企业工资支付记录的保存期限没有统一标准的答案,要看支付对象是谁,以及企业所在的区域。如果没有按要求保存工资支付记录,后果或者说潜在的风险是什么?
如果企业支付工资给普通的劳动者,那么按照规定,工资支付记录保存两年以上备查即可。
……
第六条 用人单位应将工资支付给劳动者本人。劳动者本人因故不能领取工资时,可由其亲属或委托他人代领。
用人单位可委托银行代发工资。
用人单位必须书面记录支付劳动者工资的数额、时间、领取者的姓名以及签字,并保存两年以上备查。
……
对于工资支付记录,不是国内所有地方都保存两年,有的地方,如深圳,要求工资支付记录保存三年。
2022年新修订的《深圳市员工工资支付条例》将原来保存两年的要求提高到三年。
……
第十五条 用人单位支付工资应当制作工资支付表。
工资支付表应当有支付单位名称、工资计发时段、发放时间、员工姓名、正常工作时间、加班时间、正常工作时间工资、加班工资等应发项目以及扣除的项目、金额及其工资账号等记录。
工资支付表至少应当保存三年。
……
因为就全国范围来说,企业如果支付工资给农民工,工资支付记录均要保存三年。深圳只是把两者统一了,不管是不是支付给农民工,工资支付记录都要保存三年。
……
第十五条 用人单位应当按照工资支付周期编制书面工资支付台账,并至少保存3年。
……
不管两年还是三年,主要的影响不是保存时间的长短,也不是如何保存,而是由此带来的劳动争议举证责任期限的延长。工资支付表的保存期限由两年变为三年,意味着如果出现劳动争议,用人单位与工资支付相应的举证责任也延长到三年。因为在加班争议中,劳动者仅负有初步的举证责任,证明存在加班事实即可,而用人单位应对具体的加班事实及对应的加班费支付情况承担举证责任。相关规定参考如下。
……
第四十二条 劳动者主张加班费的,应当就加班事实的存在承担举证责任。但劳动者有证据证明用人单位掌握加班事实存在的证据,用人单位不提供的,由用人单位承担不利后果。
……
二十五、
当事人因工资支付发生争议的,举证责任如下分配:
……
(6)劳动者主张加班工资,用人单位否认有加班的,劳动者应就其存在加班事实或用人单位掌握加班事实存在证据承担举证责任;劳动者已举证证明其存在加班事实或用人单位掌握加班事实存在证据的,用人单位应就劳动者申请劳动仲裁之日前两年内的工作时间承担举证责任;
……
关于工资支付记录的保存时间与劳动争议中举证责任的分配,可以参考以下典型案例。
参考案例: 大连JP厂与任某加班费劳动争议案
案号: (2022)辽02民终4380号
法院: 辽宁省大连市中级人民法院
判决要点:
关于加班费。劳动者主张加班费的,应当就加班事实的存在承担举证责任。但劳动者有证据证明用人单位掌握加班事实存在的证据,用人单位不提供的,由用人单位承担不利后果。根据《工资支付暂行规定》第六条的相关规定,用人单位必须书面记录支付劳动者工资的数额、时间、领取者的姓名以及签字,并保存两年以上备查。在本案中,任某就JP厂欠发加班工资等争议于2021年1月12日申请劳动仲裁,JP厂依据上述规定依法应提供任某2019年1月之后的工资支付明细等与工资支付有关的书面记录。任某2019年之前的工资支付记录已超出用人单位法定的保管期限,JP厂未予提供并不违反法律规定。故任某主张自2017年1月至2018年12月存在加班及JP厂欠付加班费的事实,应对其主张事实承担举证责任。任某提供的现有证据未能证明JP厂此期间欠付加班工资,应承担举证不能的不利后果,一审法院不予支持任某关于2019年之前的加班费诉请符合法律规定,本院予以确认。
从本案的裁判可以了解到,工资支付记录保管时间内的相关争议,企业负主要举证责任,而超出保管时间要求的争议,应由劳动者负主要责任。
总结:国内对企业一般的工资支付记录保存要求是两年,特殊地区(深圳)和特殊人群(农民工)是三年,企业应当按当地要求保管工资支付记录,以免在相关劳动争议中承担举证不利的责任。