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在进行档案利用及开发现状的问卷调查之后，我们课题组对项目研究内容作了一定调整。配合这种调整，我们实施了“社会转型期我国档案利用及开发现状的典型调研”。遵照突出典型的指导思想，课题组选择了国内3～5个在档案利用和开发方面相对先进或富有特色的省、市综合性档案馆进行典型调研。主要目的是通过以点代面的实际调研，掌握当前档案馆档案利用政策建设情况，掌握档案利用和开发中的现实特点和问题，掌握利用政策对利用和开发工作的重要影响。我们最终选定北京市档案馆、上海市档案馆、湖南省档案馆、长沙市档案馆和江苏太仓市档案馆作为调研对象，它们分别为省（直辖市）、市、县（县级市）档案馆的典型代表。我们实施典型调研，意在与之前的问卷调研相互补充，能够更全面地揭示社会转型期我国档案利用及开发状况。
2006年3月7日，我们针对档案利用及档案利用政策的现状，对北京市档案馆进行了典型调研。北京市档案馆属国家综合性档案馆，截至2004年年底，馆藏档案资料为159万卷，共476个全宗，架长近12千米。从内容来看，包括明清至新中国成立后各个时期的档案，涉及政治、经济、军事、文化教育、体育卫生、宗教等各个领域；从载体来看，除纸质档案外，还有部分音像、照片和数字档案。北京市档案馆设置了利用处，下分接待查询、咨询服务、阅览统计3个科室，共8名工作人员，专门负责档案的提供利用工作。
北京市档案馆内设有宽敞舒适档案利用大厅，分前台接待处、目录阅览区、档案阅览区、音频视听区和开架区，配备了十多台电脑，空调、阅读器等设备，利用者既可以在此查阅馆内各种类型的开放档案，也可以通过互联网获取网上档案信息。
北京市档案馆主要通过公布档案、接待查档、举办展览、网上利用和编辑出版等方式为社会服务。
自1996年以来，北京市档案馆共开放档案81万卷。
北京市档案馆通过在馆举办展览，在社会联合办展，以及网上办展等方式为社会提供利用服务。先后举办了“馆藏珍品陈列展”“北京地区抗战史料展”“珍爱生命抗击非典——北京市档案馆抗击非典专题”“让昨天告诉今天——北京商品票证回顾展”“走向圣火——北京体育百年网上展览”等一系列展览。北京市档案馆网将本馆和18个区县档案馆的档案展览汇集在一起，利用者可以在线查询和观看有关档案展览信息。
从2004年开始，北京市档案馆提供网上档案利用（网址为：www.bjma.org.cn），提供民国时期档案、中华人民共和国时期档案、劳模档案、诉讼档案、工商税务档案、档案资料6个目录数据库，共计82万余条档案资料目录检索服务，内容涵盖了北京市档案馆全部开放馆藏以及北京市所有行政区域档案馆部分开放馆藏档案和资料目录。此外还提供北平市政府和北平市社会局两个专题28万页的数字化档案的全文检索。
此外，北京市档案馆按照北京市人民政府令第160号《北京市行政性文件备案监督法》第7条规定，提供2006年1月1日以后的北京市各级人民政府及其所属部门和派出机关的行政规范性文件。利用者可以来馆在开放区查阅相关文件，也可以在网上查看文件全文并下载打印。
北京市档案馆档案编研成果也很显著，已出版发行的专题史料选编31种，2500余万字。其中，《北平和平解放前后》《民国时期北京市工商税收》等16种图书荣获多种奖项。1986年创办了定期公布馆藏档案史料的史料性刊物《北京档案史料》，1996年1月由季刊改为双月刊，1999年改为丛书。该馆编撰的《那桐日记》已纳入我国21世纪历史文化工程——清史编纂工程。
北京市档案馆除将《中华人民共和国档案法》及实施办法公布在墙上，还将有关档案利用的政策法规制作成小册子，整齐地排列在“利用大厅”门口的书架上，利用者可以免费获取。其中包括《查阅档案办法及规定》《北京市利用档案收费管理办法》《北京市利用档案收费项目及标准》《征集档案资料通告》《北京市档案馆档案利用实例选编》《全宗名册》等。
第一，始终以档案利用者需求为导向。
北京市档案馆认识到只有将档案的特殊功能与档案用户的利用需求相联系，才能发挥档案的积极作用。一方面，针对以文书档案为主的馆藏结构，发挥凭证查考、个人取证、宣传教育等档案功能；同时，将馆内保存的比较系统的1928年以后的民国档案，提供给各类专家、学者，用于其学术研究，编史修志。另一方面，北京市档案馆十分关注老百姓的档案需求，尽可能提供他们感兴趣的档案材料，如北京市档案馆发现近些年利用者对私房档案的查找比较频繁，对招工表的查找需求也比较大，适当调整了档案提供利用的重点，满足用户一定阶段的利用需求。
第二，尽可能补充馆藏资源，方便利用。
北京市档案馆主要保管的是以文书档案为主的各个时期的政策性文件，个人档案几乎没有，这在很大程度上导致档案利用的人数不多，利用率不高。利用比较频繁的档案如招工表一般在区县档案馆，利用的时间也较短，相比之下，北京市档案馆档案主要用于编史修志，利用的时间相对较长。为了弥补馆藏档案的不足，北京市档案馆采取了一定措施。一方面，适时调整了档案的收集范围，针对利用者认为单份档案相对不完整而倾向于利用资料的情况，将一部分资料收集进馆。另一方面，加快了馆藏档案的数字化。对档案进行整体扫描，方便用户利用档案的同时保护档案原件。坚持利用率高的档案优先数字化，同时考虑档案的实体条件，实体条件差的档案要先进行修复。馆藏档案的数字化为档案的网上利用奠定了基础。
第三，努力提高档案利用服务质量。
