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文字记录具有即时性、格式化、制度化和准确性四大特点，涉及文字记录的文体大致有：电话记录、值班记录、信访记录、接待记录、会议记录、谈判记录、大事记录、上司讲话记录等。事实上记录与秘书的认真倾听有直接的关联，必须善于倾听，拥有对内容及时的判断能力，这里既包括长期的记录工作经验，也包含了记录的些许技巧与方法。有专门针对性的秘书速记速录方法，尤其是随着计算机的日益发展，这一技术越发显得成熟和完善。记录完毕后，要及时补充和修改，日臻完善。录音设备日益向小型化、便捷化方向发展。例如，数码录音笔只有一支圆珠笔大小，智能手机都兼有录音录像双功能。目前除了文字记录外，还有录像、声音等同步记录。如果音频、视频转化为纸质时，均需要记录人签名和填写日期。
文字记录，一般要求详细记录，而文字记录往往达不到这一要求，为此秘书常采用速录法。速录方法目前主要有两种：其一速录机速录，其二键盘速录。前者为物理机械式速录，属传统速录范畴；而后者必须依靠网络媒体才能发挥作用。在电脑中安装速录软件和程序，再用电脑的原有键盘进行速录，如飞耀速录、琴码、五笔双打、小仙并击、宫保拼音和超音速录等。对于秘书工作中所需的速录技能而言，如果汉语拼音很差、打字不准，速度很慢的话，可以在学习双拼的同时掌握一些辅助码，或者直接学习形码，在练习时采用镜像对称的键盘。秘书可在记录来电、电子邮件等时采取计算机速录，可防止遗漏某些重要事项，确保能够准确完整地传达或者执行任务。
【小贴士】
在线应用写作网址：
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【思考与练习】
一、名词解释
1.数字图书馆
2.Wood文本模板
3.“写作之星”软件
4.“新东方书信”软件
二、思考题
1.“写作之星”有几个功能？这几个功能如何运用？
2.请介绍一种速录使用方法。
3.秘书文稿撰拟有哪几种方式？
4.请评介秘书学有关的几个主要网站的特点与不足。
5.用“新东方英文书信软件”各写出一份秘书本人的英文简历和求职书。