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制订计划不只是做一张记录“待办事项”的列表。我们必须以正确的方式记录任务，这使得重新查看列表的方式可以遵循某种模式，十分有效。其中一种模式就是所谓的LEAD模式，其含义有：
· 列出（list）活动。这一任务必须全面完成，尽管是以注释的形式完成，因为你不希望列表变得无法管理。
· 尽可能地准确估算（estimate）每个项目需要多长时间。
· 为意外事件留出（allow）时间，因为总有些事情要花费更长的时间，比你估计的最佳时间还要长；也要为日常任务留出时间，就是为那些日复一日都要规律地去做的事情留出时间。
· 决定（decide）优先事项。这一步是时间管理的关键，也是时间管理最重要的方面之一，对任何人而言都是如此。
我们要浏览计划，大概每天做一次全面回顾。（当在办公室时，我喜欢在每天结束时这样去做，根据当天发生的事情进行更新，然后在第二天早上收到邮件或电子邮件时进行快速回顾。但重要的是要找到适合你自己的浏览计划的时间。）
我们应将这个过程当作一个例行程序。还需要采取什么其他行动将取决于你的日常工作模式。我们可以即时考虑一下一天中可能会突然出现的问题，随时将它添加到列表之中，也可以把它放在一边，在下次回顾时纳入计划。我发现黄色便笺纸无处不在，而且很有用（比如3M的便利贴）。在这些东西出现之前，我们都是怎么做的呢？这些便笺纸可以用来做一个简短的笔记，附加到计划表中，稍后再以永久的形式合并。
这种回顾及记录周期是时间管理的核心。专有系统以特定的方式进行事务列举，将事务分组，并按主题排列；如果这样做可以提供帮助，就很好，但许多人发现他们自己的系统虽然简单，但却可以发挥非常好的作用。将一张纸划分成若干区域或使用不同种颜色，或同时采用这两种方法，差不多可以做成一张完整的列表，使其内容更容易被理解。你如果将项目都明晰地列了出来，并且认真地审查了表单，就会掌握最新情况，当然也就不会忘记任何事情。