第三节
电子文书的传输与管理

一、电子文书传输

目前在计算机中主要采取两种传输形式：其一是存储介质传输，如利用U盘、移动硬盘、磁盘、光盘等；其二是网络上传输。目前我国还未建立起从中央到地方统一的电子政务平台和公文传输系统，但已建立了大小不等的各级各类公务平台，如“某机关信息网”“电子政务信息台”“电子信息办公平台”等，然后秘书可通过这些平台发送至接收单位。

电子公文发送、接收和处理通过电子政务平台进行，发送由拟文处室、单位负责，文件经办公室文档科编号后，由拟文室将文件印制 5 至 10 份加盖公章后存档，并送 1 份到信息中心作为电子文档母版扫描成PDF格式文件，通过电子政务平台发送到各主送单位。发件人要填写发文登记表，信息中心将电子公文发送完毕后，第一时间内将文件发送状态实时显示在电子政务平台系统个人桌面网络公告栏上，以便查阅各收文单位接收情况。还有机关规定如下：凡各处室需以管理局名义对外正式发文的，应正常履行机关发文的审批流转手续，并向办公室提供最终的公文清样（电子版）；办公室依据公文清样，将文件转换成统一的中文版式公文格式，加盖电子印章后，通过“电子政务工作平台”进行发送传输，秘密级及以上公文不得以电子公文的形式传输；电子公文正式传输前，须经电子政务分管领导审核批准并填写《某机关电子公文传输登记审核表》；电子公文发送后 24 小时内，应对所发公文的接收情况进行查询，对接收单位退回的电子公文应及时签收，发现问题应及时与接收单位联系解决；电子公文的发送，属于急件或特急件的，有关发文处室、单位可以申请向收文单位办公室主任手机发送短信加急通知。发件人应填写“短信群发—审核标签”，由相关处室、单位领导签字并由办公室负责人同意方可发送。如个别收文单位在短信催促后仍没有及时接收电子公文的，由发件人电话督促相关部门接收电子公文。各级行政机关以电子公文的形式行文，可不再印发纸质公文。公文所附的图纸等材料也应发送电子数据，确有困难无法形成电子数据，应与电子公文发出的同时派人送达。向下级机关的普法性公文，不涉及保密的，也可存入“共享文件库”中，供相关部门查询。

二、电子文书共享

网络共享是指在计算机局域网内进行文件的共享，实现网络文件的流转，如Windows XP在默认情况下就可进行文件共享。只要右键点击驱动器或者文件夹，然后选择属性，我们只要选中在网络中共享这个文件夹即可。首先在“我的电脑”中“工具”栏目选择“文件夹选项”，单击“查看”进入查看属性页，在“高级设置”里确保“使用简单文件共享”选项，后按“确定”推出。其次，在“我的电脑”进入一个分区，如E盘，选择要共享的文件夹，然后单击右键，在弹出菜单选“共享和安全”，在“本地”和“网络”两个共享中选择。共享名可以修改，一般不要超过 8 个汉字。“允许网络用户更改我的文件”这一项如果勾选，则允许其他人在访问这个文件夹时可以对该共享文件夹里的文件进行修改、删除等操作。否则只允许用户进行只读访问，保护重要的文件不被修改。事实上，我们有一种较为妥当的方法，就是“在网络上共享这个文件夹”项目中进行选项，作为信息共享和中转文件使用，所有人都既可以读取里面的文件，又可以往里面增加文件及删除文件。共享文件夹时，有时还是不能访问到，这是因为共享者的电脑上的Guest账户没有开启之故。要打开账户，首先打开“开始”—“设置”—“控制面板”，然后选择“用户账户”，进入账户管理页面，单击“启动来宾账户”即可开启Guest账户。如果还是不能访问，可能是本地安全策略限制该用户不能访问。在启用了Guest账户的情况下，点击“开始”—“设置”—“控制面板”—“管理工具”—“计算机管理”—“本地安全策略”，打开“本地策略”—“本地安全指派”—“拒绝网络访问这台计算机”的用户列表中如果看到有Guest账户，则删除。

在使用电子文件时，我们应注意以下方面：电子公文传输系统所用的密码由电子公文传输系统所在的单位进行规定，并按照规定通知有关系统单位，对密码不定期地进行更换；传输电子公文应当使用所在单位统一规定的设备和软件，如系统电子政务平台、传输电子公文系统软件和加密卡、激光打印机等；电子公文传输工作人员不得向无关人员透露操作程序、密码或提供电子印章软件等相关设备和软件；用于电子公文传输的计算机及其相关设备应指定专人管理和维护，严禁与国际互联网连接；电子公文应当存放于指定的服务器，指定专人严格管理，未经文件运转部门负责人同意，不得修改、删除；为确保国家行政机关“秘密文件”的安全，规定秘密文件绝对不能在网络上传输。最后，需填写“电子公文处理单”。

三、收文发文电子管理

接收与分发电子文件管理是秘书新媒体文书实务的重要内容之一，也是办公室工作的基本功能。具体如下：

（1）公文格式定义；

（2）公文流转的表单格式可以根据需求而自由改动，可以改成和传统的日常公文格式相符，以符合日常工作习惯，同时具有表单打印功能；

（3）公文的收、发管理；

（4）公文的发送可同时提交多人；

（5）公文流程的记录和管理；

（6）公文在各部门内实现自动循环批阅，并及时跟踪公文评阅状态、保存评阅信息，秘书和领导可以通过管理工具查看公文流转过程中的状况；

（7）公文查询。在保证安全权限的前提下，允许对公文进行各种形式的查询，如按不同来源、不同密级、不同时间段进行查询；

（8）公文实效的记录和统计。公文发出后通过信息的及时反馈，判断执行情况并做记录，然后对不同的公文执行情况进行统计，统计出个人或部门的文件办案率，以反映各部门工作效率、办事状态。这一功能可通过自定义工作流报表实现；

（9）公文的催办督办。对公文执行不利的部门发送催办督办通知，以保证公文的顺利落实；

（10）公文的归档。公文流转结束后即可归入文档系统内进行归档，并提供公文属性信息输出功能；

（11）开机提醒，具有开机状态下来文提示功能，这一功能可通过HotOA Agent实现；

（12）手写签名，痕迹保留，并可保留所有修改痕迹。支持手写签名批示和手写签名在内的所有信息原稿打印。 IkXACvqBFJHptKm5ok4zSMldU42oTsshfccRl7M4s6vMyIOqkDeOzuZxhl5QLiwQ