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如第一章所述，社会转型对档案利用造成了深刻的影响。档案利用是档案工作的根本目的，是连接档案工作与社会公众的“桥梁”。假如没有档案利用，档案的保存和管理就失去了意义，同时，对档案利用活动的规范和指导又是档案利用政策制定和实施的意义所在。因此，研究社会转型期的档案利用政策和开发策略，必须全面了解这一时期档案利用的现状特点。我们运用理论分析和实践调研两种手段，对我国社会转型期档案利用的现实状况进行综合研究。
进入社会转型期，我国档案利用工作发生了很大变化，在利用目的、用户群体、利用需求、利用形式等方面均呈现出一些新特点。这些特点主要表现为以下四个方面。
社会转型期我国政治、经济、法律、文化建设的发展变化，使得各行各业对档案作用和价值的认识不断提高，档案利用越发受到重视。档案利用目的呈现出多元化的特点，从过去的行政管理和编史修志，逐步扩展为学术研究、经济建设、工作查考、宣传教育、维护个人权益等多方面。
我们通过调研了解到，北京市档案馆2004～2009年利用目的的统计表（见表3-1），这充分体现了当前我国档案利用目的多元的特点。
表3-1 北京市档案馆2004年至2009年利用目的统计表
由上表可以看出，近些年档案利用的目的呈现出多元化发展趋势。以编史修志、学术研究为目的的档案利用人数和卷数不断增加，以经济建设为目的的档案利用也开始出现，以工作查考、个人取证、宣传教育等方面为目的的档案利用呈稳中有升的态势，相比过去，档案利用目的明显具有多元化特点。
进入社会转型期，档案用户的群体呈现出日益广泛的趋势。过去，到档案馆利用档案的用户以机关工作人员和史学研究者为主。现在，用户的范围已不断扩大，不仅包括机关团体的工作人员、企事业单位的管理者，还有科研人员、文艺工作者、教育工作者，甚至普通公民和在校学生也加入了档案利用者的行列。据报道，2000年6月，中央档案馆接到一名11岁小学生的查档函，称胡锦涛同志到其学校视察时，曾在自己的卡通画上签名，但这张画当时被在场的工作人员收走了。小学生认为可能收进档案馆了，因此来函索要一张复印件，以留作纪念。档案馆工作人员打电话与其联系，才知这位小学生查档，家长并不知情，完全是孩子的个人行为。这则报道从一个侧面反映出，社会档案意识已经有了很大提高，就连小学生也知道查找有国家领导人签名的重要文稿需要到档案馆来。
目前我国很多档案馆还提出各种口号，采取有效的服务措施满足广泛用户群体的利用需求。如一些档案馆提出五个坚持的服务思想——坚持以“百姓为本”，搞好已公开现行文件的利用；坚持以“农民为本”，直接为农民群众服务；坚持“以公众为本”，构筑公众精神家园；坚持以“研究人员为本”，提供档案原文服务；坚持以“市民为本”，为构建和谐社会服务。这些口号实际上是基于用户群体日益广泛的特点而提出的。
由于用户群体非常广泛，而且利用目的各有不同，因此档案的利用需求变得日益复杂。
一是用户查档的内容和范围涉及面广、时间跨度大。不同身份的利用者由于利用目的多样，使得用户查档的内容和范围非常广泛。有的用户要求提供系统的档案内容，有的用户可能不要求查找哪一件档案，而是要搞清一句话、一件事在档案中记载的来龙去脉，这就要求档案人员对档案内容相当熟悉。
二是用户查档的时间要求紧迫。随着生活节奏的加快，利用者要求查阅档案更加快捷、简便，特别是工作查考的用户，利用需求更加急迫。
三是用户的需求因人而异。经常光顾档案馆的利用者，查档经验比较丰富，他们查阅档案的针对性较强，对档案的查准率、查全率要求比较高。而初次查档的利用者，因不了解馆藏档案情况，提不出具体的查档线索，还需要接待人员详细了解其利用目的，认真分析利用者的要求，有针对性地介绍馆藏情况，帮助其确定查档范围。
传统的档案利用形式以档案阅览为主，目前我国档案馆都在积极扩展档案利用的形式，取得了喜人的成绩，以中国第二历史档案馆为例，该馆为适应用户需求多样化提供了丰富多样的利用服务：
咨询服务。目录中心根据利用者的利用目的，代其查找民国档案目录，免除利用者奔波的辛苦，为其节省时间和人力，满足利用者的需要。
