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到目前为止，我忽略了一个问题，那就是这个规划过程需要做哪些文书工作。许多关于时间管理的著作都与特定的专有时间管理系统密切相关，包括记事本、文件、活页夹等。有些人甚至声称，实现时间有效管理的唯一途径在于使用他们的特定系统。如果这个系统适合你的话，那就很好，但我还是建议你在使用任何特定的系统之前要谨慎一点。
我不会推荐任何一种系统。事实上，我自己也并不使用任何品牌的系统。但这并不是说我不认可任何品牌的系统。我认识的一个非常井井有条的人就使用某一品牌的系统，并非常推崇该系统，但我也认识一些人，他们完全算不上做事井然有序，而他们的桌子上也到处放着他们选定系统的活页夹及卡片索引，所以说这些系统肯定算不得什么灵丹妙药。许多系统都具有局限性，也就是说，许多系统只能以特定的方式使用，可能并不适合你及你的思维与工作方式。因此，存在一个真正的危险，那就是如果你使用一个系统，而这个系统中的某些元素对你却不起任何作用，那么你可能就会对整个系统失去信心。有一个更好的方法是，或许应该先弄清楚你需要什么。你可以问一下自己：
· 我需要什么样的记事本？
· 我需要多大空间放笔记？
· 分成多少部分才适合我的任务分组方式？
· 什么需要永久归档？
然后，你仔细考虑好需要什么，并以这种方式工作一段时间（在这个过程中，你几乎肯定会根据事情的实际工作方式来做一些改变），然后就可以检查一下这些系统，看一看这些系统中是否有哪一个能让你做事情更正规。此外，因为这些系统可能会很昂贵，所以投资要做到物有所值，否则的话，许多人可能只需要一个记事本、一个笔记本或一个文件就可以把工作打理得有条不紊了。最后，我建议大家使用活页记事系统（我使用的是桌子大小的Filofax）。将一个整洁利落的系统与灵活性结合起来，以便准确地囊括你需要的内容，这是最重要的。毕竟，系统必须反映出你的规划，因为你想要打理的是你的时间。
注意：当然，这种系统也可以是电子系统，你可以把这类表格放在屏幕上，而不是放在纸上。我建议，在选择最适合你的东西时，你有必要进行诸如以上的思考。另外，还有两个因素也要考虑。第一，考虑一下你是否需要与组织中的其他人安排你的工作，实际上可能会有一个规定所有人都要使用的系统。第二，考虑备份——如果整个记事本和计划系统都弄丢了，那么当然它们对你的工作效率就不会有多大帮助了。无论使用什么系统，你一定要确保它的安全性。
现实表明，适合每个人的系统根本不存在。不管选择哪种特定的记事本布局，你都必须根据你的需求做出个人决定，其他必要的内容则会反映出你的工作方式。你必须自己做决定。我只能说，我所有的经验表明，要灵活一些，最好使用量身定制的系统，这可能是最佳之选。