一个人无论做什么工作,只要是从事管理或者行政工作,就要利用很多资源。人、钱、物这三者都很重要。在任何一种特定工作中,某一种资源可能占据主导地位。但我们每个人都拥有一种共同的资源,这种资源就是时间。时间是一个严厉的工头。每个人偶尔会遇到一些问题,不仅需要把所有事情都做完,还必须在可用的时间范围内完成。对有些人来说,在某种程度上,这些问题永远存在;另外一些人会承认,有些时候,所有的事似乎串通好一样,就是不想让人按计划做好工作;还有一些人,生活永远是一团乱麻。
那么,谁需要思考时间管理问题?反思一下如何有效管理时间,每个人都能从中获益。在任何一个组织中,许多事实都具有独一无二的本质特征,这样一来,要想妥善管理时间就会变得十分困难。各个层级、各类人员、截止日期、文书工作、电子邮件、电脑故障、会议安排、压力、互动,里里外外,一大堆事情,举不胜举,这一切都会带来更多问题,让人焦头烂额。
本书旨在帮助所有在组织内担任行政或管理职务的人,教会他们如何处理时间管理问题,无论他们是居于商业职位或其他职位,还是负责完成任务或者监督成果。你如果属于这一类人,尽管你已经十分努力尝试用各种方式来管理工作,但阅读本书后依然会得到一些启示,因为它能帮助你取得更多成就。你如果认为自己要做的事情太多,或者没有太多的时间去做这些事,抑或是要去处理迫在眉睫的事,而这意味着永远无法完成所有重要的待办事项,或者你希望事情能够井然有序,却不知道如何做到这一点,那么本书就是为你而作的。如果你桌子上的纸乱七八糟地堆成小山,或者总是被人打扰,无法在截止日期之前完成工作,抑或对自己的生活感到绝望透顶,那么本书绝对值得一读。
对于时间管理这件事,我们别无选择。要想高效工作,每个人都必须考虑这一问题,无论是深思熟虑,还是随便想想。事实上,在一定程度上,几乎每个人都在进行时间管理。唯一的问题是这些人将时间管理得有多好,以及时间管理对他们的工作会产生何种影响。然而,时间管理并非易事,这一点或许你早已深谙。即使是那些专门负责时间管理的人,也不能百分之百地把时间管理好。可能你会认为,对一本专讲时间管理的书而言,这一开端令你有些许不祥之感,但其实更糟糕的事情还在后头。调查表明,大多数人都可以通过反思自己的习惯、关注时间管理的原则来提高工作效率,有时甚至可以实现显著提高。似乎有一个常见的问题,那就是人们最初很难做到有效管理时间,因此就会动摇,不再坚持,而这时旧习惯会随之卷土重来。我们很容易对真正的改变感到十分焦虑,继而放弃努力,顺其自然,随随便便就想蒙混过关。尽管这种想法会在某种程度上略有不同,但这种放任自流的诱惑往往非常强烈。
但是,这是一个积极的“但是”,你可以有所改变,这种改变不仅会令你愉悦,还可以对工作及职业产生积极影响。毫无疑问,若能驾驭时间管理,你能得到各种各样的巨大收益。时间管理能够:
· 影响你的效率、效能及生产力。单就这一点而言,你对时间管理持何种态度就会显得非常重要,因为时间管理会影响你的工作,时时刻刻,日复一日,一直如此。
· 调节工作带来的压力。
· 创造更高的积极关注度。时间管理的效果会影响组织内部其他人对你的看法。良好的时间管理是一个压倒一切的因素,可以让具有同等才华及能力的人朝着不同的方向发展,提供更大的可能性,让某些人在其职业生涯中取得更大的成就。
因此,尽管掌握自己的一套时间管理体系可能要花一些时间,但这非常重要。你一定要把时间管理与自我管理等同起来。时间管理需要自制力,而自制力要通过习惯来提升。换句话说,好的一面就是,你越努力,时间管理就越容易。良好的习惯能够确保你井井有条地规划及执行工作。此外,坏习惯很难被改变,许多人都意识到这一点。只要随意反思一下自己的工作方式,我们就很可能会发现,需要改变习惯。
时间管理的效力取决于两个关键因素:如何规划时间,以及如何实施工作细节。关于如何规划时间,我会在本书的前一部分进行评述,并借此创建一个重要的理论基础,而你就可以在此基础上构建时间管理体系,从而开展工作。第二个因素(如何实施工作细节)包括许多操作因素、实践、方法及技巧,所有这些要素即便单独拿出来,也能对你的工作方式产生积极影响。这些要素可能简单到略显荒唐,例如故意时不时看一眼手表会降低访客逗留时间过长的可能性,特别是一边看表,一边表现出适当的忧虑;有时或许要求更为复杂,例如完善的归档系统可以节省时间,确保快速准确查找文件。
其他要素可能就完全没有那么“光明正大”了,比如私底下用一个信号提示同事暂停会议,告诉他有什么事情需要尽快压缩会议时间或者你要马上离开。此外,累积效应也可以发挥作用。这就意味着,对于那些对你能产生效果的行业诀窍,你越多采用或越多适应,你的时间利用效率就越高。大多数人都可以在其整个职业生涯中继续引入更多行业诀窍,努力利用这一过程。因此,除非你是完人,善用时间,堪称典范,否则就反思一下,看一看自己工作的方式是否尽善尽美,这种反思通常大有裨益。事实上,在整个职业生涯中,经常关注这一点会有好处。此外,这也可以成为一种习惯。