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在形式上，会计账簿只是若干账页的组合；在实质上，会计账簿是会计信息形成的重要环节，是编制会计报表的重要依据。登录会计账簿是体现会计核算职能的中心环节。为了保证会计信息的质量，登录会计账簿必须按照严格的程序和要求办理。本章将介绍如何登记会计账簿，如何进行对账和结账，以及如何发现和改正账簿登记中出现的错误。
《中华人民共和国会计法》（以下简称《会计法》）规定，各单位必须依法设置会计账簿，并保证其真实、完整。《会计基础工作规范》规定，各单位应当按照国家统一会计制度的规定和会计业务的需要设置会计账簿。这是会计账簿设置的总原则。
会计账簿包括总账、明细账、日记账和其他辅助性账簿。要使各种散乱、繁杂的经济业务的信息或数据成为有用的会计信息，需要通过不同种类的会计账簿对一个单位的全部经济业务信息或数据进行连续的、相互衔接的分类、整理和加工。登记这些账簿构成了会计信息形成过程中的不同环节，为整个过程能达到预定的目标提供了实现的手段。
在实际工作中，账簿的格式是多种多样的，不同格式的账簿所包括的具体内容也不尽相同，但各种账簿都应具备以下基本要素。
（1）封面。封面主要标明账簿的名称，如总账、明细账、现金日记账、银行存款日记账等。
（2）扉页。扉页主要包括账簿启用和经管人员一览表（活页账、卡片账在装订成册后，填列账簿启用和经管人员一览表），其主要内容是：单位名称；账簿名称；起止页数；启用日期；单位领导人；会计主管人员；经管人员；移交人和移交日期；接管人和接管日期。
（3）账页。账页是账簿的主体，在每张账页上，应载明：账户名称（即会计科目或明细科目）；记账日期；记账凭证的种类和号数；摘要；金额；总页次和分页次。
总分类账简称总账，是按照会计制度中规定的一级会计科目开设的，分类汇总反映各种资产、负债和所有者权益，以及费用、成本和收入总括情况的账簿。总账在全面、总括地反映全部经济业务的同时，又能为编制会计报表提供依据，因而，任何会计主体都要设置总账。
总账一般采用订本账，在一本或几本账簿中将全部总分类账户按会计科目的编号顺序分设，因此，对每个账户应事先按业务量的大小预留若干账页。
总账一般只进行货币量度的核算，因此，总账多使用三栏式，即在账页中设置借方、贷方和余额三个金额栏，其格式如表2-1所示。
表2-1 总账的格式
总账中的“对应科目”栏，可以设置也可以不设置。“借或贷”栏是指账户的余额是在借方还是在贷方。由于采用的会计核算程序不同，总账的登记方法和登记程序也不一样。它可以直接根据记账凭证，按经济业务发生的时间顺序逐笔登记，也可以根据科目汇总表登记，还可以根据汇总记账凭证按期或分次汇总登记。
普通日记账是用来序时地反映和逐笔记录全部经济业务的账簿。普通日记账也称分录簿，会计人员按照每天发生的经济业务的先后顺序，确定应借应贷的会计科目，编制会计分录，逐笔记入普通日记账的相应栏目，并将其作为记入分类账的依据，其格式如表2-2所示。
表2-2 普通日记账的格式
普通日记账虽然把反映繁杂经济业务的每一张记账凭证的内容集中在一起，可以让企业全面了解一个时期内的经济业务的全貌，但不便于分工记录，也不能把各种经济业务进行分类反映，且根据普通日记账逐笔登记总账的工作量很大，所以，许多单位并不设置普通日记账，而是直接根据记账凭证登记分类账，以减少重复工作。
特种日记账是将大量重复发生的同类经济业务，集中在一本日记账中进行登记的账簿。常见的特种日记账是现金日记账和银行存款日记账，其账页格式又分为三栏式和多栏式。
现金日记账是出纳人员根据现金收款凭证、现金付款凭证和银行存款付款凭证（记录从银行提取现金业务），按经济业务发生时间的先后顺序进行登记的账簿。
银行日记账是出纳人员根据银行存款收款凭证、银行存款付款凭证和现金付款凭证（记录现金存入银行的业务），按经济业务发生时间的先后顺序进行登记的账簿。
1.三栏式日记账
三栏式日记账是指账页的金额栏设借、贷、余三栏，用来逐日逐笔登记现金或银行存款的增减变动情况的序时账，其格式分别如表2-3和表2-4所示。
表2-3 现金日记账的格式
表2-4 银行存款日记账的格式
日期栏：登记记账凭证的日期，应与现金或银行存款实际收付日期一致。
凭证栏：登记入账的收付款凭证的种类和编号。
摘要栏：简要说明登记入账的经济业务的内容。
现金支票号数和转账支票号数栏：如果所记录的经济业务是以支票付款结算的，应填写相应的支票号数，以便与银行对账。
对方科目栏：登记现金或银行存款收入的来源科目、支出的用途科目。
借方、贷方、余额栏：现金日记账与银行存款日记账是由出纳人员根据审核无误的收、付款凭证（现金日记账根据现金收、付款凭证和与现金有关的银行存款付款凭证登记，银行存款日记账根据银行存款收、付款凭证和与银行存款有关的现金付款凭证登记）逐日逐笔登记的。每日的现金或银行存款收付业务登记完毕后，应当各自结算出当日收入、支出合计数，并结出余额，做到“日清”；每月末计算现金或银行存款各自的收入、支出合计数，并结出余额，做到“月结”。
现金日记账的每日结存余额，应与库存现金的实有数核对相符；银行存款日记账的每日结存余额，应定期与银行对账单核对相符，每月至少要核对一次，并通过编制银行存款余额调节表检查银行存款记录的正确性。如果一个单位按规定在银行开设了不同的银行存款账户，则应分别设置银行存款日记账。现金日记账和银行存款日记账，还应定期与会计人员登记的现金总账和银行存款总账核对相符。
2.多栏式日记账
