项目管理是将知识、技能、工具和技术应用于广泛的活动中,以满足特定的项目要求。图2-13描述了供应链项目管理的五个阶段。如果生命周期提供了项目的高级视图,那么这五个阶段是完成的路线图。
图2-13 供应链项目管理的五个阶段
1.阶段1:项目启动
该项目从商业案例开始,项目开始时的目标是在广泛的层面上定义项目。在启动阶段,项目所有者研究该项目是否可行,以及是否应该进行。在这个阶段进行任何可行性测试都是需要的。项目所有者将会与重要的利益相关者进行接触,以确定项目是否成功。如果一个决定继续进行,项目业主将制定项目章程或项目启动文件,这些文件概述项目的目的和要求。项目章程应包括:业务需求、利益相关者、商业案例。
2.阶段2:项目计划
(1)SMART目标制定原则。这种方法有助于确保目标已经完全调查并提供了一种清楚理解其含义的方法去理解目标设定过程。
1)具体(Specific)。通过回答以下问题来设定具体目标:谁、什么、何地、何时、何地、为什么。
2)可衡量(Measurable)。创建可用于衡量目标成功的标准。
3)可达性(Attainable)。确定具备实现目标所采取的举措。
4)现实性(Relevant)。规定具体目标,愿意并能够努力工作。
5)及时性(Tim-bound)。创建时间表来实现目标。
(2)CLEAR明确目标。这是一种设定目标的新方法,它考虑了当今快节奏业务的环境。其目标方法如下。
1)合作(Cooperation)。目标应该鼓励项目团队一起工作。
2)有限(Limited)。目标应该在范围和时间上受到限制以使其可管理和可实现。
3)情感(Emotional)。目标应该是挖掘员工的激情和他们可以形成情感联系的东西。这个可以优化工作质量。
4)可感知(Aware)。更大的目标应该被分解成更小的任务,这可以很快实现。
5)可修改(Recompose)。随着新情况出现,灵活和精炼目标需要。
在项目计划阶段,项目的范围已经确定并且一个项目管理计划已经制订。该计划涉及确定成本、质量、可用资源和实际时间表,这也包括建立绩效措施。绩效措施是使用范围、时间表和项目的成本。使用基准线对于确定项目是否进展顺利是重要的。在这个阶段,角色和职责应该是明确的,以确保团队了解他们将如何进行衡量。以下是项目经理将在项目计划阶段创建的文件:
● 范围说明。该文件明确规定了业务需求、项目的益处、目标、可交付成果和关键里程碑。该范围说明可能会在项目期间发生变化,但这将要求项目经理和项目发起人的批准。
● 工作分解时间表(Work Breakdown Struture, WBS)。WBS是一种视觉呈现,将项目在团队范围里分解为可管理的部分。
● 里程碑。里程碑确定了在整个项目中需要的高层目标。这些都包含在甘特图中。
● 甘特图。这是一种视觉时间线,可用于计划任务和可视化项目时间线。
● 沟通计划。如果项目涉及外部股东,沟通计划对项目非常重要。沟通围绕项目和创建基于可交付成果和里程碑的团队成员沟通的时间表。
● 风险管理计划。需要确定风险管理计划去识别所有潜在风险。这些包括不切实际的时间和成本估算、客户审查周期、预算削减、需求变化和缺乏承诺资源。
3.阶段3:项目执行
这是可交付成果的开发和完成阶段。项目执行是许多活动正在发生的地方,这包括状态报告、会议、开发更新和性能报告。通常会议标志着项目执行阶段的开始,涉及的团队需要了解他们的责任。执行期间完成的一些阶段任务包括:团队发展、分配资源、执行项目计划、需要时进行采购管理、项目经理指导和管理项目执行、建立跟踪系统、执行任务分配、更新项目进度、更新项目计划。
4.阶段4:项目绩效/监控
项目绩效/监控阶段通常与项目执行阶段同时发生,并侧重于衡量项目进展情况,以确保所有活动与项目管理计划保持一致。项目经理使用关键绩效指标(KPI)来确定项目是否在预计轨道上。
项目经理通常选择2~5个KPI来衡量项目绩效。包括以下指标。
(1)项目目标。该指标衡量项目是否在预算之内按计划进行。这提供了该项目是否满足利益相关者的目标的可见性。
(2)质量可交付成果。该指标决定具体任务是否满足可交付成果。
(3)计划和成本跟踪。项目经理将考虑计划和资源成本,查看预算是否在预计轨迹上。这类轨迹表示基于目前的绩效,项目是否将在规定日期完成。
(4)项目绩效。考虑出现问题的数量和类型,以及如何迅速解决,监督项目的变化并采取措施。这些变化的发生可能是无法预料的。项目经理需要调整时间表以确保项目进展顺利。
5.阶段5:项目关闭
此阶段代表已完成项目,关键团队成员得到认可,可以组织特别活动来感谢他们的努力,任何专门从事该项目工作的承包商此时都将被终止。项目完成后,项目经理可能会进行事后会议以评估项目进展是否顺利并确定项目故障,这些经验教训有助于改进未来项目的结果。项目经理还要创建一个没有完成的项目清单,在项目期间与团队成员共同完成。项目经理将收集所有项目文件和可交付成果并将它们存储在指定的位置。