记账方法是指对客观发生的会计事项在有关账户中进行记录时所采用的方法。采用不同方法反映会计要素的变动,形成不同的记账方法。记账方法随着会计的产生和发展,经历了一个从单式记账到复式记账的逐渐完善的过程,会计核算中最早采用的是单式记账法,复式记账法是随着市场经济的发展在单式记账法的基础上逐步演变而成的。
单式记账法是一种比较古老的记账方法,它是指一项经济业务发生后,只在一个账户中做单方面记录的一种记账方法。例如,企业将库存现金2 000元送存银行,只记库存现金支出了2 000元,而不记银行存款的增加。很显然该记账方法通过单个账户记录,无法反映经济业务的来龙去脉,因而只是一种简单而又不完整的记账方法。因为单式记账法的种种缺点,这种方法早已被淘汰,现代会计使用的是复式记账法。
复式记账法是指对发生的每一项经济业务,都要以相等的金额同时在两个或两个以上的相互联系的账户中进行登记的一种记账方法。例如,企业将库存现金2 000元送存银行,除了记账反映库存现金减少了2 000元,还需记账反映银行存款增加了2 000元。显然,该记账方法通过账户记录,能反映每一项经济业务的来龙去脉,因而是一种较完善的记账方法。复式记账法是在单式记账法的基础上通过长期的会计实践逐步发展而形成的,是最基本、最主要的会计方法之一,是一种科学的记账方法,被世界各国广泛采用。
复式记账法与单式记账法相比,具有以下两个明显的优点。
复式记账法对于发生的每一笔经济业务,都要在两个或者两个以上相互联系的账户中同时登记。这样,通过账户记录不仅可以全面、清晰地反映出经济业务的来龙去脉,而且还能通过会计要素的增减变动,全面、系统地反映经济活动的过程和结果。
由于每项经济业务发生后,都要以相等的金额在有关账户中进行登记,因此,可以对账户记录的结果进行试算平衡,以便检查账户记录的正确性。
复式记账法根据记账符号不同,可分为借贷记账法、收付记账法和增减记账法三种。
借贷记账法以“借”和“贷”作为记账符号,是目前国际上通用的记账方法。我国《企业会计准则——基本准则》规定企业应当采用借贷记账法记账。同时,在我国行政事业单位也要求用借贷记账法记账。
收付记账法以“收”和“付”作为记账符号,是我国传统的复式记账法,现已被废弃。
增减记账法以“增”和“减”作为记账符号,这种记账方法是20世纪60年代我国商业系统改革记账方法时创设的,在20世纪60至80年代曾经广泛推广,现已废弃。
通过前面章节的学习,我们可以知道,会计的对象是资金运动,而企业经营过程中发生的每一项经济业务,都是资金运动的具体过程。只有把企业所有经济业务全面系统地进行核算,才能完整地反映企业资金运动的全貌,为信息使用者提供其所需要的全部核算资料。
企业发生的所有经济业务无非涉及资金增加和减少两个方面,并且某项资金在量上的增加或减少,总是与另一项资金在量上的增加或减少相伴而生。换言之,在资金运动中,一部分资金的减少或增加,总是有另一部分资金的增减变动作为变化的原因。这样就要求在会计记账的时候,必须把每项经济业务所涉及的资金增减变化的原因和结果都记录下来,从而完整、全面地反映经济业务所引起的资金运动的来龙去脉。复式记账法恰恰适应了资金运动的这一规律性的客观要求,把每一项经济业务所涉及的资金在量上的增减变化,通过两个或两个以上账户的记录予以全面反映。可见,资金运动的内在规律性是复式记账的理论依据。
复式记账法在具体应用中必须遵循以下几项原则:
第一,以会计等式作为记账基础。
第二,对每项经济业务,必须在两个或两个以上相互联系的账户中进行等额记录。
第三,必须按经济业务对会计等式的影响类型进行记录。
第四,定期汇总的全部账户记录必须平衡。
通过复式记账的每笔经济业务的双重等额记录,定期汇总的全部账户的数据必然会导致会计等式的平衡关系。复式记账试算平衡有发生额平衡法和余额平衡法两种。
发生额平衡法,是将一定时期会计等式等号两边账户的发生额增、减交叉相加之和进行核对相等,其计算公式是:
全部账户本期借方发生额合计=全部账户本期贷方发生额合计
余额平衡法,是将某一时点会计等式等号两边账户的余额分别加计总数进行核对相等,其计算公式是:
全部账户期末借方余额合计=全部账户期末贷方余额合计
通过上述方法,如果试算平衡,说明账户金额记录基本正确。