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秘书小黄在广州某外资企业任职，每天起来的第一件事就是打开手机，查看自己的微信、短信及电话记录，看一下今天是否有新的工作安排。接着在智能手机上查看自己的电子邮件，并浏览公司公告板上一天的工作安排，然后根据安排好的工作日程与领导指示，在本公司公告板的联系群发布当天重要的工作事项的相关通知，或者使用电子邮件将需要提醒领导的信息发送到领导的邮箱或者手机中。网络影响正在将触角伸往新媒体办公环境下的秘书工作，秘书实务也正在悄然发生革命性的变化。这不仅是办公自动化的设备和技术更新，更是在根本上改变秘书的办公流程和方式。
近年来，网上出现了“网上秘书”（Virtual Assistant）新词，它主要指秘书通过网上完成秘书职能，从办公事务、办文事务，以及到办会事务、沟通协调、公关策划、接待谈判、辅助决策等。网上秘书又被称为虚拟助理，起源于美国，是基于互联网及其网络技术提供服务的新兴职业。美国国际虚拟助理协会（Assist U）成立于 2000 年，它提供虚拟助理证书并帮助寻找客户，并可实行 24 小时全天候服务。对于网上秘书而言，从此可不需每天早九晚五，办公十分自由。不受时间和空间的限制，成本低廉、速度快、效率高，越来越受到广大青年秘书们的欢迎。甚至有些年轻人辞职在家，从事网上秘书，一方面可以照顾家庭，有大量的支配时间，另一方面，又不会把自己的专业丢弃，并能给家庭增添一些经济上的收入。如果用Google搜索网络秘书，我们可以找到数千个相关网站和数万个相关联的网页。因而我们认为在新媒体时代，掌握其应用操作的能力对现代秘书而言十分必要。
【案例】
大连D公司的业务经理小陈到昆明出差，得知当地老同学小刘他们公司正要上一个重大项目，而这一项目正是小陈公司的业务强项。机不可失，十万火急！对方的项目翌日就要开标了，小陈觉得还是值得争取一下，于是好说歹说，让小刘在当天下午帮忙安排了一个与这个项目相关人员的会议。
眼看离下午的会就几个小时了，小陈赶紧忙了起来。先打电话向海南度假的王总做了简单的汇报。按照王总的指示，小陈打开了随身的笔记本电脑，启动“竞开协同之星GK—Star”点击协同办公软件，并接上互联网，使用竞开协同之星软件中的网络会议功能立即安排了网络远程会议，把远在大连的几位同事邀请了进来，简单介绍了项目情况。王总明确要立项，并指定了由技术、市场、商务等几个部门的员工组成了项目小组，立即投入工作。
会后，小陈立即利用该软件建立了一个“协作区”，并向这个项目小组的所有成员，连同王总等领导都发出了协作区邀请。项目成员通过软件收到并接受邀请后，便可以自由进出协作区，阅读、更新相关文档、日程、联系人名片等信息，还可以随时留言，使用BBS、白板等工具进行讨论，如果大家都在线的话，也可以就地举行网络会议。这相当于为这个项目建立了一个专用的虚拟办公室，可以随时随地按需建立，随时进行配置，并且所有成员无论是从属于哪一个部门、哪一家企业，在哪一个地方，使用什么样的网络，都可以随时进入，而不必担心信息安全的问题，真正做到了“天涯若比邻”。
协作区建完后，小陈通过该软件里面的电子邮件系统，把小刘传来的有关项目资料放到了协作区相应的共享文档目录里。随后，在BBS里讲述了自己对该项目的分析。差不多同时，远在大连的同时也开始了工作，在协作区里，小陈很快看到了相应参考资料、应用方案模板、竞争对手资料等，也看到了王总新的指示，小陈利用该软件的即时通信功能与相关同事进行了交流。
中午时分，项目方案的第一稿在协作区里出现，大连同事们的工作效率很高。小陈用该软件的短信功能通知了王总后，王总也连接上线，他说现在使用的是GPRS无线网，网速比较慢，不能直接使用该软件的网络电话功能。王总建议与要求，小陈用该软件的PC － Phone给他打电话。王总看完方案后，提出了修改意见，讨论之后，大连同事立即进入第二稿的修改工作。
下午，小陈单枪匹马回见小刘的公司及人员。小陈打开电脑并联网，通过该软件查看协作区里的新版本方案。会谈接洽涉及技术、产品、市场、实施、竞争对手、商务等多个方面，大连成了小陈这边的大后方，负责随时收集相关资料，并通过协作区及时传给了小陈，有些问题，小陈也通过即时通信功能与王总进行了沟通，而王总则通过VoIP功能完全参与了整个会议。对方的表情从开始的好奇、惊讶、满意到兴奋，一个小时后会议在愉快的氛围中结束了。