从传统的来馆档案查询到网上档案的利用，档案的利用方式发生着巨大的变化。北京市档案馆直面挑战，通过简化利用手续，减少利用成本，配合高质量的服务吸引档案用户。国内利用者只需一张身份证就可以利用开放档案，不开放档案则需单位开介绍信；外国利用者凭借单位介绍信，登记护照号同样可以利用开放档案。关于档案利用的收费方面，北京市档案馆严格执行《北京市利用档案收费管理办法》，查阅档案、摘抄以及调卷均不收费，复制档案、涉及经济收益的档案利用以及需要档案馆出具证明的档案利用才需要缴纳一定费用，利用者可以参考《北京市利用档案收费项目及标准》了解具体档案的收费情况。此外，北京市档案馆提供一些人性化的服务，如来馆查档的利用者如果需要中午在档案馆用餐，可以在利用处登记，档案馆提供5元的套餐，这在一定程度上减少了连续查档的利用者的不便。
第四，重视档案部门之间的交流。
北京市档案馆注重交流主要体现在两个方面。一是档案馆内的交流：利用处一般一个月进行一次有关查档结构和用户档案需求的总结，将讨论的结果提供给其他业务部门，以便于有针对性地进行档案的收集、信息发布，如利用处将劳模档案查找频繁的信息传达给专题史料编辑部，于是专题史料编辑部编辑了劳模档案的专题目录；计算机处则可以通过网上调查，了解利用者的需求，反馈给利用处，使其了解档案的利用效果。二是档案馆之间的交流：北京市档案馆与其他省、市的档案部门建立了联系机制和渠道，其他省、市的档案部门经常到北京市档案馆参观，通过比较看到彼此的差距，扬长避短。此外，北京市档案馆每2～3年组织去国外考察一次，从而实现与国外档案部门的有效沟通。
表3-17北京市档案馆2005年（1月至11月）的档案利用情况统计表（月报）
图3-21 北京市档案馆2005年（1月至11月）档案利用目的分布情况
到馆查档是档案馆提供档案利用的主要方式，同样也是档案利用者广为采用的查档方式，其相关数据在很大程度上反映档案馆档案利用的实际情况。我们通过以下三张图表的数据分析，以到馆查档为点，反映北京市档案馆档案利用存在的一些不足之处。
从表3-17可以看出：2005年1月至11月期间，北京市档案馆调阅卷宗共26160卷，仅占159万卷的档案馆藏总量的1.65％，利用的比例还很低。该馆每月平均调卷数量约为2378卷，最低为1772卷，最高为3984卷，相对于一般档案馆而言算是比较高的，但是还是呈现出档案利用的不稳定性。将其平均到每天分别为79.3卷、59.1卷和132.8卷，与整个北京市档案馆运营所投入的人力、物力相比，档案利用效益的实现仍然十分有限。
从图3-21可以看出，北京市档案馆2005年（1月至11月）所调26160卷档案的具体利用情况为：62％用于学术研究，13％用于工作考察，12％用于个人取证，5％用于编史修志，1％用于宣传教育，1％用于经济建设。可见，档案利用重点为学术研究，其档案调阅比例远高于工作考察、个人取证、经济建设等其他利用目的。
图3-22 北京市档案馆2005年（1月至11月）档案利用人次分布情况
2005年1月至11月期间，北京市档案馆共接待利用者3560人次。每月接待人数从184人到465人不等，平均为200人左右，可见档案利用人数非常有限。通过图表3-22进一步分析，可以看到档案利用者仍然集中于学术研究，占31％。虽然图表中个人取证占了36％，但是这与档案用户当时查找招工表、私房档案频繁有关，不能作为档案利用人次的真实反映。
由以上三张图表可以看出，北京市档案馆存在着档案利用数量有限、利用人次过少、利用结构不合理的问题，这些问题同样存在于其他档案馆中，其数量不在少数，可以作为我国档案馆利用存在的普遍现象。我们不禁反思，像北京市档案馆这样馆藏总量丰富、利用设备较为齐全、服务质量高的档案馆怎么会遇到如此的档案利用窘境呢？档案馆领导为档案利用出谋划策，实际档案工作人员辛勤工作，可为何回报甚微呢？在档案利用不足现象的背后肯定存在着一些本质的问题。
档案立法相对滞后影响档案利用。1987年制定，1996年修订的《中华人民共和国档案法》及1995年修改的《中华人民共和国档案法实施办法》不能适应21世纪日益变化的档案工作实际，从宏观上制约了各级档案部门利用政策的制定和实施，从而影响档案的实际利用工作。
馆藏档案结构受现有档案法律法规的制约，从根本上制约档案利用工作的开展。档案法中规定了机关单位文书是收集档案的主体，加上长期和永久保存的时间要求，文书档案这个馆藏主体的价值急剧下降，又使得老百姓感兴趣的那些档案被拒之门外。因此从这个意义而言，我国档案馆的馆藏并不丰富，而是相对贫乏，拥有159万卷档案的北京市档案馆同样如此。所谓巧妇难为无米之炊，没有收藏真正为用户需要的档案，档案馆本事再大，也不能将他们吸引过来查档。当前这个问题在很大程度上困扰着所有档案馆开展档案利用工作。
当务之急就是如何将真正有价值的档案收集进馆，丰富优化馆藏。而衡量档案的价值和馆藏档案丰富优化程度都必须考虑档案用户的需求。档案馆不仅要接收政府机构的档案文件，还要收集与社会大众密切相关的婚姻档案、家庭档案等。档案法律法规以及档案利用政策制定实施都应该首先考虑对馆藏档案的正确引导和制度支持，为档案利用工作从源头加以保障。
档案工作属管理工作，一切管理工作必然以追求效率为目的。档案工作包含的收集、整理、鉴定、保管、检索、利用、编研以及登记统计八个环节无一不涉及效率问题。其中以全面、及时、准确和有效地为档案用户服务为指导思想的档案利用工作，效率理念表现得尤为明显，也最为重要。档案人员作为档案提供工作的主体，对于效率起着决定性的作用。
