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秘书撰拟的方式主要有个人撰拟、小组集体撰拟、职能部门代拟三种方式。撰拟是一种秘书写作过程，包括：
（一）文稿撰写前：首先思想准备，秘书写作一般都是“奉命写作”，体现上司或上级的决策意图；然后准备材料，秘书一般很注意平时收集与存储有关材料这一环节。而新媒体时代收集与存储资料是一大强项，可通过百度、搜狗等搜索工具收集有关材料；同时利用强大的存储功能，把海量资料存储在云端。
（二）文稿撰写中：秘书文稿不是要你写出思考研究的成果，而是针对上司意图进行诠释，所以撰写初稿实际上就是在拟定提纲的基础上填充内容而已。同时注意用词准确、行文简洁、符合语法规范、逻辑严密、概念明确、判断恰当、推理合理、论证有力。此外，还要注意格式，文本样式。
（三）文稿撰写后：要进行文本的校核、检查和修改，遵守先排后校、逢文必核、每字必核、校写分离、急文稳校、发前校止原则。同时对文稿进行内容和语言两个方面的检查和修改，最后进行审核。如果是法定公文必须由办公室主任负责审核，进行一次也是最后一次全面把关。文稿经办公室主任审核后送交分管上司审阅，确认无误后由上司签字，最终文件签发。公文经上司签发即为定稿，并开始实施法定效力。
网络新媒体的高度发展，使利用互联网资源进行应用文写作产生了巨大的潜力。它不仅提供了大量在线应用写作的资料与模板，还提供了各种丰富的写作服务和学习资料。秘书新媒体应用类写作较为简单，其文本的体式日趋规范化、统一化。现在电脑软件 2000 Offic、WPS2000、写作之星、Works等，都装载了一些标准文体的模板，有的还存有设计精美的封页，作者只要找式样填写就行；同时电脑软件大都装有自动校对系统，如果秘书写作中存在中文词语、英文拼写等使用不当时，系统均能自动校正与纠正。
秘书新媒体环境下撰拟文稿需掌握三点：其一应尽量快速搜索适合的写作文体的模板。应用写作的关键是文体的格式、风格，因此正确掌握和运用文体的格式十分重要。目前搜索合适写作模板的主要有Google、百度、天网、搜狐、写作之星等搜索引擎，如搜狐写作网页上就显示出：辞职信、调查报告、论文、研究报告、读后感、自荐信、自我鉴定、思想汇报、实习报告、入党申请书、商业计划书、推荐信、演讲稿、求职信、简历、情书、工作总结等文体格式与案例；其二正确选择写作网站，如其中“秘书在线”（http：／／www.mishuzaixian.com）、中国秘书网（http： ／／chinamishu.net）、大秘书网（http：／／www.damishu.cn）、第一文秘网（http： ／／www.cwenmi.com）、“文书文秘网”（http：／／www.5151doc.com）、文书网（www.wenshu，net）等。当然你也可以选择收费的写作网站，如“秘书写作”“文书网”“中国网络写作学院”等。秘书可先注册那些收费网站，成为会员，缴纳少许费用，以后每单业务按文章的难易程度和优劣来论价；其三其内可增加多媒体文体或文本，如声音文本、动画文本、视频文本等。当然这些网站均需交纳一定的费用，然后可注册成为会员。这些网站均为秘书提供各种主要文体的模板，包括领导讲话稿、演讲稿、述职报告、工作总结、工作计划、经验材料、调研报告等。
如秘书要写会议发言稿，以“大秘书网”为例。首先在“百度、搜狗”等搜索引擎中找到“大秘书网”，然后在大秘书网中找到“领导讲话”栏目并点击，在该栏目的“快捷导航”中可看到“会议主持词”“开幕闭幕词”“发言稿”等分类，秘书只需在“发言稿”点击即可。再如秘书要写一则贺电，只需在快捷导航中找到“礼仪庆典”中就可看见“晚会主持词”“致辞贺词”“欢迎欢送词”“开业奠基”“慰问贺电”等分类，秘书只需在“贺电”栏目点击即可。搜狐网站汇集了大量的中文写作网页和网站，分类目录有 22 个，提供写作辅导和服务的中文网站约有 80 个。下面将介绍几种应用写作主要软件，如次：
