第一节
电子档案的特性与收集

电子档案是指利用计算机技术形成的，以代码形式存贮于特定介质上的档案，又称为机读档案或数字式档案。它通常指在数字设备及其环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传输的档案。

一、电子档案特性

电子档案具有以下特性：

（一）非直读性。存储与保管在某些电子载体的电子档案，必须有相应的计算机设备将载体上的编码序列读取出来，再转换成人工识别的形式，实现在屏幕上或打印在纸上。

（二）可分离性。电子档案内容的存放位置是不固定的，可以从一个载体转换到另一个载体，其内容却不发生变化；而且还可以通过网络传给远方的接受者，供查询阅读。

（三）易更改性。由于电子计算机的内存储器、磁带、磁盘、可擦写光盘等存储介质的可重写性和电子档案载体的可分离性，决定了电子档案在形成与处理及保管过程中存在着易于更改的可能性，而且更改后不留任何痕迹。

二、电子档案类型

根据电子文件的信息存在形式和用途，电子档案可分为以下几种：

（一）文本档案（T），即用文字处理技术形成的电子档案；

（二）命令档案（P），是指为处理各种事务用计算机语言编写的程序，属于计算机软件范畴；

（三）数据档案（D），在数据库存储的大量档案；

（四）图像档案（I），是指用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的电子档案；

（五）数据库档案（D），是指以数据库形式存在的电子档案；

（六）图形档案（G），是指用计算机辅助设计或绘图等设备获得的电子档案；

（七）影像档案（V），是指用视频或多媒体设备获得的档案及用多媒体链接技术形成的档案；

（八）声音档案（A），是指运用相关设备记录声音的档案；

（九）超媒体链接档案（O），是指运用超文本的形式用超级多媒体技术制作完成的档案。

三、电子文档收集

文书部门电子公文完毕后，由各级行政办公室自动归档保存。电子公文原则上由电子公文形成单位负责归档，各收文单位负责登记收文情况，以备查询。收文单位办理或归档的文件，发文单位和收文单位都应当归档。联合发文，由主发单位负责归档。

（一）电子文档收集三原则

所谓真实性原则，是指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。这就要求电子文件形成单位做到以下几点：建立对电子文件操作者可靠的身份识别与权限控制；设置符合安全的操作日志，随时自动记录实施操作的人员、时间、设备、项目、内容等；对电子文件采取防错漏、防调换和防更改的标记；对电子印章、数字签名等采取防止非法使用的措施。同时，归档时为保证电子文件的安全性，防止因灾害、意外可能带来的数据丢失，对于电子文件正式文本实行双套保存。具有永久和长期保存价值的文本或图像、图形形式的电子文件，必须制成纸质文件或缩微品等，同步归档保存。

所谓完整性，是指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等去缺损。各单位档案室应当加强对各部门文件形成人员的业务指导，从电子文件形成开始，不间断地对有关操作处理进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合下列规范要求：登记处理过程中相互衔接的各类责任者（如起草者、修改者、审核者、签发者等）；登记处理过程中的各类操作者（打字者、发文者、收文者、存储管理者等）；登记处理过程中产生的责任凭证信息（批示、签名、印章代码等）；登记电子文件在传递、交接过程中的其他标识；电子文件形成人员即时对修改文稿进行逻辑归档，正式文本随后物理归档。单位档案部门按照档案馆给定的全宗号、归档范围登记并归档；采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。

所谓有效性，是指电子文件应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性。为保证归档的有效性，必须建立由网络管理和技术人员负责的电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保障。使用数据处理能力强、安全性能高的数据库管理系统管理电子文件及文件包的机读目录数据。各单位档案室应配备满足存贮要求的大容量内存和单独的计算机、服务器，并联进电子政务（或其事业电子政务）内网。要达到有效性，秘书必须做到以下几点：根据电子文件的类型和特点注明文件格式、软硬件环境、相关数据及参数；办公自动化软件系统及档案软件系统应当提供严格的操作权限管理，能对各功能模块的操作权限进行严格控制，对操作的数据范围进行读、写控制；对于加密电子文件，应当解密后再收集归档，确实需要以加密方式保存的，应当将其解密程序同时归档；网管部门定期对档案室备份的电子文件进行抽样读取检验，发现问题及时采取措施，并根据软硬件升级换代情况，适时对电子文件进行迁移作业；对只有电子印章的电子文件，归档时应当附加具有法律效力的非电子签章，以保证电子文件的凭证作用。对电子文件中使用可靠的电子签名的数据电文，不需要再度签名确认。

（二）电子文档收集范围

为保证归档电子文件的真实性，电子文件的收集与积累工作必须从文件形成阶段就开始，是一项常规性工作。电子文件的收集与积累应贯穿文件处理工作的整个过程，收集的范围应按国家有关规定执行。电子文件及其电子版本的定稿要保留完整，并与相应的纸质文件建立标识关系。不同类型的电子文件，存储载体和记录信息的标准、压缩方法不同，应分别采取适合各类电子文件通用存储的格式，以保证电子文件的完整性。

电子档案的收集重在平时，因此作为秘书可从以下方面入手：平时产生的电子文件应有序排列，可按时间、内容和格式等形式进行分类；然后建立文件夹，把相关或相近的电子文件放在一个档案文件夹中。

