下载掌阅APP，畅读海量书库
立即打开
“时间花在哪儿，都是看得见的。”
“终身学习，知行合一。”
上面是我很喜欢的两句话，也是我的座右铭，我想在本书开篇就把它们送给各位读者。有的读者可能会好奇：时间，看不见、摸不着，为什么说它是“看得见”的呢？
其实这并不难理解。如果你愿意每天抽出累计1小时的时间进行科学锻炼，坚持365天不间断，一年之后你便会拥有一副健美的身材，甚至穿衣特别有型。你花费在锻炼上的每1分钟、每1小时都经过长期的积累，使你的身体发生了变化，并最终显示出看得见的结果，这个结果让你满意，也让你身边的朋友佩服。
如果你每天花30分钟的时间看书，坚持100天不间断，以每天阅读50页的速度计算，你就会读完5000页。如果按照一本书150～200页计算，那么在这100天的时间里，你可以阅读完25～33本书，甚至读得更多。
你看，时间花在哪儿，都是看得见的。
如果把时间精确到每一天，以年为单位来衡量，我们会发现长期在某个领域花费时间钻研，就能够产生复利效应，获得该领域的大量知识。如果我们长期在某个领域积累沉淀，便会在这个领域有一定深度的见解。
你把这些知识和见解通过“输入—输出”的方式，形成笔记、文章、音频、视频等，通过某些互联网传播渠道分享出去，你便会找到同类，甚至拥有一群和你理念相似的朋友，他们都会成为你前进道路上的盟友。
长期坚持下去，就是“终身学习，知行合一”。
我希望这两句话能够对你有所启发，帮助你为接下来学习时间管理的内容做准备。我会通过分享五种方法，让你在1小时之内学会简单高效的时间管理法，并且让你学完就能够实践起来。
柳比歇夫是一名苏联作家，他从26岁开始便记下自己每天的时间都花在了哪儿，结果：他在28岁确定了一生的目标——创立生物自然分类法，31岁能准确感知时间，73岁全年工作时长达2006小时，79岁全年还为读者写了283封回信。
如此详细的数字，都来自他本人的记录。这些记录都非常有用，对他而言是参考，知道自己每天的时间都花在了哪里；对后人来说则是一种可以参考和借鉴的基础时间管理方法。
他在充实又忙碌的一生中，不仅热情、严谨地对待工作，也对自己的道德有严格要求。他并不是一位刻板的科研工作者，生活中也有自己的兴趣爱好。他不追求得到所有人的认可和掌声，但对自己热爱的事情能够长期坚持下去并尽量做好。他不追求成为权威，敢于提出与主流不同的观点，同时保持着批判性思维。
在《奇特的一生》 (1) 这本书中，作者格拉宁详细地阐述了柳比歇夫的时间管理方法——如何运用时间，使愿望一步一步实现，同时也能保证足够的睡眠时间。
柳比歇夫严格地记录自己用在学习、科研等方面的时间，随后他会通过总结、反思，寻找并采用更合适的方法记录时间。
例如，每次散步的时候，他会捕捉昆虫、观察昆虫的习性；在一些废话连篇、对他而言没有太多意义的会议上，他会演算习题；出门在外旅行时，他会看小说、学习外语；乘电车的时候，他会站着看书，有位置的话他还可以坐着写字。
随着工作和学习的深入，他的知识面越来越宽。他在研究数学时发现，自己如果不懂历史、不懂文学，对数学的研究就会有所欠缺。他觉得自己需要进行综合学科的学习，这样才能成为一名更好的科研工作者。
渐渐地，他发现自己的时间越来越不够用了，对自己的要求也越来越高。后来他为了更好地利用时间，把工作时间分为毛时间和纯时间：毛时间就是花在这项工作上的时间；而纯时间，则是指把工作中的间隙或歇息时间也利用起来的时间。除了每天对时间耗费进行记录，他还做了规划，把一辈子分为许多个“五年计划”——他每过五年，就把时间支出在哪些事情上认真做分析，和过去的自己进行对比，在哪些方面做得好，在哪些方面做得不好，以此来不断改进自己的时间管理方法。用棋手的话来说，他就是在不断地“复盘”：回顾自己的过往，了解过去自己的时间分配是否科学。
柳比歇夫法，我用一句话简单概述为：严格记录自己每一天的时间耗费，通过分析自己的时间花费情况，重新分配时间，以达到更科学、更合理利用时间的目的。
