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无论你个人从事什么工作，无论你是经理还是高管，无论你所在的组织是何种类型，无论你涉入哪个职能领域，毫无疑问，你都要做许多不同的事情，也许多到不能再多。这些事情性质各异，复杂程度也不一样，涉及的时间尺度也不尽相同。有1 001件事摆在那里，从起草信函报告到规划整个组织搬迁，再到布置新办公室或推出新产品。更让人头疼的是，你可能同时有许多事情要做，许多优先事项互相重叠，还有可能相互矛盾。通常，工作给人的感觉就像上述所说的杂耍例子那样，你的“驾驭能力”——同时能做好多件事，是工作效率的一个重要参数。如果这超出了你的能力范围，那么就像杂耍艺人那样，危险的是可能不只掉落一根火炬，而是好几根。要想有效管理所有一切，就要对各种元素进行分类，这样做很有帮助。毫无疑问，有很多方法可以做到这一点，但只有四种方法似乎能让大局变得更有条理：
规划。规划是所有行动的先决条件。规划会涉及许多任务：研究、调查、分析、测试等。这一领域还可能涉及咨询磋商和最终的沟通规划，当然沟通是决策之关键所在。
实施。简单地说，实施就是去做，无论这些事情是无形的（对于无形的事情而言，关键是做出决策）还是有形的。具体任务可分为两类。
一是个别任务。这些任务互相独立、互不依附。这些任务可能是主要任务，也可能是次要任务。比如，一个写作任务可能只是两行长度的电子邮件，也可能是一份20页的报告。
二是流程任务。流程任务由一系列紧密联系的行动组成，要靠这些行动累积起来才能获取总体成果。办公室搬迁就会涉及这样的任务，这样的事情可能会摆在明面上，不需要描述出来。事实上，流程图可以提供一种很有益的工作方式，而且可以提高时间利用效率。这两类任务都非常需要与规划联系起来，无论是何种程度上的联系。
监控。检查非常有必要，可以确保事情以最佳方式推进，会带来预期的结果。检查可能很简单，例如报告要编辑一个草稿，或者用拼写检查器检查一下。监控有时可能会很复杂，比如像许多财务控制系统那样。
与人的沟通和相处。这一活动显然与其他三类活动重叠，但与人的沟通和相处在每个人的工作中都必不可少。很少有人（如果有的话）的工作会令其与他人隔绝，对大多数人而言，与人沟通和相处都是工作的重要组成部分，会占用大部分的时间，无论是向人交代事项、向人做报告、参加会议，还是以其他形式与人沟通和相处。
这四种方式都与目标及实现成果紧密联系。所有任务及所有行动都应着眼于总体目标，而且任务及行动本身往往意义不大。效果最终要通过成就来衡量。不要把时间管理单单看成把更多活动塞到可用的时间之中，尽管这种做法可能是时间管理的一部分。时间管理必须有助于确保实现目标。这听起来可能有点陈词滥调，但绝不要忘记，活动绝不可与成就混淆。头脑中有了这个大局，我们就可以具体关注一下当前的工作实践。