目前档案部门人员不论工作好坏工资照拿，工作有成绩也没有奖励措施，只要不犯严重错误，可以安安稳稳在档案馆工作一辈子。这种陈旧的管理方式不仅打击了档案人员的积极性，降低了他们的工作热情，使其染上得过且过的不良习气，严重影响了档案工作的发展，制约了档案作用的实现，也给社会大众留下了不良印象。
因此，除了规范档案人员提供利用工作程序外，一套系统的奖惩制度对于人员管理十分必要。要强化档案人员的责任意识，增加压力感，提高自身的素质，使其更有市场竞争力，营造一种和谐进取的档案部门文化，为档案利用工作的有效开展奠定人才基础。
档案资源、档案人员固然重要，档案部门的形象展示问题同样不容忽视。如今的年代，酒香也怕巷子深，对于档案部门同样适用，而且挑战似乎更为严峻。与档案相关的许多事物自古至今都带上了神秘的面纱，面对如此开放的世界，加之科学技术的进步，各种行业间的激烈竞争，档案界不能固守这份沉默。
档案部门应该以积极的姿态展现给世人。现在还有很多人对档案、档案工作不了解，对档案的利用服务心存怀疑，这表明我们档案部门做的工作还很不够，自我的宣传做得太少。档案部门不应只在本专业期刊上宣传介绍自己的主要活动，还要通过报刊、电视、广播等新闻媒介，介绍档案取得的科研成果，馆藏档案珍品。此外还可以结合节假日，印发宣传小册子，向群众展示馆藏特色，介绍档案利用方法等。档案部门要抛弃等用户上门利用档案的被动思想，应该积极地把自己的影响延伸到学校、社区、政府部门、研究机构，延伸到整个社会，让大家看到档案、档案工作和档案事业存在的价值所在。
2008年11月17日，我们对上海市档案馆（外滩新馆）进行了典型调研。上海市档案馆成立于1959年12月31日，作为省级综合性国家档案馆，是上海市集中保管和开发利用档案信息资源的文化事业单位。馆内现有馆藏档案280余万卷，其中开放档案80万卷，涉及民国时期档案、租界档案、声像档案、现行文件、外文资料等18大类，共1600多个全宗。馆藏声像档案包括照片档案、录音档案、录像档案，其中部分照片档案已经以数字形式进入数据库，内容涵盖了政治经济、科教医疗、文体艺术、景观人物等各个方面，共22300多张，勾勒了上海地区近200年的发展轮廓。档案馆原馆址位于外滩四川中路220号，是一幢市级保护建筑。2004年5月，坐落于外滩的新馆正式对社会开放。档案新馆充分挖掘利用了独特的地理环境和人文底蕴，悉心打造出一座以现代建筑思想、装饰风格、信息技术、开放模式来解读申城百年记忆的公共文化设施。底楼大厅为开放式服务区。设有咨询服务区、查档登记服务区、文化售品服务区和休息饮品区，是为参观者及利用者精心打造的档案文化导入区。外滩新馆作为上海市档案馆的对外服务窗口，是上海市档案利用服务中心、上海市爱国主义教育基地、东方讲坛举办点。依托丰富的馆藏资源和优良的地理位置集展览教育、社会课堂、咨询利用、市场服务、学术交流、文化休闲、旅游观光等多项功能于一体。
新馆内的档案文件资料查阅服务中心设有利用接待处、档案阅览大厅、专题阅览室和咨询服务室，并且在局域网和数据库基础上，设置检索系统，以浏览检索、专题检索、高级检索、搜索引擎等方式，提供档案、政府公开信息、照片、视频资料的多角度查阅服务。上海市档案馆外滩新馆常设的《城市记忆——上海近现代城市发展历史档案陈列》展以1949年5月上海解放为分界点，用两层展厅展示了旧上海和新上海的不同风貌，反映上海的历史发展。清乾隆朱批奏折、“八一三”期间日军使用的上海战局全图、上海市人民政府第一号布告等富有特色的六百多件珍贵档案、照片和实物藏品，展现近200年来上海城市发展的脉络轨迹。自开馆以来，外滩新馆不定期吸纳引进国内和国外富有特色的优秀展览到馆陈列，举办各种专题展览，如“中国档案文献遗产珍品展”、《抗日战争与上海》档案文献实物图片展、《海德堡的建筑》图片展等。
为方便社会各界用户利用馆藏档案，上海市档案馆自2008年起设立“上海市档案信息网”，以现代化的网络及通信技术为平台，为广大用户呈现了新型便捷化的利用方式。网站内设政务公开、档案利用、网上展览等多个版块，将用户利用档案流程分专题进行介绍，为用户利用档案、网上查询、利用预约等需求开辟了有效的服务通道，从而使现代信息技术在为用户服务中发挥了更大效能。
本着明晰档案提供利用，更好为用户服务的宗旨，上海市档案馆根据《上海市政府信息公开规定》，制定了《上海市档案馆查阅政府主动公开信息规定》，明确了公民、法人和其他组织进馆及在线查询政府主动公开信息的具体办法；同时，为贯彻《上海市行政规范性文件制定和备案规定》（市政府18号令）、《上海市政府信息公开规定》（市政府19号令），促进政务公开和档案馆公共服务，就做好上海市行政规范性文件，制定了《关于做好行政规范性文件开放阅览服务工作的通知》；在档案利用费用的收取方法上，上海市档案馆依据《上海市档案条例》，出台了《上海市、区县综合档案馆行政事业性收费目录》。上述政策规定均同时以纸本及网站方式予以公布，为用户利用档案提供了优化的政策性、方法性指导。
上海市档案馆以“传承城市记忆，弘扬人类文明”为己任，在日常档案提供利用工作中，结合自身馆藏内容与特点，在档案利用与服务工作中积累了本馆之心得和体会。
第一，坚持科学发展理念，适时丰富和优化馆藏。
