自从投身创业以来,我的生活变得更忙碌:不仅要完成原有的工作,还需要分配时间见不同的客户,思考公司未来的发展,做公司管理,带新人……
我的一天24小时被切割成一个又一个的“碎片”,正常下班后的时间也要继续工作。工作和生活早已没有界限,我一直在努力平衡工作与生活的关系。
许多读者感慨创业不易,一些朋友也会在网络平台给我发来关心的话语,希望我多休息。其实,我会保证正常睡眠时间,此外将更多时间花在工作中。也有读者好奇,我是如何做时间管理的。秘密就在下文中。
大多数公司要求员工9:00上班(部分是8:30)、18:00下班,许多公司的员工会加班到晚上甚至深夜。工作再忙也要抽空做时间管理,只有这样才能有盈余的时间实现长期目标。
我一直倡导高效工作的理念,在有限时间内专注完成手头工作,下班后才有更多时间陪家人和进行自我提升。如果团队需要在很短时间内完成一个项目,那么大家一起加班,高效完成工作后便可恢复正常工作时间。针对具体的项目,我对员工的时间也会做具体调整,尽量保证每个人劳逸结合。有些公司要求员工即使下班后也要在公司加班,直到老板或领导回去了,员工才能回去。对此我不敢苟同。我更提倡高效工作的理念,通过时间管理“四象限法则”分配每天的工作,员工只要每天按时按量完成工作,就可以回去好好陪家人,即使加班也可高效工作。
(1)上班前我的时间安排。7:00起床洗漱,其间打开手机App听一些商业知识或做一些外语听力练习。如果不见客户,在去公司前我会自己做早餐,烤面包,搭配一杯饮品,开启每天的生活。这段时间我不查看手机消息,而是依次回复消息。这样做不会担心错过消息,若是工作上有急事,对方会打电话给我而不是发消息。在此之后,我就会开启工作模式。
(2)下班后我的时间安排。若是正常下班且晚上无其他事情,我通常会在晚上8:00前把琐碎事情处理完。晚上8:00~10:00属于我的“专注时间”。我不能保证每天都有2小时,但至少能保证每周都有一段专注时间给自己。每月在专注时间段我都会看书、学习、写作、弹钢琴。我很享受这短暂的、属于我的时光,没有烦琐的工作和巨大的压力,什么都不用想,可以做自己想做的事。工作本来就很辛苦,我需要自我调节,让生活变得有声有色。
你如果是老板或领导,肯定需要比员工付出更多时间和精力。我的习惯是:需要用电脑完成的工作,每天尽量在公司完成,不把工作带回家。回家后的时间,我尽量留给学习,如果晚上需要和朋友吃饭,也会留出时间。
(1)早晨到公司后,我会用5分钟时间梳理当天的工作。每周都有定期的会议和工作汇报,使大家都清楚各自的工作内容、公司最近有哪些事需要准备。
(2)从重要紧急的事情开始做。我自己心里很清楚哪些事情需要在步入办公室后完成,哪些事情可以放在下班之前完成。完成每项工作后我会给这项工作记录时长,了解同一类型的工作大概会消耗我多少时间,以便安排未来的工作。
(3)留时间给临时工作。每天下班前的30分钟,我会留给临时工作。对那些几分钟就可以搞定的事情,在这个时间段去处理;也正是由于有这段时间来做临时工作,我可以专注做好其他重要的事。
(4)今日事今日毕。我不喜欢做事拖延的人,对公司的员工也是如此,如果在规定时间内不能完成工作,也许是工作效率或工作方法出了问题,要学会从中反思和改进。在一个高效工作的团队里,所有人都会根据项目进度推进工作,想偷懒和拖延的时候,其他人的高效行动也会影响到你。
(5)关于项目时间的合理安排。每周我都会有一些“例行工作”,这些工作只要按照要求在规定时间内做完就好。新项目入驻,我会做好每个人的“项目甘特图”,包括:每个人参与项目的哪一部分、在什么时间段参与、结果怎样。我在管理方面不断改进,努力让大家高效工作,明确目标和责任。管理10个人的公司和管理50、100、1000个人的公司相比,管理方法自然不同,应该把理论与实际相结合,不断优化和调整。做自由职业的时候,我只需要管理好自己的时间;创业开公司后,我要管理好整个公司的时间,还要确保每个项目在各个时间段的任务安排的合理性。所有的经历都有助于你成长,你能管理的人越来越多,你才能使员工为公司创造越来越多的价值,你的时间也才会越来越值钱。
在每天的工作中,有各种各样的碎片化时间,我把它们分为几个时间段。
(1)乘坐交通工具的时间。每天我在去公司的路上花费的时间是30分钟,如果去见客户则路上预留的时间至少是1小时。这段时间里,如果我乘坐地铁,就会打开手机里的阅读App,阅读感兴趣的电子书。我通常会看简单易懂的书或手机里的新闻。如果开车,我就戴着耳机听歌或听外语听力。