1.“写作之星”
它是目前国内中文写作软件中较好的一种，由翰林汇软件产业股份有限公司研制，1998 年在中国连邦综艺杯竞赛中被评为“国产十佳软件产品”之一。写作之星的特色是其内蕴藏有近百个模板，覆盖工商、法律、公安、机关、税务等各个行业。同时其内还提供丰富的语言素材，如成语解释、词语优化、诗词配韵、辞海、中外文学名著和引语大全（歇后语、名言警句、谚语赠言等），这样可帮助秘书在写作中推敲词语、旁征博引。该软件还提供素材管理器，方便秘书自建文库并积累报刊文摘、札记、日记、名片等素材，还提供背景音乐、数字录音等功能。写作之星主要有 9 个功能：移动、助写工具（成语解释、描写词典、词语优化、诗词配韵、学生辞海）、素材积累、参考资料、检索、辅助功能、模板导向、最小化和退出。如次：
（1）移动。左边第一个按钮，可拖菜单到屏幕任意位置，并可实现在屏幕边缘的停靠。
（2）助写工具。它有五种功能：成语解释，内含 1.5 万词条，在成语位置输入欲查成语的关键词或全词，即有一个或相关的多个成语，解释显示在右面；描写词典，按左边的目录去查询自己想看的类别，然后在右面看具体的内容；还有词语优化、诗词配韵、学生辞海功能。
（3）素材积累。右键单击后，弹出素材积累菜单，其中包括报刊文摘、读书札记、日记本、名片盒 4 个菜单项；其中报刊文摘作为文摘管理器，主要有组管理和文摘管理两类功能。组管理软件按内容预设了文摘分类，秘书既可以在下面直接添加新组成文摘，也可以删掉预设组，自己重建新组；还可以给原来的组改名。秘书可加文摘，按标准的录入模板，以保障文摘信息的完整。也可把已添加的文摘在各组之间调整，保持分类的正确性。名片盒可直接点收发电子邮件，记录QQ号等联系信息，保存多个电话号码，还可以根据需要选择项目另存为文本或打印。
（4）参考资料。右键单击，其中包括引语大全、应用文写作大全、自建文库、中外必读文学名著等四个部分。单击“应用文写作大全”菜单项，内容林林总总，如合同类的文件夹就有 13 个不同类别。通过“备份自建文库”功能，可以把“自建文库”备份到指定目录下，实现数据迁移。
（5）应用文写作。单击菜单项，查询秘书所需要的文体类别，如公文类、法律类、合同类、财务审计类、注册商标类、工商税务类、礼仪文书类等。
（6）检索。右键单击，弹出词典检索、标题检索、全文检索三个菜单项；其中词典检索中包含成语词典、近义词词典、描写词典、诗词配韵等几个词典。标题检索有引语大全、应用文写作两项内容。全文检索有写作技法、妙语我言、诗词绝句、引经据典、阅读鉴赏 5 项内容。
（7）辅助功能。其中“背景音乐”软件预先提供了几首悠扬典雅的音乐，以供写作时放松与欣赏。数字录音是无时间限制的录音软件，可制作专业的声音处理。更换皮肤，选择自己喜欢的界面颜色。备份自建文库，可以把“自建文库”备份到指定目录下。加载模版，可从中调用新的模版。
（8）模版向导。右键单击即可弹出“模版导向”对话框，确定应用文大类，主要有公文类、法律类、合同类、注册商标类、工商税务类、礼仪文书类、个人写作类。然后选择其中较为满意的模版样文，然后单击上端“另存为”按钮，生成出SAV格式的文件，并将该文件复制到Word中，即可成为Word文件。
“写作之星”软件中有模板向导，提供工商、法律、税务、公安和政府机关等主要行业的应用文标准格式；同时还提供大量语言素材，比如成语解释、词语优化、辞海、中外文学名著和引语大全等。这样秘书在写作中可进行选择、加工、组合等。另外，该软件还提供素材管理器，方便美术自建文库并积累文摘、日记等素材，并有背景音乐、数字录音等功能。使秘书们可一边听音乐、一边撰写文章。等文章写完后，只需单击上端“另存为”就可生成SAV格式的文件，然后将文件复制到Word中，就可以成为Word文件。
