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第一节
文稿撰拟新媒体实务

秘书撰拟的方式主要有个人撰拟、小组集体撰拟、职能部门代拟三种方式。撰拟是一种秘书写作过程,包括:

(一)文稿撰写前:首先思想准备,秘书写作一般都是“奉命写作”,体现上司或上级的决策意图;然后准备材料,秘书一般很注意平时收集与存储有关材料这一环节。而新媒体时代收集与存储资料是一大强项,可通过百度、搜狗等搜索工具收集有关材料;同时利用强大的存储功能,把海量资料存储在云端。

(二)文稿撰写中:秘书文稿不是要你写出思考研究的成果,而是针对上司意图进行诠释,所以撰写初稿实际上就是在拟定提纲的基础上填充内容而已。同时注意用词准确、行文简洁、符合语法规范、逻辑严密、概念明确、判断恰当、推理合理、论证有力。此外,还要注意格式,文本样式。

(三)文稿撰写后:要进行文本的校核、检查和修改,遵守先排后校、逢文必核、每字必核、校写分离、急文稳校、发前校止原则。同时对文稿进行内容和语言两个方面的检查和修改,最后进行审核。如果是法定公文必须由办公室主任负责审核,进行一次也是最后一次全面把关。文稿经办公室主任审核后送交分管上司审阅,确认无误后由上司签字,最终文件签发。公文经上司签发即为定稿,并开始实施法定效力。

网络新媒体的高度发展,使利用互联网资源进行应用文写作产生了巨大的潜力。它不仅提供了大量在线应用写作的资料与模板,还提供了各种丰富的写作服务和学习资料。秘书新媒体应用类写作较为简单,其文本的体式日趋规范化、统一化。现在电脑软件 2000 Offic、WPS2000、写作之星、Works等,都装载了一些标准文体的模板,有的还存有设计精美的封页,作者只要找式样填写就行;同时电脑软件大都装有自动校对系统,如果秘书写作中存在中文词语、英文拼写等使用不当时,系统均能自动校正与纠正。

秘书新媒体环境下撰拟文稿需掌握三点:其一应尽量快速搜索适合的写作文体的模板。应用写作的关键是文体的格式、风格,因此正确掌握和运用文体的格式十分重要。目前搜索合适写作模板的主要有Google、百度、天网、搜狐、写作之星等搜索引擎,如搜狐写作网页上就显示出:辞职信、调查报告、论文、研究报告、读后感、自荐信、自我鉴定、思想汇报、实习报告、入党申请书、商业计划书、推荐信、演讲稿、求职信、简历、情书、工作总结等文体格式与案例;其二正确选择写作网站,如其中“秘书在线”(http://www.mishuzaixian.com)、中国秘书网(http: //chinamishu.net)、大秘书网(http://www.damishu.cn)、第一文秘网(http: //www.cwenmi.com)、“文书文秘网”(http://www.5151doc.com)、文书网(www.wenshu,net)等。当然你也可以选择收费的写作网站,如“秘书写作”“文书网”“中国网络写作学院”等。秘书可先注册那些收费网站,成为会员,缴纳少许费用,以后每单业务按文章的难易程度和优劣来论价;其三其内可增加多媒体文体或文本,如声音文本、动画文本、视频文本等。当然这些网站均需交纳一定的费用,然后可注册成为会员。这些网站均为秘书提供各种主要文体的模板,包括领导讲话稿、演讲稿、述职报告、工作总结、工作计划、经验材料、调研报告等。

如秘书要写会议发言稿,以“大秘书网”为例。首先在“百度、搜狗”等搜索引擎中找到“大秘书网”,然后在大秘书网中找到“领导讲话”栏目并点击,在该栏目的“快捷导航”中可看到“会议主持词”“开幕闭幕词”“发言稿”等分类,秘书只需在“发言稿”点击即可。再如秘书要写一则贺电,只需在快捷导航中找到“礼仪庆典”中就可看见“晚会主持词”“致辞贺词”“欢迎欢送词”“开业奠基”“慰问贺电”等分类,秘书只需在“贺电”栏目点击即可。搜狐网站汇集了大量的中文写作网页和网站,分类目录有 22 个,提供写作辅导和服务的中文网站约有 80 个。下面将介绍几种应用写作主要软件,如次:

