第二节
电子档案新媒体实务

一、电子文档移交

（一）检验项目

文件形成单位在移交电子文件之前，档案保管部门在接收电子文件之前，均应对归档的每套载体及其技术环境进行检验，合格率达到 100％时方可进行交接。检验项目主要如下：

（1）载体有无划痕，是否清洁；

（2）有无病毒；

（3）核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性检验及审核手续；

（4）核实登记表、软件、说明资料等是否齐全；

（5）对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本操作手册等是否完整。

检验结果分别由移交单位、接收单位填入《归档电子文件移交、接收检验登记表》。

（二）移交手续

档案保管部门验收合格，完成《归档电子文件移交、接收检验登记表》的填写、签字、盖章环节。登记表一式两份，一份交电子文件形成单位，一份由档案保管部门自存。

二、电子文件档案整理与鉴定

（一）电子文档整理

按照《电子文件归档与管理规范》（GB ／ T18894—2002）规定，归档电子文件以件为整理单位。首先进行电子档案分类，制定分类方案，然后同一全宗内的电子文件按照年度—保管期限—机构（问题）或年度—机构（问题）—保管期限等分类法进行分类。其次，电子档案编目，填写登记表并录于盘或带中，同时打印一份置于盒、盘、带中。再次，撰写电子档案的著录，主要撰写责任者、操作者、背景信息、元数据等项目和标识。著录级别可按案卷级进行，将著录结果制成机读目录和纸质目录。最后，电子档案的迁移。电子文件对系统依赖性和计算机发展的飞速性决定了随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写《归档电子文件迁移登记表》。

（二）电子文档鉴定

电子文件档案在归档前、移交时和期满后都要进行鉴定。鉴定的依据主要为三个原则：

（1）真实性。真实性鉴定是指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

（2）完整性。完整性鉴定是指对电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等有无缺损进行鉴定，确保档案材料无丢失现象。

（3）有效性。有效性鉴定是指鉴定电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

因电子文件易于修改，对系统的依赖性强，所以鉴定时必须特别仔细，以保证电子档案的真实、完整、有效。

3.划分文档密级，确定保密期限

这项工作应参照国家关于纸质文件材料密级和保管期限的有关规定执行。划分保管期限时应注意电子文件的背景信息和元数据的保管期限与内容信息的保管期限相一致。

三、电子文档的保管与利用

（一）电子文档的保管

由于电子档案的特性，使得它的保管内容、条件和纸质档案有所不同。电子档案保管的要求如下：

（1）归档载体应做防写处理。为了保证电子档案内容的真实性，应采取措施，选择记录性能好的载体，并对载体做相应的防改写处理。

（2）为保护电子档案的物理性能，应避免擦、划、触摸载体的记录涂层。

（3）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。

（4）存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离，保持环境卫生。

（5）保持适宜的温、湿度。环境温度选定范围：17 度至20 度之间；相对湿度选定范围为 35％至 45％。

秘书在电子档案保管中应注意以下方面：

（1）检查登记：归档电子文件的形成单位和档案保管单位，每年均应对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。

（2）兼容性转换：设备环境更新时，应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应进行归档电子文件的载体转换工作，原载体保留时间不少于 3 年。保留期满后可擦写载体清除后重复使用，不可清除内容的载体应按保密要求进行处置。

（3）抽样检验：对磁性载体每满 2 年、光盘每满 4 年进行一次抽样机读检验，抽样率不低于 10％，如发现问题应及时采取恢复措施。

（4）转存：对磁性载体的归档电子文件，应存放 4 年转存一次。原载体同时保留时间不少于 4 年。

（5）登记：档案保管部门应定期将检验结果填入《归档电子文件管理登记表》。

（二）电子文档的利用

电子档案保管单位应拥有规定范围之内的对电子文件的使用权限，可以提供拷贝服务，向用户提供打印件或微缩品。电子档案可采取多种方式进行利用，主要如下：

（1）阅览：阅览是电子档案最基本的利用方式，阅览包括联机阅览和脱机阅览两种。其中联机阅览又包括计算机网上阅览和计算机单机阅览两类。前者不仅有阅览，还有下载、打印等功能。网上阅览便捷，无时空限制，所以是电子档案利用的最主要方式。后者通常是对部分不宜公开的或有密级的电子档案利用时所采取的。它一般不可随意复制，所读往往是限定的单机上阅览，保密性好。脱机阅览，档案部门将把电子档案转换成纸质文件，或通过复制形成电子档案副本。副本复制就是对电子档案的所有组成部分进行复制，摘录复制就是仅对电子档案的某一部分进行复制。复制的载体有软盘、光盘、硬盘、磁带、U盘等。