上海市档案馆坚持科学发展理念，对上海地区近200年的发展历史中积淀下来的历史档案进行了多方面收集，积极开展史料研究，在保存历史记忆，勾勒城市发展风貌中发挥了自身的积极效应。同时，在社会发展进程中，结合时代与社会需要，努力拓展馆藏档案的门类与形式，现已有档案涉及民国时期档案、租界档案、声像档案、现行文件、外文资料等18大类，共1600多个全宗。馆藏声像档案包括照片档案、录音档案、录像档案，内容涵盖了政治经济、科教医疗、文体艺术、景观人物等各个方面，为社会各界利用档案提供了更为丰富的视角与材料。同时，上海市档案馆在相关档案利用政策的指导下，积极优化档案利用渠道与方式，努力做到让用户以最低限度的费用消耗，最大限度地满足其对档案信息的利用需求。
第二，心系用户，积极探索多种服务方式。
上海市档案馆以自身丰富的馆藏为依托，从用户角度出发，积极探索档案提供利用的多种方式，以求用户需求与馆内档案资源的最大契合点。上海市档案馆外滩新馆共有11层，底层大厅设有总服务台、售品部和咖啡吧，1～2层为主题展厅，3～4层为专题展厅，5层为档案文件资料查阅服务中心，6层为电子阅览厅，7层为多媒体视听室和学生课堂，8层为档案工作者之家和多功能厅，9层为会议室，10层为报告厅和观光平台。档案文件资料查阅服务中心设有利用接待处、档案阅览大厅、专题阅览室和咨询服务室，并且在局域网和数据库基础上，设置检索系统，以浏览检索、专题检索、高级检索、搜索引擎等方式，提供档案、政府公开信息、照片、视频资料的多角度查阅服务。借此，上海市档案馆以现有软件与硬件资源为基础，适时并积极探索出多种服务方式供查档用户在利用时加以选择，在为用户提供便利的同时，也为社会各界利用档案提供了更为开放的平台和更为人性化的服务理念。
第三，挖掘内在潜质，突显地方特色发展。
作为拥有近200年发展史的城市，上海正以其多维度的视角展现在世人面前。作为城市中最具有影响力的公共基础性建筑的档案馆，必将与时代发展同步，以城市特色为主线来不断挖掘自身发展的内在潜质。上海市档案馆外滩新馆自开馆以来，不定期吸纳引进国内和国外富有特色的优秀展览到馆陈列，举办各种专题展览，如“中国档案文献遗产珍品展”、《抗日战争与上海》档案文献实物图片展、《海德堡的建筑》图片展等。常设的《城市记忆——上海近现代城市发展历史档案陈列》展以1949年5月上海解放为分界点，用两层展厅展示了旧上海和新上海的不同风貌，反映上海的历史发展。同时，结合历史与当代的特有馆藏，上海市档案馆将清乾隆朱批奏折、“八一三”期间日军使用的上海战局全图、上海市人民政府第一号布告、APEC会议晚宴菜单等富有特色的六百多件珍贵档案、照片和实物藏品，一一设展，突显了上海市自身的发展轨迹和时代特色。同时，上海市档案信息网为珍贵的特色档案开设“珍档荟萃”“史料研究”等板块，并在网站上设有上海当地老字号及地方性行业发展的档案资料展，在维护档案自身质量的前提下，积极整合了自有的特色档案资源，并为提升特色档案的社会认知度，推广馆藏的特色发展开辟了新的渠道。
第四，树立地标性建筑，提升社会档案意识。
随着2004年5月外滩新馆的落成，上海市档案馆为社会各界认识档案、利用档案打开了新的窗口。新馆充分挖掘利用了独特的地理环境和人文底蕴，悉心打造出一座以现代建筑思想、装饰风格、信息技术、开放模式来解读申城百年记忆的公共文化设施，外滩新馆作为上海市档案馆的对外服务窗口，是上海市档案利用服务中心、上海市爱国主义教育基地、东方讲坛举办点。由此，新馆地标性建筑的辐射性必将带动在更大范围内对档案及档案事业的认识和了解，为提高社会各界的档案意识，扩展对档案的利用需求提供了新的借鉴及思路。
首先，馆内基础工作较用户利用需求的缺失。
目前，上海市档案馆在档案开放中最大的瓶颈主要来自有限的人力资源和大量的馆藏之间的冲突。数量上，全馆共有280万卷左右的馆藏，基数大，种类多；时间上，目前档案的开放年限是30年，但是上海市档案馆由于多种原因造成满30年不能开放的档案仍在多数，其主要原因是基础工作赶不上利用服务，目前馆内从事档案到期鉴定工作人员仅不足10人，档案的基础工作主要是由外聘的十余人进行。虽然档案进馆在近期内明确了基本要求，但是以前未经整理的档案基数仍然很大。应该说，上海市档案馆在丰富优化馆藏方面进行的努力是不容忽视的，但是由于人员等问题造成的馆内基础工作缺失较用户利用需求之间的矛盾仍然十分明显。
其次，档案开放政策缺乏有效保障。
在馆内档案开放的政策方面，虽有内部的规定和协约，但由于国家在此方面没有明确的详细条款，档案开放利用工作缺少了有力的政策保障。在相关规定和规范方面，上海市档案馆结合具体利用工作，制定了档案开放利用方面、政府信息查阅规定方面、档案利用费用方面的一系列规定，但是由于上述内容来自内部，对社会各界的影响力及辐射力相对较弱，对来馆查用档案用户的约束力相对缺乏有效保障，种种方面使利用工作的顺利进行在相关政策层面暴露出一定的缺口。
再次，丰富的馆藏资源价值未被充分激活。
据实地调研结果分析，上海市档案馆50％以上的查阅量（主要针对原有馆藏，不包括电子文件）是由学者创造的；另外，在利用效果上，传统馆藏在利用中发挥着主导作用。换句话说，馆内类型多种、载体多样、内容丰富的庞大的档案信息库几乎处于休眠状态，利用人群数量少，偏向集中使得馆内储备的馆藏资源价值未能得到最为有效的发挥。这就使得馆藏的丰富与优化、多种信息资源的开发整合等有关工作的进行不能与用户实现对等的衔接，从而使资源浪费、价值浪费再一次突显出来。
第一，丰富和优化馆藏资源，与用户的需求进行有效对接。
