第一节
电子会务工作的特征

会议主要由四个要素构成：主持人、组织者、参会者、服务者。其中秘书既是组织者，又是会议的服务者。秘书的地位和职责，决定了会务工作大都由秘书筹备和组织，有的还直接由秘书出面召集，大型会议还要专门设立秘书处。会务工作是秘书工作中一项重要的经常性工作。秘书会务工作的任务主要是：会前认真做好起草与制定会议文件、拟写和分发会议通知、选择和布置会场等准备工作；会中严密组织好各项活动，热情周到地搞好服务；会后妥善处理清退、结算等事宜，做好会议精神传达等工作。

会议是社会组织和领导管理活动的重要手段和方法，它指事先约定、有组织、有目的的聚众议事或传达信息的一种社会活动方式。会议的筹备、服务和管理工作即会务工作，简称“办会”，是秘书机构和秘书人员的一项经常性、综合性的业务工作。一般而言会议是一个公司在日常管理中的重要环节，作为公司而言，只有通过会务工作，才能沟通信息、协商处理、传达指示、下达任务，所以秘书的会务工作是不可或缺的重要一环。在新媒体时代，秘书的会务工作与以往的工作方式相比，发生了深刻的转变，主要表现在：

一、会务工作更加高效快捷

会议是有关组织召开的听取情况、讨论问题和布置工作的集会。在现代企业经营管理过程中，开会无疑具有沟通、协调、号召、落实工作的重要作用。而有了新媒体实务后，秘书会务工作具有时效性高、互动性强的特点，且可随时随地修改、完善、反馈会务工作内容。

二、会务成本日趋降低

会议成本事实上包括直接成本和间接成本，包括参会者到达会议场所的交通费用、会议期间的食宿费用、会议中间的活动费用、会场租金、相关文件资料费用等，当然这些费用是可计量的，也比较直观。还有一些隐性的成本，我们称之为“机会成本”，它包括时间成本，由参会者的会前准备时间、会议工作人员的时间和参会者的时间等构成。但是这种时间成本计算时非常不精确，我们可以把这些零碎的时间成本转化为以货币为单位的计量方式，去直接计算会议的时间成本。除了花费时间成本外，还有间接损失成本，这部分的成本主要是由于参会者因为参加会议，脱离了原来的工作岗位而造成的各项事务处理滞后产生的损失。这个成本往往是被忽略掉的隐性成本，但它所造成的损失又真真切切地能够看到，比如公司的年中会议，参会者总会在会议过程中耽搁自己的某项工作任务。

当秘书运用了新媒体实务后，其成本大大降低。例如拿会前的筹备工作来说，公司会议议程的发布、与会人员的通知可以采取微信公众号平台的形式或是新浪微博的形式进行发布，可以省下一笔前期的时间成本。新媒体平台的优势有价格低、投放范围精准、受众广和目标用户集中等。会后的宣传工作也可以选择相应的自媒体平台进行发布，一个良好运营的新媒体平台可以为公司节省一大笔会务费用。

三、会务安排日益完善

秘书运用新媒体实务后，可解决秘书会务安排中的诸多事项。如可利用App进行会务工作的安排，进行会议的会场对接、会中各项信息的确认、处理会议中的各项后勤事务，以及快速收集会务工作中的反馈信息等。

四、会后传达更加全面

当秘书把会议工作完成后，参会者已返回原单位，但秘书却更忙了，因为会后有一大摊事情需要秘书完成。如与参会者联系确认所发文件的具体时间；通知所有与会人员及与会议有关的人员收看收听，争取最大化地传达会议精神；将会议中的重点内容进行整理，形成文字，在公司内部传达；整理参加会议人员的资料，甚至还要登门拜访；对与会人员进行采访或者交流，请他们讲感受，并形成宣讲内容进行传达；督促参加会议的人员或者相关人员落实会上的有关要求；总结会议出现的优点和不足，便于下一次会议更加圆满召开；将整个会议的内容整理后全方位地进行报道，等等。通过上述厘析，我们发现在新媒体时代下，秘书会务工作在会前、会中和会后三阶段中均发生了深刻变革。其会务工作的流程和模式均已产生了实质性变化，其最终目的是秘书会务工作更加便捷、更加快速、更加高效。

随着互联网技术的发展，手机、电脑等电子产品的广泛运用，秘书的工作方式、思维定势等均产生了巨大的变化。在新媒体环境下，秘书会务工作主要发生了如下变化：

（一）会前筹备工作

秘书会务工作的会前准备需做好以下五个方面：1.明确会议的要点，即领导要办会的目的、内容、中心议题、参会人员、会议地点及会议日期等。2.准备会议的议题，尽量充分地准备好会上要讨论的问题和材料，一方面，为领导个人的讨论发言充分准备，提供资料；另一方面，为会议的讨论提供方向性资料。3.安排会议的议程，其中最主要的就是遵从重要性原则。4.通知与会人员，通常而言，小型的会议口头通知就可，大型的会议则需要采取书面通知形式。5.会议现场准备。

在新媒体环境下，会议的会前准备工作尽可以通过新媒体来完成，比如以通知与会人员为例，传统的会议需要在口头上进行通知，而现在则通过微信群发布一条会议通知即可完成；会议的议程，可通过公司的官网、企业内部交流群上传会议议程的文档；在之前，会议现场的准备必须秘书亲自去现场勘查，而现在秘书则只需在网上一键轻松预定会议场地即可。

（二）会中服务工作

在会议过程中，秘书应该服务细致周到，先做好签到及检查会场工作，继而集中精力，做好会议记录；然后做好会议中的服务性工作，如根据需要处理来电、准备投影仪；最后协助会议议程的进度并形成会议结果。

在新媒体环境下，参会人员电子签到、发放电子会议材料等均可数字化处理。会议记录完全不像传统媒体时那样，需要件件打印、装订、分发，而是在会间上传相应的工作群中进行下载。此外有关举行会议的形式，秘书可下载App，让参会人员进行远程讨论。

（三）会后处理工作

会议结束并不代表秘书会议工作的结束，秘书需要及时清理会议室，还有及时下发会议材料，督促会议中提到的各项问题的整改和落实情况。此外会议结束后，秘书要扩大会议宣传的力度，撰写会议的新闻报道、会议纪要，扩大和传播会议的影响。在新媒体环境下，大会的宣传可采取微博微信，甚至还可以采取微信公众号制定相应的表单，让相关人员详细汇报各个事项的落实和执行进程。 Ua594xxQIABKioQHoZt86UIMqgZoyMwMCLOjUifnXKMDdTLBs1YDSM+6gUmJCGV9