多栏式日记账是在三栏式日记账的基础上发展起来的，即在日记账账页中，按对应科目设置若干专栏，逐日逐笔登记现金或银行存款收付业务的序时账。
多栏式日记账的借方和贷方都是多栏设置的，可以将其列入一个账簿中，但这样账簿的账页就会太长，实际工作中不便于操作。所以分别设置两本日记账，即现金（或银行存款）收入日记账和现金（或银行存款）支出日记账，其格式分别如表2-5和表2-6所示。
表2-5 现金（或银行存款）收入日记账（多栏式）的格式
表2-6 现金（或银行存款）支出日记账（多栏式）的格式
多栏式现金日记账的填制方法同三栏式现金日记账的一样，区别是现金收入和现金支出分别反映在两本账上，即：根据现金付款凭证登记现金支出日记账，将逐日结出的现金支出总数登记在支出合计栏内，同时将现金日记账上支出合计数转记到现金收入日记账上；根据现金收入凭证登记现金收入日记账，将逐日结出的现金收入总数登记在收入合计栏内；同时按“上期结存+本期收入-本期支出=本期结存”的计算公式，结出当天的结存余额，并进行核对，以保证现金账存数与现金实存数相符。
多栏式银行存款收入日记账与银行存款支出日记账的格式和登记方法，同多栏式现金日记账的基本相似，这里不重复介绍。
多栏式日记账设有若干专栏，使每笔经济业务的借贷关系非常明确，可以反映某一类经济业务的来龙去脉；同时月末还可根据合计数一次记入总账，减少了登记总账的工作量。但因其设置了若干专栏，账页的篇幅可能过长，主要适用于规模较大、财会人员较多的企业。
明细分类账简称明细账，是根据经营管理的实际需要，按照某些一级会计科目所属的二级科目或明细科目，分类、连续地记录和反映有关资产、负债和所有者权益，以及收入、费用和成本的增减变动等详细情况的账簿。
设置和运用明细账，能够详细地反映资金循环和收支的具体情况，有利于加强资金的管理和使用，并可为编制会计报表提供必要的资料。所以，各会计主体在设置总账的基础上，还要根据经营管理的需要，设置若干必要的明细账，以形成既能提供经济活动的总括情况，又能提供具体详细情况的账簿体系。
明细账的通用格式有三种：三栏式明细账、数量金额式明细账和多栏式明细账。
三栏式明细账的账页格式与三栏式总账的账页格式相同，只设置借方、贷方和余额三个金额栏。它主要适用于只要求提供价值指标的账户，如短期借款、应收账款、实收资本等账户，其账页格式如表2-7所示。
表2-7 应收账款明细账的格式
数量金额式明细账的账页格式在收入、发出、结存三栏下，再分别设数量、单价和金额栏。它主要适用于既要求提供价值指标，又要求提供数量指标的账户，如原材料、库存商品等账户，其格式如表2-8所示。
表2-8 原材料明细账的格式
多栏式明细账根据经营管理的需要和经济业务的特点，在一张账页的借方栏或贷方栏下设置若干专栏，集中记录某一总账科目所属的各明细科目的内容。它主要适用于损益类等账户，如生产成本、主营业务成本、销售费用、管理费用、营业外支出、主营业务收入、营业外收入等账户，其格式分别如表2-9和表2-10所示。
表2-9 生产成本明细账的格式
表2-10 主营业务收入明细账的格式
此外，为了适应固定资产、低值易耗品等明细核算的特殊要求，其明细账一般采用卡片格式，其具体格式可以自行设计。
明细账应根据会计主体业务量的大小、业务性质及管理要求选择不同的登记方法，可以直接根据原始凭证或原始凭证汇总表、记账凭证逐日逐笔登记或定期汇总登记。在月末，应将总账的余额与其所属的明细账的余额之和核对相符。如果经济业务内容单纯、发生次数较少，可以不对其涉及的有些科目设置明细账。
为了保证会计账簿记录的合法性和资料的完整性，明确记账责任，会计人员在启用账簿时，要填写账簿启用表，其格式如表2-11所示。《会计基础工作规范》规定，启用会计账簿时，应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称。在账簿扉页上应当附启用表，内容包括启用日期、账簿页数、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名，并加盖名章和单位公章。记账人员或者会计机构负责人、会计主管人员调动工作时，应当注明交接日期、接办人员或者监交人员姓名，并由交接双方人员签名或者盖章。
启用订本式账簿，应当从第一页到最后一页按顺序编定页数，不得跳页、缺号。使用活页式账页，应当按账户顺序编号，并需定期装订成册。装订后再按实际使用的账页顺序编定页码。另加目录，记明每个账户的名称和页次。
从以上的规定可以看出，账簿启用表的填写要求如下。
（1）填写启用日期和启用账簿的起止页数。若启用的是订本式账簿，则起止页数已经印好不需再填；若启用活页式账簿，则起止页数可等到装订成册时再填。
（2）填写记账人员姓名和会计主管人员姓名并加盖印章，以示慎重和负责。
（3）加盖单位财务公章，以示严肃。
（4）当记账人员或会计主管人员工作变动时，应办好账簿移交手续，并在启用表上明确记录交接日期及接办人、监交人的姓名，并加盖公章。
表2-11 账簿启用表的格式
为了保证账簿记录、成本计算和会计报表不出现差错，登记账簿必须根据审核无误的记账凭证进行。登记账簿的基本要求如下。