小陈回到旅馆后，王总决定由大家做一个会议总结，并对项目方案进行第二稿的修改。这时，小刘给小陈来了电话。小刘说今天神了，我们领导万万没有想到你们的工作效率这么高，原来以为不可能的事情，你们做到了。领导说，就凭这个效率，对与你们合作就有信心。王总得知消息非常高兴，表扬了小陈的敬业精神，“协同办公带来了千万大单的入门证”。
网络协同办公系统是一种基于互联网应用的软件系统，它关注企业信息流、工作流等数据流向，注重企业内部信息流、外部信息流及内外部信息交互；对内则是管理和处理日常业务的公用办公平台，强调工作流，数据采集加工、事务处理等。因此网络协同办公系统既是企业内部数据采集加工的基地，也是协同企业内外部网络环境的窗口与信息交汇点。协同软件一般包括通信软件（电子邮件、即时通信、VoIP）、实时会议（电话会议、视频会议等）、群组协作（工作流管理、群件、网络化项目管理、质量跟踪、销售管理、客户服务、信贷审批等）、联系人管理、信息安全（信息加密、身份认证）等功能。Notes平台不仅模拟了办公过程，而且支持秘书通过模拟而改革办公流程。
近年来，网上出现了“智能办公”新词。美国共享办公空间公司（WeWork）成立于 2010 年，为 1 至 100 人创业团队提供办公场所，入驻灵活，可按时、按天租用工位和会议室，在美国大约花 45 美元可得到一张办公桌使用一天。目前我国从事这种业务的有SOHO“3O”、国安创客（中信国安）、优客工场、氪空间（36 氪）、科技寺、那什空间等。采纳智能办公，一个大公司不需要再到国外设立研发办公室，只需通过智能共享办公平台，远程招募兼职程序员，然后自用一个临时办公室即可。整个办公空间会变成智能，其中楼宇、安防、消防、电梯和停车场等都将智能化。如在道路上停车，离开时再也不用等收费员收费，直接开车就可，因为停车费已经从支付宝里自动扣除，整个过程甚至不用掏手机。杭州在全国率先上线道路停车无感支付，收费员拿收费终端机扫一下秘书的车牌，车辆信息就进入系统中，在机器的“泊位管理”界面上，秘书的车牌号右下角有一个绿色的“免”，标明这辆车已经开通了支付宝免密支付。其实务方式为：秘书只需在支付宝顶部搜索框输入“停车”进入停车在线缴费，输入车牌号保存绑定后，点击“开通免密”，按指引操作两步就可以开通道路停车无感支付。事实上，在接入无感支付的道路上停车，埋在地下的地磁感应会提醒收费员几号车位有车，收费员通过终端机器扫码识别车牌后，即完成车牌抄录；车辆离开停车位时，地磁会自动记录时间，并将信息同步给收费员。与此同时，收费系统会自动从绑定车牌并开通免密支付的支付宝账号中“秒扣”停车费，完全实现“无感支付”，并且计费更精准。
这套系统是一台集自助缴费模块、语言提示、语音远程协助、远程监控为一体的智能产品。除此之外，这些安装地磁感应的道路公共泊车车辆的停放信息、停车收费信息将自动上传到后台，实现数据的实时采集、传输、分析、交互和发布，也有利于智能化管理。数据显示停车费秒扣，车主节省 90％的离场时间，收费员管理效率提升一半以上。接下来将实施新的功能，即把付款二维码贴在停车场内，车主只要在打算离开时提前扫码付费，开车到闸口也可以享受杆子自动“放行”的福利，无须多作停留。办公桌、椅子等办公家具也会变成智能硬件，并通过物联网连接在一起。至于办公用品可使用手机一站式采购，如同逛“天猫超市”一样，简便而有效。
“有没有想过，用手一触，未来的小区就呈现眼前：‘再一触，可以进入到未来小区的园林中漫步；仍然是一个按钮，可以进入未来的家中，从窗边欣赏远处的海景……’”在《盗梦空间》中的场景，随着虚拟现实技术不断发展，如今已成为现实。VR技术成为智能办公的标配，只需戴上VR头盔，就如同面对面开会一样；同时每位秘书也可在家戴上VR头盔在家线下移动办公。尤其是简介产品，其实物品完全可通过新媒体真实再现给远程的顾客，通过大屏幕和VR设备看到真实的产品，为购买者提供更真实的体验场景。例如浙江思发路网络科技公司开发的“48 路云屏”，是一家以家纺、墙纸、家居、灯具、饰品、整体软装为主的网购平台，也是移动端、云屏端、PC端、Pad端四屏合一的家居行业新零售平台。秘书只要来到思发路的任何线下体验店，戴上VR眼镜，就可以通过“48 路云屏”进入3D展示厅，浏览 20 多家实体店的近况。挑完办公灯具后，在 3D家居空间内可以逐件安放到空间“试用”，展示全方位效果，在线下即可下单，然后上门安装。
