下载掌阅APP，畅读海量书库
立即打开
目前，我国学者对档案政策的定义还没有统一的定论。
学者王强认为：档案政策是国家为实现一定时期档案事业的建设发展目标而制定的基本行动准则。
学者谭埩培在《档案政策研究》一文中指出：档案政策是国家在一定历史时期为实现经济、社会的发展目标而规定的档案事业建设应遵循的行动准则。它是确定档案事业发展方向的依据，是指导档案事业发展的策略、原则和战略。
学者朱玉媛在《档案政策与档案法律比较研究》一文中则指出：档案政策是指为管理和发展档案事业而制定的方针、策略、指南和准则。
上述定义各有侧重，概念界定包含了政策主体、客体、目的、表现形式、性质五个要素。
我国学者冯惠玲、张辑哲主编的《档案学概论》指出：档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录作用的固化信息。
简单地说，“档案是清晰、确定的原始记录性信息”。
学界已经公认，“档案”是“信息”中的一类，档案政策也属于“信息政策”的一种，具有“信息政策”的共性。这种“共性”就是档案政策是由政府部门制定、颁布并且体现“公共政策”和“信息政策”为公众服务的理念，而且它不是静止不变的，会随着环境变化而不断地调整，方能更好地维护政府和公众的利益。档案政策的“特性”是“档案政策”指向政府和机构组织的限制利用的文件和档案，如何将这部分文件和档案管理好，在规定时间内对这些信息降密或解密，开展利用工作，以便维护公众利益，这将是“档案政策”重点所在。
档案政策主体是档案政策的制定主体，如国家政府部门、档案专业机构、地方自治机构等。档案政策客体包括档案本身、档案机构、档案工作等。档案政策目的是指导档案事业稳步发展、社会繁荣稳定。档案政策表现形式也是多样的，如档案法、档案法规、档案实施办法、规章、制度等。档案政策的性质即规范指导档案事业的行为准则、发展策略等。
档案利用政策是由现行全部档案利用政策构成的具有一定结构并与社会发生相互作用的有机整体。它既是档案政策的一个子系统，也是档案利用工作的一个子系统，并且与档案法规体系形成重叠和交叉。从档案利用及开发的本质是提供“信息服务”这个角度来看，它还是国家信息政策体系的组成部分，是国家信息服务政策在档案信息服务领域的具体化。
目前，国内外档案界对档案利用政策尚未有统一明确的定义，档案利用政策也没有成为档案学专门术语被加以界定。我们课题组在阶段性成果《社会转型期档案利用政策研究》和《中外档案利用政策比较研究》中，提出了对档案利用政策的初步解释。
一种观点是将档案利用政策界定为政党、国家及档案机构（包括档案行政管理机构和档案保管机构）为了有效地开展档案利用服务工作、规范档案用户利用档案过程中的行为而制定的行为准则。它是一系列有关档案利用的法律、法规、规章、规范、办法、方法、条例等的总称。
另一种观点是将档案利用政策表述为：国家行政机关和档案工作机构为了有效地开展档案利用工作，规范档案管理部门和档案利用者行为的各种法律、行政法规和规章制度的总称。
根据上文我们总结的完整政策的基本组成要素分析，上述两种观点对档案利用政策的概括体现了一定的逻辑性、系统性和科学性，但缺点在于概括片面，阐述不够充分，只体现了政策主体、政策客体和政策范围三个方面的要素。故我们在承继其合理方面的同时，将档案利用政策完善概述如下：
所谓档案利用政策，指政党、政府和档案机构（包括档案行政管理机构和档案业务部门）在信息公开的大背景下，为了有效开展档案利用服务工作、规范档案用户利用行为，保障公民信息权利义务的均衡，而决定作为或不作为的各种行为准则的总称，它外在表现为有关档案利用的法律、法规、规章、规范、办法、方法和条例等。