（1）内容准确完整。登记会计账簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内，做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。对于每一项会计事项，一方面要记入有关的总账，另一方面要记入该总账所属的明细账。账簿记录中的日期，应该填写记账凭证上的日期；以自制的原始凭证（如收料单、领料单等）作为记账依据的，账簿记录中的日期应按有关自制凭证上的日期填列。此外，负责登记账簿的会计人员，在登记账簿前，应对已经专门复核人员审查过的记账凭证再复核一遍，这是岗位责任制和内部牵制制度的要求。如果记账人员对记账凭证中的某些问题弄不明白，可以向填制记账凭证的人员或其他人员请教；如果认为记账凭证的处理有错误，可暂停登记，并及时向会计主管人员反映，由其做出更改或照登的决定。在任何情况下，凡不兼任填制记账凭证工作的记账人员都不得自行更改记账凭证。
（2）登记账簿要及时。登记账簿的间隔时间没有统一的规定，这要根据本单位所采用的具体会计核算形式而定。一般情况下，总账可以三五天登记一次，明细账的登记时间间隔要短于总账的登记时间间隔，日记账和债权债务明细账一般一天就要登记一次。现金、银行存款日记账，应根据收、付款记账凭证，随时按照业务发生的顺序逐笔登记，每日终了应结出余额。经管现金和银行存款日记账的专门人员，必须每日掌握银行存款和现金的实有数，谨防开出空头支票和影响经营活动的正常用款。
（3）注明记账符号。账簿登记完毕后，相关人员要在记账凭证上签名或者盖章，并注明已经登账的符号，表示已经记账。在记账凭证上应设有专门的栏目注明记账的符号，以免重记或漏记。
（4）书写留空。账簿中书写的文字和数字上面要留有适当空格，一般应占格距的1/2，不要写满格。这样，一旦发生登记错误，就能比较容易地对其进行更正，同时也方便查账工作。
（5）正常记账使用蓝黑墨水笔。登记账簿要用蓝黑墨水笔或者碳素墨水笔书写，不得使用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或者铅笔书写。在会计上，数字的颜色是重要的语素之一，它同数字和文字一起传达出会计信息。书写墨水的颜色用错了，其导致的概念混乱程度不亚于数字和文字的错误导致的概念混乱程度。
（6）特殊记账使用红色墨水。依据《会计基础工作规范》的规定，下列情形可以用红色墨水记账：①按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录；②在不设借、贷等栏的多栏式账页中，登记减少数；③在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方向，在余额栏内登记负数余额；④根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。
（7）顺序连续登记。各种账簿应按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页现象，应当将空行、空页画线注销，或者注明“此行空白”“此页空白”等字样，并由记账人员签名或者盖章。这对在账簿登记中可能出现的漏洞，是十分必要的防范措施。
（8）结出余额。凡需要结出余额的账户，在结出余额后，应当在“借或贷”等栏内写明“借”或者“贷”等字样；没有余额的账户，应当在“借或贷”等栏内写“平”字，并在余额栏内用“〇”表示（“〇”一般应当放在“元”位）。现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。
（9）过次承前。每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行，并在摘要栏内注明“过次页”字样；也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样。《会计基础工作规范》还对“过次页”的本页合计数的结计方法，根据不同需要做了如下规定。
第一，对需要结计本月发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自本月初起至本页末止的发生额合计数。这便于根据“过次页”的合计数，随时了解本月初到本页末止的发生额，也便于月末结账时，加计“本月合计”数。
第二，对需要结计本年累计发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自年初起至本页末止的累计数。这便于根据“过次页”的合计数，随时了解本年初到本页末止的累计发生额，也便于年终结账时，加计“本年累计”数。
第三，对既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累计发生额的账户，可以只将每页末的余额结转次页。例如，某些材料明细账户，就没有必要将每页的发生额结转次页。
（10）定期打印。《会计基础工作规范》要求：实行会计电算化的单位，总账和明细账应当定期打印；发生收款和付款业务的，在输入收款凭证和付款凭证的当天必须打印出现金日记账和银行存款日记账，并与库存现金核对无误。
登记总账，可以直接根据各种记账凭证逐笔进行，也可以把各种记账凭证先行汇总，在编制成汇总记账凭证或“科目汇总表”后再据以进行。
采用记账凭证核算形式的单位，可以直接根据记账凭证定期（3天、5天或10天）登记。在这种核算形式下，企业应当尽可能地根据原始凭证编制原始凭证汇总表，根据原始凭证汇总表和原始凭证填制记账凭证，根据记账凭证登记总账；采用科目汇总表核算形式的单位，可以根据定期汇总编制的科目汇总表随时登记总账。采用汇总记账凭证核算形式的单位，可以根据汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证的合计数，月终时一次登记总账。各单位具体采用哪一种会计核算形式，每隔几天登记一次总账，可以由本单位根据实际情况自行确定。