2017 年 9 月微信出现“余额宝”功能，秘书可将零钱余钱的“零钱通”直接用于消费，例如转账、发红包、扫码支付、还信用卡等。同时当资金放在“零钱通”里不被使用时，可以自动赚取收益。它具有两大特点：一是随时，直接用于消费支付，单日单笔限额 10 万元；二是用于理财，每天赚取收益，其接入的货币基金有三家，包括易方达基金易理财、南方基金现金通E和嘉实基金现金添利。事实上，我们发现通讯版“零钱通”类似于微信版的“余额宝”功能，直接用于消费支付，或用于理财，每天赚取收益。微信红包和微信转账都是微信常用功能，但两者之间有一定的区别：微信红包除了在特殊的日期，最大额度会提到 520 元以上，其余时间最大额度均为 200 元；而微信转账的最大额度是 20 万元。微信红包的金额要点开之后才能看到，而微信转账是一眼就能看见金额的；如果没有领取微信红包，24小时会自动退回给对方，微信转账如果不想收款，可以打开后点击“立即退还”，直接就会退还给对方。也可以不收款，然后 24 小时退还给对方；打开钱包，点击右上角的田字形的图标，在“支付管理—转账到账时间”选项就能选择到账时间，最长为 24 小时。这样设置后，如果发现转错了，可以立刻微信留言要求退回，如果对方不配合，可以选择报警处理。
随着新一代信息技术走向深入，互联网逐步将人与人的连接拓展到人与物、物与物，其中物联网就应运而生。它正在加速进入“跨界整合、集成创新、规模化发展”的新阶段，已成为继“互联网＋ ”之后的下一个信息经济新高地。2017 年浙江移动宣布全省蜂窝物联网络商用，并启动了物联网燎原行动（如智能停车、燃气抄表、智能照明及电梯与卫视智能管理等）计划。人工智能在生活中已经无处不在。当秘书打开淘宝，每个人看到的页面是不一样的，这是因为后台已基于海量数据进行了分析，主页推送出适合秘书的物品清单。同时，还实行了柔性供应链，不是按照计划生产，而是根据特殊和临时订单制作产品，让供需双方看清对方，减少猜测时间和不确定因素。身处于数据密集的世界，未来万物将被智联，所有的一切都变成数字化世界的算法。
随着手持移动终端的普及，以智能手机为代表的移动终端使用率大于电脑和笔记本电脑，它随身携带、方便快捷、随时随地，尤其是大量的App软件将办公事务细化，几乎涵盖了秘书实务的主要环节。“享受你的无限”是一句经典的广告词，描述了移动办公群体随时随地享受无线上网的工作乐趣。秘书可通过智能手机随时随地进行事务管理和信息调用，甚至可在异地进行工作的安排和协调。因此秘书可通过各种功能强大的移动媒体App办公软件，实现秘书工作在时空上的无限延伸。笔记本电脑由于较为笨重、使用受到场地和携带限制，现在秘书往往携带iPhone、iPad等移动终端为主或直接携带智能手机。通过各种智能移动终端设备，秘书在处理涉及大量信息查询事务时，随时可用手机上网查询，多渠道收集信息来源、从而提高办事效率。此外，随着秘书App办公软件功能的使用，大大扩展了秘书事务的国际化和现代化。
移动互联网即移动通信和互联网二者结合成为一体，它的发展正让我们秘书的工作发生新的变革：2G解决了秘书的双脚，让远距离移动通话成为现实；3G解决了秘书的双手，可以语音通话，分享图片和工作经验；4G则改变秘书工作环境，只要有一个移动终端，连上云端，整个世界都会呈现在秘书眼前。5G将使得秘书办公发生翻天覆地的变化，炎炎夏日，流火之时，秘书在海边小岛度假，公司要开紧急会议，秘书不需要连夜返回，只需打开手机，连上 5G云端，就可召开在线视频会议。有需要办理的文件，只要用手机打开公司专属客户端，就可以云端实时办公。只要连上云端，不管是商务、工作、生活、沟通，各种工作问题均能解决。5G的LTE为代表的高速移动宽带具有随时随地上网，网速快、延时小、实时性好、成本低、有效利用频谱等技术优势。全新的VoLTE高清视频通话已随着 5G而进入秘书视野，它提供高清语音、低延迟视频通话，从 2G／ 3G网络的 176 × 144 提升至480 × 640，在这样的视频分辨率下，通话双方的面部表情，路线图上的文字都能清晰显示。
