容置疑的强制性，“要认真组织学习，广泛宣传发动，要加强指导，逐项对照，要定期汇报”等排比铺陈，增强了发文的权威性，形成了一种居高临下、俯瞰傲视的语言态势（侯吉永，2009）。

以文对文的第二种主要工作方式是“改头换面”，典型文稿是各种检查式的汇报、各种经验总结。虽然这种文字的工作量不小，诸如政治学习总结、评选先进材料、检查汇报等，但大都可以一稿多用。根据以往的经验来进行写作可以分为三种基本的套路：一是对曾经已完成的文稿进行时态的修改，加以领导指示的数据为佐证。二是强调上级下达的文件，把关键问题直接套用在本单位的书面汇报中。三是灵活运用“典型经验”，活学活用举一反三，在写汇报材料的时候通常可以利用以往的典型经验进行运用与开发。比如本地有农民致富的案例，这样的事例在上报“调整产业结构”做法时可以用，也可用于“科教兴农”上，总结“计划生育工作三结合”还可以用。针对这类复杂的文字工作，只要写作人员掌握了其中的套路和要领应对起来就是得心应手的（赵树凯，2005）。

三 文字行为重点

上面我们梳理了公务员文字工作的主要类别，即要写什么样的文字。下面看看他们怎样来处理文字工作。这里的怎样写，不是分析其流程，而是分析其行为的重点，即在写作过程中哪些环节是最需要重视和把握的。

1.个性和经验

首先我们从公务员写作经验中梳理一下文字行为的重点。在各级党政机关中，一般都设有办公厅（室）、研究室、政策研究室、调研室（处）、政策法规司（处）等机构，这些机构承担的主要职责是负责各种文字工作，是参谋和助手班子，是以调查研究和文章写作为职业的（王梦奎，2009）。如前所述，虽然机关文字工作人人有份，但这些专事文字的人日夜念兹在兹，有些人更是毕其一生从事文字工作，其感悟更加深刻和全面，对文字的总结更有代表性。表2-6中罗列的即是各级政府的笔杆子们所总结的文字工作重点。

在本书的访谈中，访谈对象也说明了这10类文字写作中的注意事项。

在梳理了各种文字类别及其代表性文种的写作重点和难点以后，下面再结合本书的调查问卷进行更为细致的分析。

2.共性和逻辑

通过以上对笔杆子们的经验梳理，我们可以看到政府文字写作中的各种要点。而在实际操作中，还有更多意会的技巧，比如有一位从事文字工作十几年的某市副局长说，在给党委和政府写稿子时两者的要求完全不同，如果在虚实关系上把握不好，稿子就砸了。可以看出，由于写作的个体性和政府文字的权力性，公务员的文字写作是一个光谱，在文字创作和权力运作的两个逻辑之间寻求最佳组合。在本书看来，虽然以文对人、以文对事、以文对文三类文字各有其侧重点，但存在的共性远大于其个性，更是存在着内部的一致性逻辑。这种共性的集中体现就是：机关写作必须要在文学性、政治性、行政性三个维度展开，三者比例调配得当方能成为佳作。

第一，文学性，即作为机关写作而言，必须遵循文字和写作的内在要求，包括逻辑结构、遣词造句、修辞文法、论证论据论点，等等。正如王梦奎所说，写文章不是少数人的事，凡是知书识字的人，几乎都要写文章。决议和决定，报告和讲话，论文和专著，调研报告和政策建议，乃至书信、公告、通知、合同、广告、便条，以及手机短信之类，都是文章，只是体裁和载体不同（王梦奎，2009）。所以我们看到几乎所有的经验总结都会讲到这样几个问题：搭架子、找材料、修改、逻辑修辞，等等。下面这些文字充分说明了这种写作的文学性要求：文稿起草是一门硬功夫，种类繁多，内容庞杂。起草者既要了解各领域的知识，又要深入把握各类文稿的特点。文稿起草是一门静功夫。起草者要静得下心，定得住神，离得开热炕头，坐得住冷板凳。文稿起草是一门苦功夫。文稿大多时间紧、任务重。加班加点、通宵达旦在所难免。练好这三门功夫，首先要有爱心，热爱文稿事业，将奉献升华为一种自觉，摆正个人位置，锤炼意志品质，在默默奉献中实现人生价值。其次要练耐心，耐心分析资料，耐心收集火花，耐心谋篇布局，在寂寞中创造精品。最后要养恒心，持之以恒地学习、总结、积累，持之以恒地探索、实践、开拓，持之以恒地谦虚、严谨、细致，永不自满、永不懈怠、永不畏难（王魁臣，2011）。如果把这段话中的对象从政府文字写作变为写作甚至变成学术研究，同样是可以成立的。这充分说明，公务员的文字写作必须遵循文学性的一般要求。