记账凭证核算形式是指对发生的经济业务，都要根据原始凭证或原始凭证汇总表编制记账凭证，然后根据记账凭证直接登记总账的一种核算形式。它是最基本的核算形式，是其他各种核算形式产生和演变的基础，其显著特征是：在会计核算工作中直接根据记账凭证逐笔登记总账。
采用记账凭证核算形式时，企业需要设置三类记账凭证，即收款凭证、付款凭证和转账凭证，以便据以登记总账；需要设置的账簿主要包括特种日记账（现金日记账和银行存款日记账）和分类账（总账和明细账），其中特种日记账和总账一般采用三栏式，并按照各个总账科目（一级科目）开设账页，明细账则可视业务特点和管理需要采用三栏式、数量金额式或多栏式。会计处理的一般程序包括七个基本步骤，如图2-1所示（图中的序号分别与基本步骤的序号对应，后同）。
图2-1 记账凭证核算形式的基本步骤
各基本步骤的说明如下。
①根据原始凭证编制汇总原始凭证。
②根据审核无误的原始凭证或者汇总原始凭证，编制记账凭证（包括收款凭证、付款凭证和转账凭证三类）。
③根据收款凭证、付款凭证逐日逐笔登记特种日记账（包括现金日记账、银行存款日记账）。
④根据原始凭证、汇总原始凭证和记账凭证编制有关的明细账。
⑤根据记账凭证逐笔登记总账。
⑥月末，将特种日记账的余额以及各种明细账的余额合计数，分别比对总账中的有关账户的余额，以保证金额相符。
⑦月末，根据经核对无误的总账和有关明细账的记录，编制会计报表。
科目汇总表核算形式亦称记账凭证汇总表核算形式，它是根据记账凭证定期编制科目汇总表，然后据以登记总账的一种核算形式。这种核算形式在记账凭证核算形式的基础上进行了简化，其显著特点是设置科目汇总表并据以登记总账。科目汇总表是一种表格，事先将本单位会计核算所使用的会计科目印成一排，月末（或定期）将收款凭证、付款凭证和转账凭证中各个科目的借方发生额加总填入科目汇总表该科目的借方，将各个科目的贷方发生额加总填入科目汇总表该科目的贷方，最后进行纵向加总并试算平衡。试算平衡以后，即可将科目汇总表作为登记总账的依据。
科目汇总表的核算适用于生产经营规模较大、经济业务较多的单位。采用科目汇总表核算形式时，企业需要设置的各种账簿与汇总记账凭证核算形式的账簿基本相同，其基本步骤如图2-2所示。
图2-2 科目汇总表核算形式的基本步骤
各基本步骤的说明如下。
①根据原始凭证或原始凭证汇总表编制收款凭证、付款凭证或转账凭证。
②根据收款凭证、付款凭证登记现金日记账、银行存款日记账。
③根据原始凭证或原始凭证汇总表、收款凭证、付款凭证、转账凭证逐笔登记各种明细账。
④根据收款凭证、付款凭证、转账凭证编制科目汇总表。
⑤根据科目汇总表登记总账。
⑥月终，将现金日记账、银行存款日记账的余额以及各种明细账的余额合计数分别与相应的总账余额核对相符。
⑦月终，根据总账、各种明细账的有关资料编制会计报表。
汇总记账凭证核算形式是根据原始凭证或原始凭证汇总表编制记账凭证，再根据记账凭证编制汇总记账凭证，然后根据汇总记账凭证登记总账的一种核算形式。汇总记账凭证核算形式是记账凭证核算形式的发展，其主要特点是先定期将全部记账凭证按照种类不同分别归类编制汇总记账凭证，期末再根据汇总记账凭证登记总账。
采用汇总记账凭证核算形式，企业除需设置记账凭证（收款凭证、付款凭证、转账凭证）之外，还应设置汇总记账凭证（包括汇总收款凭证、汇总付款凭证和汇总转账凭证），并将其作为登记总账的直接依据。汇总收款凭证是按“库存现金”和“银行存款”科目的借方分别设置的一种汇总记账凭证，用来汇总一定时期内现金和银行存款的收款业务。汇总付款凭证是按“库存现金”和“银行存款”科目的贷方分别设置的一种汇总记账凭证，用来汇总一定时期内现金和银行存款的付款业务。汇总转账凭证是按照除“库存现金”“银行存款”以外的每一贷方科目分别设置，而按相应的借方科目进行归类汇总的一种汇总记账凭证，用来汇总一定时期内的全部转账业务。
汇总记账凭证核算形式的基本要求：在编制转账凭证和付款凭证时，只能编制“一借一贷”或“一贷多借”的凭证，而不能编制“一借多贷”的凭证；编制收款凭证时，则只能编制“一借一贷”或“一借多贷”的凭证，而不能编制“一贷多借”的凭证。在汇总记账凭证核算形式下，企业需要设置的特种日记账有现金日记账和银行存款日记账，一般采用三栏式；总账按总账科目设置账页，一般也采用三栏式；各种明细账可根据实际情况，采用三栏式、数量金额式或多栏式。汇总记账凭证核算形式的基本步骤如图2-3所示。
图2-3 汇总记账凭证核算形式的基本步骤
各基本步骤的说明如下。
①根据经审核的原始凭证或汇总原始凭证，编制记账凭证（收款凭证、付款凭证、转账凭证三类）。
②根据收款凭证和付款凭证，登记特种日记账（现金日记账、银行存款日记账）。
③根据原始凭证、汇总原始凭证和记账凭证，登记有关的明细账。
④根据一定时期内的全部记账凭证，分别汇总编制汇总记账凭证。
⑤根据定期汇总编制的汇总记账凭证，登记总账。
⑥月末，将特种日记账的余额以及各种明细账的余额合计数，分别与总账中相应账户的余额核对相符。
⑦月末，根据经核对无误的总账和有关的明细账记录，编制会计报表。
各种明细账要根据原始凭证、原始凭证汇总表和记账凭证每天登记，也可以定期（3天或5天）登记。债权债务明细账和财产物资明细账应当每天登记，以便随时与对方单位结算，核对库存余额。