当然，你完全没有必要按照他的原始方法做每一天的时间记录，并不是每一个人都适合这样长期的、看似枯燥的时间记录法。你可以学习和借鉴的是：通过记录自己一周7天的时间，每一天都花费了多少小时在工作、学习、锻炼等事情上，从而知道自己每天、每周的时间安排是否合理。如果不合理，你可以在某些事项上进行单独调整，从而达到利用时间的最高效果。
如何利用柳比歇夫法记录自己一周的时间呢？接下来我将分享自己的实践经验，希望能对你有一定的帮助。
（1）以周为单位，对每周7天的时间做一个详细的记录。
（2）每一天以时间轴为模板，记录自己从早到晚的时间开销。可以用晚上睡觉前的5～10分钟完成每天复盘，总结自己在哪些方面做得好，在哪些方面的时间利用可以再改进。
（3）每周结束之后，再做一个周复盘，看看自己本周的时间耗费是否合理。
周记录时间模板如图1-1所示，你可以参考或者结合个人实际另行设计。
图1-1 以周为单位的时间记录模板
通过柳比歇夫法记录自己每周的时间耗费，坚持2～3周后，你便会养成最基础的时间管理习惯，也会明白对哪些时间不应该浪费，对哪些时间还可以更科学、合理地利用起来，从而达到时间运用最大化的效果。
想象一下：你每天早上起来，必须吞掉一只活的青蛙，你的内心会有什么样的感受？
焦虑、痛苦、不愿面对，你甚至都不敢想……没错，这些都是你在想到吞活青蛙这件事时的非常真实的感受，也是你每天面临最痛苦的工作任务、学习任务、事项时会产生的感受。
要吞掉的那只青蛙，可用来比喻你每天必须完成的那一个痛苦事项，你不愿意面对它，却又不得不面对它。“吞青蛙法则”是由《吃掉那只青蛙》 (2) 的作者博恩·崔西提出的一种时间管理法，它可以帮助你解决那些痛苦的事情。在这本书中，作者把每天要完成的最重要的任务比喻成大青蛙，只要你改变自己的思维方式，运用技巧把大青蛙吃掉，你就能自如地驾驭时间，掌控自己的生活。
吞青蛙法则包含两条：
第一条法则：如果你每天早上必须吞掉两只青蛙，可先吞掉更大、更丑的那一只。
这是什么意思呢？如果你每天早上醒来，同时面临两件棘手的、令你痛苦的事情，那么你就选择先处理难度更大、你更不愿意面对的那件事。
把更难、更让你痛苦的事情处理完，你就会长叹一口气，因为接下来的待办事项相对来说就容易多了。我有一位作家朋友，他每天早上起来面临着两个任务：至少更新3000字的文章、录制一期5分钟节目音频。于是他选择每天早上先去做录制音频的事项，完成之后再去单位上班，利用中午休息的时间书写3000字以上的文章，再发布到网站上。就这样通过不断地坚持和积累，他渐渐成为一位名作家。
第二条法则：如果你每天必须吞掉一只青蛙，那么你只是坐在那里盯着它看，终将无济于事。
这就好比：面对每天都必须完成的一件事情，如果我们一直拖延下去，不愿意完成，那么这件事情就一直不会得到处理，甚至会带来更多不好的影响，产生负向的“多米诺骨牌效应”。拖延会导致事情积累得越来越多，我们会感到越来越焦虑。
我对这条法则感受颇深。早上起来每当我不想面对客户的一堆邮件和消息时，我总会告诉自己，想想吞青蛙第二条法则。只盯着这件事情不去处理是没有用的呀，不管是否情愿，都得把这件事情完成，我才不容易焦虑，才能集中精力去处理接下来的待办事项。如果我实在不想主动完成这件事，就会用吞青蛙法则加上自我惩罚的方式给我的同事发小金额红包，用外在的力量督促自己完成。时间久了，我肯定会觉得一直发红包不划算，所以即使内心再不情愿，我也会去完成这件事。自我惩罚的方式多种多样，重要的是要让自己养成主动处理困难问题的习惯，而不是任由困难问题放在那儿，自己不解决、一直拖延下去。
你也可以把吞青蛙法则更好地运用到日常生活中，帮助你面对那些很难处理的事情。
每天面对需要完成的大量任务，你是否有过类似的体验：当手头的待办事项变得越来越多时，感觉大脑有些混乱，不知道该从哪一件事情着手处理。随着事情堆积得越多，内心就会感到越焦虑。
其实你只要学会时间管理里的“四象限”法则，很快就能厘清手头的待办事项，从而更从容、更淡定面对它们。
