在做时间管理的过程中,有人可能会问:“我按照这些方法做时间管理了,如何检验自己的成果?又如何发现自己做时间管理的不足之处呢?我如果可以……”
我和大家一样,刚开始做时间管理时也充满期待和好奇,想快速检验自己的时间管理成果。如果只是做计划,却不严格执行、不复盘,我们是无法知道自己哪些地方做得好,哪些地方需要改进的。复盘有助于我们更好地实现自我迭代。因此,复盘也是时间管理中的一个重要环节。
如何做时间管理的复盘呢?
下面与大家分享一下三步法。
怎么“看”计划呢?每个月的时间管理计划里,都会涉及工作、学习、生活等不同内容,每个方面都有比较重要的事。我们不能只做时间管理的计划,还要学会复盘,审视计划里的所有事情自己完成了多少,哪些事情因为自身原因而被耽误,哪些事情还可以增加时间,以便做得更好……
(1)以周为单位,查看本周和上周的计划。想知道本周时间管理进展如何,检查你的待办事项就一目了然。你已经清楚列出工作和生活的年、月、周计划,在完成的事情旁边打钩,在没有完成的事情旁边打叉,很容易得出计划的完成率。比如,本周你完成了80%的计划,上周完成了90%的计划,本周可以反思一下为什么完成率降低了。
查看上周的时间管理计划里哪些事做得好,哪些事还需要完善或改进。这样做是为了方便你查漏补缺,回顾自己上周的整体情况。
比如,上周工作里还有部分遗漏事项,你把这些遗漏的事项写到本周或者下周的工作计划里,能确保这些事不被遗忘。
(2)以月为单位,查看本月和上月的计划。每一个月结束的时候,不妨花30分钟回顾你的时间管理计划,检查是否有还没完成的待办事项。你可以翻看自己本月、上月的时间管理本,查看每一天的时间表里的任务安排是否妥当,哪些事情是你一直写在本子里却一直没有行动的。
谁都难免会遗漏一些事情,复盘能让我们及时查漏补缺。因为每天工作和学习需要完成的事情很多,总会有一两件事在忙中遗漏,如果不做复盘,你就不容易发现那些还没完成的事项,可能会耽误下周甚至下月的工作。我曾经有一个月因为工作太忙,导致遗漏了一件“重要但不紧急”的事,最终的结果是我损失了2000元,这让我心里特别难受。吸取经验教训后,我每周、每月都会做复盘,查看自己的时间管理手册里是否有还未完成的事项。
在完成第一步“看”计划的基础上,我们要学会“做”总结。要学会从不同角度看问题,深度剖析问题后做总结。
你可以从工作、学习、生活、健康四个方面分别做深度总结;如果你有其他划分方案,也可以写进去。
每个月结束后我都会从这四个方面出发做深度总结,并顺手写在时间管理手册里。
(1)工作方面。总结自己本月工作取得的进展,以及做得不够好的、还可以继续改进的地方。例如,在某个月里,我虽然取得了工作上的新进展,获得了一些新的合作机会,但对客户关怀做得不够好。所以,在下个月的工作中,我要分配更多时间用在客户关系管理方面,以维护老客户。大家可以根据自身的工作情况做月度工作总结。
(2)学习方面。总结本月学习的过程中有哪些收获、哪些困难,以及下个月如何能做得更好。我有段时间出差频繁,每周都穿梭在不同的城市,导致专注学习的时间减少了。因为学习时间不足,我感到焦虑,通过复盘,明白自己在那个月里因为出差,导致在学习方面花费的时间少了,这是客观原因;主观原因是出差导致疲倦,找借口拖延学习。所以在后面几个月的时间里我会多安排一些时间学习,少安排一些时间外出。我如果不做总结,就不知道自己的哪些时间安排得不合理,很可能下个月我出差频率增加,导致学习时间越来越少,整个人就会焦虑,陷入恶性循环。
(3)生活方面。对本月做了哪些有意义的事情、学了哪些新技能、是否和不同领域的朋友见面分享收获等,都可以进行总结。
我曾经不懂得把一部分时间分给生活,一心只顾着工作,久而久之才发现自己长期没有和朋友们见面,和他们的关系变得疏远起来。如果不是一位朋友发消息给我,提醒我已经好久没见面,我还没有意识到自己正在失去友情。工作再忙,我们也要适当安排时间留给生活、朋友和家人。哪怕和朋友见面分享最近的收获,或者用几个小时锻炼身体,或者学习一个容易上手的新技能,都能让我们从忙碌的工作中获得幸福感。做时间管理就是为了更好地工作和生活,而不是一直“沉迷”于工作,导致自己没时间做其他有意义的事。
(4)健康方面。只有肯花时间好好吃饭,好好锻炼身体,才能有更多的精力实现心愿。
对于健康,我深有感触。刚毕业工作那几年,为了节省时间,我经常吃外卖,时间久了肠胃渐渐有不舒适的感觉。外卖不及自己做的饭菜可口、有营养。由于工作久坐,长期不运动,我的颈椎和肩膀渐渐感到不适。这些都是身体给我发出的求救信号,希望我能够改变生活方式。之后我开始反思和复盘,认识到在未来的日子里应该多花些时间好好吃饭、好好锻炼身体。当我行动起来改变后,我的身体渐渐发出了积极信号,不舒适的感觉没有了。
我们都应该关注健康,再忙也要抽空锻炼。平时尽量花时间做饭,哪怕每天用10分钟煮一碗清汤蔬菜面,也胜过吃外卖。如果不能每天做饭,那至少点外卖时选择健康、有营养的食物。
每个月在这四个方面进行复盘,你就会清楚自己每月的时间都花在哪儿了,并根据实际情况灵活调整计划。
完成前面两个步骤,我们对每周、每月的时间安排就已经有了清晰的认识,之后,要学会“补”漏洞——对于某些不合理的时间安排进行调整。
如果你希望自己下个月的运动时间多一些,首先要明白时间漏洞在哪儿。
在“补”漏洞的过程里,不要想着可以把不合理的时间都重新安排好,因为在下个月的时间表里,依旧会有很多待办事项,所以结合下个月的具体时间表对计划进行调整会更好。
查看下个月的时间表,寻找哪些时间段相对空闲,对这些时间段“见缝插针”,把任务分配进去。比如,下个月的时间表里,你知道自己大学毕业面临找工作,在找工作的过程中会有一些时间奔波在路上。你就可以利用这段奔波在路上的碎片时间弥补落下的学习内容。在面试的路上时间里,你可以听书;面试时提前30分钟到达指定地点,你不会感到慌张,同时还有时间为面试做准备。
你还可以发挥自己的优势,充分利用其他时间查漏补缺。
这些时间管理入门方法,都是我从上大学到现在一直在用的好方法,希望能对你们有所启发和帮助。
在后面的章节中,我会分享更多关于时间管理的方法、技巧、小窍门等,全方位帮助你管理自己的时间。这些方法简明实用,无论是学生还是职场人士,都能快速学会。
“授人以鱼,不如授人以渔。”希望大家能挑选一些适合自己的方法实践起来,终身学习,知行合一。
让我们一起做好每天的时间管理,让自己成为时间的主人。
(1) 格拉宁.奇特的一生:柳比歇夫坚持56年的“时间统计法”[M].侯焕闳,唐其慈,译.北京:北京联合出版公司,2016.
(2) 崔西.吃掉那只青蛙[M].王璐,译.北京:机械工业出版社,2017.
(3) 艾伦.搞定Ⅰ:无压工作的艺术[M].张静,译.北京:中信出版社,2016.