在具有了一定材料的基础上，就需要讲究机关写作的技巧和方法。由于机关文字的固定格式，这种空间并不大。比如，在选题上，要小题大做，选题很重要，选好题目，文章成功一半，勤标点，多分段（王梦奎，2009）。同时，一个好的标题也非常重要，江苏省淮安市委办公室徐晓虎从事信息工作已有十年之久，他认为给领导提供信息首在选题、重在标题，认为应该用一半以上的时间用于精心雕琢标题，如一条题为“南水北调淮安市截污导流工程合同正式签订”的信息，新意不显，改为“淮安市实施有史以来最大规模水环境整治项目切实提高人居环境水平”，这样就分别突出了“第一”和“民生”两个要点，增加了可读性。在进行相关问卷调查中，在回答“您认为机关文字工作最重要的是什么？”回答内容为“逻辑和思想”占据到42.5%，就说明了文学性在其中占据的重要位置。

第二，政治性。这种政治性体现在两个方面，一是政府权力赋予文字的政治性，二是文字要体现权力化身即领导的偏好。在对写作机关文字之中，无处不在的就是领导。对于前一种政治性，后文还要涉及。这里主要是谈第二种政治性。在问卷调查中，在回答“您认为机关文字工作最重要的是什么？”回答内容为“领会领导意图”占到42.5%，也说明作为官僚科层机构的政府公文的典型政治性，这种政治性之所以产生，主要有以下几个原因。

首先，领导意图是文字之魂，即领导意志、意图是文字的指导思想。领导意志是机关一切工作的核心和灵魂。机关文字，不是写作人员个人的独立意识和孤立行为，而是领导意图在公文写作人员头脑中的反映，在这个意义上，文字的作者是领导机关或领导集体，而不是公文写作者。把握领导意图的难处在于针对领导的间接表态，作者则需要通过各种方法去抓住领导的主要意思，例如从领导以往的公开发表言论或者是从亲自审批的意见中找出突破口，把重要的思想通过文字连接起来（王魁臣，2011）。一位在县地市委先后工作了40年，自己撰写或替别人修改撰写的文稿约有一千多万字的写作者是这样揣摩的：平时参加会议、同领导接触、与领导下乡调查，对领导的谈话，那怕是言犹未尽，不具体、不完整的谈话，那怕是只言片语，初露端倪的谈话，都仔细听并记下来，同时注意延伸、拓宽领导意图，初稿按照领导意见认真加以修改，最后，送领导审阅、定稿。这样，公文的内容，就是领导所要想、所要做的了（刘德升，2001）。

其次，涉及领导的文字无小事。在文字写作中政治性最集中的体现是，涉及领导的文字必须准确无误，否则就是严重的政治错误。例如某市委办公厅有一位工作人员在起草有关活动的新闻稿时将本是“市委常委、副市长×××”的表述直接写成了“副市长×××”，“市委常委”这一重要职务没写上，被处长狠狠批评了一顿。对很多公务员的写作历程而言，最深刻的教训和记忆往往都出现在这个问题上，包括写错了领导的职务、混淆了领导的排序、漏掉了参会的领导，等等。

此外，领导满意是写作成功与否的标准。在写作中，领导的指示是最高标准。只要领导不满意，那就是稿子不合格。所以，写作人员要经常告诫自己克服三个借口：第一个借口是领导要讲的我写的稿子里都有。第二个借口是自己对这个文稿重视不够。第三个借口是每个领导的要求不一样。