根据待办事项的紧急、重要程度，我们可以把这些事情分为：重要、紧急的事，重要、不紧急的事，紧急、不重要的事，不紧急、不重要的事。如图1-2所示。
图1-2 时间管理四象限图
（1）重要、紧急的事。一天中，哪几件事对于你来说是重要、紧急的，就可把它们放入此象限中。假如你是一名人力资源管理工作人员，每天需要处理的重要、紧急的事情有：给10位面试者打电话，通知他们来公司面试；筛选邮箱里的50份简历，从中选出10份候选人简历，给各个部门主管查看。那么你就可以把这些重要紧急的事情列入这个象限，每天优先完成这些工作上的事情，再处理其他事情。
假如你是一位学生，每天面对的重要、紧急的事情有：背完50个英语单词、写一篇800字的作文。那么你就把这些事情列入此象限，选择在自己状态最佳时完成这些任务。
（2）重要、不紧急的事。每天的待办事项里，有些比较重要，但它们不是当下必须完成的（不那么紧急），你就可以它们列入此象限中。假如你是一位销售人员，每天需要把销售业绩制作成表格汇总起来，这件事情重要，却不必立刻完成，可以在下班前花5～10分钟完成，那么这件事就可以列入此象限，提醒自己下班之前完成即可。
假如你是一名学生，每天的学习任务里重要、不紧急的事情有：与同学讨论一道数学题的解法，去询问语文老师一首古诗的寓意。那么这些事情就可以列在此象限中，将时间安排在放学后、下课后，因为它们虽然比较重要，但你不必放下学习任务，可以安排在空闲时间完成它们。
（3）紧急、不重要的事。一天中有时会有临时、突然安排的任务，它们或许需要你立马就处理、需要你在30分钟内处理完，但它们又不是很重要的事，你就可以把这些事列入此象限。比如：给老板复印一份资料，中午12点送到老板办公室；开会结束后的30分钟内，写一份简明的会议纪要提交给部门主管。这些事情都很紧急，但相对于每天最重要的那几项事情来说，显得不那么重要，你可以根据工作时间是否充裕来安排这些任务：如果时间充裕，就立刻去做；如果不充裕，可以把事情写在便利贴上，贴到办公桌显眼的位置，只要在截止日期前把它们都完成即可。注意：一定要给这些事情设立截止日期或截止时间，否则容易遗漏，以至影响工作。
对学生来说，紧急、不重要的事情可以安排在不需要大量专注学习的时间段里。比如老师要求你在今天放学之前交作文作业并送到老师办公室，语文课代表就可以利用中午休息的时间提前告诉同学们：作文须在5点之前交给你，5点之后就要自行去老师办公室提交。大部分同学能按时提交给你，你就可以整理出缺作业的同学名单附上作文本，交到老师办公室，把更多时间分配给那些重要、紧急的事情。
（4）不紧急、不重要的事。每天总会有那么几件小事不紧急也不重要，你可以将其列入此象限。例如：每天检查、回复邮箱里的邮件；回复客户的微信、短信等。对这些事情，你可以选择统一的时间段（如：下班前半小时）去处理，而不是客户来一条消息就立马回复。对这些不紧急也不重要的事情，你既可以利用碎片时间处理，也可以统一处理，总体原则就是：不要浪费大量的时间和精力在这些事情上，先专注做好手上那些最重要的事情。
假如你是学生，对于像给饭卡充值、买新的文具等事情，就可以列入此象限中：等你把学习上的重要任务都完成，再去做这些不紧急、不重要的事情。只要把它们写下来列入此象限，你就不会遗忘，也不会因为这些事情到放学前还没有做而感到焦虑。
建议大家把工作和生活的待办事项分开，列出两个图表进行事项安排。待熟练掌握此方法后，你就会明确筛出每天最重要、最应该花时间去完成的事情；拖延的习惯也会得到改变，你会发现自己的生活正在朝一个好的方向发展。
下面我以自己某天的待办事项为例，根据工作和生活分作两类，展示具体的时间安排，如图1-3所示。
图1-3 工作和生活四象限图
我希望这个简单好用又容易学的“四象限”法则，能帮助你合理安排每一天的时间，做好自己的时间管理。