1.“写作之星”

它是目前国内中文写作软件中较好的一种,由翰林汇软件产业股份有限公司研制,1998 年在中国连邦综艺杯竞赛中被评为“国产十佳软件产品”之一。写作之星的特色是其内蕴藏有近百个模板,覆盖工商、法律、公安、机关、税务等各个行业。同时其内还提供丰富的语言素材,如成语解释、词语优化、诗词配韵、辞海、中外文学名著和引语大全(歇后语、名言警句、谚语赠言等),这样可帮助秘书在写作中推敲词语、旁征博引。该软件还提供素材管理器,方便秘书自建文库并积累报刊文摘、札记、日记、名片等素材,还提供背景音乐、数字录音等功能。写作之星主要有 9 个功能:移动、助写工具(成语解释、描写词典、词语优化、诗词配韵、学生辞海)、素材积累、参考资料、检索、辅助功能、模板导向、最小化和退出。如次:

(1)移动。左边第一个按钮,可拖菜单到屏幕任意位置,并可实现在屏幕边缘的停靠。

(2)助写工具。它有五种功能:成语解释,内含 1.5 万词条,在成语位置输入欲查成语的关键词或全词,即有一个或相关的多个成语,解释显示在右面;描写词典,按左边的目录去查询自己想看的类别,然后在右面看具体的内容;还有词语优化、诗词配韵、学生辞海功能。

(3)素材积累。右键单击后,弹出素材积累菜单,其中包括报刊文摘、读书札记、日记本、名片盒 4 个菜单项;其中报刊文摘作为文摘管理器,主要有组管理和文摘管理两类功能。组管理软件按内容预设了文摘分类,秘书既可以在下面直接添加新组成文摘,也可以删掉预设组,自己重建新组;还可以给原来的组改名。秘书可加文摘,按标准的录入模板,以保障文摘信息的完整。也可把已添加的文摘在各组之间调整,保持分类的正确性。名片盒可直接点收发电子邮件,记录QQ号等联系信息,保存多个电话号码,还可以根据需要选择项目另存为文本或打印。

(4)参考资料。右键单击,其中包括引语大全、应用文写作大全、自建文库、中外必读文学名著等四个部分。单击“应用文写作大全”菜单项,内容林林总总,如合同类的文件夹就有 13 个不同类别。通过“备份自建文库”功能,可以把“自建文库”备份到指定目录下,实现数据迁移。

(5)应用文写作。单击菜单项,查询秘书所需要的文体类别,如公文类、法律类、合同类、财务审计类、注册商标类、工商税务类、礼仪文书类等。

(6)检索。右键单击,弹出词典检索、标题检索、全文检索三个菜单项;其中词典检索中包含成语词典、近义词词典、描写词典、诗词配韵等几个词典。标题检索有引语大全、应用文写作两项内容。全文检索有写作技法、妙语我言、诗词绝句、引经据典、阅读鉴赏 5 项内容。

(7)辅助功能。其中“背景音乐”软件预先提供了几首悠扬典雅的音乐,以供写作时放松与欣赏。数字录音是无时间限制的录音软件,可制作专业的声音处理。更换皮肤,选择自己喜欢的界面颜色。备份自建文库,可以把“自建文库”备份到指定目录下。加载模版,可从中调用新的模版。

(8)模版向导。右键单击即可弹出“模版导向”对话框,确定应用文大类,主要有公文类、法律类、合同类、注册商标类、工商税务类、礼仪文书类、个人写作类。然后选择其中较为满意的模版样文,然后单击上端“另存为”按钮,生成出SAV格式的文件,并将该文件复制到Word中,即可成为Word文件。

“写作之星”软件中有模板向导,提供工商、法律、税务、公安和政府机关等主要行业的应用文标准格式;同时还提供大量语言素材,比如成语解释、词语优化、辞海、中外文学名著和引语大全等。这样秘书在写作中可进行选择、加工、组合等。另外,该软件还提供素材管理器,方便美术自建文库并积累文摘、日记等素材,并有背景音乐、数字录音等功能。使秘书们可一边听音乐、一边撰写文章。等文章写完后,只需单击上端“另存为”就可生成SAV格式的文件,然后将文件复制到Word中,就可以成为Word文件。

