社会转型期档案利用政策研究（修订本）最新章节_黄霄羽著

第二节
社会转型期我国档案利用及开发现状的实践调查

一、调查研究思路

我们对社会转型期我国档案利用及开发现状进行了实践调查，对调研方案进行规划，选择合适的调研方法，精心设计了调研问卷的内容，对抽取选样的调研对象实施了实践调查。

（一）调研的指导理念

调研最初是以“社会转型期档案信息资源开发策略研究”为子课题进行的。档案信息资源开发的最终目的是形成以用户为中心的各种信息产品，在信息资源与用户之间搭起一座桥梁，从而实现档案信息资源管理的高效益。因此，对开发策略的研究就意味着将优化信息产品，提高服务效益的观念、方法和措施，以有理有据的形式挖掘体现出来，为转型时期的档案信息资源开发利用工作提供有效指导。

档案信息资源开发策略是一个实践性很强的研究课题，为保证研究成果具有更好的科学性和实际操作性，在参照和研究了国内外关于档案信息开发策略的一些可供借鉴的理论与经验基础上，仍需要结合我国档案工作中开发利用实际情况作出针对性分析，特别需要在了解现状的基础上分析实际工作中存在的问题以及需要推广的创新点，唯此，才能保证项目出台后能有扎实的实践基础和应用可行性，从而能顺利达到项目的预定目标。

（二）调研相关概念的界定

档案信息资源开发：档案专业人员通过对档案信息的收集、组织、加工、传递使档案信息增值的活动以及一切为了这一活动得以有效进行而开展的档案信息系统建设、档案信息环境维护等活动的总称。

档案信息资源开发策略：为用户提供能满足用户不断发展需求的档案信息产品的观念和措施。

访谈调查法：收集口头资料；记录访谈观察。

问卷调查法：设计出问卷后分发给各部门。

抽样调查法：随机抽样、等距抽样、分层抽样、整体抽样。

网络调查法：利用网上问卷及E-mail形式进行调查。

（三）调研对象、范围的设定及采用的调研方法

调研对象：本课题的项目用户直接表现为中央及地方各级、各类档案馆（室）及相关文件中心。鉴于若干客观条件的限制，我们采用每层次抽选若干单位作为调研对象，有利于对各层次的不同需求作出全面了解和分析。并且，原则上不再通过直接的方式对公众需求进行调查。

调研范围：全国部分档案馆、室（兼顾纵向、横向），鉴于本课题的研究侧重于开发利用策略的研究，我们的调研层次主要定位在各省、市综合性档案馆，兼顾其他形式的档案管理机构。

调研方法：根据项目研究需要与实际情况，实际调研中主要采用了访谈调查法中的结构性访谈、问卷调查方法和网络调研法。其中，以问卷调查法为主。

（四）调查访问内容设计思路

档案信息资源开发策略课题研究的主旨是为档案资源拥有者提供可供参考的资源开发的有效观念和措施，而这种意义主要通过两个方面来实现，一是对转型时期社会公众的档案信息利用需求分析，包括档案信息内容的需求和获取方式的需求分析；二是对当前档案资源开发利用平台功能需求的状态分析，包括理念、服务、管理、评价等方面的功能需求分析。前者体现最终目标，后者是前者的基础和保证。基于项目需求的定位，公众需求分析将融合在管理需求过程中体现。据此，将以上两方面的需求归纳笼统的调研指标如下：理念、服务（内容、方式）、管理（资金、人员、组织、技术、环境）、评价（机制、效果、反馈）等四个方面，并根据不同调查对象将指标分解为不同的节点，并且有所侧重。例如，不同类型、层次的档案管理机构在调研内容设计时有所增删和侧重；转型时期档案开发利用的特点突出在两个方面：市场和技术，因此，注重用户需求对档案信息内容的更加丰富和服务方式的逐渐个性化趋势进行指标设计。

二、调研过程及初步结果

针对此次调研数据我们共分为项目调查对象概况统计、档案机构基本情况统计、档案机构开发利用情况统计、档案信息化情况统计4个大类以及类下13个小节点来做分析，其中每部分都按规模和性质作为一级类目。之所以大框架按规模、性质分别统计，是因为考虑到第二阶段分析时会用到的环境因素，如经济、文化、历史等因素；由于调研取样基本上没考虑行业的选择，统计分析时只选择规模和性质做大类区分；以下数据统计是基础分析，是第一阶段分析的重心。数据分析进入第二阶段可根据需要再重新整合，并将某些分析结果做成图表形式，清晰明了。

（一）调查对象概况统计

调研主要采取问卷调查和实地访谈相结合的方式。其中问卷调查共进行了两轮，问卷通过邮寄和网络下载的方式提供给受访单位。通过网络等公开渠道收集县级以上档案馆的联系方式，其中收集到有E-mail地址的档案馆288家，有通信地址的434家（二者存在重叠情况）。由于通过E-mail方式提供问卷的方式回收率极低（回收数量不足10份），因此调研组决定主要采取邮寄的方式进行调查。邮寄问卷在发出一个月后只回收了16份，回收率不到5％，鉴于此进行了第二轮问卷邮寄。两轮问卷调查共回收100份，回收率23％。

（二）档案机构基本情况统计

图3-1 大中小型档案馆所占比例

图3-2 调查单位对象性质

由于专业档案馆和单位档案室样本数太少，基本没有分析价值（见图3-1、3-2）。

（三）档案机构开发利用情况统计

1．各类型档案馆藏结构状况及其箱线图

馆藏结构情况按规模划分，算出馆藏各类档案的比例关系（以文书档案为基准见表3-5、3-6）。

表3-5 基于调查对象性质的统计

表3-6文书档案结构状况

①为了减小极值对均值的影响，去掉上下5％的数值之后得到的样本均值。

说明：

本节采用箱线图来做数据描述。选择箱线图有利于：

第一，直观明了地识别数据批中的异常值。箱线图为我们提供了识别异常值的一个标准：异常值被定义为小于Q1 -1.5IQR 或大于Q3 ＋1.5IQR的值。箱线图不需要事先假定数据服从特定的分布形式，没有对数据作任何限制性要求，它只是真实直观地表现数据形状的本来面貌。