GTD是get things done的缩写，意为“完成每一件事情”。GTD法则是美国著名时间管理大师戴维·艾伦（David Allen）在 Getting Things Done:The Art of Stress-Free Productivity （《搞定Ⅰ：无压工作的艺术》 (3) ）中提出的一套非常行之有效的管理方法。
随着互联网和移动办公的普及，过去传统的工作模式渐渐发生改变，每天需要完成的工作内容也变得越来越多，再加上大量的工作需要通过邮件、短信、微信等形式输入，我们只是采用对待办事项完成即打钩、没完成即打叉的简单方法，已经无法更好地管理我们的时间，因此，GTD法则应运而生。
GTD法则的核心理念：你只有把心里所想都写下来，并且做好下一步的安排，你才能心无挂念、全力以赴地做好目前的工作，从而提高工作和学习效率。
如果你常常因一些事情没有得到解决而处在焦虑之中，那么你脑海里就会时不时想起这些事情，从而影响当下手头的工作，甚至会使你忘记做一些重要的事情。
通过GTD法则把所有的待办事项罗列出来再进行分类，确定下一步的处理方法，使它们都处在一个可控范围内，这样我们做事的思路才会更清晰。
作者同时提出了一个“2分钟法则”：如果一件事情可以在2分钟内完成，那么你最好立马就去完成它，甚至可以暂停手中的另外一件事情，先把这件立马就可以完成的事情做完。
比如：你正在写工作日志，忽然接到一个通知，让你把一份材料送到隔壁同事的工位上。这件事情只需30秒就可以完成，你应该把手头的工作暂停，先把材料送过去，再继续做手上的工作。因为这件事很简单，也不会占用你太多的时间，若不立马去做，在忙于其他工作的情况下，你很可能会忘记送材料这件事。同事没收到这份材料，可能就会因此耽误工作。
那么，GTD的基础概念和原则都有哪些呢？
（1）基础概念。包括材料和工作两个方面。
材料：指所有需要关注的事情，只是希望达成的结果以及如何完成，都还没有被确定。也就是说，这些属于你尚未确定结果且下一步须具体行动的事情。
工作：在中文书籍里，这个词被翻译为“工作”。在本书中，它指的是：那些已经被清楚定义目标，并且需要一步步完成的任务。作者在书中多次强调“工作”，其实并不单独指工作和事业，也可以指代生活中的一切事务。
（2）三个基本原则。作者认为，一个好的时间管理体系应该具备三个基本原则：
第一，所有需要处理的事情并不能只依靠大脑保存，而是需要一个外在的体系帮助保存。我们的大脑存在“长期记忆”和“短期记忆”，我们的大脑要记住那些真正需要长期记忆的信息——那些可以用笔和纸记录下来的短期信息，就用一个外在体系来完成。所以，无论是电子的还是纸质的时间管理表，都能够帮助我们把需要处理的事情依次记录下来。
第二，对于任何工作，我们都应明确需要完成哪些任务，从而达成最终目标。我们需要得到一些清晰的任务，大脑才能判断哪些任务可以在哪一个时间段完成。
第三，如果所有需要完成的任务都已经定义清楚了，那么还需要一个可以被定期回顾的提醒系统。简单来说，就是我们完成任务之后，要学会去查漏补缺和复盘，不断回顾和总结，只有这样，才能知道自己在哪些方面还可以再改进。
（3）从“横向”和“纵向”两个方向控制事物。“横向”控制指的是：把你的行动都管理起来，保证毫无遗漏地加以执行。这好像一个可以全方位扫描的雷达，它扫描的对象就是每一天里那些能够吸引你注意力的事务。“纵向”控制指的是：针对每个具体的主题或项目你所进行的思考。例如：在书店的时候，你和朋友聊起最近的书单，此时你内心深处的“监控雷达”就开始锁定这条信息——你要挑选哪些书籍、购买书籍的预算是多少、打算用多长时间把这些书看完、需要为读书做哪些准备等。
横向控制和纵向控制的目标是一致的：能帮助你分担精神上的压力，解除你的焦虑，从而帮助你把每一件事情都做好。通过对事情进行恰到好处的管理，合理分配时间，你可以更加自如地应对工作和生活，同时对这些项目或事项适当聚焦，让你彻底了解和掌控项目所需要准备的工作。
（4）GTD法则的五个步骤。GTD法则分为五个步骤：收集、处理、整理、回顾、行动。具体的处理方式可以用图1-4表示。
图1-4 GTD法则的五个步骤
