在当下现代化分工非常明确的社会,我们的时间被碎片化,每天下班后的30分钟专注学习或阅读成了一件奢侈的事。许多事情想要做却没时间,我们渐渐变得焦虑。说实话,我也有过类似感受,也曾因工作过度忙碌没有时间进行自我提升而感到懊恼。所以我在不断学习如何利用碎片时间完成自己每天的工作任务和学习目标。
作为一名时间管理书籍的作者和创业者,我也一直在学习各类时间管理方法,也在思考在高强度的连轴转的工作中,如何合理利用碎片时间完成任务。接下来我将与大家分享一些时间管理经验。
如果你能够合理利用自己的碎片时间,就已经超越了70%的同龄人。要管理好自己的时间,只有合理分配工作或学习,才能更好地实现自己心中的目标。根据不同的场景,我设置了不同的时间管理方法。碎片时间可分为“短碎片时间”和“长碎片时间”。在高铁、动车上的时间属于“长碎片时间”,因为途中的时间至少有2小时,其间受外部干扰较多。比如:旁边座位上的人用手机看视频时,视频声音会影响你;中途吃饭及人员流动上、下车等,也会影响你。这段时间我会用来工作或阅读。
在这个时间段,考虑到周围环境的嘈杂,我会选择阅读一些简单易懂的书。例如我每次出差都会在高铁上读一些畅销书,而不是读学术类书籍。学术类书籍较难,我会选择专注时间阅读。
阅读期间,我会在书中做笔记(如果是借来的书,我会在自己的笔记本上做读书摘要),阅读完后写下自己的思考。我会先把这些简单的灵感记录下来,待出差结束回家后,再挑选一段专注时间,把它们整理成读书笔记。
我习惯在出差期间随身携带几本纸质书和一个电子阅读器,以便随时切换纸质书和电子书的阅读,并整理笔记。因公出差时,我会随身携带电脑,以便随时工作。处理事情的优先顺序是按照时间管理方法里的“四象限法则”:紧急重要、紧急不重要、重要不紧急、不重要不紧急。根据事情的重要和紧急程度,分别把一些待办事项列入不同象限。如果同时面临工作任务和个人任务,我会优先选择处理工作任务,再处理个人事务。例如:我会先完成客户公司的活动方案,再进行我的公众号文章创作。
由于前期经过特别练习(大量出差路上的实践经验),我可以在相对嘈杂的环境里专注地完成手头工作,不会受到外界太多干扰。我建议大家刚开始利用碎片时间工作时可尝试采用我的方法,时间不要过长,感到累了或无法专注时就停下来,过几分钟再尝试继续,直到不能坚持为止。循序渐进,多尝试几次,效果便会越来越好。我就是在不断实践过程中渐渐培养了在嘈杂环境中工作的能力。若你不能在短期内做到在嘈杂环境里专注地工作和阅读,也不要浪费这段时间。你可以用这段时间看手机新闻、电子杂志,或者回复工作上的邮件、消息等。你若感到非常疲倦,小憩一会儿也是一个不错的选择。对于常年奔波在外的人来说,利用好这段时间确实能够节省一些时间。比如我经常出差,如果不在路途中工作,那么可能当天晚上就得熬夜工作,因为下车、下飞机后,还要与客户沟通交流,结束会见后已到晚上,本想休息,但考虑到工作还没有完成,只好硬着头皮熬夜工作。但如果我在路途中完成了大部分工作,晚上,就可以安心休息。许多创业高手也是合理利用碎片时间的专家,他们在出差路上会完成好几项工作。
这些碎片时间你用来做什么工作都可以,但尽量别浪费它。
