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1.1 Excel 2016概述

本节主要介绍Excel 2016的工作环境,以及工作簿、工作表和单元格等基本概念。

1.1.1 工作环境的介绍

通过Windows开始菜单启动Excel 2016后,会出现图1-1所示的Excel 2016工作环境界面,该界面由标题栏、功能区、编辑栏、工作表编辑区和状态栏等部分组成。

图1-1

1.标题栏

标题栏位于顶部,左侧是快速访问工具栏,默认包括“保存”“撤销”和“恢复”图标按钮;中间显示的是当前正在编辑的工作簿名称;右侧是“最小化”“最大化”和“关闭”图标按钮。

2.功能区

功能区位于标题栏下方,在功能区上包含了常用的“文件”“开始”“插入”“页面布局”“公式”“数据”“审阅”“视图”和“帮助”等选项卡。

3.编辑栏

编辑栏位于功能区与工作表编辑区之间,如图1-2所示,包括名称框、快捷工具按钮、编辑框和展开/折叠按钮4个部分。

图1-2

●名称框:用于显示当前活动单元格的地址或名称。

●快捷工具按钮:单击按钮 或按【Enter】键可确认输入的内容;单击 按钮或按【Esc】键可取消输入的内容;单击 按钮可在当前活动单元格中插入函数。

●编辑框:用于输入和编辑当前活动单元格中的数据或公式。

●展开/折叠按钮:通过编辑框向单元格中输入内容时,可以单击 按钮来展开编辑栏,获得更多的编辑空间;若要折叠编辑栏,单击 按钮即可。

4.工作表编辑区

工作表编辑区是Excel窗口的主体,由单元格组成,每个单元格由列号和行号来定位,其中行号位于工作表编辑区的左端,顺序为数字1、2、3等依次排列;列号位于工作表编辑区的上端,顺序为字母A、B、C等依次排列。

5.状态栏

状态栏位于底部,反映了Excel当前的运行状态和视图模式。

1.1.2 工作簿、工作表和单元格的概念

工作簿、工作表和单元格是Excel中的二个重要概念。一个工作簿中可以包含多张工作表,每张工作表中包含多个单元格。

1.工作簿

工作簿是存储数据的文件,也称为电子表格。一个工作簿就是一个Excel文件,其文件扩展名为.xlsx。每个工作簿可以由一张或多张工作表组成。当启动Excel时,一个名为“工作簿1”的工作簿文件自动创建。它包含一张空白的工作表,用户可以根据需要添加工作表,然后在这些工作表中输入相关数据。用户可以单击“文件”选项卡的“选项”按钮,打开“Excel选项”对话框,在“常规”中设置“新建工作簿时”的“包含的工作表数”来改变默认的工作表数量,如图1-3所示。

图1-3

2.工作表

工作簿中的每一张表称为工作表。如果将工作簿比作一个活页夹,工作表则是其中的活页纸。工作表用来存储数据,用户可以使用工作表对数据进行计算和管理。工作表是由行和列组成的二维表格。工作表始终存储在工作簿中,一个工作簿可以包含的工作表的数量仅受计算机内存的限制。

视频1-1 工作表

工作表以工作表标签的形式显示在工作簿窗口底部。底色为白色的工作表是当前工作表。单击某张工作表标签,可以使之成为当前工作表。

默认情况下,一个工作簿中只包含一张工作表,名称是Sheet1,如图1-4所示。用户可以根据实际需要添加或删除工作表,也可以对工作表重新命名。当用户单击“新工作表”按钮 时,可以添加一张新工作表,名称默认为:Sheet+数字(例如,Sheet2)。图1-5所示为一个工作簿中包含了三张工作表,当前工作表是Sheet2。

图1-4

图1-5

3.单元格与单元格区域

在工作表中,行和列相交构成单元格,用于存储数据和公式。行以数字编号(如1、2、…),列以英文字母编号(如A、B、…、Z、AA、AB、…)。单元格的名称是列号和行号的组合。例如,A1表示A列与第1行交叉点的单元格。

活动单元格是指当前正在编辑的单元格,可以包含文本、数字、日期时间、公式、函数等内容。若要在某个单元格中输入或编辑内容,可以单击该单元格,使之成为活动单元格;活动单元格的周围显示粗线边框,其名称将显示在编辑栏的名称框中。图1-6所示的活动单元格为B3。

除以上3个概念外,单元格区域也是Excel中的一个概念。其是指在工作表中选定的矩形块,用户可以对其中数据进行编辑和计算,如复制、移动、删除等。引用单元格区域时,使用左上角单元格和右下角单元格,中间用冒号作为分隔符。例如,B2:C5表示从单元格B2到单元格C5的区域,如图1-7所示。

图1-6

图1-7

1.1.3 获取帮助信息的方法

Excel 2016提供了强大的联机帮助系统,用户可以使用帮助系统及时解决遇到的问题。

1.帮助

单击“帮助”选项卡中的“帮助”按钮 ,打开“帮助”主页,用户可以在其中浏览主题,也可以在搜索框中输入问题找到帮助信息,如图1-8所示。

2.显示培训

单击“帮助”选项卡中的“显示培训”按钮 ,将显示出关于Excel培训的效果视频,主要有快速入门、行和列、单元格、格式设置、公式和函数、表格、图表、数据透视表等,如图1-9所示,这些视频可便于初学者学习使用Excel。

图1-8

图1-9 RPRz9hOfDjGJm7B+HXZ2dgJlVD78Ca7iOxxJjMnveUtW5t04xuqtvGfKpevHhWyQ

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