第二，利用与正态分布做比较，通过箱线图判断数据批的偏态和尾重。对于标准正态分布的大样本，只有0.7％的值是异常值，中位数位于上下四分位数的中央，箱线图的方盒关于中位线对称。

第三，利用箱线图比较几批数据的形状。同一数轴上，几批数据的箱线图并行排列，几批数据的中位数、尾长、异常值、分布区间等形状信息非常明确。

图3-3 文书档案数量箱线图

由样本数据得到的箱线图图3-3可以看出，单位规模较大的档案馆馆藏文书档案数量也较大。其中有个别50人以上的档案馆文书档案数量异常大。研究小组认为，这与档案馆收集规模和范围有正比关系，同时也说明文书档案目前仍然是档案馆藏结构中的基本部分。

表3-7 科技档案结构

图3-4 科技档案数量箱线图

由表3-7、图3-4可知，科技档案数量与单位规模没有明显联系，且科技档案数量分布不集中，数据分布较为分散，呈现出各综合性档案馆在科技档案数量的形成方面带有很大的随意性或或然性，与档案收集来源的业务范围有着密切的关系。

表3-8 照片档案结构状况

图3-5 照片档案数量箱线图

表3-8、图3-5的调研数据显示：规模较大的单位拥有的照片档案数量也较大。个别单位规模小的档案馆拥有较多照片档案，其数量与中等规模档案馆数量相当。研究小组认为，照片档案与文书档案不同，它与规模并不完全成正比关系，数量的形成也带有一定的或然性。影响的因素可能有理念的，更重要的是收集来源部门的业务性质所决定，因此，才会出现个别规模较小的档案馆的照片档案数量却可观的情况。

表3-9 声像档案结构状况

图3-6 声像档案数量箱线图

表3-9、图3-6的调研数据显示：声像档案数量与单位规模成正相关关系。大中小三种规模的档案馆均存在声像档案数量突出个体。但是由于样本中的这部分数据缺失值较多，所以目前箱线图中所反映出来的情况不一定准确。调研小组认为：这部分数据缺失较多，与声像档案特殊的业务形成环境有直接关系，另外，收集声像档案的意识亦可能是一个重要因素。

表3-10 电子文件结构状况

图3-7 电子文件数量箱线图

从表3-10、图3-7的数据可以看出，总体来说，单位规模较大的档案馆接收到的电子文件数量也较大。这说明规模较大档案馆在档案管理中已经重视了双套制的收集与管理，包括档案馆。但这部分数据缺失值较多，调研小组认为可能是因为大部分中小档案馆没有接收电子文件，或是电子文件并未划入长期保存的范围之内。

2．各类型档案基本统计值及其图表

表3-11 各类型档案基本统计值

图3-8 科技档案基本统计

图3-9 照片档案基本统计值

图3-10 声像档案基本统计值

图3-11 电子文件基本统计值

3．专门开发利用机构和人员情况

图3-12 单位规模

由图3-12可以看出，规模在10～30人的档案机构没有设置专门利用开发的人员比例较高，占12.28％，与此对应的30～50人规模的档案机构只占0.88％，在50人以上的大规模档案机构中则显示均有专门开发利用人员或机构。调研小组认为，档案机构规模与专门利用开发人员的设置成正比关系。

4．档案利用方式

图3-13 档案利用形式

图3-13的调研数据显示：在众多利用服务方式中，位居前三位的分别是档案阅览服务、档案证明和复制供应，这些传统服务方式依然是当前档案利用服务的主要形式。但也能看出，咨询服务与档案展览服务的比例也占有很大比例。网络信息检索服务最低，说明当前档案网络提供服务的能力还比较差，可能同时也说明档案信息管理现代化的程度还偏低，大部分档案管理机构还处于计算机辅助检索的阶段。

5．主要内容产品的类型

图3-14 主要产品类型

提供信息产品的层次往往是衡量档案利用服务深度的重要指标。据图3-14知，就当前数据而言，提供原文和目录产品仍然是主要产品形式，分别占93.1％和87.1％，这说明基本上还是以一次产品、二次产品为主的利用服务占据了主导位置，三次产品的比例依然比较低，如出版物占60.3％，文摘占44.8％，而含智力劳动最多的咨询报告仅占15.5％。调研小组认为，这极有可能与档案馆开发利用人才的缺乏、经费问题以及开发理念等因素有关。

6．近三年的档案利用人次

图3-15 2003～2006年访问人次

由2003～2006年到馆访问人数箱线图图3-15比较可以看出，到馆访问人数中位数较为稳定，没有大幅变化。在10～30人规模的档案馆中，有较多的馆访问量相对于同等规模的档案馆访问量来说，呈现异常多的现象。

7．检索工具形式

图3-16 检索工具利用情况

图3-16的调研数据显示：在众多的检索工具中，传统的检索工具仍占有很大比例，特别是书本式和卡片式检索工具仍然是不同规模和性质的档案馆室必备的工具，分别占92.2％和63.8％，其次拥有比例较高的检索工具形式是电子版目录，占67.2％，这说明计算机辅助管理已经在各级档案馆理机构中较为普遍，但网络版目录和光盘所占比例略低于电子版目录，分别为49.1％和33.6％，调研小组认为，这很可能和网络数据库管理档案信息的发展相对薄弱有关。