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物业管理处岗位职责架构如图2-3所示。
图2-3 物业管理处岗位职责架构
物业管理处人员定编的步骤是，根据物业项目的整体资源状况和相应的等级管理标准，为确保服务品质，设置最低的人员编制底线。
物业管理处定员定编人数计算公式如下。
物业管理处定员定编人数=（总建筑面积+绿化面积+红线内道路面积）÷人均管理面积定额（平方米/人）
至于物业项目管理具体要聘用的清洁工、绿化工、保安员、维修工的人数，哪个专业人可以多用一些，哪个专业人可以少用一些，需要由物业经理根据小区的具体资源与客观情况来决定。
物业管理处经常会出现这样一些现象。例如，各部门主管总是在抱怨员工的工作责任心不强，办事一点儿也不积极；员工们则抱怨企业分工不明确，职责界限也不清楚，没有工作权限、领导也不支持。这些现象反映的是企业缺少合理的授权和清晰的员工工作职责。要解决这个问题其实很容易，那就是编写物业管理职位说明书，用职位说明书告诉员工该做什么，有哪些权力可行使，哪些工作不是自己的，哪些工作是自己应该做的，避免出现好事大家争、坏事大家推的现象。
物业管理职位说明书的内容通常包括以下几个方面。
（1）职位的基本信息，包括职位名称、所在部门、直接上级、定员、部门编码、职位编码。
（2）职位说明或岗位职责。重点描述从事该职位的工作要完成或达到的工作目标，以及该职位的主要职责权限等。
（3）工作内容。详细描述该职位的具体工作，应全面、详尽地写出完成工作目标要做的每一项工作。
另外，在招聘过程中还有一些具体要求，也会在职位说明书中反映出来，包括以下几个方面。
（1）教育背景，此项为从事该职位应具备的最低学历要求。
（2）工作经历，此项反映从事该职位之前，应具有的工作经验。
（3）专业技能、证书与其他能力。
（4）专门培训，此项反映从事该职位前应接受的基本的专业培训，不包括专业技能与其他能力所列出的内容。
（5）体能要求，对于体力劳动型的工作而言，这项非常重要。
通常在入伙前三个月必须成立物业管理处。在入伙前半年确定物业项目经理，并于入伙前三个月到位。在入伙前半年确定部门管理人员及技术员，并于入伙前三个月到位。在入伙前两个月确定保安员、保洁员，并于入伙前一个月到位。
特殊岗位应当按公司要求持证上岗，如技术人员、救生员、食堂人员、监控中心人员、司机等，未取得资质的人员不得在有特殊要求的岗位工作。
在新项目启动之前，物业管理处要针对各岗位的特点，对物业管理处员工（包括正式工、外聘工、临时工）的工作能力进行评估，有针对性地开展岗前培训，主要有以下几个方面。
（1）物业管理处全体员工。主要培训物业公司发展史、质量方针、质量目标、小区基本情况、小区内设备（如供水、供电、排水、消防、运载、弱电等）情况、甲方基本情况、物业管理各综合服务的标准及要求、常用礼仪礼节、常用礼貌用语等。
（2）清洁工。主要培训清洁保养方法、清洁工作标准、清洁工作程序。
（3）保安员。主要培训各岗位工作标准、各岗位工作程序及相关的管理规定、监控及消防系统操作方法等。
（4）绿化工。主要培训绿化养护方法、绿化工作标准、绿化工作程序等。