档案馆馆藏资源建设必须与社会各界的利用需求相契合，才能使得资源价值的发挥做到实至名归。面对数量庞杂、种类多样的馆藏档案，工作人员在进行整理、鉴定等相关工作时，必须要考虑所进行的工作与满足用户需求的有效性，相关工作人员在提高工作效率的基础上，应该将对档案的整理、鉴定、开发利用等工作分出轻重缓急，了解、发掘用户需求，急用户所急，想用户所想，使得馆藏档案的丰富与优化工作与用户需求进行有效的对接，努力做到全面、及时、准确、有效地为用户服务。由此充分调动馆内人员的工作积极性，提高用户的满意度，从而最大限度地发挥档案资源的价值，扩大档案及档案工作的社会影响力。
第二，加强宣传力度，扩大档案价值发挥的受众面。
丰富的馆藏是上海市档案馆自建馆以来宝贵的资源，其内在的知识含量及资源价值在当今的知识社会理应有更大的发挥。上海市档案馆应以外滩新馆的建设为新的发展契机，充分发挥馆藏建筑、馆藏资源、已有影响力等方面的效应，开展展览、讲座、论坛等多种利用形式，为档案用户利用档案创造方便条件，主动开展档案利用工作，同时重视对档案利用效果的掌握。使得档案利用工作从原有的利用时期相对固定、利用人员相对固定的小圈子内解放出来，在更大范围内，更广程度上宣传档案自有的资源价值，积极主动地扩大档案价值发挥的受众面。
第三，坚持特色发展道路，传承城市记忆。
上海市档案馆在“传承城市记忆，弘扬人类文明”的发展理念下，从档案收集到利用的全过程中多处体现着上海市档案馆自有的特色。在此基础上，上海市档案馆应结合本地区的历史、民俗、物产、著名的人物和事件等方面的情况，积极收集与开发利用相关的档案资料，使档案馆在发展过程中表现出浓郁的地方特色，使本地区用户形成档案资源利用中的归属感与亲切感，使本馆在全国范围内树立自身的发展特色及风貌。
2008年8月27日，我们就档案利用这个主题，对湖南省档案馆进行了调研，主要了解该馆的利用服务现状、利用中存在的问题以及实践部门对政策法规的建议。
湖南省档案馆属省级综合性国家档案馆，1997年由中共湖南省委宣传部授牌为“湖南省青少年爱国主义教育基地”，2004年由中共湖南省委、省人民政府赋予“湖南省现行文件服务中心”职能，开展现行文件服务工作。截至2008年5月，有馆藏档案290个全宗、40余万卷（册），以及录音、录像、影片、照片等非纸质载体的档案。其中清代和民国档案127个全宗，革命历史档案10个全宗，中华人民共和国时期档案153个全宗。馆藏以文书档案为主，同时涵盖有科技及其他门类的档案。
湖南省档案馆的档案利用工作由利用部负责，其职责包括：对本馆馆藏档案内容、成分的介绍和报道，向利用者提供档案和现行文件的利用与咨询服务，按照规定开放档案，开展档案史料编辑研究，收集、分析档案利用信息，建设和管理好“爱国主义教育基地”等方面。
湖南省档案馆的档案利用服务方式基本上处于传统状态，如接待查档、举办展览、开展档案编研等，但随着湖南省档案馆网站的建立，网上提供利用成为一种新的服务方式，为用户提供了更为便捷的提供利用方式，同时，湖南省档案馆结合自身的馆藏特点开展了休闲利用这种新的提供利用方式。
第一，传统档案利用。
就传统的利用服务而言，编研是湖南省档案馆的重头戏，举办展览是逐渐被重视的利用方式。
档案编研是湖南省档案馆的重头戏，是该馆主动、系统向社会提供档案信息的主要方式。由于长期的文化积淀、稳固的馆藏结构和相对大的馆藏量，湖南省档案馆在编研方面具有得天独厚的优势。该馆充分利用这一优势，投入了较大的人力物力，对社会中出现的问题进行编研，现有两个专职人员。在对外开放利用问题上，该馆坚持这样的指导思想：政治的、军事的、民族的、隐私的等文献信息内容的编研慎重对待，其他满30年即对外开放，满足用户的利用需求。
自1982年开始编研至今，该馆采用自编和合编相结合的方式，先后编辑出版了《湖南革命历史文件汇集》《林伯渠日记》《湘鄂赣革命根据地文献资料》《抗日战争时期湖南地下党历史文献选编》《湘鄂西苏区革命历史文件汇集》《湘鄂川黔革命根据地历史文件汇编》《湖南工运史料选编》《湖南妇运史料选编》《湖南青运史资料选编》《红军长征在湖南档案史料选编》《黄埔军校同学录》《何键·王东原日记》《情系故乡——刘少奇回湘档案史料辑录》《湖南省志·建国四十年大事记述》《中共湖南党史大事年表》《湖南历史上的今天》等具有特色的档案史料。
举办展览在湖南省档案馆近期逐渐被重视。为发挥档案馆的宣传教育功能，湖南省档案馆利用馆藏的稀有档案，结合政治和社会中的热点问题，先后实地举办了“湖南省档案馆档案展”“抗日战争在湖南的图片展”“刘少奇回湘史料展”“湘魂——湖湘人杰与近现代中国”“江永女书文化展”“黄埔魂·中国心——黄埔军校档案史料展”等各种类型的展览，其中女书是本馆的特色馆藏。
尽管这些展览具有爱国主义教育和宣传文化知识的作用，但由于宣传力度不够、效果并不是很好，表现为参观的人数少、影响小、收效不大。
第二，网上档案利用。
随着数字时代的到来，湖南省档案馆于2004年也开始了网上提供利用服务。通过湖南省档案馆网站，该馆向外公布了档案利用方面的规定、系统地介绍了馆藏、提供了档案检索目录，罗列和说明了编研成果，展示了部分稀有档案，同时对于实地展览过的档案还以数字化的形式在网上提供利用。其中网上展览效果较好，前段时间该网站登载了一些老照片，点击率较高，效果较好。
同时，该馆还在网上提供了现行文件利用服务。湖南省档案馆网站提供一级目录，突出了对现行文件服务的重视。现行文件服务效率较高，满足了用户的需求。
