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从古到今，“展”字均表示出示、陈列等含义，如《古律、哀公二十年》中“敢展谢而不恭”，同时还有注释：“展、陈也。”展览陈列（下面简称展陈）作为一种有目的性以及意图非常清晰的行为，通过特定的环境和特别的方式来获取展览陈列的效果，对宣传档案开发利用成果、推动可持续发展具有一定的意义。就现代展览陈列活动而言，它是在三维空间环境中，主要诉诸人们视觉感官的广告；就空间创造而言，展览（陈列）要表现室内外建筑和艺术空间，极具象征、表现主义的雕塑精神，类似于环境艺术设计；就诉求的特定功能而言，展陈又类似于视觉中的商业美术设计；就视觉传达的工具或道具来看，又类似于工业设计；就表述的形式而言，又类似于舞台的美术设计；就（档案）展陈活动来看，也是综合艺术、集聚设计，是档案通过展览活动与公众交流沟通的桥梁。档案展览陈列活动，就是将档案资料（或复制粘贴）的物件陈列出来，或编成目录供人观看、使用，在特定的空间环境，借助某项活动，或借助相关的展具设施，将相关信息和内容展示在大众面前，对其思维和行为产生重大影响。如党的十九大以后举办的纪念改革开放四十周年展、新中国成立七十周年展览，都是档案展览（陈列）活动之一。在正常展览陈列活动中，专项展览陈列有博物馆、纪念馆、美术馆展，档案图书资料展、技术成果展、名人故居展、考古展、历史文化展，动、植物园展等一系列展览陈列活动。
中华文化博大精深，传统历史文化璀璨辉煌，远古时代图腾所产生的岩画，符号展示，包括有宗教特色的岩洞、祭坛、庙宇、宫殿等，可以算是早期的文化展览陈列，也算是档案历史的遗存。档案展览陈列活动是对历史行动的追忆。从展览活动来看，有综合型、专业型和（名人）旧址展览及会议综合类；从地域范围来看，有地方展、国家展、国际展，文化展、博览会场展、庆典活动展，因而档案展览活动是一项综合历史和现代魅力的展示。
档案展览活动已成为现代社会发展中展览业的主要组成部分。新中国档案工作发展到今天，在现代政治经济社会发展中具有不可替代的作用，尤其是档案部门，发挥着保存文明、传承文明、资政襄政的作用，直接、广泛地为现代社会服务，为人民群众服务。档案展览（陈列）工作作为档案整体工作的一个不可缺少的部分，也在社会发展中发挥着越来越重要的作用。随着现代经济市场日趋成熟，档案展览（陈列）工作的创新得到发展，档案展览（陈列）工作的展览主题、定位、模式、内容等方面也发生了根本性改变，源源不断地推陈出新。这昭示了现代档案展览（陈列）工作发展的新趋势，时代的发展刺激了人民群众的新需要，现代技术发展催孕了档案展览（陈列）工作的新构想。别致的手法、周密的计划、精心的安排，符合人民群众的需求和时代的发展。
档案展览（陈列）工作不仅是档案学的重要内容之一，也是档案资料的一项排列组合工作，是一种历史文明和现代进步的集合，是历史与现代、艺术、逻辑的结合和凸现。一般来说，任何一项档案展览（陈列）活动的成功，包括相似展览陈列活动的成功，都离不开档案团队的力量，离不开档案展览（陈列）工作团队和内外环境的协调，离不开策划设计与各个展览实施过程中的协调一致。
档案展览（陈列）活动是指在一定地域空间，由社会自然人（或组织）聚集在一起，定期或不定期，制度或非制度，传递和交流信息（资料）的社会活动。它还包括各种类型的会议、集会等，如各种形式的展览展销，社会成果的展示陈列，档案类的竞技、交易活动等。其中会议（馆藏）资料展览陈列、交易交流是档案展览（陈列）工作的重要组成部分。
2018年10月在南京举办的江苏庆祝改革开放四十周年（1978—2018）图片展，是一种典型的档案展览陈列活动，它是城市展览业的一个重要部分。图片展开放以来，无论是国庆假日、周末休息，还是工作日，参观者纷至沓来。通过参观，人们浮想联翩，感慨用翻天覆地来形容这四十年的变化都不为过。江苏的改革开放是在中国共产党领导下的中国改革开放的一个省的缩影，也是中国人民强国富民、建设小康社会发展中必不可少的路程。北京举办的“伟大的变革，改革开放四十年展览”，展览内容丰富、资料翔实、鼓舞人心，参观人数已超过423万人，参观者很受教育和鞭策。
笔者认为，档案展览（陈列）工作有如下功能：一是开阔视野，启发档案展览（陈列）工作思路，扩大同行业的接触面，促进档案展览陈列事业发展。二是有助于推动城市基础设施的建设发展。如上海通过举办“世览会”，实现了“国际性会议展览中心”的建设，一批城市标志性建筑如新国际博览中心、世界贸易商城、光大展览中心等拔地而起，从而加快了上海城市市政建设的步伐。如昆明举办世界园艺博览会，推进了城市交通能源基础设施建设，使城市市政建设至少提前了十年。三是提高了城市知名度，如我国海南省琼海市（县级）的小岛博鳌，因为亚洲论坛年会的举办而蜚声全球。建设博鳌亚洲论坛中心，当年就给海南省琼海市引来了巨额投资。以德国为例，国际上具有领先地位的博览会约有三分之二在德国举办，举办过博览会的城市有20多个。地处德国的汉诺威展览会，拥有世界上最大的展览场地，占地面积100多万平方米，是世界展览会的发源地，有八百多年的举办展览的历史。一次成功的展览活动，能够以点带面，使举办地的形象声名远扬。四是能产生可观的经济效益。如昆明1999年举办世界园艺博览会就收益颇丰，世博会期间，到云南旅游的中外游客达3 118万多人次，世博会接待的中外游客超过930万人次，云南省全省旅游收入突破174.4亿元，同比增长62.45%，旅游外汇收入2.4亿美元，同比增长31.9%。这种经济效益既包括直接的经济效益，也包括间接的经济效益。据专家常规预算，直接经济效益在25%以上收入的，是高收入高盈利的行业。间接经济效益指的是展览带来的门票、广告、餐饮、交通、旅游等收入。据2019年新闻报道，第二届国际进口博览会11月10日闭幕。此次进览会成果丰硕，累计意向成交735.2亿美元，比首届增加了3.9%，共181个国家、地区组织、国际组织和3 800家企业参会，超50万名境内外专业采购商到会洽谈采购，展览面积达36万平方米，截至10日中午12时，累计进场超过91万人次。在现代社会中，无论是档案展览，还是其他类型展览，关注力既是信息化社会的无形资产和市场经济的宝贵资本，又具有强大的投资吸引力，因此档案展览陈列工作要加大宣传力度，以使每一项（次）档案展览陈列活动成为社会、人民群众关注的中心，成为推动档案展览陈列事业发展的动力。