日记账应当根据办理完毕的收、付款凭证，随时按顺序逐笔登记，最少每天登记一次。
1.现金日记账的登记方法
现金日记账通常由出纳人员根据审核后的现金收、付款凭证，逐日逐笔顺序登记；同时，由其他会计人员根据收、付款凭证，汇总登记总账。对于从银行提取现金的业务，由于只填制银行存款付款凭证，不填制现金收款凭证，因而现金的收入数，应根据银行存款付款凭证进行登记。每日收付款项逐笔登记完毕后，应分别计算现金收入和支出的合计数及账面的结余额，并将现金日记账的账面余额与库存现金实存数相核对，借以检查每日现金收入、支出和结存情况。
2.银行存款日记账的登记方法
银行存款日记账应按各种存款分别设置，通常由出纳人员根据审核后的银行存款收、付款凭证，逐日逐笔顺序登记。对于现金存入银行的业务，应根据现金付款凭证进行登记。每日终了，应分别计算银行存款收入、付出的合计数和本日余额，以便于检查监督各项收支款项，并定期同银行对账单逐笔进行核对。
在根据多栏式现金日记账和银行存款日记账登记总账的情况下，账务处理可有如下两种做法。
（1）由出纳人员根据审核后的收、付款凭证逐日逐笔登记现金和银行存款的收入日记账和支出日记账，每日应将支出日记账中当日支出合计数，转记入收入日记账中支出合计栏中，以结算当日账面余额。会计人员应对多栏式现金日记账和银行存款日记账的记录加强检查监督，并负责于月末根据多栏式现金日记账和银行存款日记账各专栏的合计数，分别登记有关总账。
（2）另外设置现金和银行存款出纳登记簿，由出纳人员根据审核后的收、付款凭证逐日逐笔登记，以便逐笔掌握库存现金收付情况和同银行核对收付款项。出纳人员将收、付款凭证交由会计人员据以逐日汇总登记多栏式现金日记账和银行存款日记账，并于月末根据多栏式日记账登记总账。出纳登记簿与多栏式现金日记账和银行存款日记账要相互核对。
上述第一种做法可以简化核算工作，第二种做法可以加强内部牵制。总之，采用多栏式现金日记账和银行存款日记账可以减少收、付款凭证的汇总编制手续，简化总账登记工作，而且可以清晰地反映账户的对应关系，有助于相关人员了解现金和银行存款收付款项的来龙去脉。
为了保证账簿所提供的会计资料正确、真实、可靠，会计人员在登记账簿时，一定要有责任心，切不可马虎。记完账后，还应定期做好对账工作，做到账证相符、账账相符、账实相符。
记完账后，会计人员要将账簿记录与会计凭证进行核对，核对账簿记录与原始凭证、记账凭证的时间、凭证字号、内容、金额等是否一致，记账方向是否相符，做到账证相符。
会计期末，如果发现账证不符，会计人员还有必要重新进行账证核对。这时的账证核对通过试算平衡发现记账错误之后，再按一定的线索进行。
各个会计账簿是一个有机的整体，既有分工，又有衔接，其总的目的就是全面、系统、综合地反映企业的经济活动与财务收支情况。各种账簿之间的这种衔接依存关系就是常说的勾稽关系。利用这种关系，会计人员可以通过账簿的相互核对，发现记账工作中的错漏。一旦发现错误，会计人员就应立即更正，做到账账相符。账簿之间的核对包括以下内容。
（1）总账之间的核对。按照“资产=负债+所有者权益”这一会计等式和“有借必有贷，借贷必相等”的记账规则，总账中各账户的期初余额、本期发生额和期末余额之间存在对应的平衡关系，各账户的期末借方余额合计数和贷方余额合计数也存在平衡关系。通过上述等式和平衡关系，会计人员可以检查总账记录是否正确、完整。这项核对工作通常采用编制总分类账户本期发生额和余额对照表（简称“试算平衡表”）来完成。
（2）总账与所属明细账核对。总账各账户的期末余额应与其所属的各明细账的期末余额之和核对相符。
（3）总账与序时账核对。我国企业必须设置现金日记账和银行存款日记账，现金日记账必须每天与库存现金核对相符，银行存款日记账也必须定期与银行进行核对。在此基础上，还应检查现金总账和银行存款总账的期末余额，与现金日记账和银行存款日记账的期末余额是否相符。
（4）明细账之间的核对。例如，会计部门有关实物资产的明细账与财产物资保管部门或使用部门的明细账定期核对，以检查其余额是否相符。一般由财产物资保管部门或使用部门定期编制收发结存汇总表报会计部门核对。
账实核对是指各项财产物资、债权债务等账面余额与实有数额之间的核对。账实核对的内容主要如下。
（1）现金日记账的账面余额与库存现金数额是否相符。
（2）银行存款日记账的账面余额与银行对账单的余额是否相符。
（3）各项财产物资明细账的账面余额与财产物资的实有数额是否相符。
（4）有关债权债务明细账的账面余额与对方单位的账面记录是否相符等。
结账是在把一定时期内发生的全部经济业务登记入账的基础上，计算并记录本期发生额和期末余额的过程。在一定时期结束时（如月末、季末或年末），为了编制会计报表，需要进行结账。结账的内容通常包括两个方面：一是结清各种损益类账户，并据以计算确定本期利润；二是结清各资产、负债和所有者权益类账户，分别结出本期发生额合计和余额。
结账的程序如下。
（1）将本期发生的经济业务全部登记入账，并保证其正确性。
（2）根据权责发生制的要求，调整有关账项，合理确定本期应记的收入和应记的费用。具体包括以下两类。
①应记收入和应记费用的调整。应记收入是指那些已在本期实现、因款项未收而未登记入账的收入。企业发生的应记收入，主要是本期已经发生且符合收入确认标准，但尚未收到相应款项的商品或劳务的收入。对于这类调整事项，应确认为本期收入，借记“应收账款”等科目，贷记“主营业务收入”等科目；待以后收妥款项时，借记“库存现金”“银行存款”等科目，贷记“应收账款”等科目。