电子文档的收集范围应当反映单位主要职能活动，包括文书和业务工作在内的电子文件，以及相关的文件软件和数据等。目前而言，主要存在如下情况：记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应当保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进行全文数字化工作，则应当将纸质文件与数字化后的电子文件一同保存；当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应当采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动；同时应当随时对电子文件进行备份，存储于能够脱机保存的载体上；对在网络系统处理流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应当明确流程环节的责任者，采取补救措施，在符合安全要求的电子文件暂存存储器中存储，以防散失；收集文件时，应注明电子文件的存储格式及其软、硬件环境。电子文件原则上要转换成通用格式的电子文件，如不能转换，收集时应当连同专用软件一并收集；计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的，与电子文件处理有关的参数、管理数据等，应当与电子文件一同收集；套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存；电子文件在形成、接收时均要制作备份。在文件流程的每一个环节，只要发生过信息变化的，都必须制作备份。对已经办理完毕的电子文件，无论有没有归档，都要定期制作备份。

（三）电子文档收集格式类型

目前文字型电子文件的格式主要有XML、PDF、RTF、TXT等；图形电子文件格式主要有JPEG、TIFF等；视频和多媒体型电子文件的格式主要有MPEG、AVI等；音频型电子文件的格式主要有WAV、MP3；全文检索文件类型格式有TXT等。已归档电子公文网络利用的数据格式可优先采用PDF、CEB格式。

四、电子文档登记与鉴定

（一）电子文件登记

在计算机网络系统上对电子文件进行收集积累，应用记录系统有自动记录的功能，记载电子文件的形成、修改、产出、责任人、入数据库时间等。每份电子文件均应在《电子文件登记表》附录中登记与保存。电子文件登记表应与电子文件同时保存。如果电子文件登记表制成电子表格形式，也应与电子文件一同保存。永久保存的电子表格应附有纸质等拷贝件并与相应的电子文件拷贝一起保存。

（二）电子文档鉴定

电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定密级、归档范围和划定保管期限。其中电子文件的背景信息和元数据的保管期限应与内容信息的保管期限一致。

五、电子文档整理与归档

（一）电子文件整理

整理是指按照一定的原则与方法，将收集积累的电子文件进行分类整理，为归档做准备。归档电子文件以“件”为单位整理，同一全宗内的电子文件按照年度—保管期限—机构（问题）或年度—机构（问题）—保管期限等分类法进行整理。分类整理的归档电子文件，为了方便查找利用，要编制检索利用工具，即电子文件的机读目录。

（二）电子文件归档

1.电子文件归档界定（移交）

电子文件归档是指文件形成部门，应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。归档要求采取逻辑归档和物理归档两种方式。所谓逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改编原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程；物理归档是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。档案电子管理模拟现实中组织档案管理的过程，将实际的档案柜、档案夹简化为轻巧的电子视图和电子文件夹。严格遵循档案电子管理，将现实中数目庞大的案卷资料转换为服务器中的一个数据库，实现了信息的高度共享。

2.电子文件归档要求

（1）真实有效。要运用各种技术手段保障电子文件的真实性和凭证性；严格审定归档电子文件的版本。文本文件应以最后定稿为归档文件。图形文件如经更改，须将与当时技术状态一致的版本归档。

（2）完整准确，无病毒，无机械损伤，视听良好。

（3）格式转换统一，按照统一要求转换为标准的文本文件格式，保证日后能顺利读出。

（4）划分保管期限，对归档的电子文件档案，必须划分出保管期限，保证其内容与文件正本相一致。

（5）严格管理，禁止重复归档，杜绝信息垃圾，归档文件须做出备份，一份封存，一份供利用，保障系统自动管理的实现。

（6）撰写有关说明，对归档的电子文件编制归档说明，用言简意赅的词语说明存储文件的内容，运行的软、硬件环境，版本号，文件的完整性和准确性等。同时还要写清移交清单，一式两份，移交部门和档案室双方签字后各保存一份备查。

3.电子文件归档时间

一般在年度或任务完成后，或一个阶段之后的一段时间内进行归档。因涉及电子文件的技术环境条件，存储介质的质量、寿命等问题，一般不超过 3 个月。逻辑归档可实时进行，物理归档应按纸质文件的规定定期完成。

4.电子文件归档份数

一般应拷贝两份：保存一份，借阅一份。即使借阅主要在网络上进行，也要保存一份；必要时应保存三份，其中异地保存一份，以提高信息的安全性和可行性。这就是常人所言的“双轨制”或“双套制”，即把电子文件和相应的纸质档案一同归档。

5.电子文件归档程序

电子文件的归档，按照鉴定标识进行。电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。对于物理归档，秘书必须注意以下方面：（1）把带有归档标识的电子文件集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式 3 套，一套封存保管，一套供查阅利用，一套异地保存。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。（2）存储电子文件的载体上应贴有标签，上面应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。（3）将相应的电子文件机读目录相关软件、其他说明等一同归档，并附《归档电子文件登记表》。（4）对需要长期保存的电子文件，应在每一个电子文件的载体中同时存有机读目录。 4jxOjOXp2UQpj/rBYBOU0TgFy3m781uSQ1Ba9qmbVKnkPLWhOvCBkzD/L3/F9Wzd