编辑出版联合目录。在研究当前社会各界对民国档案利用趋势和需求的前提下对库内目录信息进行加工、编辑、出版并公开发行，利用者可以通过报道、介绍、检索性的出版物查寻到所需的民国档案信息。
制作交互式多媒体光盘。通过运行数字民国档案目录信息资源总库检索子系统，按地区、专题组织目录，再由光盘制作子系统制作出多媒体光盘，以便于馆际信息交流和利用者自备查询。
网上自助查询。利用者可以在网上点击目录中心的网页并有条件地进入民国档案目录信息库，利用目录中心提供的多种查询工具、搜索引擎进行任意检索，在线阅读。
信息交流。各档案馆通过从目录中心得到的二次、三次文献信息的交流，以复印件、缩微品、数字扫描画幅等形式，实现对档案一次文献信息的交换，借此丰富馆藏，实现馆际交流和资源共享。
宣传报道。目录中心根据不同的利用需求和趋势，在档案和历史刊物上介绍民国档案目录信息。
另外，现代通信技术和网络技术的发展运用，扩大了人类活动的范围，也为档案利用开辟了广阔的空间，提供了多样化的服务方式。我们重点调研的北京市档案馆，用户除亲自去档案馆查阅档案外，还可以利用电话、传真、函件、网络等多种手段，实现档案的便捷利用。馆内的阅档大厅设有电脑、电视、CD机等设备，既可为利用者提供传统的档案阅览服务，又可满足利用者通过数字化手段获取档案信息的需求。对于远程利用者，北京市档案馆推出了现行文件全文阅览和网上展览服务，网站月点击访问量达36000余人次。北京市档案馆只是全国各级各类档案馆的一个代表，利用形式丰富、方式多样已成为我国档案利用的普遍特点。
档案汇集了浩瀚的知识和丰富的信息，是信息资源的重要组成部分，是取之不尽，用之不竭的信息源，而且目前档案不断开放，档案利用工作也逐渐深入，按照常规思路，档案部门和档案人员应该是大有作为的。然而，事实并非想象中那样美好，许多档案馆“门前冷落车马稀”，利用情况并不令人乐观。我们综合文献分析和重点调研，将档案利用的现存不足归结为五点。
我们以美国国家档案馆、北京市档案馆为例，比较一下中美之间的档案利用情况。
美国国家档案馆保管着联邦政府产生的具有永久保存价值的档案，它们仅为形成文件数量的2％～3％。现有馆藏30亿页纸质档案、200万页美国政府出版物、200万份图表档案、500万张照片档案、900万张航空照片档案、1.2亿英尺电影胶片档案、15万盒音像档案和3000多盒机读磁带档案。在美国，档案文件一般自形成之日起满30年即可对外开放，所以各档案馆可供开放的档案往往在90％以上。
据统计，每年美国国家档案馆接待利用者21.4950万人次，接待函查和电话查询者51.7301万人次，共向读者提供档案资料37.9131万件。总统图书档案馆每年接待利用者1.1777万人次，接待函查、电话查询者51.1127万人次，共向读者提供档案资料27.2656万件。全国各地的档案馆、文件中心的利用者也不少。一般的企业档案馆年利用率也在1万人次左右。
由此可见，美国国家档案馆的利用率与本身的馆藏量、开放档案数量相比，是很高的。档案充分实现了自身的利用价值。
北京市档案馆是以集中保管北京地方政权组织机构档案为主的国家综合性档案馆。包括明清至新中国成立后各时期档案，涉及政治、军事、经济、文化教育、体育卫生、宗教等各领域。除纸质档案外，还有部分音像、数字、照片档案等。截至2009年年底，馆藏案卷196多万册，馆藏资料4万多册，共计200多万卷册，排架长度10000多米。
北京市档案馆的馆藏也是非常丰富的，但与美国国家档案馆的利用率相比，北京市档案馆的利用率显然较低，从2004年到2008年，北京市档案馆每年的利用人次均在4000人次左右，利用案卷数量在2万件左右。管中窥豹，可见一斑。虽然近些年，北京市档案馆的利用率稳中有升，但是与馆藏量相比，档案利用的人次和数量还是比较低的。据统计，全国其他省、市档案馆利用率与北京市档案馆相仿。从总体来看，我国综合档案馆的馆藏档案利用率很低，数量庞大的档案资源并未被充分利用，藏而不用造成了人力、物力和财力的极大浪费。
档案利用面窄，主要表现在两个方面：
