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文书泛指社会组织及个人在社会活动中为记录情况、表达思想、传达意图、记载活动而形成的一切文字材料。它包含私人文书和公务文书两大类。秘书大多使用的是公务文书，是党政机关、企事业单位及社会团体办理事务的依据，实施管理政务的一种重要手段。公务文书的撰写及印制均有严格的规定，它主要指公文的整体结构形式，包括文体、构成要素、格式三方面内容。根据《党政机关公文处理工作条例》规定，公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。格式是指公文各组成部分及各种标记在一定规格纸张上的规定位置。而构成要素与格式在新媒体中可立即复制，生成出版头文件，快捷、高效。文书拟写是指文书的起草、修改与审阅，是秘书根据上司授权代组织立言，体现上司意图和愿望的写作活动。秘书拟写文书具有鲜明的特点：一是被动性，秘书写作是在组织上司授意之下以被动的方式进行的，是代表组织上司说话，具有较强的遵命性。二是群体性，秘书写作往往需要发挥群体优势，集思广益，是群体智慧的结晶。三是针对性，秘书写作具有鲜明的针对性，文书阅读对象非常明确。四是政策性，秘书拟写的文书既要以党和国家的路线、方针、政策为依据，又要能够提出政策性强，便于基层执行的工作指令。