一个欲成大事者首先要做的事就是合理安排时间,赢得时间就能赢得一切,认真学习并掌握这种方法,让自己的时间不断增值。
人生在世,一天天、一年年,似乎时间很长,很多人就不懂得珍惜,任其流去。但突然有一日,回头—看,几十年的时间一下子都过去了,而自己却一事无成,这时大家会深切感到时间的宝贵。
时间是最平凡而又最珍贵的东西,成功的人都有 25 小时,因为他们会利用和创造时间为自己的事业服务。下面就是他们拥有“25 小时”的秘诀:
(1)学会稍作休息
尽量利用时间并不等于必须每一刻都埋头苦干。做日常工作之际稍作休息,可以帮助你稍后做得更快更好。中午打个盹可以恢复体力,运动一下也可以让头脑清醒,身体放松。就算只是交替做深浅呼吸 10 分钟,也有松弛身心的作用,令你精神焕发。
(2)不要只会空等
如果知道等候是不可避免的,可以随身带些阅读的材料。公事包或者文件夹里放些文件、报告、刊物或剪报。
(3)分清轻重缓急
拣出重要的文件,加以分类“处理”(须处理或须交托别人去做的),“阅读”(一有空就要看文件)以及“存档”(将来可供参考的文件)。把“处理”的一部分放在显眼的地方,其余两部分则放在一旁。只把主要的文件放在办公桌上,你就可以避免分心而浪费时间。
(4)学会闭门谢客
许多人喜欢说他们办公室的门是永远打开的。然而,如果每个不速之客都接待,你也许很累还办不成什么事。
应尽量找些委婉的方式保护自己,避免突如其来的干扰浪费你的时间。公共关系专家列维把他的开门政策稍加变化——让门半掩着。这意义很清楚:他其实不想让你进去,如果真的有急事也可以进去。但真有要应付不速之客的另一个办法:告诉对方你事务繁杂,向他道歉,然后请他在你不忙或工作效率较低的时间再来。
(5)避免外界干扰
电话最能帮助我们节省时间,也最能浪费我们的时间。《时间管理新法》一书的作者麦肯齐说,想把长篇大论的来电挂断可以先定个时限,然后用“大致上就是这样了……”之类的话题暗示对方交谈应该结束了。
打电话之前先要弄清楚打电话的用意。如果你要谈好几件事,就先记下来,然后照着谈。忙碌的人会希望你直截了当。如果不想让自己打出的电话不受欢迎,就要记下你通常要打电话的对象什么时候最不忙。更好的办法是先约定时间再打重要的电话。
(6)做事预先计划
你开车去不熟悉的地方,会不会先不问路或不带地图?时间管理专家认为,每次花少许时间去预先计划,会收效显著。事先花 20 分钟筹划,稍后就不必花一个钟头去记起该做些什么事。《生活安排五日通》的作者赫德莉柯说:“不要把所有活动都记在脑袋里,应把要做的事写下来,让脑子做更有创意的事情。”
每天都列张工作清单。按照重要程度用数字给它们排次序。要是事情较多,就把最迫切的列为“甲类”,次要的是“乙类”,再其次是“丙类”,或者用不同颜色的笔来分类。
(7)善待你的时间
什么时候做重要的事效果最好?生理学家克莱特曼医生的研究显示,人的正常体温在一天之中的变化可相差达 1.65 摄氏度之多。体温变化的模式会影响你的工作效率、精神集中程度及心理状态。
人通常在早上的后半段和傍晚的中段神志最清楚。下午的时候人会感到越来越困乏,下午两三点钟是工作效率的“低谷”时段。体温在下午 6 点钟到 8 点钟达到高峰之后,很多人会出现精神减退。用你的工作效率最高的时间处理困难的事情,或者从事创意思考。工作效率低的时间则用来看报、整理档案、打扫或清理信件。配合自己的精神状态去工作,可以事半功倍。
为了让大家每天可以多得一个小时,美国有个钟表匠制造了一种特别的计时器,每分钟只有 57.6 秒。每分钟省下 2.4 秒,一天下来多了近 60 分钟。其实,只要善用时间,你也可以每天“多”一个小时,得益无穷。这就是成功人士争分夺秒的潜意识。一寸光阴一寸金,成大事的人都明白这个道理,他们具有控制时间、高效利用时间的良好习惯和艺术,让有限的时间起到巨大的作用。
一个欲成大事者首先要做的事就是合理安排时间。赢得时间就能赢得一切,认真学习并掌握这种方法,才能让自己的时间不断增值。