①收集。了解自己完成某个待办事项，需要收集哪些信息，以及如何富有成效地完成这项任务。这一点非常重要。只有清楚自己的工作具体需要什么信息，才能够恰当地推进事项进度。为了把你的思维从一堆乱七八糟的待办事项中解放出来，你必须清楚地意识到：需要把真正重要的事情抓住。它们是你当下必须处理的事情，而且在将来的某一个时间点，你还会去处理和回顾。
可以用到的收集工具包括：纸质笔记本、电子备忘录、录音设备、电子邮件等。
在收集信息的过程中，千万不要想着一次就能把信息收集完整，而要通过列大纲、画思维导图等形式帮助自己整理信息，等有新的后续信息加入时还要及时补充。
下面以我自己的写作过程举例说明一下。为了创作本书，我需要阅读大量各种类型的书籍，不仅限于时间管理类，还有心理类、经济管理类书籍。因为只有不断阅读，拓宽自己的知识面，才能摸索出更多具有参考价值和实用价值的方法，帮助大家做好时间管理。
于是，我在创作开始之前的几年里，大量阅读综合学科的书籍，通过写读书笔记、写书评等方式，将这些知识转化为自己的。在写书过程中，如果要引用某一个方法、观点，我就去查阅自己的读书笔记系统（电子、纸质版），立马就能找出这个观点出自哪一本书、作者是谁、是哪一个出版社出版的。
在创作开始的时候，我先列出写时间管理书籍需要的提纲，再列出需要的资料和案例，把思维导图画好之后，按照逻辑顺序进行创作。收集信息的工具也是文中列出的那些。
这些都是需要根据时间的先后顺序完成的任务，大家可以参考我的案例，对自己某一个待办事项进行详细的信息收集。
②处理。清空你的“工作篮”，让信息越来越少。例如，你的办公桌上有一些有待领导签字的文件，桌面上有N张便利贴，邮箱里有若干等待你回复的邮件等。建议你先分析哪些事是需要你做的，哪些事需要别人帮助完成，从而进一步明确自己真正需要完成的待办事项。
③整理。建立你的GTD清单，在整理阶段要对处理的结果进行细化，对需要做的事项进行分类。此处会用到前面所提到的“2分钟法则”，即对那些2分钟内不能完成的事情，都应该重新整理并写入GTD清单。
如何建立GTD清单呢？我是这样做的：建立一个如下所示的GTD工作清单（你可以根据自身情况做修改）。
9:00—12:00：在公司，对客户文创提案的第三版方案进行修改、回复电子邮件里的内容。需要准备：提案PPT、回复客户的邮件模板。
12:00—14:00：在健身房和餐饮店，完成“有氧+无氧”的健身训练、吃午饭、小憩15～20分钟。需要准备：健身衣服、纸巾、便携靠枕。
14:00—18:00：在公司会议室，与A公司洽谈合作、准备下周的选题策划会、做今天的工作总结。需要准备：会议纪要、合作方案、选题策划两个备选方案、工作总结文档。
18:00—22:00：在家，吃晚饭、阅读本周书单里的书籍、创作新文章、复习过去所学的外语知识。需要准备：学习用品、阅读的书籍、外语书籍和听力材料。
GTD清单和待办事项清单的最大不同之处在于，它把每一个事项都做了进一步的细化。例如，根据地点（办公室、电脑旁、家里、购物中心等）分别记录只有在这些地方才可以执行的任务。这样做的好处是：当你到这些地方之后，能够一目了然地知道自己应该做哪些工作。
④回顾。一般以“周”为单位，对每周的任务进行回顾与检查，这样做可以帮助你进行清单更新，确保GTD系统的运作。在回顾的同时，你可以做下一周的GTD计划。
例如，在回顾自己本周工作的GTD清单时，你发现有少数几项工作并未完成，你就可以先分析是主观原因还是客观原因，再想解决问题的方案。同时，你可以把这些未完成的事情写在下一周工作的GTD计划里，这有助于这些事情的跟进和完成。
⑤行动。知道方法论，你就好去实践了。你可以按照每份GTD清单采取相应行动，在具体行动的过程中，你可能需要根据实际工作需要、你所拥有的时间和精力的多少、工作的重要紧急程度来选择先完成哪一个GTD清单。
GTD法则，可以帮助你从混乱的诸多待办事项中解脱出来，整理好思路重新出发，把事情一件一件做好。这种时间管理方法，也可以运用到工作和学习中。