一是档案利用范围局限于本部门本系统。当然，在一般的情况下，部门自身形成的档案，本系统利用较广。若不跨出部门的圈子，而只满足于形成者的利用需求，档案的利用不走向社会，从某种意义上说，档案价值的实现存在很大的范围局限。
二是利用的档案门类局限于政务档案。长期以来，我国档案开放的范围控制过严，门槛过高，不能满足社会的利用需求，以至于在公众心目中留下了“神秘”的印象。近年来，经过政府和档案部门的努力，情况有所改观，但是公开的信息内容较为有限，多数档案馆可供开放的档案少，内容结构单一，利用者乘兴而来、败兴而归的事时有发生。
我国《档案法》《档案法实施办法》《各级国家档案馆开放档案办法》等法律法规对档案馆开放档案都作了明确规定。依据《中华人民共和国档案法实施办法》，各级国家档案馆保管的档案应当按照《档案法》的有关规定，分期分批地向社会开放，并同时公布开放档案的目录：中华人民共和国成立以前的档案向社会开放；中华人民共和国成立以来形成的档案，自形成之日起满30年向社会开放；经济、科学、技术、文化等类档案，可以随时向社会开放。但在档案馆具体实施时却存在开放力度不够及利用手续烦琐的问题。目前各级档案馆中档案开放的比例，尚远不能满足社会发展和公众查阅的需求。一些形成时间早已满30年，依法应当向公众开放的档案，却由于种种原因长期无缘与民众见面。许多具有重大社会研究价值和历史价值的档案被尘封在档案库房之中，与公众无缘，这也成为制约公众深层次利用档案的瓶颈。
我们以北京市区县级档案馆为例，对近年来其馆藏档案及开放档案情况进行调查，将结果统计如下（见表3-2、3-3）：
表3-2 2003～2006年北京市各级档案馆总体馆藏开放情况表
表3-32006年北京市各级综合档案馆馆藏档案开放情况表
表中数据反映出以下一些情况：第一，随着馆藏档案数量逐年攀升，开放档案所占比例在下降，说明档案开放进程缓慢，许多到期应开放的档案都未能开放；第二，从开放档案的形成时间看，市档案馆馆藏新中国成立前的档案较区县档案馆而言占绝大多数，因此相对于区县档案馆而言，市档案馆47.3％的开放档案比例为最高。由于历史原因，各区县档案馆保存的新中国成立前档案相对较少，其开放档案主要为新中国成立后形成，开放率仅有10％左右。
有数据显示，截至2002年年底，全国各省、自治区、直辖市各级综合性档案馆已开放各类档案3252万卷（件），较2001年增加了约6％，但是与馆藏档案总量相比，只占了其中约24％，换言之，还有76％的档案仍尘封于档案库房。而欧美多数国家开放率已达到或超过60％，而号称世界上“最开放”的美国档案馆，更有90％以上的档案对公众全方位开放，俄罗斯的开放率大约是在80％到90％之间，日本已经分13批对1976年以前的档案采取了开放措施。所以，从与国外档案馆开放程度比较来看，我国的档案开放水平仍然是初级和低水平的。主要不足有以下三点：
一是档案开放的力度及范围不够。在新中国成立后相当长的一段时期，档案文件被看作属于国家保密范围，对档案的保管、销毁和阅读必须建立严密的管理制度、检查制度。当时各级档案馆馆藏主要来源是机关，其主要服务对象也是机关，工作中主要强调其机要性并且不对社会开放。但是随着社会发展，受这一因素影响，档案开放鉴定工作滞后，致使档案开放的速度远远赶不上公众的需求。虽然档案法规定对于经济、科学、文化、教育等很多档案内容可以提前开放，但是对于这部分可以提前开放的档案内容，以及许多到期档案而言，档案馆还没有真正地开展起鉴定工作，使应开而未开的档案无法以开放的姿态面对社会，限制了档案的利用。
二是利用不公开档案的手续烦琐。我国规定，对于保存在各级各类档案馆的未到法定开放期限的档案，利用者如果要求利用，应符合以下条件：利用主体必须是我国的国家机关、团体、企业事业单位和其他组织以及公民个人，确实是出于经济建设、国防建设、教学科研和其他各项工作的需要，必须按照利用未开放档案规定的办法，经保存该档案的档案馆同意，必要时还须经有关的档案行政管理部门审查同意。档案馆对利用未到开放期限的档案应严格利用程序。利用未开放档案的具体规定只能由国家档案局会同其他主管机关（如保密部门或档案的原形成单位等）制定，其他任何部门无权制定有关利用未开放档案的规定。机关、团体、企业事业单位和其他组织内的档案机构所保存的尚未移交档案馆的档案，本单位因工作需要可以利用，本单位以外的中国公民和组织如需要利用，必须经过档案保存单位的批准。如此烦琐的手续往往令普通民众望而生畏，从而也就对档案馆敬而远之了。冰岛雷克雅未克市档案馆馆长斯万赫德·勃加朵迪认为，档案“如果不被看见，就等于不存在”。档案馆再不能“闭门造车”了，这样只能导致档案馆不接触社会，社会也不了解档案馆，从而束缚了档案馆自身的发展，也拉大了与公众的距离。