出门在外的人离开飞机、高铁、动车之后,通常还有一段时间才能到达目的地。虽然时间长短不定,但依然属于碎片时间。从打车软件派单,到出租车师傅接单直至赶来一般会有一个预估时间,比如20分钟左右。我会利用这段时间打电话、查资料、回复工作方面的消息或邮件等,做一些相对简单的事情。比如我有一次出差,在号称“山路十八弯”的贵州盘山路上,用手机完成了一篇文章的初稿。当时山路盘旋,我坐在出租车上,看手机屏幕会感觉头晕,没办法写太多字。但为了保证公众号及时更新,我便用照片加简短文字的方式写了一篇文章,虽只有1000字,却能让大家知道我的近况。有时候我会用语音输入法,通过这种方式转化为文字,先保留初稿内容,待回到酒店、公共空间时,再抽20~30分钟时间将内容整理成一篇文章。
若是公路笔直畅达,我会利用这段碎片时间在出租车上完成回复消息、邮件或打电话的工作。比如我有一次出长差给家里打电话的时间少了,便利用打车10分钟这段短暂的空闲时间给家里发去问候。不能及时回复客户的消息时,我会用这段空闲时间和客户一一解释。我经常和朋友们开玩笑说,他们没收到我的回复是常态,因为我不是在路上,就是在转车。我的一位企业家朋友的行程安排比我满当,看了他的行程表,我自愧不如。对方凌晨5点起床,一天前往3座城市谈合作,回家时已是深夜2点。他全年无休,365天随时处于待命状态,是因为“在其位,谋其职”。他之所以拿高薪,是因为把时间和精力都花在了工作上,此所谓“一分耕耘、一分收获”。其实有时候我也想偷懒,但想想身边的人都如此优秀,自己有什么理由不努力做好时间管理呢。我分享这个例子不是提倡大家熬夜,而是希望通过学习别人身上的优点,再结合自身情况制订出适合自己的高效利用时间的方案。
我经常在等人的碎片化时间里做一些力所能及的事,比如做手账、读书、看新闻等。
在这一点上,我很欣赏巴菲特的合伙人——查理·芒格。他是一位时间管理达人,通过网上他的部分资料和他的《穷查理宝典》一书,你能学习到他的时间管理方法。他每次开会会至少提前10分钟到达会议室,用开会前的时间读材料、新闻等;他每天上班都提前20分钟左右到达办公室,泡上一杯咖啡后便开始读当天的财经新闻,这个习惯保持了很多年。
我们可以向查理·芒格学习如何合理利用碎片化时间。
下面我再分享几个身边朋友的案例。黎冠文老师是我的一位朋友,我在2016年认识了他,从那时起到现在,他一直坚持做时间管理。他在读大学时开始创业,常年给各大企业做手绘海报培训,还曾担任过阿里巴巴集团的讲师,是一位很优秀、懂得自我管理的人。出于工作原因,我们曾经在不同的城市碰面,每次见面他都不会迟到,无论刮风下雨还是堵车,他总会提前到达,这一点让我深感佩服。他会提前到达现场,说明他尊重每一次见面的人,也重视见面的成效。他会在提前到达的时间看书或者处理工作上的事。我还有一位朋友,是云南某高校的老师。他在出差期间会利用碎片化时间通过电脑完成一些工作、在出租车上查询信息等,也是一位时间管理高手。
下面分享一个反例,大家可以反思自己是否存在类似的情况,有则改之,无则加勉。2021年6月,有位新认识的姑娘找我谈项目合作,她比我们约定的时间迟到了40分钟,事前她没有告诉我她为何迟到,在会谈结束后才解释自己迟到的原因,并且她认为迟到不是一个大问题。作为一名项目负责人,你连自己的时间都管理不好,又怎么能管理好你的团队?又如何让合作方相信你的工作能力呢?尊重别人的时间,才能获得更多的成功机会,许多时候细节决定成败。
在做时间管理的这些年里,我也在不断思考如何让更多的人学习时间管理方法,又如何帮助更多人成长。我不断学习和实践,在实践过程中总结经验。我希望读者朋友能把以上这些好方法分享给身边的朋友,让更多人受益。
谁能更好地利用碎片时间,谁就能不断提升自己。
自我提升的路上需要时间,也需要耐心,希望大家都能做好时间管理,不断提升自己,每一年都能达到一个新高度,拥有更广阔的视野。