就目前来看，该馆工作人员认为：网上开发利用的效果优于传统提供利用方式，利用率可以高出一倍。
第三，对休闲利用的尝试。
湖南省档案馆曾尝试了休闲利用这一新方式，利用媒体宣传，采用节假日提供利用的方式，但效果并不理想，利用人数没有预想的高。只有通过组织志愿者来馆内参观，利用双休日提供开放档案展览服务，使利用效果得到了优化。休闲利用这一方式在湖南省档案馆的利用服务中目前发挥着辅助功能。
湖南省档案馆依据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》及《档案馆工作通则》，制定了《湖南省关于利用档案的规定》，该规定明确了档案开放与控制的范围，指出了利用开放档案和未开放档案的审批手续。此外，该馆结合实际，特制定了《湖南省档案馆开放档案暂行办法》。就档案利用者的角度而言，湖南省档案馆的相关利用服务政策保证了利用者的权益，使得档案利用者通过简单的手续就可以利用有关档案。就利用手续而言，与以前相比放松了很多，可以根据用户利用档案内容的重要程度来适度提供利用，但一般利用需求仅需要身份证明及相关介绍信即可。
第一，档案利用水平难以提高。
湖南省档案馆为了提高档案利用水平，主动、系统地编研了多种有特色的主题，举办了档案展览，在网上也公布编研成果目录以及数字化形式的档案展览，还尝试了休闲利用这一新方式，但收效甚微，没有达到预期效果。
第二，档案编研中问题难以得到有效解决。
由于档案编研是湖南省档案馆的重头戏，因而该馆觉得在档案编研中的困惑很多。首先，资源私有思想严重，造成资源难以共享和研发，影响了档案开发和编研的质量及效果；其次，保护档案与研究利用档案之间存在着矛盾，权衡利弊的尺度难以把握；最后，编研与现实形式相脱节，更多拘泥于其长远效益。
第三，已有的馆藏结构束缚了档案利用。
湖南省档案馆的馆藏结构是以文书档案为主，主要提供以行政及其他证据作用为主的利用功能服务，如果想扩展其他功能，在现有工作能力上难以实现有效性的突破。如该馆进行了休闲利用这一大胆尝试，但收效颇微，原因在于已有的馆藏结构所形成的束缚，使得已有的开放利用方式难以为继，新的利用方式的探索举步维艰。
第四，新的档案整理方法难以发挥实效。
湖南省档案馆在实践新的档案整理方法（以件为单位）中，感觉到该方法提高档案利用效率的前提是实现档案数字化管理，而对于传统的纸质文件的管理而言，仅起到了简化整理的作用，并没有起到提高利用效率的作用。
湖南省档案馆结合本馆档案开放利用的实际情况，迫切希望提高档案利用服务水平，来带动本馆档案管理和提供利用工作的活力，为此也尝试了多种方法，但收效甚微，因而殷切地希望有相关的政策法规做指导，从制度层面为本馆的提供利用方式提供有效指导。该馆希望新的法规政策有益于优化馆藏、提高人民利用档案积极主动性、促进网上档案利用服务进展的实效性，尤其希望新的政策法规考虑实践部门的差异，具有切实的可操作性。
2008年8月26日，我们就档案利用现状、面临的问题和实践部门对政策制定的建议对长沙市档案馆进行了调研。
为了了解长沙市档案馆的档案利用现状，我们分别走访了该馆常规利用处和档案数字化建设与利用处的两位负责人，从而对长沙市档案馆的传统档案和数字档案的利用情况有了整体性的掌握。
在常规档案的利用方面，总体来说，近几年长沙市档案馆的文书档案查找收效甚微。就档案利用的内容而言，主要集中在对民生档案的查找，就利用数量而言，2009～2010年均利用卷数为1000～2000卷，利用人数年均700～800次。
在常规档案利用服务方面，长沙市档案馆维持着传统的服务形式，主要提供查档服务；对于利用手续而言，简便程度有了很大的突破，与群众密切相关的信息的利用只需出示身份证或户口本即可，只有特殊性的利用需求才需开具证明或介绍信。
长沙市档案馆的数字档案利用走在了湖南省的前面。该馆的数字档案一方面源于对进馆档案的部分数字化；另一方面源于办公一体化中产生的数字档案，近年数字档案的接收量较往年有所增加，年均接收4万份。
长沙市档案馆对于数字档案的提供利用主要通过两种途径：一是通过网站，而对于具体的数字档案是否发布，则由形成档案的单位决定；二是通过外包，长沙市档案馆尝试启用中介机构（信息服务中心）来帮助数字化及其利用工作，以期提高效率，降低成本。
第一，档案开放时间缺乏合理性。
长沙市档案馆在提供利用的实践中，明显体会到档案开放的时间存在不合理性。对档案馆来说，10年、30年之间跨度太大，不容易操作。该馆工作人员认为利用频繁的文件应及早开放，如某些利用价值比较大的政府文件，适时性地及早开放利于满足社会利用需求，同时利于发挥档案本身的社会价值。
第二，档案数字化面临现实考验。
数字化是网上提供利用的前提，然而，鉴于成本问题，并非所有文件都需要数字化。长沙市档案馆每年入馆量2000万份，由各区档案馆负责部分档案的数字化，但数字化比例问题，是亟待量化把握的问题。与此同时，档案馆为了提高档案利用效率，尝试了档案数字化外包，虽然在提高效率、降低成本方面有所突破，但随之而来就产生了档案信息市场化与档案信息安全性之间的平衡问题。
第三，档案开放利用工作中的其他问题。
长沙市档案馆在利用服务中还存在一些其他问题，如不了解市场需求，经费不足从而导致开发受到限制；原有的馆藏结构制约了档案利用服务；对如何通过有效宣传提高档案利用效率有困惑。