2.新东方英文书信
如果秘书要撰写一则英文应用文，秘书只需搜索“新东方英文书信”即可，其中有数百个英文文体模板，包括法律、税务、商务、贸易、公关和出国事务等。它包括客户服务、同供应商联系、行销、装运、媒体和公关、代理和委托、信用和催款、人力资源、商务电子邮件、备忘录等栏目，有 200 多种英文书信格式的模板，从最简单的信封写作到较复杂的商业信函，并附有中文译文。不仅可帮助确切了解英文原义，而且可以用英文书写格式作为模板，撰写各种英文书信。主页界面上设有导航，包括前进和后退两个按钮；加入我的信箱，选中的书信备份到我的信箱中；新建信箱，在“我的信箱”中新建一个新的信箱，用来存放某一类书信；更改信箱名称；删除信箱；保存信箱；另存为；打印；查询，包括在当前书信中查找、在所有新的内容中查找和所有信的标题中查找三个功能；发邮件；通讯录；帮助；背景颜色；设置会话框。该软件有 300 多种英文书信格式模板，并附有中文译文。秘书使用时，可在树状栏中选择所需的文体，然后点击“另存为”，把模板存放在Word文本的某一确定的文件夹下；最后打开模板进行写作。
3.金山书信通 2002
除了一些秘书专业网站外，还有一些应用文写作软件可利用。如“金山书信通 2002”软件，其公共模板包括法律文书、公文、留学、社交礼仪、家庭书信等分类。在商务文书中包括询价、订货、报价、付款、装运和索赔等，同时还蕴含一套编辑工具，包括字体、颜色、文字体式和版式等。共收集了 148 部法律的全文，有比较齐全的法律文本的模版。该软件有公共模版三百多种，不仅有法律文书、公文文书、社交礼仪文书、家庭私人文书和手机短信文书等，而且模版十分简便，提供了编辑工具，可直接修改字体、颜色、文字格式和版式。任何模板中只需在“复制”和“粘贴”键点击后就可将内容转换到Word文本。金山书信通 2000 提供了用户模版功能，它相当于一个个人收藏夹，可以把自己喜欢的内容收藏到用户模版，也可以根据自己的需要更改之后再放到用户模版。该软件的商务文书模板也很丰富，有180 多种，包括询价、订货、报价、付款、装运和索赔等详细文种，利用树形结构的目录，秘书很快就能找到文本模板。
4.Word文本模板软件
Word已经设置了许多默认模板，可以直接应用。软件设置了常用、Web、报告、备忘录、出版物、其他文档、信函和传真、英文向导模板。如我们以英文向导模板为例，其内设置了英文备忘录向导、英文典雅型备忘录模板、英文典雅型信函模板、英文空白模板、英文现代型备忘录模板、英文现代型信函模板、英文信函向导、英文专业型备忘录模板、英文专业型信函模板等。在“信函和传真”中包含了传真导向、典雅型传真、典雅型信函、现代型传真、现代型信函、信函向导、邮件标签向导、专业型传真、专业型信函等。在“文档模板”中包括“地址数据列表、典雅型简历、稿纸向导、会议议程向导、简历向导、名片制作向导、日历向导、现代型简历、专业型简历、转换向导”等。在“备忘录模板”中有“备忘录向导、典雅型备忘录、现代型备忘录、专业型备忘录”等。当秘书点击某一模板，确定后该模板就在新建文本之中，然后依次填写即可。秘书如果想在Word中新建模板，只需单击“新建”按钮，出现对话框，其在“空白文档、Web页、电子邮件正文”三项中进行选择，然后单击“确定”。秘书只需把制作好的文档模板复制、粘贴到空白文档中即可。单击“文件”选“另存为”，单击“保存”，该文档就保存，并成为新模板。
还有为秘书提供网上写作服务的《论文秘书网》，其主页包含：领导艺术、下属厚黑、历史资料、法律事务、官场秘笈、竞争上岗、学习心得、公文处理、人事管理、文章宝库、办公软件、后勤管理、档案管理、演讲示范、政府采购、各种教程、各类范本、企业管理、法规大典等栏目。