2.新东方英文书信

如果秘书要撰写一则英文应用文,秘书只需搜索“新东方英文书信”即可,其中有数百个英文文体模板,包括法律、税务、商务、贸易、公关和出国事务等。它包括客户服务、同供应商联系、行销、装运、媒体和公关、代理和委托、信用和催款、人力资源、商务电子邮件、备忘录等栏目,有 200 多种英文书信格式的模板,从最简单的信封写作到较复杂的商业信函,并附有中文译文。不仅可帮助确切了解英文原义,而且可以用英文书写格式作为模板,撰写各种英文书信。主页界面上设有导航,包括前进和后退两个按钮;加入我的信箱,选中的书信备份到我的信箱中;新建信箱,在“我的信箱”中新建一个新的信箱,用来存放某一类书信;更改信箱名称;删除信箱;保存信箱;另存为;打印;查询,包括在当前书信中查找、在所有新的内容中查找和所有信的标题中查找三个功能;发邮件;通讯录;帮助;背景颜色;设置会话框。该软件有 300 多种英文书信格式模板,并附有中文译文。秘书使用时,可在树状栏中选择所需的文体,然后点击“另存为”,把模板存放在Word文本的某一确定的文件夹下;最后打开模板进行写作。

3.金山书信通 2002

除了一些秘书专业网站外,还有一些应用文写作软件可利用。如“金山书信通 2002”软件,其公共模板包括法律文书、公文、留学、社交礼仪、家庭书信等分类。在商务文书中包括询价、订货、报价、付款、装运和索赔等,同时还蕴含一套编辑工具,包括字体、颜色、文字体式和版式等。共收集了 148 部法律的全文,有比较齐全的法律文本的模版。该软件有公共模版三百多种,不仅有法律文书、公文文书、社交礼仪文书、家庭私人文书和手机短信文书等,而且模版十分简便,提供了编辑工具,可直接修改字体、颜色、文字格式和版式。任何模板中只需在“复制”和“粘贴”键点击后就可将内容转换到Word文本。金山书信通 2000 提供了用户模版功能,它相当于一个个人收藏夹,可以把自己喜欢的内容收藏到用户模版,也可以根据自己的需要更改之后再放到用户模版。该软件的商务文书模板也很丰富,有180 多种,包括询价、订货、报价、付款、装运和索赔等详细文种,利用树形结构的目录,秘书很快就能找到文本模板。

4.Word文本模板软件

Word已经设置了许多默认模板,可以直接应用。软件设置了常用、Web、报告、备忘录、出版物、其他文档、信函和传真、英文向导模板。如我们以英文向导模板为例,其内设置了英文备忘录向导、英文典雅型备忘录模板、英文典雅型信函模板、英文空白模板、英文现代型备忘录模板、英文现代型信函模板、英文信函向导、英文专业型备忘录模板、英文专业型信函模板等。在“信函和传真”中包含了传真导向、典雅型传真、典雅型信函、现代型传真、现代型信函、信函向导、邮件标签向导、专业型传真、专业型信函等。在“文档模板”中包括“地址数据列表、典雅型简历、稿纸向导、会议议程向导、简历向导、名片制作向导、日历向导、现代型简历、专业型简历、转换向导”等。在“备忘录模板”中有“备忘录向导、典雅型备忘录、现代型备忘录、专业型备忘录”等。当秘书点击某一模板,确定后该模板就在新建文本之中,然后依次填写即可。秘书如果想在Word中新建模板,只需单击“新建”按钮,出现对话框,其在“空白文档、Web页、电子邮件正文”三项中进行选择,然后单击“确定”。秘书只需把制作好的文档模板复制、粘贴到空白文档中即可。单击“文件”选“另存为”,单击“保存”,该文档就保存,并成为新模板。

还有为秘书提供网上写作服务的《论文秘书网》,其主页包含:领导艺术、下属厚黑、历史资料、法律事务、官场秘笈、竞争上岗、学习心得、公文处理、人事管理、文章宝库、办公软件、后勤管理、档案管理、演讲示范、政府采购、各种教程、各类范本、企业管理、法规大典等栏目。 KGbIly6h3Q+16uYb2X8qfsqE2glIj13Pbj1l7459tuegLd+cWjMusBC65iZzmILs

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