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一、从办公自动化嬗变为办公智能化
随着科技与经济的发展，20 世纪末我国办公自动化逐步成为现实。长期以来，秘书工作依靠一支笔、几张纸、一部电话这些传统办公工具。电子技术发展的趋势，以及办公实行程序化、规范化、制度化、科学化管理，提高工作质量和办事效率的客观要求，决定了秘书工作实行办公自动化是必然趋势。办公自动化是 20世纪 70 年代中期发达国家为解决办公业务量急剧增长的背景下，发展起来的一门综合性学科。1985 年，我国成立第一个办公自动化专业领导小组，同时，国务院率先组织开发了“政务办公自动化系统”。到 1990 年国务院办公厅秘书局开始组建全国第一代数据通信网，并开通“全国政府系统第一代电子邮件系统”。1992年国务院办公厅秘书局开始支持系统技术、地理信息系统技术和信息安全技术等三大高新技术引入政府系统的办公自动化应用领域。开通针对绝密信息的管理系统，视频点播、地理信息系统被广泛应用，规划与共享“政府专网”。1995 年开始建设“全国政府系统办公自动化协作网”，解决了许多技术难题，如数字签名技术等，形成 7 册指导书。1999 年建设起“全国政府系统第二代邮件系统”。
秘书机构的基本职能主要是“参谋助手、督促检查、协调综合”
三项职能，其中参谋助手是最基本的职能。至于我们常说的“三办”提法过于笼统，不足以反映出秘书的实际工作范畴。根据社会上秘书人员所做的秘书工作内容，我们通常把秘书实务的内容分为三大类共二十余项。
第一类是秘书常规实务，这是指带有较强专业性质的常规性业务工作，包括文字工作、文档工作、会务工作、信访工作、谈判工作、公关工作等。其中有一些属于传统的秘书业务，如文书档案的管理，有一些是市场经济下出现的秘书新业务，如商业谈判服务和公关工作等。
第二类是为上司决策服务，这是指直接为上司决策提供综合性的服务工作，其中包括调查研究、信息工作、参谋咨询、协调工作、督查工作等，这事实上属于中高级秘书业务范畴。
第三类是办公室日常事务，这是指一般单位管理机构中由秘书机构处理的一些专业性不强，但是需要依靠一定的经验和责任心才能办好的具体事务，包括时间管理、上司日程安排、差旅服务、值班工作、通信联络、印信管理、后勤服务、公务接待、常规礼仪活动等。
我们把二十余项秘书业务分为秘书常规事务、秘书参谋咨询事务和办公室事务三大类，只是根据每项工作的主要特点而做的大体划分。实际上多数工作都兼有其他类的某些特点。例如，调查研究主要是为参谋咨询提供第一手信息依据，是一项综合性很强的直接服务于领导决策的工作，但调查过程中必然处理许多具体事务，如开调查会就会有会务工作，而会务工作又是秘书机构的一项常规业务；再如信访工作属于秘书机构的常规业务，但信访中得到的重要信息可能成为领导形成重大决策的依据，因此信访工作也兼有参谋咨询的功能，同时处理信访过程中还有大量的接待来访者、与有关各方通话联络等具体事项，而接待、通讯联络等属于办公室日常事务的范畴。
如今电脑已成为秘书的重要工具，如日常办公中打印机、传真机、复印机、扫描仪等的操作，出勤表、财务报表、工资单、工作计划等表格的制作、文件的写作、网络会议的召开等。传统媒体的办公自动化和大型信息管理系统中，企业的业务流程重组或者文件流转功能是核心功能。针对某企业或政府部门开发的OA系统结构一般主要由以下几部分组成：
公文管理，主要负责公文的发送与接收工作；
邮件管理，主要功能是发送与接收内外部邮件；
表单管理，实现表单模板的定制、存储打印等功能；
日程安排，其内分为个人日程、部门日程、领导日程；
公共信息管理，包括公司新闻、文档、员工论坛、资料下载等功能；
