第四节
电子文书处理与程序

一、电子文件处理

电子文件处理，是指对电子传输与发送到本机关单位的及适用于本机关单位工作参考的文书的接收与办理过程。电子文书的处理有狭义和广义两个方面。狭义的电子文书的处理主要是指上级机关、下级机关及不相隶属的机关主送本机关的电子文书。广义的电子文书处理是指适用于本机关单位工作参考及无查考利用价值的所谓“垃圾”文书。作为国家行政机关的电子公文处理，包括公文的生成、发送、接收、办理过程等，应符合《国家行政机关处理方法》《国家行政机关公文格式》。

二、电子文书处理特征

（一）保证文书的非人工识读性

电子文书是以数字代码形式存在的电子文字材料，必须由计算机特定的程序编码人员才能识读它；同时，它对计算机系统具有很强的依赖性，包括软、硬件系统的应用，所以对电子文书的生成、接收与处理都依赖于计算机系统来实现。只有正确地运用计算机系统及相关软件、密码等技术，才能对电子文书进行接收与处理。

（二）辨别文书的真实可靠性

电子文书具有很强的技术性，同时也具有很强的易变性，如何保证接收与处理的文书具有原始性、真实性是电子文书处理的基础。其易变性主要体现在两个方面：一是人为修改，由于电子文书与信息载体的相分离性，电子文书可以在不同计算机中间传递，也可以在不同的载体之间相互复制，而信息形态无任何变化。于是很难像纸质文件那样确定哪个是原件，哪个是被修改过的文件；二是易遭病毒侵袭。一旦感染上病毒，电子文书就会破坏完整性，必须时刻采取必要的技术措施和制度措施。

（三）接收与处理的筛选性

电子文书可以直接由计算机等现代办公设备迅速处理和传递；电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的影响；电子文件改变了传统的收发文件的流程。利用计算机进行文件登记，可以达到一次录入，多次多种形式的输出，方便文件的随时查找利用，也为档案数字化进行鉴别与筛选奠定了必要基础。既要保证机关文书的有用性，又要保证上级命令的通行，保证文书的完整性。

（四）辨识文书的法律效力性

通常文书的法律效力都是与其载体相关的。例如纸质的文件、文件的微缩品等，都有相关的法律作为保证，并在世界范围内得到承认。但电子文书由于没有固定的载体，并且尚未找到杜绝被伪造、删改和抵御病毒侵袭的有效方法，所以制定相应的法律认定条文就会遇到很大的困难，这在很大程度上限制了电子文书作用的有效发挥。国家行政机关的电子公文与相同内容的纸质公文具有同等法律效力。但大量的一定范围内的普法文件、传阅文件及各种信息也可能混杂其中，这样在电子文书的处理中，辨识文书的法律效力就成为一个重要问题。

三、电子文书的处理原则

秘书在处理电子文书中，需遵循以下原则：

（一）及时性原则

电子公文的接收与处理，要贯彻及时性原则，对电子公文要即到即收即办，以保证政令的畅通和上级指示得到及时的贯彻执行。秘书要在上下班及整点时间上网查收电子公文，网上存有公文的，要及时签收、及时办理；非工作时间，在收到接收公文的短信提醒或电话通知后，要在第一时间上网查收公文、妥善处理。因停电或网络问题影响公文正常接收时，要及时向秘书科报告情况，共同研究补救措施，确保公文及时传输到位。秘书若工作变动或长期外出时，要及时确定新的秘书接收人员，并将人员名单和联系方式报秘书科。对迟办、漏办、误办和积压电子公文的秘书，要及时给予批评教育。对因不及时处理公文造成严重后果的秘书，要按照有关规定实施责任追究。

（二）完全性原则

电子公文的处理要贯彻完全性原则，维护电子公文处理的完整性。要求秘书对发送的电子公文均应全部下载打印并进行分类处理，严禁对电子公文处理程序的漏办。对信政、信政办、信政办文、内部明电、领导批示、各类会议纪要、政务通报等需要办理的文件，要交由分管领导提出初阅意见，转有关领导签批后按要求办理，并做好催办工作。对政务信息、政务督查、电子政务、上司热线动态、应急管理动态等阅知类文件，由分管领导提出初阅意见，转有关领导参阅。

（三）安全性原则

电子文件的处理应当符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵袭等情况，采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策，包括网络设备安全保证、数据安全保证、操作安全和身份识别方法等。

（四）规范性原则

电子公文，虽有不同于纸质文书的特点，但也必须同纸质文书的处理一样，进行严格规范，以确保文书的有效性。在国家正式的电子文书处理规范没有下发之前，各级单位要结合实际建立健全电子公文收文办理的具体制度，进一步完善电子公文签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序规定。电子公文的办理要实行领导负责制，同时明确专门人员据以负责电子公文的办理。

四、电子文书处理程序

这里主要介绍非涉密电子公文的处理流程，作为涉密电子公文由专人专门渠道和途径进行处理，另作它论。其主要内容如下：

（一）接收程序

电子公文的接收与流转由办公室专人负责。各级单位应指定专人做好电子公文的接收、发送及电子印章、账户、密码的保管工作，实施实时动态收发和管理，并及时主动将收发情况告知来（发）文单位。收发员应在规定时间或者在每个工作日，利用和通过电子公文交换系统账号和密码登录上级机关或者本系统电子政务信息平台接收相关电子公文。电子公文进入接收人制定的特定系统时间为接收时间；未指定系统的，该电子文件进入接收人的任何系统的首次时间，视为电子文件的接收时间。

