下载掌阅APP，畅读海量书库
立即打开
当然，要想在时间管理上取得任何真正的进展，都需要制订一个规划。不过，这必须是书面规划，必须定期审查、定期更新；对大多数人而言，这就意味着每天都要检查一次。我重复一遍：书面规划，定期检查，定期更新。因此，这个规划有时被称为滚动式规划。你不仅要定期更新，还要提供任何特定时刻的工作负荷快照。因此，该规划应该准确、完整地显示你近期的工作计划，并列出明确的未来事项。展望未来，有一些事情会很明确，例如何时必须编制提交年度预算。其他方面则不那么明确，当然，很多事情根本无法预料到。简单来讲，这样的规划只是一个表单，列出了一系列待办事项。这个规划可能包括：
· 日计划；
· 周计划；
· 定期（每周、每月或每年）要做的事项；
· 下个月的计划（可能与规划表相互关联）。
这一规划的确切布局取决于工作的时间跨度。重要的是，这一规划对你有效，而且很明显。不同类型的活动都会显示出来，并且与日志及预约系统有着明确的联系。如何设计这样一个表单、如何使用这一表单来改进工作、提高效率，都很重要，但系统本身及定期审查该系统所带来的思考也很重要。这是建立时间管理纪律的基本因素，它提供大部分信息，而你必须依靠这些信息做出选择——选择你要做什么、要授权什么、要推迟什么或者要忽略什么、要用什么样的顺序来处理这些事情等。有了良好的时间管理并不意味着可以一劳永逸，再也不必做出诸如此类的决定，但却会让你更容易、更快地做出决定，能够做出真正有积极意义的决定，这样就能完成更多的事情，以最好的方式实现目标。
如果这么做听起来已然非常困难，那么请不要丧失信心。我认为更新及监测滚动式规划的过程本身并不会成为一项繁重的任务。受工作模式影响，滚动式规划每天都会有些许变化，但平均而言，这可能只需要几分钟就可以搞定。以实际情况为例，我觉得有好多急事等着被处理，我忙得不可开交，而我这方面的文书工作每天可能都需要五分钟，但重要的是，做好这样的安排就可以免去每天在没有条理的“杂耍”上花更多的时间。
最后一点至关重要。有些人，也许是大多数人，都认为自己每天都很被动。有些事情根本无法预测，至少个别情况无法预知，而且总有一部分可用时间因为这些事情而被消耗掉。这种活动并非无关紧要，事实可能恰恰相反。例如，一家商业公司的销售经理或营销经理可能会收到来自客户的各种询问，这些询问非常重要，必须及时处理，但是他如果要处理这些询问，当然就很难再安排时间做其他事情了。有时我们对此的反应是，由于存在诸多此类被动因素，我们无法进行规划，或者无法进行有效规划。然而，事实恰恰相反。如果你一天中确实会有这种随机活动，甚至一天中的大部分时间都要用于处理这种随机活动，那么规划就更重要了。因为这样一来，你可以用在其他工作事务上的时间自然会更少，所以你必须更仔细地规划时间，以便最大限度提高时间利用效率。
每个人都需要一个规划，以清楚地了解要做什么，因而从中获益。如果没有这种规划，那么设定规划可能会需要一些时间，但这些时间花得是值得的，而且之后的更新也不需要花很长时间。一旦有了规划，你就可以开发出一个适合自己的系统，这一系统能够随着时间的推移适应你的工作及职责变动。