第一节
电子文书的审核与签发

文书工作，通常又称文书处理工作，是指秘书机构在处理日常公务的活动中，围绕着文书的拟制、办理、管理及立卷归档所进行的一系列衔接有序的工作。公文办理是秘书核心业务的专项工作中最为重要的内容，包括公文的收发、校对等。具体而言，文书处理主要包括四方面内容：一是发文处理，包括文书的草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序；二是收文处理，包括收进文书的签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序；三是文书管理，包括文书的日常管理和文书的立卷与归档工作；四是文书保密，包括负责文书保密的宣传、教育和检查，特别是绝密、机密和秘密文件的登记、保管、清退和销毁等工作。

在新媒体环境中，所形成的文书被称为电子文书。电子文书是指由党政机关及企事业单位制作并通过党政信息化办公平台、电子政务信息平台处理后形成的，存储于磁盘、光盘等载体的，依赖计算机系统阅读、处理并通过网络传输的，具有规范格式的公文电子数据。电子文书的形成是根据一定的规则建立和生成电子文书的过程，而电子文书目前全国还没有一个统一的规定和规范，相信不久的将来，国家必定将会出台若干规则加以规范和完善。

一、电子文书定义

电子文书是由计算机生成和处理，其信息以二进制数字代码记录和表示，因此又被称为“数字文书”。电子文书是文书的一种类型，它具有文书的各种属性，在经过特定的电子处理以后，具有了与纸质文书同样的效力。电子文书通常必须依赖于电子设备，如数字编码、硬件、软件，以及加密、生效等技术。

二、电子文书生成条件

既包含设备条件，电脑或移动终端、打印机、复印机、传真机等；又包含软件条件，包括各种相关的应用软件，如各种汉字输入法及相关的文字处理技巧（如加密技术、电子签章技术、复制粘贴技术、拼写和语法错误检查技术等）。

电子文件，计算机内的所有数据都是以文件的形式存放的，文件是指存放在磁盘上的一组相关信息的集合，如一篇文章、一个公文、一宗档案等，每一个文件都有一个名字，称为文件名，文件名有主文件名和扩展名两部分，以英文句号的“.”分隔。主文件名可以由英文字母（不区分大小写）、汉字、空格、特殊符号等组成，组成主文件名的字符个数最多可达到 255 个（1 个汉字相当于 2 个字符）。扩展名是用来区分文件类型，因此又称为类型名，一般由 0 至 3 个字符组成。操作系统会根据扩展名建立应用程序与文件的关联关系。例如，扩展名为.doc的文档和Word应用程序相关联。双击.doc文档时，操作系统会启动Word应用程序，而使用Word应用程序创建的文档时，操作系统会自动添加扩展名.doc。在系统的默认状态下，文档的扩展名是隐藏的，若想让文件的扩展名显示出来，只需在文件夹窗口下选择【工具】【文件夹选项】命令，选择【文件夹选项】对话框中的【查看】选项卡，取消“隐藏已知文件类型的扩展名”前的对钩即可。

三、电子文件属性

它有只读、隐藏和存档三种属性。右击某个文件，在其快捷菜单中选择【属性】命令，可以打开【属性】对话框，即可查看或更改其电子文件的属性。

四、电子文书规范

为适应电子信息技术发展的管理，我国先后颁布了《电子文件归档与管理规范》（GB ／ T18894—2002）、《电子公文归档管理暂行办法》《中华人民共和国电子签名法》等系列性法规文件，解决了电子文档管理从技术标准到法律保障等各方面问题。电子文件是指在数字设备及环境中生存，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。而归档电子文件即通常所说的电子档案，指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件，包括电子文件内容、背景信息、元数据等。所谓背景信息，是指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系及对其产生影响的历史环境等信息。而元数据是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

五、电子文书程序

电子文书先在计算机上进行起草文字、排版校勘，其格式要求等同于纸质文书。通常秘书采取成熟的电子文书模板，在电子公文系统中，自动生成党政公文格式、体式要素的位置、字体、字号、标引主题词，以及按规范化的顺序排列主送抄送机关等。当然在撰写中，应注意及时保存相关数据与背景信息等。

六、电子文书审核

电子文书审核是指通过可以感知并符合规范格式的形式来呈现电子公文内容操作及其传输给相关负责人进行审核把关的过程。审核一般采取两种形式：其一是通过打印，形成纸质文件，供办公部门负责人进行审核，并签署核稿人姓名，其要求与纸质文件审核的要求等同。审核后，由撰稿人在电子文稿上做审核后的修改校正。其二是由撰稿人将电子文稿利用电子邮箱、QQ等传输给办公部门负责人，并由他直接在文档界面上进行审核，并发给撰写人，然后由撰稿人发送给单位负责人进行文件签发。

七、电子文书保管

保管电子文书，可在电脑中使用公文包、公文夹等方法加以实施，同时利用磁性媒介进行保存。在新媒体云时代背景下，可按时间、主题词、地区、数字字母顺序等分类法存储在云端。

八、电子文书签发

电子文书签发是指领导采用数字签名的形式签发文件，使文件据以生效的一种电子文书处理形式。它是文书据以向外传输文书及在签署或加盖电子印章后生效的重要依据。签发人签具意见后，用数据化形式署名签发人姓名。电子文书与纸质文书签署的最大不同在于，电子文书签署采取的是“光笔签名”，是一种使用专用的光笔，直接在输入板上签名，屏幕显示出其“笔迹”的数字化形式。光笔签名，如同在纸质文件上的亲笔签名一样，直观而易于辨认，计算机将这种“签名图像”接收下来，并确认签名者与电子文件的关系。同时其内部还利用“双密钥匙”在电子文件上进行数字签名。数字签名是一种采用字母数字串，领导人利用自己的不公开密钥对发出的电子文件进行加密处理，生成一个“数字签名”形式。这种“数字签名”与电子文件一起发出，同时还可携带一个可使其生效的公开密钥。

“数字签名”或“电子签章”是一种“密钥加密技术”的形式。由文件签发人或者委托专门传输文书的技术人员进行。“数字签名”或“电子签章”是泛指所有以电子形式存在，依附在电子文件并与其确定逻辑关系，可用以辨识电子文件签署者身份，保证文件的完整性，并表示签发或者签署者同意电子文件所陈述事实的内容的数据化形式。 hxY7wHLki5AYdefci5CVwNzy3Ww+MfMM2wQof22xH/FX3aHHr6pHBqwkfN+vsB5r