第一，经费支持，夯实基础。长沙市档案馆的数字化开发及利用工作面临着许多现实性问题，要使利用服务真正取得实质性成效，必须正视的是，经济是基础，单凭档案馆单方面的工作热情是远远不够的，需要相关政策部门切实加强在相关工作中的政策倾斜，从现实工作需要出发，配合档案馆做好在新时期新形势下档案的数字化开发及利用工作。
第二，政策完备，加强保障。关于档案管理工作外包方面的政策、法律、规章制度需要细化与完善，以引导实践部门更好地处理档案利用服务市场化与档案信息安全性之间的关系。
第三，制度可行，优化指引。档案利用制度有较强的可操作性才能对实践工作发挥现实指引作用，这种可操作性具体表现为：可引导实践部门科学地界定开放档案的时间；可指导实践部门根据本部门的情况明确数字化档案的比例；可提供提高档案利用效率的有效的宣传方式；可优化馆藏；可提高网上档案利用服务的效率等。
第四，因地制宜，强化落实。因地制宜是指档案利用方面的政策法规要考虑到实践部门的差异，这些差异表现在馆藏结构、经费、人员等方面，只有将相关政策、法规的制定工作做到细化，针对性、可行性突出，才能切实将其落在工作实处，使工作所行有根有据，更好提升档案馆的服务利用职能，更好地满足用户的利用需求。
通过对省、市档案馆的调研比较，省级档案馆由于长期的文化积淀和更加稳固的馆藏结构、相对大的馆藏量，比较容易沿用原来的编研作为重头戏。同样，市级档案馆由于业务内容的更新较快、馆藏架构相对变化较大，在有经费支持的同时，会采用一些先进的信息化服务方式来满足用户需求，因此，政策的导向要兼顾不同档案馆的现状差异，既起到导向的作用，又能具有现实的可操作性，这是当前需要解决的重要问题。
2008年11月13日，我们围绕档案利用这一主题，对江苏省太仓市档案馆进行了调研。主要是了解熟悉太仓市档案馆现状，及其档案利用工作中的主要做法、亮点，并对政策、标准、规章等方面在整体把握的基础上提出一些意见和建议。
太仓市档案馆成立于1959年4月，1997年档案局、馆合并，实行合署办公。内设有办公室、业务指导科、保管利用科、征集编研科、信息技术科。
截至2008年11月，太仓市档案馆馆藏档案资料15万余卷（册），预计2008年度档案接收完毕后接近20万卷。档案的门类包括文书、土地、房产、科技、统计、人口普查、工业普查、会计、纪检、声像、史志、宗谱、书画、婚姻、独生子女、知青、退伍士兵、实物等；馆藏资料主要有伟人著作、政策法令汇编、党报党刊、历史资料等，基本达到了“馆藏丰富、结构合理、管理科学、服务高效”的要求。
太仓市档案馆于2000年4月被苏州市评为档案系统先进单位；2000年10月晋升为江苏省一级档案馆，跨入了省先进档案馆的行列；2005年8月通过了江苏省一级馆复查验收；2008年7月通过国家二级档案馆的测评。
太仓市档案馆主要为利用者提供业务咨询、电函代查、出具证明、查档复制等服务，其中，民生档案等实用性档案的提供利用服务工作是太仓市档案工作的一大亮点。
早在2003年，太仓市档案馆就率先提出“涉民档案”的概念，较之十七大以后提出的“民生档案”概念要早数年，其间，太仓市档案馆在有关民生档案的资源建设上倾注了大量精力，这些都为太仓市档案利用工作奠定了坚实的基础。
第一，集中管理民生档案。
太仓市档案局（馆）通过与人武部、民政局、计生委等部门协商沟通，联合下发了《关于全市退役士兵档案集中进馆的通知》《关于接收全市各镇现存婚姻档案的通知》等文件，对全市退伍军人、婚姻、独生子女、外资登记、企业担保等档案实行提前集中进馆。其中，最具代表性的是其对退伍军人档案和独生子女档案的集中管理。
（1）退伍军人档案
退伍军人档案原分散在基层民政部门或乡镇人武部，没有实行规范化管理。太仓市档案馆利用中央为参加过“13次战斗”退伍军人
专门发文以解决其补助问题这一契机，将退伍军人档案收集起来并以单独全宗形式管理，数量达1.2万卷，以便提供退伍军人身份认证利用。同时，由于退伍军人档案可能涉密，因此太仓市档案馆对这部分档案的管理工作形成了本馆的自有特色。
（2）独生子女档案
根据江苏省的规定，独生子女父母退休时可一次性享受三千多元的补助。原先独生子女档案审批表多存放在计生委或乡镇，难于集中管理，存在着管理不善而造成丢失的风险，再加上独生子女档案查询需求大的状况，太仓市档案馆将这类档案收集，并同样单独设立全宗进行管理，仅2007年就有一千多人次查阅独生子女档案，极大地提高了档案利用率，提升了档案馆利用服务工作的针对性和实效性。
第二，以服务民生为中心，拓展档案工作服务领域。
太仓市档案馆以服务民生为重点，积极拓展档案工作的服务领域。加强对拆迁档案、宅基地档案、家庭档案的管理和指导，同时，开展对出生证明档案、信用档案、医疗卫生档案等服务领域进行探索实践，彰显了档案部门的主动服务精神和创新思想。
（1）加强拆迁档案管理
在拆迁过程中形成的材料是拆迁安置工作的真实记录，它事关企业、老百姓的切身利益。太仓市档案局（馆）深入调研，试点研究，制定出台了《太仓市拆迁安置档案归档整理实施意见》《关于加强拆迁安置档案管理的意见》，并召开了全市拆迁安置档案工作会议，举行专题培训，全面推进拆迁安置档案工作。从2006年起，将拆迁档案按一户一卷进行归档，包括合同、协议、安置记录等，按乡镇设立全宗，由于使用频繁，暂时由各乡镇保管。
（2）开展家庭档案服务
太仓市档案局（馆）以“走进千家万户，服务社会公众”为主线，下发了《太仓市家庭建档工作实施意见》《太仓市家庭档案归档整理规则》，通过举办培训班、树立典型，逐步推开全市家庭建档服务工作。
