第四节
秘书新媒体实务现状

目前新媒体办公突飞猛进，不仅有网络媒体（博客、门户网站、搜索引擎、虚拟社区、电子邮件、即时通信、对话链、网络文学、网络动画游戏、网络杂志广播）的发展，而且还有移动媒体（手机、平板电脑、电子书等）和车载媒体（隧道媒体、道路媒体、信息查询媒体等）的异军突起，使得秘书实务在新媒体环境下，呈现出纷纭复杂的局面。无论是在秘书学的学科理论体系中还是在秘书实务技能体系中，“秘书新媒体实务”都居于极为重要的地位。它主要解决在新媒体环境下秘书“做什么”和“怎样做”的问题。

秘书工作者作为秘书实务的主体，随着新媒体技术的迅猛发展，必须逐渐掌握相关的新媒体技术，要“具备正确使用新的办公工具和创新高效办公手段的能力” 。这深刻表明新媒体的崛起，对当下我们的秘书实务提出了新的挑战和要求。新媒体时代在呼唤新型秘书，在此时代背景下，秘书实务的工作内容和要求都呈现出新内涵和新特点。作为在现代办公环境下的秘书工作，新媒体影响下的秘书行业正在悄然发生革命性的变化，这不仅是办公自动化的设备更新，而且是从根本上改变传统的办公自动化方式和过程，秘书上网在线协同办公，通过网络进行交流沟通，利用网络资源处理各种办公事务。不但大大地提高了办公、办会和办事的效率，而且基于网络的办公事务处理不受时间和空间的限制，且基于新媒体在线处理各种办公事务。如互联网的应用使现代化办公从单机转变为综合网络系统，一切信息表达、信息传递和信息储存都以数字化的形式实现，印刷文档被电子文档数据所替代；又如在互联网中立刻搜索出所要撰写文体的文本模板，从而达到快速拟写与制作的效率；再如秘书可借助QQ、微博、微信等媒介相互交流、掌握信息、沟通协调；此外秘书还可通过协同远程办公系统，实现不同地点的企业员工，为某一问题展开对话、协商、辩论、投票、决策等。韩国《东亚日报》载：“87％的韩国年轻人群表示，在处理公司业务时，习惯使用iPad、智能手机等个人电子产品。捕捉到这种办公模式变化的韩国商家，也随即推出附带新功能的智能手机，手机内存专设私密空间，便于用户将办公文件和私人信息区分收藏。一些商家还推出将智能手机直接连接到台式电脑屏幕的设备，便于手机用户在大型电脑屏幕上进行Word等文件的操作。” 总之，新媒体环境下，秘书实务工作呈现出工作形式网络化、工作内容信息化、工作手段即时化、工作效率最大化，以及工作成果优质化特征。美国拉里·奥尔顿曾在《千禧一代为何要创办全远程办公企业》一文中指出：

数十载以来，“办公室”一直为美国职场之根本。它一直是品牌的具象体现，是所有员工、主管和客户的聚集之所，也是完成重大交易和扩张等业务的基地。

但情况正开始改变。办公室渐渐不再是聚集人员的必备之需。毕竟，即刻联络到某人的方法多种多样，无论他们身在何地。而且既然有如此多的企业都做到了虚拟经营，也就不需要有实体的“基地”来实现扩张。事实上，劳工局的统计数据显示，超过 23％的员工至少有部分工作是远程完成的，越来越多的企业正在推行“远程办公”。

这种趋势在千禧一代中更加突出——85％的千禧一代希望完成远程办公，而54％的千禧一代则想要灵活或非传统的日程安排。他们正自己动手实现这个愿望，建立让员工大部分时间——或全部时间——远程办公的企业。全面远程办公的理由：

1.减少启动成本。现金一向是初创公司的难题，寻找办公室是要面临的最大的一笔新开销。不仅需要花费时间和金钱寻址，还必须支付首付款，可能耗费数千美元（或更多）置办家具。如果无需这笔启动成本也可以同样有效地开展经营，就可以用这笔钱投资于更有价值的东西，如招募更好的人才或改善基础设施。

2.降低经费。办公室还需巨额资金来维持运转。在大多数城市，即使是一小块商务空间，月租金也高达数千美元。除此之外，还要支付水电、电脑、纸张等耗材和休息室的开销，当然还有企业互联网——这可能十分要命。如果从预算中剔除这些项目，就可以把资源重新分配到更有效的地方。

3.便于差旅安排。远程办公便于超滤事宜，不必担心单位里的问题。例如，假如你要预订拉斯维加斯的一家酒店，不会担心行程与办公室会议是否冲突，也不会担心员工的日常安排。

4.减少通勤时间。美国人一般每天要在通勤上花费约一小时，但其实大可不必如此。免除通勤的时间，每周就可以省出几个小时，每年省出几百个小时。对雇主和员工都是如此。

5.提高对新员工的吸引力。大多数人喜欢居家办公的理念。这意味着这种专属的远程办公室将对潜在的新员工更具吸引力。雇主能更容易找到所需人才来填补关键岗位，更有可能无限期地留住人才。

6.扩大招聘范围。招聘远程办公的员工意味着不会只限于招聘目前居住在或愿意搬到雇主所在城市的求职者。相反，雇主将可以自由招募想要的人，无论他们身处何地。这极大地扩充了人才库，应该有助于发现更好、更便宜、更适合本品牌的求职者。

7.提高声望。选择远程办公还可以有助于品牌显得更加尖端或有前瞻性。根据主要受众和想要开发的品牌类型，这可能是非常有益的。对于以不断进步和面向未来为荣的科技公司或其他创业公司而言，这是不可或缺的。

拉里·奥尔顿：《千禧一代为何要创办全远程办公企业》，原载美国《福布斯》双周刊网站，2017.1.9，《参考消息》2017.1.18 全文转载。

同样在《参考消息》 中报道美国大公司越来越倾向运用远程办公方式。“越来越多的美国雇员开始远程办公，这在很大程度上要归功于新技术带来的灵活性，以及年轻员工对这种工作方式抱有的期待……灵活的工作政策是人们找工作时优先考虑的问题，越来越多的雇主也开始提供这一条件。办公室渐渐成为合作的地方，家则是专注的场所。在家上班的日子，雇员们往往提前开始工作，更晚结束工作，但一天里暂停工作去处理私事的时间也更长。” KyIP6I66jqPWGXL8ghKm0bvBVX1qkSCveudmIFw0XN2+pdFv8AYUO73HjkdDG3Xd