三是已公开现行文件的提供利用，仍有待完善。作为档案开放职能的延伸，近年来在全国省、市级档案馆开展的已公开现行文件的提供利用如火如荼。截至2006年年底，全国已有将近80％的综合性档案馆开展了这项工作，已累计接待利用者100余万人次，提供文件110万次。已公开现行文件利用工作的开展在党和人民群众之间架起了沟通的桥梁，受到群众普遍欢迎，成为档案馆利用工作的新亮点。
但经过几年来的实践，现行文件的开放也存在着一些不可避免的难题和缺陷。如地区发展不平衡，有的省、市档案馆开展文件查阅工作的比例已达100％，而有的地区却尚未开展；在档案馆开展此项服务的职能，因其法律依据尚不具备，文件的收集数量和范围有待增加和扩大；此外，还有宣传力度不够，百姓知晓率低等问题。在提供利用过程中，经常有利用者提出疑问，认为所有公开的文件在档案馆都应当能查到，实际上从目前状况看，许多单位或不交、或不按时交，给利用工作带来诸多困难，影响了档案馆在公众心目中的形象。
档案馆是提供档案利用的主要场所，其服务质量和水平的高低直接影响着档案利用工作的水平。文献研究显示，我国档案利用服务水平较低，主要体现为以下几点：
第一，利用服务方式较为单一。当前大多数档案机构已经在不断拓展服务方式，但相比国外发达国家，我国档案机构总体上服务方式依旧过于单一，缺乏灵活性，以被动的上门利用为主，档案展览、在线档案利用服务开展不足，在为档案用户提供服务全面高质量的服务方面有所欠缺。
第二，利用服务手段技术含量较低。档案利用采取何种服务手段，对于档案利用的查准率、查全率，以及利用的效率有着重要的影响。近年来随着信息时代的到来，社会信息化程度的不断提高，档案部门也在尝试着对信息技术的引进和运用，虽然档案部门在档案信息化方面取得了巨大的进展，但总的来说信息化程度还很低，并未将现代信息技术充分运用到档案工作中。例如，当前档案信息数字化已经取得很大进展，但仍存在许多不足之处：网上档案目录数据库建设不足，检索服务质量难以保证，且网上档案原文查阅局限较大。档案网站建设在取得较大成绩的同时，也存在一些问题：网站内容有待完善，网站更新速度慢，内容过时，网站布局不合理。
第三，利用服务意识较为薄弱。随着人们对档案价值认识的加深，档案社会意识已逐渐增强，但是在实际档案管理工作中，许多档案工作人员仍然是重管理、轻服务，把工作要求停留在不丢失、不损坏、不泄密上，仍将自己定位成被动的保管员，缺乏主动开发利用服务的意识，档案工作人员服务意识的缺乏势必极大影响了档案利用工作开展的积极性和主动性，是档案利用服务质量不高的思想根源。
第四，利用服务环境有待优化。档案机构为档案利用者提供良好的利用服务环境是档案机构的职责所在，也是档案利用工作发展所需的重要条件。可是档案机构理想的服务环境尚未形成：服务手续烦琐，服务态度消极，服务氛围严肃沉闷，档案馆“门难进、事难办”，利用者常常遭遇冷面孔，试想在这样的服务环境下，利用者的利用热情如何高涨？
第五，宣传服务不够到位。宣传服务是档案利用服务工作的一个重要方面，通过各种传媒宣传有关档案和档案工作的政策、法规、知识、动态、观念等信息，可以让更多人了解档案、利用档案，进而提高档案利用工作的水平。但在实践中，档案宣传也存在较多问题：宣传形式单一，宣传缺乏持续性和连贯性，宣传缺乏针对性和有效性，导致宣传工作未能达到预期效果，社会各界对档案和档案工作仍然不甚了解、存在偏见，不了解馆藏资源，看不到档案利用工作中的新进展、新成绩，严重影响了档案利用工作的发展。