第三，行政性。这里的行政性是指文字写作中必要的协调以及在实际中的可操作性。

对于协调性而言。首先文字内容要协调，文字写作特别是围绕某项重要工作给不同的领导准备文字，或者在不同时期给同一位领导准备相似主题的文字，相互之间的内容要协调。写作班子共享写作思路和写作材料，有时甚至一人为主，这时就需要协调统筹的工夫了。比如，一场会议往往有几个人讲话，有致辞的，有作工作报告的，有大会发言的，还有领导作指示的，等等，这时的文字工作就要顾全大局，不各自为政，不越权错位。上级领导出席下级的会议，可以提要求、作指示；下级领导出席上级的会议，要用汇报、请示的口气；出席兄弟单位的会议，说话要谦和、得体，如果提要求，要用商量的口气。有些会议既有领导讲话，又有业务部门的同志讲话，讲话内容应有明确分工。领导是管宏观的，应站在全局的高度，侧重于讲形势、讲认识、讲大政方针。业务部门是管具体的，应多讲业务问题和方式方法（满宗洲，2011）。

其次写作过程要协调。机关的文字工作中，尤其当需要以机关名义对外行文时，往往比较慎重，需要与其他单位注意搞好协调。比如起草工作报告和领导讲话时，文稿中常涉及的政府综合部门有人事、财政、国资、法制等，涉及的党委综合部门则包括组织部、宣传部、政法委等，要加强和这些部门的沟通联系（舒全球，2012）。当几个部门需要强调本部门工作情况的时候，必须通过全面的协商以及综合文件主旨和领导人的意图。

最后是可操作性。由于公文的指向性，所以不同于其他文字，只要有不清楚的地方，就会引起误解。特别是涉及政策性较强的问题，必须字斟句酌，一个符号都不能马虎。在机关文字工作中几乎到处存在着这样的陷阱，使大家不得不小心翼翼，可谓“一字入公门，九牛拉不回”。

通过以上讨论，可以看出，虽然在公务员的文字写作中，文学性、政治性、行政性是共同的准则，但是不同类别文字的侧重点是不一致的。具体的差别可以见表2-8。

3.一致与冲突

尽管在机关写作中努力寻求三者的一致性协调性，但是经常存在冲突。例如王蒙在任作协主席时曾经提倡作协的公文最好能体现作家的风格，少一些束缚，但发现很难做到。曾有某部级单位办公厅的工作人员说，该部部长由于作家出身，所以两年多了其讲话和文字还未适应机关的文字风格。可见，这种冲突是普遍存在的。公务员在机关文字写作中，总是在三性之间寻求一致，但这往往是理想，冲突才是常态。在实际调研中，这种冲突主要体现在以下三个方面。下面分述之。

第一，文学性V.S.政治性：这个冲突主要体现在自己写和为他人言的差异。在机关写作中，文字体现的往往是“抽象”的机关和领导的意图，领导的意图再具体，也只能细化到蓝图，而写作者则是具体的活生生的个人，我笔写他心，不愿意写或者不愿意写好，就是最大的冲突。这其中的冲突主要有以下几点：领导的要求太多，不愿意写；写出来都是领导的功劳，不愿意写；道不同难与为谋，自己难以落实领导的写作意图。这些都在本书的调查问卷中得到体现。

“笔杆子”之所以苦，并不在于整日笔不离手写写画画，苦就苦在劳心费神上。领导的思想、理论、战略、措施、成绩、经验都是经他们整理、提炼、升华甚至创造的结果。

第二，行政性V.S.政治性：这种冲突主要体现在理念和现实的冲突。根据调查问卷显示，其冲突性主要体现在：领导有时候讲套话、空话，领导的想法很好，但难以付诸实施。下和上的位置不同导致对问题的角度不同。冲突的结果往往是政治吸纳行政，完全体现政治正确。

第三，文学性V.S.行政性：这种冲突主要体现在私人写作和公共写作的区分。这时的逻辑、内容和方法、文采等必须让位，以充分体现政府文字的行政性，因为党政机关文字工作最主要的特点是它的实践性和指导性（蒋润民，1999）。

四 文字处理

在历经千磨万琢之后，文字写作终于完成，大部分文字的写作过程即是处理过程，比如一般性的总结、考核材料，通知，工作计划，开幕词，祝酒词，等等，很多文字经过机关意志的合法化之后，成为文件，文字工作暂告段落。但对请示、报告、汇报等文字而言，还要经历看的流程。对一部分公务员特别是领导而言，看文字是工作中的重要内容。