会议管理，除了会议资料接收、发送、保存等功能外，还包括网络视频会议等功能。
其中会议管理，秘书除了短信写作外，还要掌握回执和转移短信内容实务。如短信回执，它是指当秘书点对点发送短信后，可接收到对方已经成功接收到短信的确认信息，准确掌握短消息的到达情况。这样当手机关机时或不在服务区内时，照样可以收到短信。又如转移短信，手机短信还具备快速的、大量复制式的生产条件，每个手机都有一套复制、转发的功能，这就给手机短信的广泛传播提供了平台和实现的可能。再如群发短信、发送EMS短信和精美彩信，中国联通的“红草莓”具备手机邮箱、支持彩e功能，可随时随地写作与发送 5000 字正文和 100k的邮件附件，支持文字、彩图、音频流、视频流等多种文件格式。秘书可利用手机在企业内部建立图书馆，当员工接到办公室发出的短信后，根据短信不同的代码，以无线接入方式实现图书服务，如到期通知、续借、预约、查询等，还可直接查阅电子书籍，甚至可以异地用支付宝扫一扫就可以借阅图书馆的书籍（实行快递传送，免押金、免办卡、线上借、送上门服务）。
秘书的基本技能指秘书从事秘书工作时所应具备的技术本领。它与秘书的基础能力、专业能力的区别主要在于这些技能都比较侧重操作性。不同的领导机构、不同的秘书岗位对秘书技能的要求不一样。总体而言，现代秘书在职业基本技能方面的要求主要集中在以下几方面：
（一）现代办公设备的操作技能。所谓现代化办公设备，是指秘书办公使用的打印机、复印机、传真机、扫描仪、数码相机、刻录机、投影仪、碎纸机等。秘书应该熟练掌握现代化办公设备的操作、使用和日常维护方法。一般说来，上述办公设备的操作都不难掌握，但是随着办公技术的不断发展，办公设备也在不断更新换代，向着更加便捷、快速、一体化的方向发展。这就要求秘书一定要随时了解最新的办公设备的操作方法，不断学习和掌握最新的现代化办公设备的使用方法。只有这样，才能跟上时代的步伐，不断提高办公效率。
（二）固定媒体办公软件的使用技能。电脑是现代办公室最主要的办公设备。对秘书来说，要想使电脑充分发挥作用，就必须掌握常用办公软件的使用方法，诸如Word、Excel、Powerpoint等，其中Word软件主要用于文字处理和文档编辑制作；Excel主要用于表格处理和数据分析；Powerpoint主要用于创建演示文稿等。常用的办公软件处在不断更新之中，秘书应随时了解其动态，以便掌握最新的办公软件的使用方法。
（三）移动媒体办公软件的使用技能。移动媒体办公是指智能手机、平板电脑等通过移动网络处理各种秘书事务。随着互联网技术的飞速发展，网络在线办公越来越成为秘书办公的首选。秘书不仅可以通过网络搜索信息、收发邮件、管理文档，还可以通过网络进行视频会议、远程对话等，这就要求秘书必须熟练掌握搜索引擎、各类移动软件App、视频会议等现代化的网络办公技能。
作为固定媒体和移动媒体而组合的秘书新媒体实务，事实上，秘书在从事新媒体实务运作中，通常两者结合起来运用。如当下网上政府的建立，使得秘书要适应这种网络上政府的行政功能，又要在智能手机上实施网上办理政府的有关事项。目前网上政府主要涉及网上办事、政策咨询、便民服务、网上查询、政府采购、行政审批、政府信箱、政府公开等，而其中对于秘书新媒体实务而言，影响最大的是网上办事、政府审批、政府采购、政府信箱、政府公开五大领域，如次：
1.网上办事。如杭州的秘书办理出入境手续，可登录公安局网站首页，点击“出入境”字样，在弹出页面的内容中选择“杭州市居民个人港澳游申请表”。在页面上有办事指南、表格下载等内容，填写完毕，提交。网站还提供手机通知服务，可以通过手机短信形式通知申请的处理结果。只要选择邮政特快专递公司的“双向速递”服务，可以免除往返取证繁琐。