接收电子公文的单位应对公文的发送单位、公文的完整性和体例格式等进行核对，审核无误后方可接收。对所有接收到的电子公文都要及时填写接收回执；对紧急公文应及时签收办理，并通过电话与发文方联系确认；对不能正常接收的电子公文，应及时与发送单位联系，查明原因，并及时做出处理。

（二）登记程序

接收后的电子公文应严格履行登记手续，电子公文的登记方式也可采取在电脑制作的“电子文件登记表”中直接输入收文序号、文件标题、发文字号、主题内容、正式（非正式）文件、网络发送日期、接收日期、软硬件环境、备注等内容。关于登记要素我们可参照国家档案局规定的“归档电子文件登记表”中的有关内容：（1）每份电子文件均应在《电子文件登记表》或在自动化软件系统中登记。在办公自动化软件系统登记的，应打印出纸质备份。（2）电子文件登记表应当与电子文件同时保存。（3）电子文件稿本代码：M——草稿性电子文件；U——非正式电子文件；F——正式电子文件。（4）电子文件类别代码：T——文本文件；I——图像文件；G——图形文件；V——影像文件；A——声音文件；O——超媒体链接文件；P——程序文件；D——数据文件。

（三）流转程序

电子公文登记后，按规定的打印数进行打印、流转。对于可以在局域网上公开流转、传阅的电子公文，尽量在脱密下载后直接转入局域网，以减少打印数量。各级单位制发或者接收的各类电子公文，可印制规定数量的红头纸质件归档保存，印制不限数量的黑头纸质件传阅。电子公文必须存放在专门的服务器或计算机上，并应当做好备份，未经领导同意，不能进行修改、删除和打印。为确保安全，用于处理电子公文的计算机和软盘、U盘、光盘、移动硬盘等存储设备仅限办公室专人管理和维护。

（四）拟办程序

各级行政单位收到电子公文后，由办公部门负责人提出拟办意见，呈领导人签具批办意见。拟办是指秘书部门对所收到的文件提出的送负责人批示或者交有关部门办理的初步处理意见。拟办意见的撰写除对文件内容的贯彻执行等提出初步处理意见外，还应提出是否通过网络或电子政务信息平台等公布意见，如“在网络公告栏公布”等。拟办意见应署名拟办意见者的签名和日期。

（五）批办程序

批办是指收文单位负责人就收文的性质，根据拟办意见表明的批示意见。领导批示也应当包括署名的签名和日期。

拟办与批办电子公文，可直接在电子公文的“电子政务平台”上进行，也可拟办与批办该电子公文对应的纸质公文。直接在电子公文的“电子政务平台”上进行拟办与批办的电子公文，各单位可制作“电子文件处理单”。其格式内容包括：来文字号、来文日期、接收日期、是否正式文件、文件标题拟办意见、批办意见、办理结果等。

（六）办理程序

经领导审签需转各级单位处理的公文，以电子公文的形式发送至相关部门，相关部门按照所接收到的领导批示及时处理。这里需要注意以下几点：如需再转其他部门继续办理的，也应以电子公文的形式转办；各级单位对各类请示（或函）件，以电子公文的形式批（函）复；各级单位代机关草拟的各类文稿，经机关部门主要领导审签后，也可以电子公文的形式直接发送有关机关办公室。如某市环保部门代市政府起草的《关于加强我市建设中环境保护工作的通知》文稿经市环保局主要领导审签后，以电子公文的形式直接发送市政府办公室；需社会周知的事项，通过互联网、政府门户网站和新闻媒体发布；各级行政机关应公开电子公文处理的过程状态（处理内容除外）。电子公文处理的过程状态包括处理部门、处理人及处理时间等；各级行政机关均可查询相关电子公文的处理状态，并发出催办或质询通知。

（七）注办程序

对处理完毕的电子公文，应及时予以注办，即在“电子文件登记本”和“电子公文处理单”的“备注”栏和“注办”栏中予以简要说明，以方便电子公文的处理，如“已办”“已送阅”等。“电子公文处理单”中的“处理结果”是指收文单位对所收到的文件进行处理后，描述其结果的内容。

【小贴士】

电子签名法：

自 2005 年 4 月 1 日起开始实施《中华人民共和国电子签名法》，其中规定：“电子签名是指数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并标明签名人认可其中内容的数据。数据电文是指以电子、光学、磁或者类似手段生成、发送、接收或者存储的信息。”该法的实施，标志着我国的电子签名法真正走入公文文书程序，数据电文、电子签名、电子认证的法律效力得到根本保障，通过电子签名法的实施，基本上所有与信息化有关的活动在法律层面都有了自己相应的判断标准。

（资料来源：http：／／www.cow.com.cn ／ sixty ／200909 ／68472.shtml）

【思考与练习】

一、名词解释

1.电子文书归档

2.电子文书签名

3.数字证书

4.电子印章

5.物理归档

6.逻辑归档

二、思考题

1.阐释电子文书归档的原则。

2.论述接受电子文书的程序。

3.请说明电子文件格式的类型。

4.什么是电子文书，其形成的要求是什么？

5.数字签章应满足哪些条件？

6.一般常用文件存储格式有哪些？

7.阐释电子文书的归档要求。 bYJI4XPXrwulGctaUFVYqgr4Yh51kh+I+hC//rnPfCMHpMPToRTdC2kBazwoY5AF