（2）网上展览。通过网上展览扩大覆盖面，而且不存在展出地点、展出时间、展出环境的诸多限制。浙江档案网、上海档案网等都有档案展览这一栏目。

（3）网上咨询。这是档案人员利用网上连线的优势，向档案用户提供信息的一项利用工作。其包括两个方面：一部分是通过网络解答咨询；另一部分是通过协助检索、指导用户使用检索工具，为查找电子档案馆藏提供新的线索。网上咨询一般采取三种方式：其一，由用户通过计算机网络的电子邮件先向档案馆工作人员提出问题，然后在档案馆收到该电子邮件后，由档案馆人员接受咨询，并根据提出问题，再通过回复电子邮件，向用户解答咨询。其二，由用户通过计算机网络与档案馆人员约定，在某一时刻在网上进行异地实时对话咨询。其三，由用户通过计算机网络电话向档案馆人员咨询。

四、电子文档编研与销毁

（一）电子文档编研

电子档案为计算机编研提供了极大便利。首先，为收集档案提供了方便。因为电子档案的检索系统其检索效率要比手工检索系统效率高，所以收集档案速度就比较快，而且也比较全面。其次，为摘抄档案提供了便捷。电子档案本身就已数字化，所以利用计算机编研时，对档案资料不需要重新输入就可以随时利用，而且既可以对某一类档案进行编研，如专门就文本文件的电子档案进行编研，也可以对其他各类电子档案进行编研，如可对声音档案、影像档案、图形档案等进行编研，还可以进行超媒体档案的编研，所以电子档案为计算机编研提供了广阔的前景，也大大加快了开发利用档案信息资源的速度。

（二）电子文档审核

以往秘书人员要传送一份文件，通常通过邮局信函传递的方式；如果是紧急文件，一般采取电报方式，费时费钱。然而在新媒体时代，一份文件即时就能传递，而且通常是免费的。再如文件的签字、审核等环节，以前秘书常常在各个楼道中跑来跑去，有时还要紧跟领导的步伐；而新媒体时代，所有文件的处理均可通过网络完成。领导签发后，秘书便可直接通过网络载体将文件的电子版传送到具体的运作部门，提高了办事办文的效率。

（三）电子文档销毁

属于保密范围的归档电子文件，如存储在不可擦除载体上，应连同存储一起销毁，并在网络中彻底消除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

秘书人员在计算机上制作、接收文件等办文处理时，需要电子化归档。电子档案包括移动存储设备和云存储等储存介质，通过移动互联网实现移动的档案整理、保管和查阅，借助移动存储和云存储等，可在云库中建立起一个庞大科学而实用的电子档案数据库，减少秘书人力成本、减少档案工作的差错和失误，提高了便捷查询和调档调阅档案工作的强度。2018 年 2 月起，中国内地用户的iCloud服务将由“云上贵州”公司接手运营。iCloud是苹果公司为iOS和Mac OS用户提供的数据云存储服务，它能存储用户上传的照片、备忘录、音乐、文档、App等资料，并且帮助用户在多个设备之间存储同步邮件、日历、通讯录、备忘录、Safari浏览器等信息，它也是实现“查找我的iPhone”功能的基础。换言之，这些云上存储的资料将从美国迁移到中国，密钥和钥匙串也会一起迁移。密钥是访问云存储内容的权限，以往只有用户和苹果公司有权访问，迁移之后，云上贵州也将获得这一权限。钥匙串则是用户在所有苹果设备上的Safri网站中使用过的用户名、密码、信用卡信息及Wi⁃Fi网络信息，都保存在Cloud中，包括邮件、通讯录、信息和日历应用中的账户信息。当然用户下载安装的App，比如微信、支付宝等应用上的数据，并不在此列，它们仍然留存在原来的服务器上。为此，苹果公司花费了 10 亿美元建成贵州数据中心，这样更安全，也更有效。

【小贴士】

“一网查档，百馆联动”

在“最多跑一次”政务改革中，许多省市均实行了异地查档跨馆服务。如浙江省建成浙江档案服务网，努力让市民在查档时“最多跑一次”，打出“一网查档，百馆联动”的公共服务品牌。实务操作如下：首先，秘书在浙江政务服务网（http： ／／www.zjzwfw.gov.cn ／）进行高级实名账户注册，通过这个账户登录浙江档案服务网（http：／／www.zjdafw.gov.cn ／）；其次，点击“网上查档”，按要求填写查档登记单即可。“一网查档，百馆联动”的便捷性在于，填写查档登记单的“受理档案馆”时，秘书可以根据需求选择全省 100 多家综合档案馆中的任何一家，保存提交就可以查到档案。目前，秘书可申请查询国家综合档案馆已接收进馆的婚姻登记档案、职称档案、劳模档案、出生医学证明档案等涉民档案，以及各类馆藏列入开放范围的档案。查询结果通常在 2 个工作日内用手机短信反馈给秘书。以后，联动的馆藏档案将面向全国。

【思考与练习】

一、名词解释

1.电子文书

2.电子档案

3.电子文书签名

4.数字证书

5.电子文件销毁

二、思考题

1.阐释电子档案的整理内容。

2.论述电子档案的利用方式。

3.请说明电子档案文本的类型。

4.请在浙江档案服务网上实际操作查档流程。 T4qJQ654KmOSet7qmu6KUTooAYdTqb5LDj8a5s/v2Wx6IQVo2GpmJIO41v2EGfHq