2.行政审批。行政机关申批是行政机关根据公民、法人或者其他组织的申请，经依法审查，准予其从事特定活动的行为。
对政府行政审批做出法定规范，标志着政府正在从审批型、管制型政府向服务型政府转变。通常而言，政府审批电子系统主要有三种业务：（1）业务办理，通过网络接收审批材料，在内部进行办理，并将结果反馈回去；（2）决策支持，根据统计结果进行决策支持；（3）业务监督，监督网上审批的办理，改进业务过程，提高政府服务质量。
3.政府采购。2002 年第九届全国人代会通过了《中华人民共和国政府采购法》，要求政府和事业性单位采购必须通过法定的采购程序。作为企业的秘书，必须知悉政府网上采购的有关要素、手续与流程等。
4.政府信箱。一般政府网站首页均设立政府或长官信箱，如市长、区长信箱等。通过电子邮箱传送到领导特定的邮箱地址，给秘书增添了一座沟通桥梁，也完善了快速反应体系和监督机制。还有企事业秘书可分别给政府各分管长官或部门写电子邮件，提出自己的建议或意见。
5.政府公开。我国政府提出建设法制社会，要求政治文明，确保人民民主权利的实现。为此在政府官方网站上每天或隔一段时间均有一定量的信息公布，接受群众的监督。在我国实行依法治国方略，重要的是要调动广大群众的积极性，充分发挥人民群众在依法治国中的主体作用。
我国开始实施“政府上网工程”几年来，探索出一套“一站式”服务模式，它的真正目的在于使群众在一个窗口或一个有限时间内完成需要多个部门审批办事的事情。所以“一站式”电子政务从根本上改变了政府职能机构各自为政、不易协调的状况，确立了以公众需求为导向的政府服务创新理念，提高了政府办事效率。降至 2017 年，国务院号召各级政府实行“一站式”服务。“一站式服务”又称为“一厅式服务”“一网式服务”“一表式服务”等。“一站式”政府服务的建立，事实上是一场电子政务系统的大革命、大改组。为此，国务院办公厅要求各级政府必须建立起“三网一库”工程，其中“三网”就是政务内网、政务外网和政务专网，“一库”就是一个数据库。它需要建立五个功能层：
公众访问层，“一站式”办公门户＋信息门户，是为公众服务的统一入口；
应用系统层，就是各个机构的政务系统平台，通过跨平台方式，使政府各部门相对独立的电子信息在政务平台实现互通共享；
应用数据层，各个机构及对应的电子服务器，以政务信息服务和政务应用支撑为核心组件，具有知识管理系统、决策支持、信息交换等功能；
数据资源层，就是各个机构部门所拥有的数据库系统，包括政务信息数据、办公业务数据、政务资源数据、目录服务、邮件服务等，主要功能是进行数据访问、转换、提取、过滤和综合处理；
网络平台层，主要是硬件部门，包括主机、存储、网络平台，涉及政府的三网设备。其中政府内网实现政务机构内部新媒体化应用，政务专网实现政府机构之间信息资源传输和共享应用，政府外网实现面向社会公众的政务公开和网上审批。
政务“一站式”的全面推进，对秘书工作的手段与方法产生了巨大的影响。秘书工作手段与方法的革新，直接影响了原有的秘书工作理念，给秘书学的进一步发展带来了新的机遇与挑战。
21 世纪随着我国计算机的日益普及与发展，秘书工作与实务经历了三个阶段：第一阶段主要是办公过程中普遍使用现代办公设备，如传真机、打印机、复印机、电脑等，属于秘书电子信息设备实务阶段；第二阶段是办公过程中普遍使用计算机，真正实现了无纸化办公，并大面积实施数字化的文字处理、表格处理、文字输出、文件共享、网络打印、网站管理等，属于秘书电子实务阶段。办公方式由执笔世界转向电子信息世界，传统的手工操作转变为现代计算机处理。如使用电脑打字、发送邮件等，极大地提高了秘书起草文件、拟制发言稿的效率；通过网络收集信息、传播信息，免去了秘书以往的重复劳动。办公室里的先进设备越来越多，如录音笔、复印机、传真机、摄像机……这些都宣告着秘书办公自动化的到来。办公自动化课程属于秘书电子实务的初级课程，如文字处理部分，它主要讲解编辑文档、版式排版、表格使用、文档模板、文档检索等内容。当今已完全进入了第三个发展阶段，它已朝着办公智能化、移动化、数据化等方向发展，属于秘书新媒体与智能化实务阶段。