拥有吸引民众的馆藏，是档案馆利用服务走亲民路线的基础。然而，目前我国综合性档案馆的馆藏资源仍以党政机关形成的档案为主。档案数量大，而与百姓物质、精神生活直接相关的档案内容却甚少，不能满足公众多方面的社会需求。虽然各级档案馆面向社会提供利用档案，但受馆藏建设的局限，且档案馆往往设在政府大楼内，因此并不能吸引广大公众欣然前往。馆藏建设不力的主要表现是尽管档案馆藏总量大，但馆藏内容成分单一，这在很大程度上制约了档案利用服务的开展。
由于历史原因，我国各级综合性档案馆在建馆初期均遇到了馆藏资源不足的问题。因此，增加馆藏成为档案馆多年以来的奋斗目标。在这一目标的指引下，各档案馆馆藏量确实稳步上升，但伴随着社会发展，部门之间来往文书的频繁，进馆档案数量的快速增长，产生了许多新问题：一味追求进馆档案数量，忽视了进馆档案的质量，导致重复归档，或无保存价值的档案归档等。目前，很多省、市级档案馆都普遍面临着归档文件增多，而库房空间紧张的尴尬局面，致使许多反映民生问题、百姓希望利用的“低龄”档案延迟进馆甚至无法进馆。我们以北京市各级综合性档案馆2006年馆藏情况为例，说明目前综合性档案馆馆藏数量情况（见表3-4）：
表3-4 2006年北京市各级综合档案馆馆藏情况汇总表
截至2006年，全市19家综合性档案馆馆藏纸质档案共3773728卷130905件，资料254729册，此外，还有如音像、照片、光盘、缩微胶片等非纸质档案，仅纸质档案的馆藏总量一项，与2000年馆藏2778650卷相比，增加了近100万卷，可见馆藏档案总量非常可观，且档案进馆比例很大。在国外，许多档案馆对进馆档案的比例控制得非常严格，一般在10％左右，以此减轻档案馆藏总量增加带来的管理负担和保管空间的压力。而长期以来，我国档案的进馆率一直偏高，达到归档文件的50％以上，对库房空间和人员档案管理构成很大压力。
在进馆档案总量不断增长的同时，馆藏档案信息内容的含金量却并没有随之同步增长，相反，各级综合性档案馆都不同程度地存在着馆藏结构不合理、档案内容贫乏或趋同等问题。
从全国范围看，以党政机关形成的档案为主要收集对象的指导思想是在新中国成立初期特定的历史背景下逐渐形成的。鉴于当时国内阶级矛盾突出，政治运动频繁，在这种社会背景下，档案工作难免带有浓重的政治色彩。1956年4月16日，国务院颁布《关于加强国家档案工作的决定》指出：“档案工作的基本原则是集中统一地管理机关档案，维护档案的完整与安全，便于国家各项工作的利用。”1959年1月7日，中共中央发出的《关于统一管理党、政档案工作的通知》指出：“在档案工作统一管理之后，各级档案管理机构既是党的机构，又是政府机构。”迫于当时大多数档案馆的库房容量小，馆藏能力有限，因而只能优先接收党政机关及部分国有企事业单位形成的档案，而无力顾及基层单位及具有地方特色的二级、三级单位形成的档案。这种指导思想长期以来对档案馆收集工作起着主导作用，也直接影响着各级档案馆的馆藏结构。事实上大多数公民很难在档案馆中查询到与百姓生活息息相关的档案。单一的党政信息，缺乏时效性的纸质文件，使档案馆馆藏失去了对公众应有的吸引力。
从收集范围看：收集保存本行政区域一级的党政机构档案较多，而那些非官方形成的档案却很少。
从馆藏档案的内容看：记载党政机关、社会团体职能活动的公务性档案居多，贴近百姓生活以及具有地方特色的私人档案甚少。
从进馆档案的门类来看：以文书档案居多，反映科技、文化、教育等内容的档案则很少。
从馆藏档案的载体来看：多数为纸质档案，而照片、录音、录像、磁盘、光盘等其他载体形式的档案则甚少。
依目前我国综合档案馆馆藏结构状况，绝大多数公民都难以从档案馆直接查询到反映个人经历的档案。一个普通公民要查询与个人相关的档案，往往需要奔波于不同的管理部门和机构之间，查出生证明在医院档案室，查学籍档案在学校档案室，查房产档案要去房管部门……显然，这种状况影响了广大民众利用档案的热情，必然直接影响档案利用率的提高。
以上问题的出现，使综合档案馆“门前冷落车马稀”成为普遍的现象，甚至有媒体以题为《百余档案馆个个冷冷清清》的文章，把矛头直接指向档案馆利用率低下的问题。因此，优化馆藏结构，丰富档案内容，做好档案开放和服务工作，从根本上解决档案馆利用率不高的问题，是社会转型期我国综合档案馆生存与发展所要解决的重要问题。