03 庞大的快捷键家族

肖敏处理过无数的Excel文件，她知道掌握一些常用的键盘操作能大大提高效率；同时，可以在操作的时候左右手一起工作，也算是发挥了全脑优势。

作为一名人事行政工作的熟手，肖敏把自己常用的快捷键进行了归类整理，参见下表。

第一类：“Ctrl+字母”

第二类：“Ctrl+数字/符号”

第三类：“Ctrl+其他键”

第四类：其他组合键

Excel还有很多快捷键组合，熟练使用快捷键能大大提高做表速度，各位同学也可以在工作中慢慢摸索和熟悉哦！

下面，我们将给大家详细介绍一些比较神奇的快捷键。

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神奇的Alt

Excel的工具栏中有很多按钮对应各种不同的功能，用鼠标选择可以快速实现自己想要的操作。它们当中许多都有属于自己的快捷键组合，可是记不住这么多快捷键组合，又不想或者不方便用鼠标操作怎么办呢？

Excel贴心地为大家准备了快捷操作指引——Alt。

现在，我们在Excel中插入一个横排文本框：

（1）直接在Excel界面中按下Alt键进入快捷键模式，每个选项卡下面会出现对应的快捷键数字/字母提示。

（2）要选择“插入”选项卡，则按照提示在键盘上按“N”，工具栏便会进入插入选项卡中并给出每个功能对应的新提示。

（3）在键盘上敲击“文本框”下面的提示字母“X”，便会出现文本框选项快捷键提示，按“H”，Excel工作区域即会出现一个横排文本框。

按下Alt之后的快捷键模式相当于给了我们一个纯键盘操作的指引，我们不需要记住每个快捷键组合，直接按照提示一步一步操作就可以实现想要的功能。

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神奇的“Ctrl+E”

如果一定要用一个定义来概括这个神奇组合的作用，那么就是：在一个Excel表格中，使下面若干行的操作和第一行相同。不同于其他的快捷键组合，“Ctrl+E”组合需要在最上面的第一个单元格里手动输入需要呈现的结果，然后选定需要进行类似操作的范围，利用这个快捷键组合来完成操作。换言之，先要手动输入一次，告诉Excel你在干什么，后边就可以利用快捷键组合来完成了。

（1）合并功能。例如，在以下表格中，需要把员工的“姓”“名”两列的内容合并在“姓名”列。这个时候，需要在第一名员工“张三三”的“姓名”列，手动输入“张三三”。然后用鼠标选中该单元格及下面需要同样操作的单元格之后，利用快捷键组合“Ctrl+E”，就可以把下面员工的“姓”“名”自动组合起来了。

（2）合并并调整字母大小写。例如，如果在组合员工英文姓名的时候，需要把员工的“姓”全部大写。这个时候，你需要在员工名字的第一个单元格手动输入“Jason LI”，然后把下面单元格选中，利用快捷键组合“Ctrl+E”就可以完成剩下的工作了。

（3）提取功能。利用这个快捷键组合不仅能实现组合功能，还能实现信息提取功能。例如，下面表格中员工号前面都有字母，观察发现字母的数量不一致，后边数字的位数也不一致。我们只需要在第一个单元格输入A，然后选中下面单元格，利用快捷键组合“Ctrl+E”就可以把字母都分离出来。同样的情况，把第一名员工员工号里面的“537”手动输入到相应位置，然后进行同样的操作，就能把数字提取出来了。

下表是提取后的样子。这里需要提醒大家注意的是：我们需要做两次“Ctrl+E”的操作。第一次提取员工号字母的时候，能够把不同数量的字母全都提取出来。同样，在第二次提取员工号数字的时候，也能够把不同长度的数字尽数提取出来。

（4）提取并调整格式。把原格式中的内容提取出来，并调整格式。例如，我们把员工手机号的数字提取出来，同时增加“-”来分隔显示。我们只需要把第一名员工的手机号手动输入一次，并且在输入的时候，增加“-”，然后使用“Ctrl+E”组合就好了。

（5）熟悉规律，不能滥用。这个快捷键组合非常神奇好用，但是使用时也要多检查一下。有些情况，Excel并不能完全掌握你需要的逻辑，这样在操作的时候就会出现错误。例如，我们希望利用“Ctrl+E”把员工姓名中的“姓”和“名”分开，如果遇到复姓的情况，这种操作就会出错。在下表中，我们把第一名员工“张三三”的姓“张”输入之后，利用快捷键组合“Ctrl+E”下拉的时候就会发现，Excel并不能识别出复姓。因此，在提取员工姓名的时候，就会出错。

这个例子中，“欧阳思思”这个名字在分割的时候出错了。另外，我们发现，表格倒数第二行“王五”这个名字在分割的时候，Excel保留了名字中间的空格。这是Excel在初步判断过程中无法识别的问题，需要我们仔细检查，不能过于依赖快捷键。如果对Excel公式比较熟悉的话，也可以用更高阶的公式来进行相应的处理。

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神奇的“Alt+=”

在计算薪酬和数据分析的过程中，常常需要将很多项目相加计算总数，常规的操作是直接在需要计算的单元格输入“=SUM（....）”来计算。而Excel为我们准备了一个更加快捷的方式：“Alt+=”。

（1）在下图中，三名员工的工资由基本工资、补贴、津贴和奖金组成，工资合计是这4项的总数。

（2）在F2单元格中输入“=SUM（B2：E2）”，回车后即可得到张三的工资合计。但为了提高效率，我们可以使用更加快捷的方法：选中需要显示结果的单元格（F2：F4），直接按下“Alt”和“=”快捷键组合，单元格中会立马进行SUM公式的填充并计算出结果。

附：本章内容脑图 V97rzvKWXFaZrKudIAJ5xzmDs6OAA2Ivs2Uwv+KqOR86t4CmIt5ADnGH9PXH9xk3