降至秘书新媒体实务阶段，对秘书而言，既是发展新机遇，也面临着新的挑战。秘书必须时时更新工作方法、行为方式、知识构成、思想观念，要能胜任智能管理。新媒体时代在为秘书提供便捷的同时，也对秘书实务提出了更高的要求，促使秘书工作不断向科学化的道路发展。譬如 2017 年 11 月自助行政服务厅在浙江省桐庐县启用，大厅配备 11 台自助机，市民可自助完成医保、交税、营业执照打印、车牌申请等 39 个事项。由于服务对象不同，如自然人、企业法人和无人受理三类，所以自助机也具有三类机器。大厅还配置了四台电脑，其中两台用于企业商事登记，另外两台是无人受理的操作平台。秘书只要将身份证放置身份验证区，选择需要办理的业务，再把准备好的材料放入扫描区拍照上传，就可以完成自助申报。事项申办到审批完成，最快只需 3 分钟。秘书还可在自助机上查阅到桐庐县行政服务中心所有窗口事项的办事指南信息，包括申请条件、申报材料、承诺时间等内容；还可对办事指南、申报表格自助一键打印。在无人受理区旁整齐摆放着 72 个文件交换柜，自助取文件或材料之所需。秘书通过现场的高拍仪将文件原件扫描上网，电脑上会形成一个专属的二维码，扫描后手机上会收到一条开机密码，交换柜就自动打开。
当代秘书工作已经摆脱了办公自动化方式，实现了办公智能化与移动化，这就要求秘书必须具备秘书新媒体实务；同时，因为计算机发展和智能手机更新的速度非常快，要求秘书所具备的秘书新媒体实务知识与技能也必须时时更新，才能更快、更好地在工作中熟练运用，提高秘书工作的效率。
二、新媒体秘书实务的数字化原理
全世界的互联网发展主要经历了三个发展阶段：首段是网络化，互联网作用于社会的方式就是“连接一切”。中国自接入国际互联网以来，虽然应用软件上的变化林林总总，但究其实质无非是构建起了内容网络、人际网络与物联网络这三大网络。这种“连接一切”的巨大发展从根本上说就是对于个人的激活——使个人作为社会运作的主体地位有了提升。社会构造和社会运作的基本单位由过去的“机构”降解到个人，由此释放出更多的自由度和运作空间，使社会运行的基本模式及规则发生革命性的嬗变。次段是数字化，大数据成为互联网世界的神经传导系统，市场洞察、用户选择成为创新发展的关键，大数据方法应运而生，大行于世。在互联网时代的任何领域，数据成为产品的标配。再段是智能化，未来网络发展和竞争的高地就是对于广域网络空间中的人与人、人与物、物与物实现人工智能的高效率、高适配的价值匹配、关系再造与功能整合。中国全方位接入互联网不过 24 年，事实上，人类信息技术业已经过了一次又一次浪潮。第一次浪潮是机与机的连接，第二次浪潮进入了无线互联互通，现在我们正在大踏步进入第三次浪潮，就是全球智能化浪潮。人类现在进入了大智移云神脑的智能时代，大是大数据，智是智慧型，移是移动互联网，云是云计算，神是神经元，脑是智能脑。人工智能技术站在了新经济风口上，很可能是创造未来的巨大引擎力量。目前我国大体完成了网络化建设，现正在进行数字化革新，未来将朝智能化方向迈进。新媒体的发展基于数字化原理而展开，而其中主要的定理如下：
（一）梅特卡夫定理（Metcalf Law）