应记费用是指那些已在本期发生、因款项未付而未登记入账的费用，如企业租用房屋但尚未支付的租金、应付未付的借款利息等。由于这些费用已经发生，所以应当在本期确认为费用，借记“管理费用”“财务费用”等科目，贷记“其他应付款”等科目；待以后支付款项时，借记“其他应付款”等科目，贷记“库存现金”“银行存款”等科目。
②收入分摊和成本分摊的调整。收入分摊是指企业已经收取有关款项，但未完成或未全部完成销售商品或提供劳务，需在期末按本期已完成的比例，分摊确认本期已实现收入的金额，并调整以前预收款项时形成的负债。如企业销售商品预收定金、提供劳务预收佣金。在收到预收款项时，应借记“银行存款”等科目，贷记“预收账款”等科目；在以后提供商品或劳务、确认本期收入时，进行期末账项调整，借记“预收账款”等科目，贷记“主营业务收入”等科目。
成本分摊是指企业的支出已经发生、能使若干个会计期间受益，为正确计算各个会计期间的盈亏，将这些支出在其受益的会计期间进行分配。如企业已经支出，但应由本期和以后各期负担的待摊费用；购建固定资产和无形资产的支出；等等。企业在发生这类支出时，应借记“长期待摊费用”“固定资产”“无形资产”等科目，贷记“银行存款”等科目；在会计期末进行账项调整时，借记“销售费用”“管理费用”“制造费用”等科目，贷记“长期待摊费用”“累计折旧”“无形资产”等科目。
（3）将损益类科目余额转入“本年利润”科目，结平所有损益类科目。
（4）结算出资产、负债和所有者权益类科目的本期发生额和余额，并结转下期。
结账的方法如下。
（1）对不需按月结计本期发生额的账户，如各项应收、应付款明细账和各项财产物资明细账等，每次记账以后，都要随时结出其余额，每月最后一笔余额即为月末余额。也就是说，月末余额就是本月最后一笔经济业务记录的同一行内余额。月末结账时，只需要在最后一笔经济业务记录之下通栏画单红线，不需要再结计一次余额。
（2）现金日记账、银行存款日记账和需要按月结计发生额的收入、费用等明细账，每月结账时，要在最后一笔经济业务记录下面通栏画单红线，结出本月发生额和余额，并在摘要栏内注明“本月合计”字样。
（3）需要结计本年累计发生额的某些明细账，每月结账时，应在“本月合计”行下结出自年初起至本月末止的累计发生额，登记在月份发生额下面，在摘要栏内注明“本年累计”字样，并在下面通栏画单红线。12月末的“本年累计”就是全年累计发生额，全年累计发生额下通栏画双红线。
（4）总账平时只需结出月末余额。年终结账时，为了总括地反映全年资金运动的全貌、核对账目，要将所有总账结出全年发生额和年末余额，在摘要栏内注明“本年合计”字样，并在合计数下通栏画双红线。
年度终了结账时，有余额的账户，要将其余额结转下年，并在摘要栏注明“结转下年”字样；在下一会计年度新建有关会计账户的第一行余额栏内填写上年结转的余额，并在摘要栏注明“上年结转”字样。也就是将有余额的账户的余额直接记入新账余额栏内，不需要编制记账凭证，也不必将余额再记入本年账户的借方或贷方，使本年有余额的账户的余额变为零。这是因为，既然年末是有余额的账户，其余额应当如实地在账户中加以反映；否则，容易混淆有余额的账户和没有余额的账户。
会计记录错误种类主要表现在：记账凭证汇总表不平，总账不平，各明细账的余额之和不等于有关总账的余额，银行存款账户调整后的余额与银行对账单不符，等等。在实际工作中常见的会计记录错误有以下几种。
（1）会计原理、原则运用错误，指在会计凭证的填制、会计科目的设置、会计核算形式的选用、会计处理程序的设计等会计核算的各个环节出现不符合会计原理及原则、《企业会计准则》规定的错误。例如，对规定的会计科目不设，不应设立的却乱设，导致资产、负债、所有者权益不真实；对现行财务制度规定的开支范围、标准执行不严等。
（2）记账错误，主要表现为漏记、重记和错记三种。错记又表现为错记了会计科目、错记了记账方向、错用了记账墨水的颜色（应用蓝黑色墨水误用红色墨水，或应用红色墨水误用蓝黑色墨水）、错记了金额等。
在日常的会计核算中，发生会计记录错误的现象时有发生。应根据产生错误的具体情况，分析可能产生差错的原因，采取相应的查找方法，便于缩短查找错误的时间，减少工作量。
查找会计记录错误的方法有很多，现将常用的几种方法介绍如下。
顺查法是按照账务处理的顺序，从凭证、账簿到会计报表进行查找的一种方法。即首先检查记账凭证是否正确，然后将记账凭证、原始凭证同有关账簿记录一笔一笔地进行核对，最后检查有关账户的发生额和余额。这种检查方法可以帮助会计人员发现重记、漏记、错记科目及金额等，其优点是不易遗漏，缺点是工作量大、时间长。所以在实际工作中，一般在采用其他方法查找不到错误的情况下采用这种方法。
逆查法与顺查法相反，是按照与账务处理相反的顺序，即从会计报表、账簿到凭证的顺序进行查找的一种方法。即先检查各有关账户的余额是否正确，然后将有关账簿按照记录的顺序由后向前同有关记账凭证或原始凭证进行逐笔核对，最后检查有关记账凭证的填制是否正确。这种方法的优缺点与顺查法的相同，多用于后期产生差错的可能性较大的情形。
抽查法是对整个账簿记录抽取其中某部分进行局部检查的一种方法。当出现差错时，会计人员可根据具体情况分段、重点查找，将某一部分账簿记录同有关的记账凭证或原始凭证进行核对，还可以根据差错的具体情况有针对性地查找。例如，如果差错在角位、分位，只要查找元以下尾数即可；如果差错在整数的千位、万位，只需查找千位、万位数即可。这种方法的优点是查找范围小，可以节省时间，减少工作量。
