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7 应对投诉的技巧

(1)成为能够自信地面对投诉的店长

对于不满意的店铺,顾客是否会再次光临?某项调查的结果如下:

①存在严重问题,但没有说出不满的顾客的回头率为9%;

②问题没有得到解决,说出不满的顾客的回头率为19%;

③不满得到解决的顾客的回头率为54%;

④不满得到当场解决的顾客的回头率为82%。

如上所示,只是将不满说出口(即只是有人倾听),顾客的心情就会有所好转,回头率就会从9%上升到19%;如果不满能够当场得到解决,那么有80%以上的顾客会选择再次光临。

据说,将不满说出口的顾客很少,只有8%,其余92%的人会什么也不说,直接离开店铺。当然,没有不满是最好的,但是如果有,就要想办法让顾客说出来。例如,可以在结账时问顾客“味道怎么样”“有没有什么让您不满意的地方”,等等。创造使顾客容易说出不满的氛围很重要。 [4]

那么,万一发生问题,顾客因为不满向你投诉,应该如何应对呢?让我们一边参考以下实力派店长们的做法,一边进行思考。

(2)应对投诉的“4个基础”

①以诚挚的态度道歉

对于给顾客造成不快,首先要深表歉意,绝不要找借口或与之争论,要保持谦虚态度。同时,给顾客的第一印象也很重要,应整理好衣着,双手叠放在身前,摆正姿势,全面展示出诚挚且认真的态度。

②询问顾客不满的原因

询问顾客不满的原因时,不要插嘴,要彻底转变为倾听者的角色。对于时间、地点、事件、事件原因,要始终以谦虚的态度倾听,确认事实情况,并且通过点头、出声回应等方式使沟通更顺畅。

③迅速应对

看似很小的投诉,如果初期应对不好,也会变成大问题。迅速应对是解决问题的第一步。要使短期工、兼职工养成小事情也要迅速向店长汇报的习惯。问题解决之后,还要向投诉的顾客表示感谢。结账时,店长要再次表达歉意与谢意。当问题没有得到解决时,店长可以视情况到顾客家里致歉,一直处理到顾客认可为止。

④向上级、总部汇报

店长要将投诉的内容、原因、处理措施准确传达给上级和总部。根据情况,有时还需要上级再次向顾客道歉,或者邮寄道歉信等。经验丰富的上级出面往往能够使顾客安心,获得认可。疑难问题的解决有以下3项原则:①改变场所;②改变人;③改变时间。要灵活利用这三点,安抚顾客的情绪。

(3)应对投诉的技能检查清单

进行合理的处置能够防止投诉问题再次发生。对于以下①~⑪项内容,你全都能回答“Yes”吗?

①是否积极地认为“投诉就是机会”?

②能否认识到初期应对是最重要的,并且会在第一时间以诚挚的态度进行道歉?

③顾客变得情绪化时,能否冷静倾听对方说话?

④能否注意自己的态度、表情和声音,耐心询问顾客不满的原因?

⑤为了准确把握投诉内容,是否会做笔记、进行复述和确认?

⑥能否有意识地迅速应对?

⑦员工是否养成了小事情也会及时向店长汇报的习惯?

⑧当问题没有得到解决时,是否会继续真诚地应对,直到顾客认可为止?

⑨问题解决后,是否会对投诉的顾客表示感谢?

⑩是否会迅速将投诉情况汇报给上级和总部?

⑪是否探讨并实施了相关对策,防止同样的问题再次发生?

(4)魔法用语一览

进行投诉应对时,一句不合时宜的话可能加剧顾客的不满。所以,餐饮店要注意对顾客使用正确的用语。

表示感谢的用语

①谢谢;②诚不敢当;③承您帮助;④心存感谢;⑤托您的福;⑥感谢您的宝贵意见;⑦我会作为今后的重要参考。

表达同感的用语

①正如您所说;②您指导得完全正确;③我理解您的情况;④确实如此;⑤您指出的问题我们之前没有注意到;⑥确实给您添麻烦了。

表达歉意的用语

①非常抱歉;②给您添麻烦了;③给您添负担了;④我们向您表达诚挚的歉意;⑤是我们招待不周;⑥太失礼了;⑦我们会十分注意,避免今后发生同样的问题;⑧占用您的时间了;⑨给您造成麻烦,我们深表歉意;⑩我们会进行深入反思。

表达请求的用语

①请您多多关照;②请问您能认可吗;③请问您能允许吗;④希望能得到您的理解;⑤这样可以吗。 [5] 5RzP+P29izVLtboX9ivGx/xFkV8IsePTheVYU5pTQ3f3F/kbQXavQBofR3IpQIBC

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