梅特卡夫定理是著名的以太网发明人、计算机网络先驱罗伯特·梅特卡夫的名字命名的互联网定理之一。该定理是指互联网的价值等于其节点数的平方，即在互联网中，当节点之间的连线数以线性形式增长时，信息交流的可能性呈现指数态势陡然上升，网络的有用性（价值）随着用户数量的平方数增加而增长。梅特卡夫定理用数字表达式表示为V ＝ KN2，其中V为网络的价值，K为价值系数，N为节点数，它表明在互联网中，随着成本的投入、节点数的增加，收入将呈现出二次方的增长趋势。该定理表明，新技术只有在越来越多的人使用它时，才会变得有价值，从而进一步吸引更多的人来使用，最终提高整个网络的总价值。
（二）摩尔定理（Moore’s Law）
摩尔定理被誉为计算机第一定律，是信息科学的发展规律，揭示了信息技术进步的速度。这一定理是以英特尔公司创始人之一的戈登·摩尔命名的。摩尔定理的内容是：当价格不变时，集成电路上可容纳的晶体管数目，大约每隔 18 个月便会增加一倍，性能也将提升一倍。换言之，每一美元所买到的计算机性能，将每隔 18 个月翻两番。摩尔定理也被简单地表述为微处理器的速度每 18 个月翻一番。这也就是为什么我们购买的计算机运行速度越来越快，而价格越来越便宜的原委。摩尔定理对整个新媒体世界的影响深远，计算机从原来的庞然大物变成人们便携不离身的移动终端，从高端的实验室走向了千家万户，从各个方面改变了秘书的工作方式，影响了秘书的实务范式。
除了摩尔定理外还有摩尔第二定理，它是英特尔公司董事会主席罗伯特·诺伊斯预见到摩尔定理将受到经济因素的制约于 1995 年提出的。集成电路芯片的性能虽然得到了大幅度的提高，但芯片生产厂商的成本也在相应提高。成本的增加是另一条指数曲线被人称为摩尔第二定理，它是针对中国互联网主机数及上网用户数量提出的。它指的是中国接入互联网的主机数和上网用户数的递增速度，大约每半年翻一番。
（三）吉尔德定律（Gilder’s Law）
20 世纪 90 年代中期，据美国技术理论家乔治·吉尔德预测：在可预见的未来，通讯系统的总带宽将每半年增长一倍。随着通讯能力的不断提高，吉尔德断言，每比特传输价格朝着免费的方向下跃，费用的走势呈现出“渐进曲线”的规律，价格点无限接近于零。从技术层面看，带宽的增加早已不存在技术上的障碍，目前带宽取决于用户的需求而非价格。
（四）非摩擦经济效应（Friction － free Economy）
非摩擦经济是指，20 世纪 90 年代以来，随着网络技术发展某些产品的生产和交易成本逼近于零，同时网络使信息不对称的工业社会条件下产生的搜索、分销成本基本消灭，从而使既有的商业模式从传统经济臃肿的流通环节，变成多点对多点的商业模式。该名词的出现，得益于美国学者勒维斯教授在 1997 年出版的《非摩擦经济——网络时代的经济模式》一书，从此该名称便流行起来。如果说传统经济是摩擦经济的话，那么，网络经济则是非摩擦经济，后者遵循边际收益递增机制，企业占领的市场份额越大，获利就越多，即“富者越富，赢家通吃”。
（五）双螺旋理论
该理论是中科院研究生院管理学院的互联网专家吕本富在 20 世纪 90 年代末提出的。内容主要是，从互联网普及以来，网络经济一直沿着技术发展和应用创新两个方向前行，这两个方向可以被看作既对立又统一的一对“双螺旋”——技术发展创造了应用的创新环境，而应用的创新往往就会走到技术的极限，进而敦促技术的进一步演进，这使两个维度互为影响、互为作用地螺旋式上升。当技术和应用的激烈碰撞达到一定的融合程度时，就诞生了比较稳定的经济模式和新经济热点。其中一个螺旋为技术发展，包含内容技术、软件技术、安全技术、应用技术和数据库技术等；另一个螺旋为“应用创新”，主要内容为信息流、资金流和物流三个分界点。事实上，这两个螺旋结构是相互依靠、相互作用，而连接这两个螺旋之间的是五个“碱基”——网络通信、信息发布、交流互动、网络服务、网络交易。