偶合法是根据账簿记录差错中经常性的规律，推测与差错有关的记录而进行查找的一种方法。这种方法主要适用于漏记、重记、记反、错记的查找。
1.漏记的查找
（1）总账漏记。在试算平衡时，总账借贷双方发生额不平衡，出现差额；在总账与明细账核对时，发现某一总账所属明细账的借（或贷）方发生额合计数大于总账的借（或贷）方发生额，即出现一个差额，这一差额正好等于上一差额；同时，在总账与明细账中有与这个差额相等的发生额。这说明总账的借（或贷）方漏记，借方或贷方哪一方的数额小，漏记就在哪一方。
（2）明细账漏记。总账已经试算平衡，但在进行总账与明细账核对时，发现某一总账借（或贷）方发生额大于其所属各明细账借（或贷）方发生额之和。这说明明细账可能漏记，可对该明细账的有关凭证进行查对。
（3）凭证漏记。如果整张的记账凭证漏记，则没有明显的错误特征，只有通过顺查法或逆查法逐笔查找。
2.重记的查找
（1）总账重记。在试算平衡时，总账借贷双方发生额不平衡，出现差额；在总账与明细账核对时，发现某一总账所属明细账的借（或贷）方发生额合计数小于总账的借（或贷）方发生额，即出现一个差额，这一差额正好等于上一差额；同时，在总账与明细账中有与这个差额相等的发生额记录。这说明总账借（或贷）方重记。借方或贷方哪一方的数额大，重记就在哪一方。
（2）明细账重记。总账已经试算平衡，但在进行总账与明细账核对时，发现某一总账借（或贷）方发生额小于其所属明细账借（或贷）方发生额之和。这说明明细账可能重记，可对与该明细账有关的记账凭证进行查对。
（3）如果整张的记账凭证重记，则没有明显的错误特征，只能用顺查法或逆查法进行逐笔查找。
3.记反的查找
记反是指在记账时把发生额的方向弄错，将借方发生额记入贷方，或者将贷方发生额记入借方。
（1）总账记反。总账记反，则在试算平衡时发现借贷双方发生额不平衡，出现差额。这个差额是偶数，能被2整除，所得的商数在账簿上有记录。借方或贷方哪一方的数额大，就反记在哪一方。
（2）明细账记反。明细账记反，而总账记录正确，则总账发生额试算是正确的，可用总账与明细账核对的方法进行查找。
4.错记的查找
在实际工作中，错记是指把数字写错的情况，常见的情形如下。
（1）数字错位。数字错位指应记的位数前移或后移，即小记大或大记小，如把千位数记成了百位数（大变小），或把百位数记成了千位数（小变大）。例如，把1600记成了160（大变小），把2.43记成了243（小变大）等。
如果是大变小，在试算平衡或者总账与明细账核对时，正确数字与错误数字的差额是一个正数。这个差额除以9后所得的商与账上错误的数额正好相等。查账时可以遵循：差额除以9，所得的商恰是账上的数，则可能是数字错位，错误是大变小。
如果是小变大，在试算平衡或者总账与明细账核对时，正确数字与错误数字的差额是一个负数。这个差额除以9后所得的商再乘以10，得到的绝对数与账上错误的数额恰好相等。查账时应遵循：差额负数除以9，所得的商乘以10的数，在账上可以被查到，则可能是数字错位，错误是小变大。
（2）数字互换位置。数字互换位置是在登记账簿过程中数字交换位置的情况。对于数字互换位置错误的查找，会计人员可根据形成的差额，分别确定查找方法，查找时不仅要查找发生额，同时也要查找余额。一般情况下，数字互换位置而形成的差额有以下几种情况。
①邻数颠倒。邻数颠倒是指在登记账簿时把相邻的两个数字互换了位置，如把43错记成34，或把34错记成43。
如果前大后小颠倒为前小后大，则在试算平衡时，正确数与错误数的差额是一个正数，这个差额除以9后所得的商中的有效数字正好与相邻颠倒两数的差额相等，并且不大于9。可以根据这个特征在差值相同的两个邻数范围内查找。如果前小后大颠倒为前大后小，在试算平衡或者总账与明细账核算时，正确数与错误数的差额是一个负数，其他特征同上。在上述情况下，应遵循：差额能被9整除且有效数字不超过9，则可能是记账数颠倒了，应根据差值查找。
例如，应收账款的总账科目余额合计数应为881.34，而明细账合计数为944.34，两者不等。
查找步骤如下。
第一，求正确数与错误数的差额：881.34-944.34=-63。
第二，判断差额是否能被9整除。差值63，正好能被9整除（63÷9=7）。
第三，求差值系数：-63/9=-7。
第四，在错误表中查找有无相邻两数相差为7的数字。差值系数为负值时，查前大后小；反之，查前小后大。经查，该表中第4行81.08中的8-1=7前大后小，可以判断为属于数字倒置的错误，即可能是18.08误写为了81.08。
第五，将第4行按18.08更正，重新加总，其合计数则为881.34与总账一致。
②隔位数字倒置。如将425记成524、701记成107等，这种倒置所产生的差额的有效数字是三位以上，而且中间数字是9，差额以9除所得的商是两位相同的数，如22、33、44等。商数中的一个数又正好是两个隔位倒置数字之差，如802误记成208元，差额是594，以9除之则商数为66，两个倒置数8与2的差也是6。于是，可采用就近邻位数字倒置差错的查找方法去查找账簿记录中百位和个位两数之差为6的数字，即600与006、701与107、802与208、903与309四组数。这样便可查到隔位数字倒置差错。
采用上述方法时，要注意：一是正确选择作为对比标准的基数；二是保证对比指标口径的可比性；三是同时分析相对数和绝对数的变化，并计算其对总量的影响。
会计人员在日常填制会计凭证和登记账簿过程中，可能出现一些差错，切忌生搬硬套，要从具体的实际工作出发，灵活运用查找的方法，有时还要几种方法结合起来运用，反复核实，得出正确的结果。