(2)午休时间。12:00~14:00为休息时间,可以用这段时间吃饭及趴桌子上小憩。一般我会在13:00前吃完午饭并处理邮件和手机的未读消息。我的习惯是对紧急、简单的邮件在当天处理完,对不紧急且冗长的邮件在空闲时回复。若是中午没有特别紧急的事,我也会和大家一样趴在桌子上小憩;若有紧急的事情,我会先处理,暂时放弃午休时间。在小憩的时间段,我会思考工作、学习、生活方面的事,有时也会记录转瞬即逝的灵感。工作比较忙,时间被切割成碎片,这种情况更要充分利用可以休息的时间,以补充睡眠。
(3)临时消息处理时间。我在办公桌上准备了一本“便利贴”,对接到的临时消息或电话,我会把内容记录下来,以便后续处理。若是有紧急不重要的事,几分钟就可以搞定,我会放下手上的工作,处理完之后继续工作。若是有了不紧急、不重要的事,我会把手头的工作完成之后再去处理。我在工作的时候会把手机调成震动或静音状态,有重要的来电才起身外出接电话,以免影响他人。我会在办公室放几包挂耳咖啡,在感到特别困时冲泡咖啡饮用,以使自己能精神饱满地在工作时间内完成任务。
(4)健身时间。我曾经加入过一个“塑身100天”的健身计划,在100天里每天都坚持健身。这个课程提倡用碎片时间进行高效的心肺训练。我选择在20:00~21:00健身,坚持一个月后,我明显感到自己手臂、腿部的肌肉渐渐显现,再后来,腹部的肌肉也渐渐显现。许多人认为“健身=减肥”,他们很疑惑:我不胖,为什么要健身呢?其实我刚开始健身时只是想保持身体健康,后来渐渐发现自己不仅身体状况变好了,整个人也比以前看起来更精神了。
周末,我一般也是在工作中,只是把办公场地换成了某间咖啡馆。
有读者在网上留言:“丹妮,你太拼了。”我认为这不是“拼”,而是我对自己的人生所进行的自我探索。大家觉得我“拼”,是因为看到我的休息时间变得越来越少,工作占据了我的大部分时间。但作为一名创业者,全年365天无休息很正常,我觉得自己不够“拼”,是因为我明白自己与优秀管理者的差距还很大,和许多同龄创业者相比,我的公司运营得还不够好。这不是谦虚,我非常清楚公司要想继续活下去、走得更远,员工和创始人需要一起持续学习。
周末如果不工作,我便会认为自己是“世界上最幸福的人”——终于有时间可以静下来了,此时我哪儿都不想去,只想在家里看书、弹钢琴,放松一下。
也许有人会不理解,我为什么要牺牲自己的休息时间呢?在我看来,既然选择成为一名创业者,那么就得接受工作和生活不可分割的这种状态,不妨换个角度思考,接纳每天都要工作这个事实,并调节自己的状态。
我很少逛街,一些生活用品——只要不是急需的,我都会在网上提前加入购物车,在适当时机选择全部购买。工作之余,我最常待的地方是书店、图书馆和超市,有空的时候也会做饭。逛街是一件令人轻松的事,但如果因此花过多的时间和精力,我的学习时间可能会减少。我和好友见面的时间一般为每次3~4小时,大家约好吃饭的时间、地点,分享完彼此最近的工作生活情况,又各自离开。大家的工作都很忙,且有许多事情需要处理。做好时间管理能使我们在忙碌的工作之余定期抽空出来见面。忙碌的时候就专注于当下,大家都有空的时候再见面,分享彼此的收获并相约共同成长。我想这也是好友之间最好的状态——虽然平时大家各自忙碌,但你需要我时我一定在。
无论是自由职业还是创业,我随身携带电脑和几本笔记本已经成为常态。我在公司放一台笔记本电脑,家里放两台笔记本电脑,每周三个笔记本电脑的工作内容都会相互备份,硬盘里再备份一份(一共四份),以防重要内容丢失或损坏。
我很感谢这几年里领导、贵人的提携,感谢合作伙伴和各家单位的支持。因为与大家携手共进,一起努力工作、加速成长,使我有机会成为一名教育博主。在大家的鼎力支持下,我才有机会与读者分享时间管理知识、出版书籍、举办签售会。若不是选择了创业,把大部分时间投入其中,我也不会感受到掘取第一桶金有多么不容易。知道自己的劳动力能创造更多价值,知道自己能够带领一群人创造更多的价值,是一件很幸福的事。
许多读者觉得我是一位励志青年,却不知每一段励志故事背后都有一次又一次痛苦的蜕变。虽然我在创业过程中经历过许多糟心事,但无论结果如何,我都不会后悔自己的选择。大家可能只看到了我对外展示的创业过程中获得的一些荣誉和成就,但很少听我提到第一次创业失败的事。当时因为合伙人没选对,我花了一年的时间和精力与她们纠缠,有机会也许能与大家分享这段痛苦经历。我不后悔,正是因为有了这段经历,让我更加明白时间的宝贵,更愿意把时间花在值得的人和事情上。
从2010年读大学到现在,我通过长期坚持做时间管理已经实现了一些有难度的愿望——利用业余时间学习多国外语、写书、创业、当培训老师……我希望未来能继续提升自己,使自己变得越来越优秀。能够按自己的意愿过一生,是一件充满挑战而又幸福的事。
愿我们都能够管理好自己的时间,把工作和生活尽量平衡好,遵从自己的意愿过一生。