正是由于太仓市档案馆的主动服务意识与创新精神，民生档案利用工作得以蓬勃开展。在太仓市，老百姓需要查阅资料时首先想到的是档案馆，而并非业务主管部门，其档案意识之高也充分证实了档案馆工作效能的社会影响力之广。
档案工作只有不断融入为经济社会发展的服务中来，才能体现强大的生命力。太仓市档案局（馆）以服务谋发展，以创新求突破，不断发挥档案工作在服务和谐社会建设中的作用。
（1）服务民生，挖掘内在潜质
近年来，太仓市档案馆从重在为机关团体服务转变为重在为人民群众服务。在全面开展档案接收进馆工作的同时，特别强调加大民生档案的接收进馆力度。通过科学著录、鉴别扫描、梳理提炼、数据整合，建立了独生子女、伤残优抚、宅基地批复、婚姻、林权证、小乡干部等32个专题100万页的民生专题数据库，并提供职能部门共享利用，提高了资源共享的广度，提升了服务效能。
（2）加强沟通，优化前端协调
档案利用工作顺利开展的前提是拥有丰富的档案资源。由于相当部分民生档案大多存放在业务部门，因此，在民生档案加强管理的过程中，太仓市档案局在与业务部门沟通方面不断加强探索。如果情况比较简单，则采用直接沟通的方式，没有原则问题即可达成集中管理协议；而牵涉问题较多、比较复杂的，则由两家联合发文，或通过政府发文进行集中工作，以增强权威性。
（1）做好基层调研，强化标准规范的适用性。档案形成时缺乏一定的标准规范加以指导约束，会给档案的后期集中管理和提供利用造成极大困难。然而，在政策制定过程中如果没有征求基层工作者意见，也会降低所出台标准规范的现实适用性。因此，上级在制定标准规范时应加强基层调研，从基层需要出发，明辨工作需求，强化政策的现实指导性，突出标准规范的适用性。
（2）加强前端协调，理顺业务部门指导规范。通过档案部门的建档指导，业务主管部门应加强制定并指导本专业的档案规范（尤其是民生档案），以促进档案工作的开展。
（3）适应实际需要，创建数字图书馆。开展数字档案馆建设时，上级部门应加强宏观规划，提供服务指导意见，避免基层档案部门盲目上马，造成人力、物力、财力的浪费。
（1）民生档案是太仓市档案馆在开展档案利用服务中的一大亮点。俗语说得好：“得民心者得天下。”只有立足于老百姓的需求，开展档案工作，才能最大限度地实现档案工作价值，扩大档案工作影响力。
（2）注重档案标准、规范建设。制定标准、规范时要多征集基层意见，以提高所制定的标准规范的适用性。
（3）档案利用工作的关键在于做细做实。要以社会档案利用需求为导向开展工作，不做无用功、面子工程。尤其在档案数字化热潮中，档案部门要认清自我，做好规划，立足需求，切实开展数字化工程。
（4）档案工作想要作出成绩，关键要发挥档案人员的主观能动性。只有积极主动服务精神和创新意识，才能给档案工作带来持续发展的活力。
通过对以上五个综合性档案馆进行典型调研，我们从宏观角度将我国档案利用及开发现状总结如下：
首先，我国档案利用工作取得了不错的成绩。各级各地档案馆因地制宜、因馆制宜、因藏制宜地开展了一系列各具特色的档案利用工作，丰富扩大馆藏，开发丰富多样的服务方式，提供开放的平台和人性化的服务，并开展特色服务，满足用户不同层次不同方面的利用需求，提高了档案利用服务的质量和水平。
其次，我国档案利用工作仍存在诸多问题，总体状况不容乐观。虽然各档案馆在发展档案利用工作方面作出了极大的努力，但由于多方面因素的影响，问题仍然较多：档案利用率总体来说仍然较低，丰富的馆藏资源未能得到充分利用，档案利用效益不能充分实现，档案利用水平和质量较低，档案工作人员积极性不高，档案利用工作效率偏低。这些问题的存在仍然严重制约我国档案利用工作的进一步发展和深化。
在典型调研中，我们发现，档案利用活动的开展在很大程度上受档案利用政策的影响，同时档案利用活动也对档案利用政策产生重要的作用，而且许多档案馆基于提高档案利用工作水平的目的，在提到进一步提升档案利用水平的措施时都对档案利用政策提出了不同的建议，由此可见，档案利用活动与档案利用政策之间是相辅相成、相互制约的。
首先，档案利用政策对档案利用活动具有政策指导作用。一方面，档案利用政策为档案利用活动开展提供了政策保障和支持，从制度层面为档案利用活动提供有效指导；另一方面，档案利用政策也在制约着档案利用活动的开展。档案利用政策在一定时期内是保持相对不变的，而档案利用活动是在时刻变化发展着的，这就必然引起政策的相对滞后不能适应实践活动的发展，反而阻碍着档案利用活动的开展。
其次，档案利用活动能够推动档案利用政策的建设。实践的发展总是在一定程度上推动理论的提升，档案部门通过在实践中开展具体的档案利用活动，发现现有档案利用政策在指导实践工作中的局限性以及实际工作对档案利用政策产生的新要求，从而推动档案利用政策的进一步完善，以更好地满足实际利用工作的需要。
因此，档案利用活动与档案利用政策密不可分，二者相互影响、相互作用。这也正是我们研究档案利用政策和档案利用活动的原因所在。通过对档案利用政策的分析研究，不断完善我国档案利用政策的建设，强化制度保障和指引，从而能够更好地指导我国档案利用工作的开展。我们对档案利用政策进行研究主要用于指导档案利用活动，因而在研究政策建设时对档案利用活动进行调研和分析是十分必要，也是十分重要的。通过对实际部门中档案利用活动的调研，有助于我们清楚认识实际部门、实际工作以及档案利用者对档案利用政策的真正需求，从而有的放矢地完善我国的档案利用政策，提高档案利用工作的质量。