这个定义包含并体现上述六大元素：
一是档案利用政策主体，即档案利用政策的制定主体，是指档案利用政策中所规定的应履行档案公开、提供档案利用服务的机构，它包括档案形成机构及保存机构。档案利用实施主体作为档案利用工作的重要组成部分，对档案利用工作开展的深度、广度都有很大的影响。随着知情权、民主主义逐渐深入人心，公众利用档案不仅仅局限于科学研究或是文化休闲方面，更多的是要实现宪法赋予公民的参政议政与监督权。如果档案利用主体范围过窄，相应地也会使得公众所能利用的档案范围缩小，从而导致档案利用工作的局限性。本文归纳的制定主体包括政党、政府和档案机构三个方面。在不同的国家，因不同的国情和政治背景，有关档案利用政策的制定主体在表述上不尽相同，而且在范围覆盖上也呈现差异。
二是档案利用政策客体，即政策所面向的对象，包括“人”和“物”两个方面。该政策一方面要作用于档案用户，赋予其查阅利用档案的权利；另一方面又要作用于档案机构或其他公共部门，迫使其提供可供用户参考查阅的档案。
三是档案利用政策的目标，在上述概念中表述清楚明确，其直接目的是让档案机构及其他公共部门能够有效开展档案（信息）利用服务工作，同时规范档案用户的利用行为，其根本目的是保障公民信息权利义务的均衡，而实现公民的民主政治权利。
四是档案利用政策手段，包括作为和不作为两种形式，关乎什么情况下作为，如何作为，什么情况下不作为。不同国家有不同的规定，同一国家在不同的时期也会有不同的阐述，这些直接涉及政策的具体内容，是政策科学的研究重点，亦是本书的研究主线。
五是档案利用政策范围。我们所述之政策范围较为宽泛，既包括具有国家强制力保证实施的有关档案利用的法律法规，也包括档案机构颁布的不具强制性但具有指导性和制约性的各种规章、章程、办法、规定和条例等。其实质是有关档案利用的规范性文件都可纳入该政策范围。这一宽泛限制是为避免因形式差异而致遗漏研究对象的风险弥补，力求研究对象充实完整，从而保证研究结果客观、科学、真实。
六是档案利用政策本质，即保证社会信息权益的平衡和协调。信息从封闭到开放是社会发展的大趋势，是社会民主进步的体现。公共部门制定档案利用政策实际上就是权衡信息权利在社会不同群体间享有的公平性，同时均衡民主权利和公民人格权保护之间的矛盾。
档案利用政策的结构分析和系统构建不是一个纯理论性的学术研究，而是为了加强政策之间的配套和衔接，减少相关政策“不统一、不一致”的现象，减少政策实施过程中的相互“磨损”。为此，对于当前已经粗具规模的档案利用政策体系，无论采取何种规划思路来完善内容，都必须特别关注政策的协调联动，才能真正发挥政策体系构建的意义。
档案利用政策的构建应该兼顾服务者和利用者的需要，以“公共利益”为最高追求，以“开放共享”和“自由公平”为核心价值，控制和规范档案服务者的权利和行为，明确档案机构（特别是国家档案馆）的责任和义务，以方便利用而非方便管理工作为目的，引导档案利用，调节利用冲突，保障档案信息公共获取和自由利用。
总之，本书所指的“档案利用政策”具体表现为档案法律法规和规范性文件、书面形式发布的档案领域重要领导的讲话和发言、档案事业计划或规划、档案利用服务制度和相关策略。
需要指出的是，在界定档案利用政策范围完整性的同时，政策的选择也需要明确两个问题：一方面，档案是信息的有效组成部分，对于信息利用问题的有关规定理所当然能够用来指导档案利用工作；另一方面，档案又是信息中较为特殊的部分，并非所有关于信息利用的规定都能够直接套用在档案利用工作之中，应结合档案和档案利用工作本身的特点，以鉴定甄别的眼光来客观分析相关信息利用的条款，真正做到择其能者而用之。对于上述两个问题的正确认识和准确理解是本书写作的重要基础。