第二节
电子文书的印章与用印

一、电子文书的印章与印制

“印”指印章，“信”指介绍信，管理印章和介绍信是秘书的重要职责。印章具有以下作用：一是权威象征，印章是组织履行职责和行使权力的标志，如人事调动、干部任免、办理文件等都必须用印章，才能产生效力。“印”和“章”是权威的象征，代表一定的职能和权力，在一定的层次和范围内具有权威性。二是凭证作用，印章象征着组织的合法性、权威性，文字材料一经加盖印章，就代表着组织对其法定效力的确认和法定职权的施行，也意味着它必须承担法定义务和法律责任。三是标志作用，任何组织，不管在其管辖的范围内，还是在对外交往中，都必须有为人所识记的独特标志，这个标志往往就是独特的法定名称，印章是这个名称的“物化”形式。在工作中，印章明确地表明了组织的合法身份。秘书印章管理工作的内容包括印章的刻制、印章的颁发、印章的启用、印章的保管、印章的使用、印章的停用等六个环节。介绍信是介绍组织成员出外办理有关公务并证明其身份的一种书面凭证。从写作格式看，主要有便函式和固定式两种。由于介绍信既是持信者的身份证明，又代表一个单位对持信者的法定授权，所以介绍信同样要严格管理。

印章又称“图章”，秘书部门管理的印章一般有四种图章：其一是组织的公章；其二是组织领导因工作需要而刻制的个人签名章和图章；其三是秘书机构的印章；其四是秘书工作专用章，如封条章、校对章等。公章标明职责权限的象征。文件一经盖上印章，就表示已经受到该部门认可并正式生效。印文一律使用宋体字、简化字或少数民族语言。1955 年国务院颁布《关于国家机关印章的规定》，1979 年又颁发了《国务院关于国家行政机关和企业、事业单位印章的规定》，阐述了各种印章的规定和条件：国家行政机关和国有企业、事业单位，一律为圆形；省级厅委办的印章，直径 4.5 厘米圆形，质料为铜质，其中央刊五角星，星外刊机构名称，自左而右环形；县与地级市的政府印章直径为 4.5 厘米圆形，铜质，中央刊国徽，外刊机关名称；乡镇印章直径为 4.2 厘米圆形，塑料质，中央刊五角星。制作印章单位必须保守秘密，刻字社需取得行政机关和公安部门批准。伪造印章将受到法律惩处。印章使用前要通知有关单位，要做印模留底并上报主管单位。印章不得随意带出办公室，要存放于保险箱，随时随用，随取随锁。印章使用后，使用者必须填写《印章使用登记表》，登记内容为用印内容（事由）、用印时间、用印部门或个人、用印数量、用印批准人、用印经手人、监印人等项目。盖印应遵循“骑年盖月”原则。

在当今新媒体时代，我国公安系统已取消公章刻制准刻审核，秘书只要将用章企业的公章信息，通过印章业治安管理信息系统，网上录入上传到公安机关备案即可。如杭州 2016 年就刻了近 31 万枚公章，在公安审核时不少提交的材料不全，所以各单位秘书经常需要重复跑两三次甚至多次补齐材料，个别用章单位急于用章，这时就容易产生不按法律法规要求私刻公章的行为，滋生了违法犯罪。秘书2017 年后只需登录杭州印章网（www.hzyzw.com），详细了解印章制作流程及所需材料，就能快速完成刻印工作。刻制公章时，只需用章单位将材料交给刻制经营单位即可，不需要再等待公安机关后台审核。同时该网还可以完成审核印章真伪功能，只需在网站输入印章编码，就可知该公章是否在公安机关备案。

电子印章管理是秘书的重要职责，也是履行职责和行使权力的标志。电子文书一经加盖电子印章，就代表着组织对其法定效力的确认和法定职权的施行，也意味着它必须承担法定义务和法律责任。一般而言，对电子签章的认定，都是从技术角度而言的。主要是指通过特定的技术方案来鉴别当事人的身份及确保文件资料内容不被篡改的安全保障措施。从广义上来说，数字签名或电子签章不仅包括我们通常意义上所言的“非对称性密钥加密”，也包括计算机口令、生物笔迹辨别、指纹识别，以及新近出现的眼虹膜透视识别法、面纹识别法等。目前最成熟的电子签章技术就是“数字签名”，它是以公钥及密钥的“非对称型”密码技术制作的电子印章。

二、电子文书签署与用印

签署和用印是文书据以生效的标志。为保证文件的有效性，电子文书同样需要签署和用印。目前我国政府基本上采用“电子印章”和领导人“电子签名章”的形式，是应用数字密码技术，结合数字证书，模拟传统实物印章和矢量电子化模拟印章。它是将传统的物理公章或名章的印迹通过PKI技术进行加密，存储于数字证书存储介质中，能加盖于电子文本的新型电子版印章。2002 年《中华人民共和国电子签章条例》发布，2003 年 6 月 1 日生效。其第九条规定：满足下列条件的数字签章是安全数字印章，具有本条例规定的安全电子签章的效力：密钥对于由主管部门认可的认证机构生成；数字签章由数字证书中载明的使用人持有的私钥制作；包含公钥的数字证书在其有效期内，并且没有被中止或撤销；数字证书在认证机构规定的范围及权限内使用。

数字证书是驾驶执照、护照和会员卡的电子对应物。秘书可以通过出示电子数字证书来证明秘书的身份或访问在线信息或服务的权利。如北京市园林局的远程办公网络，专门有一个机要人员负责对电子公文进行最终审核，然后输入密码，系统确认其权限后自动调出后台存储的电子印模，在相应位置上盖上“印章”。又如北京市高级人民法院为提高办案效率，网上对判决书盖章，只需输入审判员或书记员的法徽号，并在指纹采集器上“摁下手印”，电脑自动在数据库中查找相关指纹信息。一旦确认这枚指纹确有权限，即从法院本部终端服务器里调出印模，即可在判决书盖上“印章”，同时附上盖章时间。

电子印章和领导人电子签名章应统一制作和由专人保管，仅限于办公室专人通过专用计算机在“电子政务工作平台”上使用；不得向社会透露操作程序或提供电子印章、数字证书等相关设备和软件；如因造成电子印章发生遗失、损坏要追究法律责任。 f2puVRCikD+GEaUVjQ6ySn9vogP86azkWjJpYHUDBfLkBLSSJ7CGWCqgyCsiKZQV