在通过以上方法查找出错账时，为了防止非法改账，应按规定的方法进行更正。更正错账的方法主要有三种，具体如下。
（1）画线更正法，又称红线更正法。这种方法主要适用于：账簿记录中的文字或数字有错误，而其所依据的记账凭证没有错误。
画线更正法的具体操作方法是：将错误的文字或数字用一条红色横线予以注销，但必须使原有文字或数字清晰可认，以备查阅；然后，在画线文字或数字的上方用蓝字填写正确的文字或数字，并由更正人员在更正处签章，以明确责任。
采用这种方法更正错账时应注意：对于文字差错，只画去错误的文字，并相应地予以更正，而不必将全部文字画去；对于数字差错，应将错误的数额全部画去，而不能只画去错误数额中的个别数字。例如，将1354误记为1345，应在1345上画一条红线而不能只画其中的45，然后应在1345的上方填写正确的数字1354。
（2）红字更正法，又称红字冲销法。它是用红字冲销原有记录后再予以更正的方法，主要适用于以下两种情况。
第一，记账凭证中的应借、应贷会计科目或记账方向有错误，而账簿记录与记账凭证是相吻合的。更正的方法是：首先用红字金额填制一张与原错误记账凭证内容完全一致的记账凭证，并据以用红字登记入账，以冲销原错误记录；然后，再用蓝字填制一张正确的记账凭证，并据以用蓝字登记入账。
【例2-1】红字更正法的应用之一——抵销错账，重做新账
ABC公司以现金的形式支付2×22年下半年的报刊费1000元，会计人员在编制记账凭证时，将应记入“库存现金”科目的金额误记入“银行存款”科目，并按照错误的记账凭证登记入账，其错误记账凭证所反映的会计分录如下。
借：管理费用 1000
贷：银行存款 1000
在更正这种错账时，应用红字（在本书中，如无特殊的说明，用带框的数字表示红字记录）做一笔与原来的错误分录一样的分录将原来的错账抵销，具体如下。
借：管理费用 1000
贷：银行存款 1000
在错误的记账凭证以红字记账更正后，表明已全部冲销原有错误记录；然后用蓝字填制如下正确的分录，并据以登记入账。
借：管理费用 1000
贷：库存现金 1000
第二，记账凭证中应借、应贷会计科目和记账方向都正确，只是所记金额大于应记金额并据以登记账簿。更正的方法是：将多记的金额用红字填制一张与原错误记账凭证的会计科目、记账方向相同的记账凭证，并据以用红字登记入账。
采用红字更正法更正金额多记错误记录时应注意：不得以蓝字金额填制与原错误记账凭证记账方向相反的记账凭证去冲销原错误记录或错误金额，因为蓝字记账凭证反方向记录的会计分录反映某类经济业务，而不能反映更正错账的内容。
【例2-2】红字更正法的应用之二——只抵销错账多记的金额
ABC公司用银行存款4000元购买办公用计算机一台，在填制记账凭证时，误记金额为40000元，但会计科目、借贷方向均无错误，在登录账簿时，按照错误的会计分录进行了记录。错误记账凭证所反映的会计分录如下。
借：固定资产 40000
贷：银行存款 40000
在更正以上错账时，只需要用红字金额36000元编制记账凭证，抵销多记的金额。具体更正的会计分录如下。
借：固定资产 36000
贷：银行存款 36000
（3）补充登记法，也称蓝字补记法。这种方法主要适用于：记账凭证中应借、应贷会计科目和记账方向都正确，只是所记金额小于应记金额。
更正的方法是：将少记金额用蓝字填制一张与原错误记账凭证科目名称和方向一致的记账凭证，并用蓝字据以登记入账。
【例2-3】补充登记法的应用
ABC公司开出金额为40000元的转账支票一张用于购买运货汽车一辆，在填制记账凭证时，误记金额为4000元，但会计科目、借贷方向没有错误。错误的会计分录如下。
借：固定资产 4000
贷：银行存款 4000
在更正时，应用蓝字编制如下记账凭证（会计分录）进行更正。
借：固定资产 36000
贷：银行存款 36000
会计账簿是各单位重要的经济资料，必须建立管理制度，妥善保管。
（1）各种账簿要分工明确，指定专人管理。账簿经管人员既要负责记账、对账、结账等工作，又要保证账簿安全。
（2）未经领导和会计负责人或者有关人员批准，非经管人员不能随意翻阅查看会计账簿。除需要与外单位核对外，会计账簿一般不能携带外出；对携带外出的账簿，一般应由经管人员或会计主管人员指定专人负责。
（3）会计账簿不能随意交予其他人员管理，以保证其安全和防止任意涂改等问题发生。
（4）年度终了更换并启用新账后，对更换下来的旧账要整理装订，造册归档。
归档前旧账的整理工作包括：检查和补齐应办的手续，如改错盖章、注销空行页、结转余额等；活页账应撤出未使用的空白账页，再编定页码，装订成册。
旧账装订时应注意：活页账一般按账户分类装订成册，一个账户装订成一册；某些账户账页较少，也可以合并装订成一册。装订时应检查账簿扉页的内容是否填写齐全。装订后应由经办人员及装订人员、会计主管人员在封口处签名或盖章。旧账装订完毕，应当编制目录和编写移交清单，并按期移交档案部门保管。
（5）实行会计电算化的单位，满足《会计档案管理办法》第八条有关规定的，可仅以电子形式保存会计账簿，无须定期打印会计账簿；确需打印的，打印的会计账簿必须连续编号，经审核无误后装订成册，并由记账人员和会计机构负责人、会计主管人员签字或者盖章。
（6）各种账簿同会计凭证和会计报表一样，都是重要的经济档案，必须按照《会计档案管理办法》规定的保存年限妥善保管，不得丢失和任意销毁。保管期满后，应当按照规定进行鉴定，经鉴定可以销毁的，方可按照审批程序报经批准后销毁。