1.阅：流程和资格

机关文字阅看一般都有严格的流程规定，要经过工作人员的处理，谁先看谁后看有很大的讲究，遵循着严格的等级制。如果说写作还带有一点自由的色彩，体现个人的创造，那么文字的阅示则完全服从科层制的等级原则。

第一，文字要经过审核才能送达领导。现在一般不允许直接给领导个人送文字，送给领导的文字必须有呈文单位签批，如以“两办”名义印发的文件，从政府方面转呈过来时，一般要由市政府秘书长以上领导签批，重要的文件要由副市长或市长签批。如果某份文件由一位政府副秘书长签字就转呈市委时，需要做工作让市政府愉快地补签到位（舒全球，2012），而且这些文字必须符合各种要求，否则工作人员有权拒绝送给领导。要过七道关：法律关、政策关、权限关、程序关、内容关、文字关、时限关（王影聪，2011）。其次，文字要经过一定的处理才能送达领导，即一般情况下要针对来文给领导提出拟办建议。从实际情况来看，一份拟办建议大体包括：说明来文需要做什么、怎么做、什么时间完成等；说明完成公文要求的工作需要哪些部门参与、做些什么、怎么完成，同时提出建议，站在领导的角度考虑问题、安排工作，细致周全地提出需办理的事项（彭玉祥，2011），需领导回复用“阅示”或“审示”，不需回复的用“阅”或“阅知”，给领导的建议必须明确主体责任。

第二，阅读的资格、次序和范围有严格限定。在资格方面，对领导而言，一般按照个人分工及与来文关系确定阅读文字的范围。所以工作人员要熟悉领导分工和部门职能，对领导分管的工作和具体部门要牢记于心，对党委、政府部门的主要职能要了然于胸，对各类临时性工作机构及其办公室的组成要熟记于脑（成言，1991）。比如在政府文件中，国务院、国务院办公厅、省政府、省政府办公厅发来的文件，虽然由政府办公室主办，但应该送党委主要领导阅知（王影聪，2011）。在次序方面，相关文字给领导看的顺序大有讲究。一般严格按程序、按领导职责分工逐级请示汇报，不能横传倒传。 ^[3] 上级下发的文件，一般按领导排名从前往后传阅，原则上先呈送主要领导阅示，再送其他领导。下级上报的文件，则遵从相反的流程。

2.示：对象和重点

这里的示，即是批示的意思，从动作的意义上来说，批示也是一种写，是在对相关请示、信息的阅读之后进行。批示在政府运行中起着重要的作用，从实践中来看，可作如下界定：领导在阅读文件 ^[4] 时，常常会针对文件内容中反映出来的矛盾、问题，直接在文件的空白处或者“文件处理单”上写上自己的认识、理解、意见和要求，习惯上把这种文件称为“领导批示件”（薛果，2005），虽然批示仅有几行字、几句话，甚至是领导者实施领导行为最容易的工作（罗玉亮，2009），但批示威力之大，却是可以想见的常识。

批示的考虑因素。一般来看，领导作批示会注意以下几点：一是什么样的事情，特别是事情的前因后果和发展过程；二是问题的性质，即涉及问题复杂性如何，权限范围如何，是个人决定、班子集体讨论决定、还是下属部门决定；三是问题的轻重缓急，决定是立即处理还是研究之后再定；四是事情的涉及面，是由一个人或一个部门还是几个人、几个部门联合处理；五是事情所涉及的政策或法律依据；六是是否符合呈送程序，是否在自己的职责范围内（罗玉亮，2009）。

批示一般以如下形式呈现。

有在文件上的批示，如在上级机关的文件、平行机关的函电、下级机关的请示、报告等文件上的批示，一般带有重要的表态性质，表明自己对此事的态度和拟采取的措施、提出的建议，多带有与其他人商量、向其他人介绍自己所分管工作情况、通报自己已了解情况的性质，尤其是在重大的事情上更是如此。

有在各类信息上的批示，如在《信息简报》《信访摘报》等信息刊物上的批示，这类批示大多带有指令性、表扬性。

有在重要的人民来信上的批示，大都直接批示给有关部门，要求限期查报结果，这类批示有的则带有相当浓厚的感情色彩，议论的成分也多一些（成言，1991）。 Aoegm+EsEyfV3CoIPmyvPZOohcHKv3iIKX9UmAgA8W+gavxnViuuaWolpB8eQ1iJ